O artigo propõe-se a pensar o gerenciamento de risco com ênfase no planejamento, para isso foi feita a análise de ferramentas utilizadas em processos de gestão de risco. O estudo trata-se de uma pesquisa documental, na qual foram consultados planos de gerenciamento de risco desenvolvidos por instituições culturais nacionais e internacionais. Da análise do corpus foram identificadas as seguintes ferramentas de avaliação de risco das coleções documentais: a Tabela de Atributo de Valor, o Índice MR e a Tabela ABC, identificado quais instituições a utilizam e quais as suas aplicabilidades.
Constatou-se que somente com a adoção de ferramentas adequadas e a feitura de planos de gerenciamento de risco as instituições irão proteger seus bens culturais de eventos de grande magnitude, chamados de catastróficos, mas também dos eventos cumulativos, aqueles que degradam dia a dia as peças ou os suportes. Em adição, recomenda-se uma definição de periodicidade das ações de planejamento de gestão de risco de bens culturais nas instituições e a consequente publicação dos resultados, visando a criação de um compromisso institucional de apoio.
Gestão de risco. Acervos bibliográficos - preservação. Gestão de bibliotecas.
1 Bacharel e Licenciado em História pela Universidade Gama Filho, Bacharel em Biblioteconomia e Mestre em Memória Social pela Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UNIRIO).
Arquivo Nacional. Praça da República, 173, Rio de Janeiro – RJ. (21) 2179-1243.
Sempre que efetuamos a tratativa deste tema nos focamos na palavra “risco”.
Entretanto, neste momento, vamos mudar um pouco a maneira de pensar e nos debruçar sobre o conceito de “Gerenciamento”. O que é gerenciar?
Organizar. Planejar. Controlar. Estas seriam algumas palavras que poderíamos tratar como sinônimos. Mas, ao mesmo tempo, elas não têm o mesmo peso, muito menos a mesma complexidade. Gerenciar é uma atividade combinada de todas as outras, em prol de um objetivo.
Dito isto, vamos partir para a compreensão da relevância do gerenciamento de riscos. Temos que saber que esta forma de análise não é nova, mas o seu foco sempre foi direcionado a outras atividades, com bases majoritariamente econômicas, como por exemplo na área de mercado de ações, indústria petrolífera, criação de projetos para a entrada em operação de novas empresas, etc. Inclusive, temos uma norma ABNT NBR ISO 31000:2009, com as definições técnicas e conceituais, utilizada como base em todas as etapas de construção do plano de gerenciamento.
A utilização desse conjunto de ações coordenadas voltadas para os bens culturais é relativamente nova. A multiplicidade de suportes – arquivísticos, bibliográficos, museológicos, dentre outros – faz com que as ações tenham que ser pensadas em aspectos mais amplos, sempre medindo as ações com suas reações e, principalmente, com as suas consequências. Por exemplo, ao falarmos do risco de um sinistro com água, efetivamente nos preocupamos com seus desdobramentos junto a uma infestação de fungos.
Então, visando salvaguardar de um acontecimento desta magnitude, atuar em uma revisão hidráulica do local de guarda é uma ação que engloba uma proteção em diversos níveis. Ou seja, investir para não ter prejuízo no futuro. O que, dentro de uma realidade em que não trabalhamos exatamente com uma mensuração financeira, é relevante, pois não há preço para uma perda deste nível.
Seguindo nesta direção, temos que pensar e utilizar o gerenciamento de riscos de bens culturais como uma ferramenta decisória, algo que permita uma observação mais holística que subsidie os direcionamentos de recursos, sejam financeiros ou humanos.
Como citado anteriormente, para bens culturais estamos ainda nos adaptando no universo de gerenciamento de riscos. Sendo assim, é sempre relevante qualquer troca que possa ocorrer dentro deste debate. É fundamental o intercâmbio de conhecimento entre técnicos e gestores de acervos. Várias instituições, nacionais e internacionais, possuem planos de gerenciamento publicados e é através desses olhos que vamos condensar uma análise um pouco mais prática do que a usual, trocando informações com o conhecimento já produzido acerca do tema.
A compreensão de que não podemos nos fechar dentro de um universo particular é extremamente pertinente. O grande ganho da elaboração do plano de gerenciamento de riscos de bens culturais ocorre durante a sua construção. O envolvimento de todos os clientes internos e externos faz com que possamos perceber o óbvio que não vemos, congregando diversos pontos de vista de diferentes áreas dentro de uma mesma instituição.
