Sumário
PARTE I - Organização Financeira
Levantar categorias e itens de despesas ... 4
Calcular despesas mensais ... 5
Calcular a hora de trabalho ...6
Calcular despesas por serviços ... 7
Descobrir o ponto de equilíbrio financeiro ... 8
PARTE II - Elaboração do Orçamento Analisar as necessidades do cliente ... 10
Levantar custos de acordo com serviços ... 11
Entender o lucro ... 12
Calcular o preço final ... 13
PARTE III - Apresentação do Orçamento Atendimento ao cliente ... 15
Negociação ... 17
Proposta orçamentária ... 18
PARTE 1
Levantar categorias e itens de despesas
PARTE I - Organização Financeira
Categorias
Escritório
Funcionários
Impostos
Prestadores de serviços
Comunicação
Máquinas
Educação
Depreciação
Investimentos futuros
Itens
Aluguel, energia, telefone, água, material de escritório.
Pró-labore, 13º salário, vale transporte, vale alimentação.
Simples Nacional, IPTU, Sindicatos.
Contador, advogado, pintor, diarista, téc. Computador.
Cartão de visitas, site, anúncios na internet, panfletos.
Computador, câmera, impressora, mesa de desenho.
Cursos, congressos, palestras, viagens.
Bens duráveis: máquinas, móveis.
Viagens de negócios, cursos, capacitações.
Despesas são gastos que ocorrem em decorrência do negócio, independentemente de vender ou não.
O levantamento de todos as despesas é essencial para calcular o preço final e para saber a quantidade de produtos e serviços que são necessários produzir por mês.
Calcular despesas mensais
PARTE I - Organização Financeira
Despesas ocorrem mensalmente ou esporadicamente (fixas e variáveis).
Quando uma despesa variável ocorre, transforma-se esta despesa em valor
mensal dividindo por 12 meses. Quando ocorre por semana, multiplica-se por
4 semanas (1 mês).
Aluguel: R$1.500,00
Energia: R$300,00
Telefone: R$120,00
Pró-labore: R$2.400,00
Simples Nacional: R$60,00
Diarista: R$80,00 x 4 (1x p/ semana): R$320,00
Computador: R$2.400,00/12 meses: R$200,00
Cursos: R$1.200,00/12 meses: R$100,00
TOTAL: R$5.000,00
Calcular a hora de trabalho
PARTE I - Organização Financeira
Trabalhar por hora é a realidade de muitos prestadores de serviços. Saber
calcular a hora de trabalho é essencial.
A hora de trabalho é diferente do pró-labore, já que aqui recebe-se pelo
serviço prestado a um terceiro, enquanto o pró-labore é o pagamento de
salário ao empreendedor/sócio pelas suas atividades.
Veja como calcular a hora de trabalho:
• Horas de trabalho/mês: 22 (dias úteis) x 8 (horas de trabalho/dia) = 176 horas.
• Despesas mensais/hora: R$5.000,00/176 = R$28,40.
• Remuneração/serviço’: R$3.520,00/176 = R$ 20,00
• Lucro: 20%
Calcular despesas por serviços
PARTE I - Organização Financeira
Para saber quanto cada serviço vai pagar de despesas, é preciso fazer um
cálculo de rateio das despesas do mês (total) pela quantidade de serviços
que será vendido.
Nesta etapa, é fundamental ser realista e estimar exatamente a capacidade
de produção da empresa e dos funcionários.
1º passo: levante quais e quantos serviços a empresa oferece ou oferecerá.
Por exemplo, curso, consultoria e palestras, totalizando 3 serviços.
2º passo: estime quantos será possível produzir de cada serviço por mês. Por
exemplo, 2 cursos, 4 consultorias e 4 palestras, totalizando 10 serviços.
• Despesas mensais/total de serviços: R$5.000,00/3 = R$1.500,00. -> cada serviço
é responsável por contribuir com R$1.500,00/mês para pagar as despesas.
• Despesas mensais/cada serviço: R$.500,00/2 cursos = R$750,00 -> cada curso é
responsável por contribuir com R$750,00 para pagar as despesas.
Descobrir o ponto de equilíbrio financeiro
PARTE I - Organização Financeira
Após levantar todas as despesas do negócio, é possível saber quanto é necessário para manter o negócio ativo.
O ponto de equilíbrio financeiro é quanto o negócio precisa faturar para pagar todas as despesas mensais.
Muito importante!
Quando um microempreendedor está iniciando as suas atividades, é comum que em alguns meses receba-se só para pagar as despesas. Porém, não é saudável se acostumar com este tipo de faturamento, pois, aos poucos estará trabalhando muito e recebendo quase nada e, pior, sentirá desmotivado a continuar. Entenda o ponto de equilíbrio financeiro como o mínimo a ser alcançado. Receber para só para pagar as despesas deve ser exceção e não regra.
