Aula 10
Passo Estratégico de Administração Pública p/ TRT 15ª (AJAJ) - Pós-Edital
Professores: Gustavo Garcia, Vinicius de Oliveira
Introdução ... 01 Análise Estatística ... 02-03 Análise das Questões ... 03-17 Questionário ... 17-36 Conclusão ... 36
Olá, pessoal, tudo bem?
Este é o 11º relatório do Passo Estratégico TRT-15 da disciplina Administração Pública. Hoje abordaremos os assuntos Processo Decisório, Gestão de Conflitos, Técnicas de Arquivamento e Transparência e Acesso à Informação.
Vamos à análise estatística!
Processo Decisório Gestão de Conflitos Técnicas de Arquivamento
Transparência e Acesso à Informação
Introdução
Análise Estatística
Provas objetivas da FCC – Concursos para Tribunais (nível médio e superior):
Vejamos como a FCC cobrou esses assuntos nos últimos 6 anos.
Assunto
Total de questões das
provas das disciplinas
Total de questões em que o assunto foi efetivamente
abordado
Percentual de incidência do assunto nas provas
da banca
Processo Decisório
187
1 0,53%
Gestão de Conflitos
0 0%
Técnicas de Arquivamento
0 0%
Transparência e Acesso à
Informação
0 0%
Na tabela acima são quantificadas as questões que cobraram o assunto em relação ao número total de questões analisadas. O assunto Processo Decisório foi cobrado em apenas uma questão dentre as 187 analisadas, apresentando, portanto, uma incidência bem inferior à média esperada de 5,26% por tópico. Já os tópicos Gestão de Conflitos, Técnicas de Arquivamento e Transparência e Acesso à Informação sequer foram cobrados nas provas analisadas.
1. Conclusões:
Não é prudente abandonar qualquer conteúdo do edital, mas, se o tempo estiver curto, vale a pena deixar os tópicos abordados nesta aula para o final da lista de prioridades.
Por via das dúvidas, na próxima seção analisaremos algumas questão da banca FCC tiradas de concursos que não se enquadravam nos critérios
do nosso levantamento. Além disso, no questionário ao final deste Relatório, colocaremos algumas perguntas no intuito de orientar o estudo do assunto em questão.
Por fim, vale ressaltar que o edital assim detalha esses tópicos:
Processo decisório. Gestão de conflitos. Técnicas de arquivamento: classificação, organização, arquivos correntes e protocolo. Transparência e acesso à informação.
Análise das Questões
A partir de agora, veremos quais são as peculiaridades das questões cobradas pela banca sobre os temas.
Processo Decisório
(2017 – TRT24 – Analista Judiciário/Área Administrativa)
A teoria sustentada por Herbert Simon para explicar o processo decisório no âmbito das organizações, aponta, entre outros aspectos, dois tipos de decisões:
a) as previsíveis, que refletem o comportamento padrão da organização; e as inovadoras, tomadas em um ambiente de mudança comportamental.
b) as autocráticas, tomadas pelo gestor sem participação dos envolvidos; e as participativas, decorrentes de processo de construção coletiva.
c) as consensuais, que refletem o consenso na organização; e as individuais, tomadas pelo responsável pela solução de um problema isolado.
d) as programadas, tomadas por meio de um conjunto de normas preestabelecidas; e as não programadas, que não comportam soluções padronizadas.
e) as autônomas, construídas dentro da própria organização; e as consultivas, que envolvem a participação de agentes externos à organização.
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Já vimos que as Decisões Programadas são aquelas em que os assuntos abordados já foram analisados previamente e para as quais, portanto, já existe uma resposta “padrão”. As decisões rotineiras são normalmente incluídas nesse grupo, com ganho de eficiência nos processos previsíveis.
As Decisões Não Programadas são comuns quando surgem problemas novos, pouco frequentes, ou não previstos em análises prévias. O processo de decisão se torna mais demorado e arriscado, uma vez que o gestor deve analisar os dados à sua disposição (muitas vezes incompletos).
Portanto, o gabarito da questão será a opção D.
(2015 – CNMP – Analista do CNMP/Gestão Pública)
Em um lote de produtos, uma determinada peça está defeituosa. A empresa que fabricou os produtos convoca os proprietários para fazer a troca da peça. A convocação é uma decisão definida como:
a) Programada.
b) Análise do ponto de equilíbrio.
c) Árvore de decisão.
d) Não-programada.
e) Diagnóstico.