Pensando de forma linear, vamos tratar o plano em alguns estágios. Porém, cada um destes estágios possui suas etapas próprias:
Figura 1 – Gerenciamento de riscos de bens culturais
Fonte: HOLLOS; PEDERSOLLI; 2009.
O planejamento inicial e o estabelecimento do contexto são os primeiros passos a serem dados. Neste ponto, temos uma grande reflexão ser feita que vai direcionar todas as demais: quem sou eu?
Claro, esta é uma pergunta institucional. Mas vamos refletir sobre ela. Ao saber qual a sua função social, sua missão, sua visão de como quer ser visto futuramente dentro de um contexto cultural, enfim, estes pontos vão definir todas as suas ações deste momento em diante. Por isso a compreensão da conjuntura de diversos fatores é tão
relevante, pois é a partir dela que começamos a enxergar onde estamos, podendo assim planejar em qual lugar queremos estar.
O estabelecimento de contexto passa, além de um planejamento documentado, com a criação de cronogramas das fases, levantamento de leis e regimentos internos etc., por uma visão física da localização. Por exemplo, uma instituição que fica ao lado de um rio pode ter mais propensão a um alagamento, então cabe o levantamento do histórico de enchentes, das ações de dragagem junto ao poder público, o tempo de resposta em caso de uma ocorrência, dentre outros.
Esta preparação nos leva a outro conceito extremamente complexo: valor.
Quando tratamos de índices mensuráveis, como produtos petrolíferos, indústrias, especulação financeira, etc., é bem mais fácil, pois estes são medidos em vieses puramente econômicos. Mas como valorar o que não tem preço? Como podemos dizer que tal acervo é mais importante do que o outro, visto que este é um conceito muito sutil e mutável historicamente, sem unanimidades? Como exemplo prático, uma documentação voltada para uma propriedade como forma de assegurar direito de posse é mais importante para determinados grupos, do que um levantamento de listagem de entrada no país como forma de assegurar a cidadania. São medidas que não são igualáveis. Porém, se tudo é importante, nada é importante. Então uma das tarefas do gerenciamento de riscos é envolver a instituição na construção de um plano de valoração de seu acervo. Precisamos compreender estes meandros e deixar o direcionamento pela função do local de guarda.
A partir desta informação é que iremos definir quais são os valores mais relevantes para cada uma das suas realidades. Vejamos o exemplo abaixo, aplicado pelo Arquivo Nacional.
Tabela 1- Atributos de valor
Valor histórico/ Científico (VH/C)
O componente do acervo está diretamente associado e contribui de forma essencial e significativa para produção científica no campo da História e das demais áreas do conhecimento.
Valor probatório/ Legal (VP/L) O componente do acervo é essencial para garantir direitos do cidadão resguardados por lei.
Proveniência/ Procedência (P/P)
O componente do acervo provém de entidade ou pessoa de especial relevância social, histórica, política, cultural, econômica ou de outra natureza para a nação.
Raridade/ Singularidade (R/S)
O componente do acervo contém itens raros em termos de sua tipologia, materiais constituintes, processo de produção, período e/ou estilo.
Valor artístico/ Estético (VA/E)
O componente do acervo possui elevada qualidade artística e/ou estética, contendo itens representativos de artistas, estilos e/ou movimentos artísticos reconhecidos.
Valor político/ Adm (VP/A)
O componente do acervo atende a interesses de políticas públicas e do Governo Federal e contribui de forma essencial para apoiar decisões governamentais de caráter político-administrativo.
Memória/ Identidade (VM/I)
O componente do acervo é representativo e contribui para a preservação da memória e da identidade de grupos sociais, agremiações políticas, entidades de classes, movimentos culturais e outras instâncias comunitárias.
Valor econômico (VE) O componente do acervo possui valor de mercado significativo.
Acesso (VA) O componente do acervo está pronta e amplamente disponível para consulta.
Frequência de uso (VF) O componente do acervo que é muito consultado.
Fonte: Arquivo Nacional, 2019.
Estes itens são os que chamamos de “atributos de valor”. Claro, podemos aumentar e muito estes ou simplesmente retirá-los da lista, mas é relevante compreendermos o quão complexo é fazer estas escolhas. Ou seja, o peso dos atributos é variável de acordo com as especificidades de cada instituição. A missão institucional norteará sua escolha e importância. E, ainda assim, a partir delas, colocar um peso em cada uma delas, partindo do item menos importante para o que é fundamental dentro daquele universo particular (ARQUIVO NACIONAL, 2019).