PARTE 2
Analisar as necessidades do cliente
PARTE II – Elaboração do Orçamento
Para analisar as necessidades do cliente, fazer um bom briefing é fundamental. Entender isto, levantar todos os itens a serem entregues, saber o que o cliente realmente quer e o que ele não quer, faz toda diferença na hora de calcular o preço e enviar a proposta.
Veja abaixo algumas dicas essenciais:
• Ao conversar com o cliente, tenha em mãos um checklist com itens que você deve
perguntar. Por exemplo: data, local do serviço, hora, infraestrutura, alimentação, etc.
• Anote o que o cliente não quer. Este item não entrará no orçamento, mas servirá de
base para você precificar somente o necessário.
• Pergunte ao cliente o que será oferecido por ele. Assim, você evita desperdícios e
economiza no orçamento.
• Faça muitas perguntas e valide todas as respostas com o cliente. Não tenha medo
de parecer repetitivo. Por exemplo: “Então deixe-me entender, você quer um figurino azul e não preto, correto?”.
• Registre o briefing por e-mail, no corpo do texto ou em um documento. Dessa forma,
ambas as partes estarão cientes de tudo o que foi combinado e não restará espaços para dúvidas.
Levantar custos de acordo com serviços
PARTE II – Elaboração do Orçamento
Custos são todos os gastos relacionados ao produto entregue ou serviço que será prestado. Eles só existem porque há ou haverá uma demanda.
Então, aqui, é o momento em que une-se briefing e detalha-se todos os custos necessários para atender às demandas do cliente.
Todas as informações que você coletou se tornarão categorias e itens de custos, similar ao que fizemos para calcular as despesas do negócio (pág. 4).
Categorias
Logística
Pessoal
Materiais
Entregas
Comunicação
Equipamentos
Outros
Itens
Alimentação, deslocamento, hospedagem, passagens.
Assistente, coordenador, diretor, inspetor, auxiliar.
Papel, canetas, tintas, tecidos, agulhas, linhas.
Documento, diagnóstico, planilha, painel, foto impressa.
Crédito para telefone, internet.
Câmera, jogo de luz, ventilador, etc.
Entender o lucro
PARTE II – Elaboração do Orçamento
O lucro é o percentual, a fatia do preço que o seu negócio ganha ao prestar o serviço.
Pode-se calcular o lucro de duas formas:
• a partir do capital próprio, ou seja, antes de formar o preço. Isso significa que o seu
negócio está lucrando para cobrir o seu investimento, quanto você investiu para abrir o negócio, se capacitar, se aprimorar, e ter de infraestrutura.
• ou, a partir do preço final, após calcular despesas e custos. Este é modo mais
tradicional de calcular o preço, porém, para quem está iniciando, o preço dos produtos ou serviços podem ficar onerosos.
Em qualquer uma das formas, é interessante saber qual é o estilo do seu negócio, se é orientado somente para o lucro ou não, e saber qual tipo de lucro mais se aproxima com o preço praticado no mercado.
O lucro é um excelente número para fazer o empreendimento crescer e ter capital de giro para pagar as contas. Sem o lucro, o seu negócio estará apenas no ponto de equilíbrio financeiro (pág. 8).
Calcular o preço final
PARTE II – Elaboração do Orçamento
É hora de unir todos os dados e cálculos que você fez até agora. Acredite, é a etapa mais simples de todo o orçamento.
O preço é a somatória das despesas, dos custos e do percentual de lucro. Na planilha de apoio você verá todo o processo até chegar aqui.
A planilha está dividida em 5 abas:
Despesas-mês e serviços -> levantamento das despesas mensais e da quantidade de serviços do seu negócio.
Investimento e lucro -> levantamento de tudo o que você investiu para abrir, tudo o que está investindo para manter e o que investirá para crescer o seu empreendimento.
Hora de trabalho -> cálculo da sua hora de trabalho.
Custos do serviço -> custos necessários para atender a demanda dos clientes.
PARTE 3
Atendimento ao cliente
PARTE III – Apresentação do Orçamento
A proposta está pronta. Chega o momento de enviá-la ao cliente. A seguir, uma lista de boas práticas de atendimento ao cliente.
1. Defina o seu meio de comunicação com o cliente: analise por qual meio o cliente buscou o seu serviço. Este meio será o elo de ligação entre vocês e determinará a linguagem a ser utilizada. Por exemplo, se o cliente procurou você por e-mail, é de bom tom que toda a comunicação seja estabelecida por lá. Se o cliente veio por outros meios, como redes sociais, é interessante também perguntar qual seria o melhor meio de envio da proposta orçamentária, se através de uma ligação, por WhatsApp ou até em uma reunião presencial.