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Podemos definir as Decisões Programadas como aquelas em que os assuntos abordados já foram analisados previamente e para as quais, portanto, já existe uma resposta “padrão”. As decisões rotineiras são normalmente incluídas nesse grupo, com ganho de eficiência nos processos previsíveis.
As Decisões Não Programadas são tomadas quando surgem problemas novos, pouco frequentes, ou não previstos em análises prévias. O processo de decisão se torna mais demorado e arriscado, uma vez que o gestor deve analisar os dados à sua disposição (muitas vezes incompletos).
O evento descrito no comando da questão (defeito de peça), apesar de não desejado, é relativamente comum e, assim, pode ser considerado como previsível. É de se esperar que a organização tenha uma solução pronta para tal cenário (convocação para a troca da peça).
Gabarito A.
(2015 – CNMP – Analista do CNMP/Gestão Pública)
Em uma instituição pública foram levantadas as causas de retrabalho em processos finalísticos cujas evidências encontram-se descritas na tabela abaixo.
Razões Número do Ocorrências
Descontinuidade em projetos 25
Erros gramaticais 10
Inadequação de procedimento 12
Documentação insuficiente 45
Falhas técnicas (ex: erros de digitação) 08
Total 100
Utilizando o princípio de Pareto, é correto afirmar:
a) A instituição deverá treinar o pessoal para evitar erros de digitação.
b) As prioridades para resolver o problema nos processos finalísticos são: documentação insuficiente e os erros gramaticais.
c) A inadequação de procedimento e erros de digitação representam 20% das causas e 80% dos efeitos
d) Com ações para reduzir a descontinuidade em projetos e diminuir o volume de formato insuficiente a instituição resolverá 70% do seu problema.
e) Deverá ser feito um brainstorming para solucionar a descontinuidade de projetos, visto que esta é a primeira razão mais citada pelas pessoas pesquisadas.
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O princípio de Pareto, conceito muito importante e amplamente usado em diferentes assuntos da disciplina, estabelece que, em boa parte das situações, 20% das causas geram 80% dos problemas.
Na questão, seguindo o que determina o aludido princípio e avaliando
os dados da tabela, podemos concluir que reduzir a descontinuidade em projetos e diminuir a documentação insuficiente farão com que a instituição resolva 70% do seu problema.
Gabarito D.
As demais assertivas estão incorretas ou não estão relacionadas com o Princípio de Pareto.
(2014 – TCE/GO – Analista de Controle Externo/Administrativa)
O processo de levantamento de informações para entendimento de algum tipo de problema, ou para encontrar uma solução pode ser um trabalho mais difícil quando utiliza-se técnicas formais de entrevistas e reuniões em grupo. A utilização de técnicas informais pode ser um caminho mais fácil para coletar informações preciosas sobre um determinado problema, pois não existe a pressão do formalismo que pode inibir a criatividade. Esta técnica informal utilizada em reuniões empresariais é o Brainstorming que
a) realiza entrevistas individuais.
b) abrevia e interpreta as ideias apresentadas pelos participantes no ato em que elas são anotadas.
c) limita o número de ideias colocadas por participante.
d) seleciona as ideias no ato em que as mesmas são apresentadas pelos participantes.
e) estimula as ideias criativas e, muitas vezes, exóticas por parte dos participantes.
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Dentre as diversas ferramentas que podem ser utilizadas para o levantamento de informações, necessárias ao processo decisório, há o Brainstorming. A base de funcionamento da técnica do brainstorming é prover um ambiente de ideias/soluções propostas pelos participantes que seja livre de críticas. Esse tipo de ambiente irá estimular a criatividade dos diferentes participantes do processo, gerando por muitas vezes soluções incomuns.
Em um segundo momento, essas ideias são classificadas, organizadas e selecionadas de acordo com o objetivo estabelecido.
Gabarito E.
Gestão de Conflitos
(2011 – TRF1 - Analista Judiciário/Área Administrativa) Uma causa frequente de conflitos nas organizações é a) o excesso de liberdade.
b) a ambiguidade de papéis.
c) a existência de objetivos compartilhados.
d) a limitação de recursos.
e) a hierarquia de responsabilidades.
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Questão que explorou a literalidade da definição de Chiavenato, que defende que, basicamente, existem quatro condições antecedentes dos conflitos: ambiguidade de papel, objetivos concorrentes, recursos compartilhados e interdependência de atividades. O gabarito oficial é letra b).
Porém, a letra d) também é uma causa frequente de conflitos nas organizações. Chiavenato usa a expressão “recursos compartilhados”, ao passo que a questão utilizou o termo “limitação de recursos”, considerando, no entanto, que não se trata de situações correlatas.