A partir desta tabela, constrói-se um desenho dentro da sua unidade, pois cada item ganha uma pontuação, que define o seu fator de intensidade. Após essa etapa, temos uma visão exata do que é mais importante e, consequentemente, chamará mais atenção para que se foque em sua proteção.
Agora que compreendemos o que vamos proteger, vamos entender do que vamos proteger. Neste ponto, vamos entender quais são os tão falados “agentes de deterioração”.
Embora as suas consequências possam parecer óbvias, quando olhamos item a item vemos a multiplicidade de reações físicas, químicas e biológicas. São os 10 (dez) agentes: forças físicas, criminosos, fogo, água, pragas, luz/radiação, contaminantes, temperatura inadequada, umidade relativa inadequada e dissociação.
Cada item precisa ser pensado em toda a sua complexidade e combinações. Por exemplo, as causas de um sinistro por água pode ser chuva, vazamento, dentre outros.
Porém, podemos ter uma contaminação fúngica decorrente deste evento.
Temos ainda o que chamamos de “agentes múltiplos”. Estes nada mais são do que as combinações dos demais agentes de deterioração em forma combinada, porém relativos a uma área de guarda sem a gerência da instituição responsável. Nos referimos mais especificamente a guarda externa, que pode acontecer por diversos motivos, tais como doação de acervo, empréstimo para exposições, etc. Ao não controlarmos o ambiente, não podemos determinar os riscos aos quais estão sujeitos.
É possível perceber que os graus de atuação de preservação e, consequentemente, do controle de riscos, podem ser mitigados de acordo com o grau de afunilamento de ações. Para isto, temos o que chamamos de camadas de envoltório, onde podemos atuar em maior ou menor grau, em grandes volumes ou em pontos específicos, permitindo assim uma ação de preservação mais abrangente.
Figura 2 – Camadas de envoltório
Fonte: Elaborado pelo autor.
A simples troca de uma caixa de metal por uma caixa de papelão alcalino já é uma ação de preservação em uma das camadas de envoltório. Assim como a regulagem da temperatura em um depósito pode aumentar a vida útil de todo um conjunto documental. Por isso o tratamento deve ser focado, porém sem perder a noção de que quanto mais abrangente, maior será o seu sucesso em larga escala.
De posse destas informações, agora partimos para a Magnitude dos Riscos, também conhecido como índice MR. A partir deste número, enquadraremos cada risco em uma escala de priorização, alcançando assim o objetivo principal do plano de gerenciamento de riscos de bens culturais, que é a sua utilização como um instrumento de gestão, ou seja, municiando o responsável com dados para que possa decidir quais as ações serão elencadas e aplicadas.
Neste ponto, temos o que chamamos de Tabela ABC, que apresenta pontuações pré-definidas para que possamos compreender o grau de cada um dos seus subitens.
Para que seja aplicada, é necessário que tenhamos noção de todo o acervo (ICCROM, 2018). Um inventário completo e um mapa do local de guarda irá permitir priorizar cada um dos fundos ou coleções. Por isso a primeira fase é tão importante: as informações levantadas irão guiar toda a construção técnica do estudo de gerenciamento de riscos, permitindo assim o pensamento em estratégias integradas e efetivas.
Figura 3 – Tabela ABC
Fonte: Arquivo Nacional, 2019.
A tabela de MR, apesar de complexa, permite uma classificação numérica, o que torna a apresentação dos graus de problemática mais visível aos gestores. A interação entre a área técnica e a área burocrática deve estar em consonância, por isso a relevância desta aproximação e adaptação dos riscos a uma linguagem mais palatável.
Figura 4 – Classificação dos riscos
Fonte: Arquivo Nacional, 2019.
Com a classificação dos riscos, chegamos à etapa do tratamento. Cabe salientar que quando falamos em tratar os riscos, estamos falando de direcionamentos e propostas. Ações efetivas são consequências das mesmas. Além disso, permite ver de forma clara as ações que precisam ser tomadas com mais urgência. Observando, ainda, os gastos e custos efetivos que podem ser propostos em conjunto ou somente com mudança de práticas. Por exemplo, se temos o levantamento de uma falha de dissociação causada pela falta de tratamento técnico (registro), podemos sugerir mutirões e realocação de pessoas para que seja sanada a questão. E assim temos um risco evitado a um custo praticamente zero, somente realocando os recursos humanos. Mas, como já foi dito, o gerenciamento de riscos de bens culturais é uma ferramenta de auxílio para a tomada de decisão, baseada em aspectos políticos e econômicos, internos e externos. Por isso a preocupação de documentar todo o processo é tão relevante.
