Tratamento dos periódicos

Designada também de Tratamento Tradicional. É definido como conjunto das diversas operações feitas nos documentos a fim de analisar, controlar e pôr o conteúdo à disposição dos utilizadores. Nesta fase, é necessário proceder a estampagem, o registo, a análise dos artigos, a elaboração de dossiers, etc. Ao contrário do tratamento informático, recorre ao manuseamento dos documentos e ao uso das antigas máquina de escrever.

Esse tratamento fez-se por muito tempo, graças a utilização dos livros de registos de inventários e dos ficheiros, nomeadamente o ficheiros Kardex,73_{. Pela análise que}

efectuamos, constatámos que os ficheiros manuais (tradicionais) com fichas de dimensões de 12,5/7,5cm, até agora, são muito utilizados em diversos serviços que os conservam e que constituem verdadeiros instrumentos de investigação. Com efeito, verifica-se que quase todos os serviços contactados efectuam uma mistura entre o tratamento manual e o tratamento informático, devido à inexistência, no país, de programas informáticos capazes de proporcionarem soluções para um tratamento completo dos periódicos.

2.2. Tratamento Informático

Neste momento, nota-se uma vontade de informatização total dos serviços de informação documental no país. A não disponibilidade de postos informáticos para os utilizadores nas salas de leitura mostra que essa informatização é deficitária, tendo em conta os serviços fornecidos pelos profissionais. Aliás os recursos informáticos representam o principal desafio dos profissionais de informação. Vários factores explicam as dificuldades na escolha e aquisição dos equipamentos e materiais:

73 _{É um sistema para o controlo de Publicações Periódicas. Através deste programa é possível ter um} controlo de fascículos incorporados à colecção, dos fornecedores, das informações relativas à aquisição e outros dados a respeito do (s) título (s) dos periódicos.

Ausência de uma política definida da parte dos dirigentes, na decisão da uniformidade dos recursos;

Pouca atenção na atribuição de recursos financeiros para fazer face aos desafios das TIC (Tecnologias de Informação e Comunicação);

Falta de uniformidade, pois, cada responsável decide e adquire os programas informáticos que necessita, sem consultar os restantes profissionais da área;

Necessidade de especialistas (informáticos) virados para a matéria de Informação documental;

Inexistência de um mercado de oferta vasto e concorrencial.

Segundo alguns profissionais, há uma ausência de um orçamento capaz de responder às necessidades dos serviços de documentação no país. Esses têm sido assegurados pelos programas que são fornecidos gratuitamente. É o caso do CDS/ISIS e o WINISIS da UNESCO que têm tido utilizado nos serviços de documentação. O Instituto da Biblioteca do Arquivo Histórico Nacional tem uma Base de Dados completa de publicações periódicas cuja data vem desde o estabelecimento da Imprensa em Cabo Verde, isto é, de 1842 até 2008. Actualmente, a Biblioteca dispõe de uma Base de Dados com 5.740 títulos de monografias e 839 títulos de publicações periódicas disponíveis na Base de Dados Kardex. A Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro não possui nenhuma base de dados para a gestão dos periódicos, no entanto existe, nas suas instalações, uma sala multimédia que poderia ser aproveitada para consulta de informações bibliográficas. A Biblioteca do Governo dispõe de quatro Bases de Dados com 20.000 referências sobre legislação e 5.500 artigos de jornais cabo-verdianos. Quanto à Biblioteca de Assembleia Nacional, neste momento, tem uma Base de Dados com 9.000 referências de monografias e uma de legislação. A Biblioteca da Câmara Municipal do Mindelo ainda não está informatizada. Segundo a responsável, há uma previsão para este ano, os documentos estarem todos informatizados. Também, há previsão para uma sala multimédia com Internet para o uso dos utentes.

Exceptuando o exemplo daBase de Dados utilizada pelo IAHN, adaptada no IBNL e na BG, as bases de dados utilizadas nos serviços de gestão documental podem caracterizar-se do seguinte modo:

São elaboradas através de programas diversos com características e funcionalidades diversas;

São concebidas por profissionais contratados que geralmente não têm compromisso para a manutenção futura das mesmas;

Algumas não vão ao encontro às normas internacionais relativas a gestão documental;

Tendo em conta esses motivos, a longevidade dessas Bases de Dados é curta e de pouco interesse;

2.3. Conservação e Preservação

Como se sabe, a Conservação é um conjunto de técnicas e procedimentos aplicados com vista a garantir a estabilidade física dos documentos e do próprio espaço, como forma de minimizar ou retardar a deterioração dos mesmos. De uma forma breve, podemos ilustrar os factores ambientais determinantes na conservação dos objectos: temperatura e humidade relativa do ar, a qualidade do ar, a luz e as pragas de insectos. Em Cabo Verde, a gestão documental sofre ainda grandes perdas, devido a inundações, incêndios, destruição em massa e em especial ao desleixo por parte dos que estão a frente das instituições. É ainda mais grave quando se trata de documentos administrativos. Deste modo, a conservação e a preservação de documentos constituem o maior desafio para os profissionais de informação e para os decisores políticos do país. Segundo testemunhas, durante a descolonização muitos documentos importantes que poderiam ser conservados no nosso país foram parar nas diversas instituições documentais da metrópole.

Uma década após a Independência Nacional, com a formação de alguns técnicos no domínio documental, deu-se uma viragem total no modo de encarar a conservação e a preservação dos documentos. Com a criação do Arquivo Histórico Nacional, as autoridades marcam a sua posição em relação a esta matéria. Considerado como o guardião da memória nacional, mantém, nos seus depósitos, a maioria dos títulos de periódicos cabo-verdianos. Estão arquivados todas as edições do Boletim Oficial, incluindo seus índices. Os jornais mais antigos estão devidamente conservados e

microfilmados. O estado de conservação das revistas, jornais e boletins mais recentes é óptimo. Esses estão todos identificados, dispostos em prateleiras nos armazéns. Muitos deles encontram-se encadernados e referenciados no Kardex e na Base de Dados. Várias acções foram levadas a cabo para a salvaguarda dos periódicos pelo IAHN. A criação da Oficina de microfilmagem em 1996; a criação da oficina de restauro e encadernação em 1997; a publicação do Catálogo de Publicações Periódicas, a referenciação dos artigos de periódicos contando com o apoio da Memória d’Africa são esforços importantes feitos nessa matéria. Convém, no entanto, referir a falta de climatização nos armazéns que pode ser um grande inimigo para a boa conservação desses documentos.

A conservação e a preservação dos periódicos no IBNL são deploráveis. As técnicas de conservação referidas acima não são aplicadas. Ainda os periódicos estão todos desorganizados, há uma mistura dos documentos. Nota-se que algumas publicações periódicas estão degredadas e estão misturadas com outras que ainda estão em bom estado de conservação.

Relativamente a Biblioteca do Governo, constatámos que as publicações periódicas estão devidamente identificadas, guardadas em arquivos em cartão, com registos e referências em Base de Dados. Os jornais e Boletins Oficiais estão todos encadernados sob uma boa climatização da sala. Na Biblioteca de Assembleia Nacional, os periódicos estão bem conservados, guardados em caixas registados e com bom acondicionamento. A Biblioteca Municipal de São Vicente tem uma boa iluminação. Os periódicos estão todos conservados e colocados em caixas identificadas. O Centro de Documentação de INIDA os periódicos estão desorganizados, não há uma política eficaz para a preservação dos mesmos.