Ora, recursos são compartilhados justamente porque são limitados!
Assim, a letra d) também deveria ter sido considerada correta, mas o gabarito acabou sendo mesmo a letra b).
(2012 - TRE-CE - Analista)
Três tipos de conflitos ocorrem no ambiente de trabalho: conflito de relacionamento, conflito de tarefas e conflito de processo. O conflito de processo é aquele que surge
a) da incapacidade de perceber as intenções e perspectivas das outras pessoas.
b) de diferenças de personalidade e objetivos pessoais.
c) em função de diferentes conteúdos e objetivos de trabalho.
d) como consequência da interdependência de papéis e funções profissionais.
e) em relação à responsabilidade e ao modo como o trabalho deve ser realizado.
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A questão se baseia na definição de Robbins, que diferencia os conflitos em três tipos: de tarefa, de relacionamento e de processo.
A letra C refere-se aos conflitos de tarefa, que são aqueles relacionados com o conteúdo do trabalho e os seus objetivos e metas.
As letras A, B e D referem-se a conflitos de relacionamento, ou seja,
aqueles que derivam de relacionamentos interpessoais.
A letra E é o gabarito, pois detalha um conflito de processo, que tem relação com o modo como o trabalho é executado.
Gabarito E.
(2013 – SERGIPE GÁS – Assistente)
A estratégia para a administração dos conflitos na empresa, que pode ser adotada por cada uma das partes litigantes, e se caracteriza pela recusa em assumir um papel ativo nos procedimentos de resolução das divergências, é denominada
a) Competição b) Acomodação.
c) Abstenção.
d) Transigência.
e) Colaboração.
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Cinco estilos de gestão dos conflitos são consagrados: a acomodação, o compromisso (ou acordo), a competição, a colaboração e a evitação (ou fuga, afastamento etc.)
O estilo que indica uma “recusa em assumir um papel ativo”, caracterizando, portanto, uma atitude inassertiva e não cooperativa, relaciona-se com a evitação/fuga/afastamento do conflito, que a questão chamou de “abstenção”.
Notem que os estilos possuem diversos sinônimos e não é isso que
geralmente define a questão, mas sim a relação da situação descrita no enunciado com o respectivo estilo, seja qual for o termo utilizado.
Gabarito C.
Técnicas de Arquivamento
(2013 – TRT15 - Analista Judiciário/Arquivologista)
O arquivo é o arsenal da administração, antes de se tornar o celeiro da história. A antológica afirmação do arquivista francês Charles Braibant faz referência
a) ao princípio da proveniência.
b) ao ciclo de vida do documento.
c) à invenção da escrita.
d) à tradição documental.
e) aos arquivos das Forças Armadas.
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Questão simples, mas aborda o tema de forma interessante.
O arquivo é o arsenal da administração, antes de se tornar o celeiro da história – o arquivo é citado como uma ferramenta a ser usado a favor da administração (“arsenal”) em um primeiro momento. Num momento subsequente, como um registro de valor histórico (“celeiro da história”). Fica claro que há uma menção ao ciclo de vida do documento e suas 3 fases, podendo estar alocado no Arquivo Corrente, no Arquivo Intermediário ou no Arquivo Permanente.
Portanto, o gabarito da questão é a opção B.
(2012 – TRF2 - Analista Judiciário/Arquivologista)
Ainda que haja inúmeras cópias de um mesmo documento no arquivo de determinada instituição, cada qual ocupa lugar distinto no conjunto dos demais documentos, mantendo com eles relações específicas. Tal atributo é conhecido, na teoria arquivística, como a) veracidade.
b) integridade.
c) unicidade.
d) confiabilidade.
e) relatividade.
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De acordo com o princípio da Unicidade, os documentos constantes em um arquivo possuem um caráter único, independente da sua espécie, forma, tipo ou suporte. Podem existir cópias em um ou mais grupos de documentos, mas cada cópia é única em seu lugar, porque o conjunto de suas relações com os demais documentos do grupo é sempre único. Opção C.
(2012 – TRF2 – Analista Judiciário/Arquivologista)
É bastante comum encontrar documentos do Poder Judiciário fora de seu domicílio legal, isto é, depositados em instituições destinadas a cuidar de material originário de outros poderes. Museus, bibliotecas
e escolas superiores, além de arquivos públicos municipais e estaduais, têm abrigado, até mesmo com a anuência e o incentivo dos Tribunais de Justiça, grande parte da documentação das comarcas, configurando conflitos de jurisdição arquivística. A legitimidade de tal prática, no entanto, segundo Ana Maria Camargo, encontra justificativa na tradição de delegação de competências que caracterizou a história administrativa brasileira e no princípio do interesse local, ou seja, do que se convencionou chamar de
a) funcionalidade.
b) territorialidade.
c) urbanidade.
d) capilaridade.
e) originalidade.