2. Adeque a sua linguagem à pessoa com quem você está tratando. Se você está falando com um público mais jovem, que deixa claro que dispensa maiores formalidades, não é necessário usar todos os vocativos cordiais, mas nunca deixe de usar o “senhor” “senhora”, “por favor”, “obrigado”, “com licença”. Estes nunca saem de moda.
3. Respostas rápidas: se você receber um pedido de atendimento, tente responder assim que possível. Atenção: você não precisa enviar o orçamento no primeiro contato, mas fazer um pré-atendimento para a pessoa que está do outro lado saber que você já viu o seu pedido.
Atendimento ao cliente
PARTE III – Apresentação do Orçamento
4. Pré-atendimento: ao responder o primeiro contato do cliente, explique a ele como funciona o seu atendimento, se ele prefere marcar uma reunião ou se tem algumas respostas que ele precise providenciar de imediato. Lembra do briefing (pag. 10)? Você já pode enviar alguns itens do seu checklist, até para verificar se você terá disponibilidade para atende-lo no dia que ele precisa.
5. Estabeleça prazos e cumpra: diga ao seu cliente que você enviará o orçamento no dia 15 de abril até as 18h e envie. Não cumprir o primeiro prazo deixará o cliente inseguro e pode ser até que ele desista de contratá-lo. Um dica é sempre acrescentar 1 dia mais ao dia que você estabeleceu. Assim, caso algum imprevisto ocorra, você não perderá o prazo. E caso envie antes, você irá surpreendê-lo.
6. Seja verdadeiro(a): se você não pode atender a demanda ou se o serviço está fora do escopo do seu trabalho, não use expressões como “não fazemos isso”, “não posso fazer o que você está me pedindo”, “não dá”. Inicie a conversa com frases mais positivas, por exemplo: “Prezado Sr. Marcos, agradecemos o seu contato e
solicitação. Atualmente nossos serviços são X, Y e Z, como você pode ver no nosso vídeo a nossa apresentação (segue o link). O serviço W que o senhor está solicitando não faz parte das nossas atividades, mas conhecemos parceiros que fazem este serviço e podemos indicar. Se o senhor tiver interesse, por favor, sinalize que enviaremos os contatos. Agradecemos a atenção e compreensão”.
Negociação
PARTE III – Apresentação do Orçamento
Chega o momento de você enviar a proposta orçamentária para o seu cliente. É a etapa em que você deve mostrar o seu valor e não somente o preço.
Preço é o custo do serviço. Valor são os benefícios que ele ganhará ao contratar você. Preço é número. Valor são sensações, status, filosofia, pensamentos que culminam na ação.
E como mostrar valor? Envie documentos, trabalhos anteriores, fotos, vídeos, depoimentos de clientes satisfeitos, resultados concretos. Isto valida as informações que você está enviando.
Depois disso, você apresentará o preço. Se, na apresentação do preço o cliente não se sentir satisfeito, busque entender os motivos de rejeição à proposta.
Se o motivo for o preço e o cliente disser que não poderá pagar pelo serviço, pergunte qual seria a contraproposta dele. Se ele oferecer, retorne à planilha e veja o que é possível fazer para você não deixar de pagar tudo o que for necessário. Corte o que parece ser “supérfluo” e retorne ao cliente.
Proposta orçamentária
PARTE III – Apresentação do Orçamento
Parabéns!
PARTE III – Apresentação do Orçamento
Orçamento é transformação.
Se você chegou até aqui é porque está empenhado em aprender e fazer mudanças no seu negócio. Saber fazer orçamentos é, antes de tudo, entender o contexto financeiro das suas atividades, é saber qual é o estilo de vida que você quer ter, é entender o que é preciso para manter o seu negócio saudável e, ao mesmo tempo, atender as necessidades dos seus clientes, sem prejuízos para nenhuma parte.
Orçamento tem vida.
Hoje as suas despesas são de um jeito. Daqui a um ano podem ser de outras. E você vai ter que exercitar novamente tudo o que você aprendeu. E é isso o que vai tornar você cada vez mais íntimo do seu negócio.
Aprender é transformação. É vida.
Todos nós temos dificuldades e o melhor exercício para aprender é pedir ajuda, chamar alguém que saiba te ajudar exatamente no que você carece. Não tem certo e nem errado. Tudo é aprendizado. Construir um negócio no dia a dia é uma arte e pedir ajuda, uma virtude.
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