A partir deste ponto, precisamos ter como norte os 5 estágios de controle do risco: evitar; bloquear; detectar; responder e recuperar. A estes, aplicamos uma análise de possibilidades dentro das camadas de envoltório (FIOCRUZ, 2020).
Em suma, prioritariamente, nós evitamos a causa do risco. Ocorrendo o evento em si, nós bloqueamos as possibilidades de que danos maiores não ocorram. Assim, analisamos o acervo em si para detectar os níveis de avanço dos agentes de deterioração, respondendo da maneira mais rápida possível, recuperando assim o que foi afetado pelo sinistro (ICCROM, 2020).
Figura 5 – Controle do risco
Fonte: Arquivo Nacional, 2019.
A cada estágio de controle, devemos ter em mente sob qual camada de envoltório iremos atuar. Por isso, o preenchimento desta tabela de forma bastante objetiva tende a facilitar o processo de visualização do processo como um todo.
Após todos esses passos, precisamos repensar na comunicação e no próximo ciclo. A melhor maneira seria uma definição de periodicidade com uma publicação dos resultados, deste modo cria-se um compromisso institucional de apoio. A percepção de como a ferramenta é útil e a parceria com agentes externos tendem a aproximar a comunidade e aumentar a rede de auxílios em caso de algum sinistro.
O gerenciamento de riscos de bens culturais permite uma visão bastante ampla dos perigos aos quais estamos sujeitos na rotina junto ao acervo, trazendo reflexão não somente a eventos de grande magnitude, chamados de catastróficos, mas também nos eventos que são cumulativos, degradando dia a dia as peças ou os suportes.
A maior vitória de todo esse processo, obviamente, é a preservação do acervo.
Porém, um dos grandes benefícios do processo e que merece destaque é a transparência e a colaboração intersetorial e interinstitucional, pois permite que todos os setores envolvidos na elaboração do plano se conheçam e se ajudem, propiciando assim um fortalecimento da instituição, que ganha maior consciência de seu propósito e um maior envolvimento dos técnicos na preservação de seu acervo.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Equipe de Conservação. Gerenciamento de riscos: do planejamento à execução. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2019. ‒ (Publicações Técnicas; 61). Disponível em:
http://www.arquivonacional.gov.br/images/ASCOM/MANUAL_GERENCIAMENTO_RISC OS__2019_DIGITAL_MIOLO_online.pdf . Acesso em: 7 ago. 2020.
ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR ISO31000: Gestão de Riscos. Rio de Janeiro, 2018.
FUNDAÇÃO OSWALDO CRUZ. Casa de Oswaldo Cruz. Relatório de divulgação dos resultados do primeiro ciclo de aplicação da metodologia de gestão de riscos para o patrimônio cultural da Fiocruz. Rio de Janeiro: Fiocruz-COC, 2020. Disponível em:
https://www.arca.fiocruz.br/bitstream/icict/42316/10/Relat%c3%b3rio%20Final%2 0GR_vers%c3%a3o%20Arca_16jul2020.pdf . Acesso em: 5 ago. 2020.
HOLLOS, Adriana. PEDERSOLI JR., José Luiz. Gerenciamento de riscos: uma abordagem interdisciplinar. Ponto de Acesso, Salvador, v. 3, n. 1, p. 72-81, abr. 2009.
ICCROM. Guia de gestão de riscos para o patrimônio museológico. Disponível em:
https://www.iccrom.org/sites/default/files/2018-01/guia_de_gestao_de_riscos_pt.pdf . Acesso em: 15 jul. 2020.
Risk Management Guidelines, Companion to Austrália/ New Zealand Standard – AS/ NZS 4360:2004;
SPINELLI, Jayme Junior; PEDERSOLI Jr., José Luiz. Biblioteca Nacional: plano de
gerenciamento de riscos: salvaguarda & emergência / Jayme Spinelli, José Luiz Pedersoli Jr. – Ed. rev. – Rio de Janeiro: Fundação Biblioteca Nacional, 2010.