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Mais uma vez, para quem conhece o conceito básico dos princípios relacionados ao processo de arquivamento ficou fácil de perceber que o enunciado se refere ao princípio da territorialidade, segundo o qual o documento produzido deve ser armazenado o mais próximo de onde foi confeccionado, exceto quando se tratar de documentos cuja territorialidade não possa ser definida. Sendo assim, o gabarito encontrado é a opção B.
(2012 – TRF2 – Analista Judiciário/Arquivologista) No arquivo intermediário,
a) os documentos aguardam sua destinação final.
b) procede-se à avaliação dos documentos.
c) elaboram-se instrumentos de pesquisa.
d) não há restrição de acesso aos documentos.
e) a frequência de uso dos documentos é alta.
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Questão bem simples e objetiva. Entendendo-se a teoria das três idades, fica fácil de chegar à resposta. Vejamos um pouco sobre os arquivos intermediários:
- Conhecidos também como “arquivos de segunda idade”;
- Aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;
- Contemplam os documentos de pouco uso pela organização, que, no entanto, ainda podem ser objeto de consulta, mesmo que estejam aguardando o prazo legal para guarda;
- São uma forma de “extensão dos arquivos correntes”, diferenciando-se pela baixa frequência de uso dos documentos.
- Possuem valor primário (ou imediato, administrativo, probatório).
Portanto, o gabarito encontrado é a opção A.
(2012 – TRT11 – Analista Jurídico/Arquivologista)
O arquivo corrente distingue-se dos arquivos das demais fases por a) contar com maiores recursos de automação.
b) ser essencial ao funcionamento cotidiano da instituição.
c) ficar sob o controle da alta cúpula administrativa.
d) dispor de documentos em melhor estado de conservação.
e) desfrutar de maior prestígio na hierarquia institucional.
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Vejamos algumas características do arquivo corrente:
- Conhecidos também como “arquivos de primeira idade”;
- guardam documentos identificados como correntes;
- possuem os documentos em curso, objeto de consultas frequentes, sendo essencial ao funcionamento cotidiano.
Portanto, o gabarito encontrado é a opção B.
(2014 – TJ/AP - Analista Judiciário/Arquivologia)
A disposição metódica dos documentos dentro de uma série, a partir de elemento convencionado para sua recuperação, configura o conceito de
a) ordenação.
b) proveniência.
c) coleção.
d) armazenamento.
e) acondicionamento.
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A ordenação consiste no conjunto de técnicas de disposição de documentos para o seu armazenamento, de acordo com as características/critérios pelos quais são mais pesquisados. Uma ordenação eficaz irá facilitar a localização de um determinado documento pelo usuário.
Portanto, o gabarito encontrado foi a opção A.
(2013 – TRT5 – Analista Judiciário/Arquivologista)
Nas tabelas de temporalidade, demarca-se o período em que permanecem efetivas e válidas as disposições contidas nos documentos, isto é,
a) sua data tópica.
b) seu prazo de vigência.
c) sua data crônica.
d) sua tempestividade.
e) suas datas-limite.
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A questão é sobre tabela de temporalidade, conceito também muito cobrado em provas.
A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem
Por meio da tabela de temporalidade é que se torna viável a definição do prazo de vigência/guarda (para as fases corrente e intermediária), assim como a destinação final de cada documento (eliminação ou guarda permanente).
Assim, temos que o gabarito será a opção B.
Questionário de Revisão
Nesta seção iremos apresentar os principais pontos dos tópicos, organizados em forma de questionário, com o objetivo de servir como roteiro de estudo. Funciona como um checklist, com respostas simples, na medida do possível, que devem ser guardadas pelo candidato.
Questionário
1. O processo de Tomada de Decisão é composto por 6 elementos, de acordo com Chiavenato. Quais são esses elementos?
2. Ainda de acordo com Chiavenato, quais são as 7 etapas do processo decisório?
3. Diferencie Decisões Programadas e Não Programadas.
4. Quais são as premissas assumidas pelo modelo Racional de tomadas de decisões? De que maneira esse modelo se diferencia do modelo de Racionalidade Limitada?
5. Cite algumas técnicas que podem ser utilizadas como Ferramentas de Diagnóstico de problemas.
6. Cite algumas técnicas que podem ser utilizadas como Ferramentas de Desenvolvimento de Alternativas ao problema.
7. De acordo com Chiavenato, quais são as condições antecedentes dos conflitos?
8. Quais são os estilos de administração de conflitos?
9. Quais os tipos de conflitos mais comuns?
10. Defina “Arquivo” com base na lei que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados (Lei nº 8.159, de 1991).
11. Quais são os principais princípios aplicáveis ao arquivamento?
12. Quais são as formas de classificação dos arquivos?
13. Quais são os 3 estágios de Evolução de um arquivo? De que forma é definido o ciclo de vida de um arquivo?
14. Quais são os principais critérios de classificação dos documentos?
15. Qual é o prazo para o fim da restrição de acesso dos arquivos sigilosos?
16. De acordo com a lei que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados (Lei nº 8.159, de 1991), qual a competência do Arquivo Nacional?
17. Diferencie anexação de apensação no processo de juntada de documentos.
18. Quais são os tipos de arquivamentos existentes?
19. Quais são as duas classes existentes dentre os métodos de arquivamento? Como se subdivide cada uma dessas classes?
20. O que é a tabela de temporalidade? Qual a sua principal função?
21. De acordo com a etapa de Avaliação de Documentos, quais são as 3 fases da gestão de documentos?
22. Sobre Transparência e Acesso à Informação, julgue cada uma das alternativas a seguir como certa ou errada.
A Lei de Acesso à Informação aplica-se aos órgãos públicos integrantes da administração direta e indireta do Poder Executivo, ao Ministério Público e aos Poderes Legislativo, incluindo as Cortes de Contas, e Judiciário, bem como, no que couber, às entidades privadas sem fins lucrativos que recebam, para realização de ações de interesse público, recursos públicos diretamente do orçamento ou mediante subvenções sociais, contrato de gestão, termo de parceria, convênios, acordo, ajustes ou outros instrumentos congêneres.
Os procedimentos previstos na Lei de Acesso à Informação devem ser executados em conformidade com os princípios básicos da administração pública e com as diretrizes de observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção e de divulgação de informações de interesse público, quando solicitadas.
O acesso à informação de que trata a LAI compreende, entre outros, os direitos de obter informação contida em registros ou documentos, produzidos ou acumulados por seus órgãos ou entidades, quando recolhidos ou não a arquivos públicos, e informação sobre atividades exercidas pelos órgãos e entidades, inclusive as relativas à sua política, organização e serviços, porém não compreende as informações referentes a projetos de pesquisa e desenvolvimento científicos ou tecnológicos
e
cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.
Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso a informações, por meio a ser definido pelo respectivo órgão ou entidade pública, devendo o pedido conter a especificação da informação requerida, bem como seus motivos determinantes, sendo facultado ao requerente o anonimato.
É dever do Estado controlar o acesso e a divulgação de informações sigilosas produzidas por seus órgãos e entidades, assegurando a sua proteção. Portanto, o acesso à informação classificada como sigilosa não cria a obrigação para aquele que a obteve de resguardar o sigilo.
A pessoa física ou entidade privada que, em razão de qualquer vínculo com o poder público, executar atividades de tratamento de informações sigilosas adotará as providências necessárias para que seus empregados, prepostos ou representantes observem as medidas e procedimentos de segurança das informações resultantes da aplicação da Lei de Acesso à Informação.
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1. O processo de Tomada de Decisão é composto por 6 elementos, de acordo com Chiavenato. Quais são esses elementos?
Os seis elementos que compõe o Processo de Tomada de Decisão são:
Tomador de Decisão - a pessoa que faz uma escolha ou opção entre as alternativas.
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Objetivos - os objetivos que o tomador de decisão pretende alcançar com suas escolhas/ações.
Preferências – são os critérios da tomada de decisão
Estratégia – é o caminho escolhido pelo tomador de decisão para que os objetivos definidos sejam atingidos.
Situação – são os aspectos que compõem o ambiente que o tomador de decisão deverá encontrar
Resultado – é o resultado final da estratégia que foi definida e aplicada.
2. Ainda de acordo com Chiavenato, quais são as 7 etapas do processo decisório?
- Percepção da situação;
- Análise e definição do problema;
- Definição dos objetivos;
- Procura de alternativas de solução;
- Avaliação e Comparação das alternativas;
- Escolha da alternativa mais adequada; e - Implementação da alternativa escolhida.
3. Diferencie Decisões Programadas e Não Programadas.
Podemos definir as Decisões Programadas como aquelas em que os assuntos abordados já foram analisados previamente e para as quais, portanto, já existe uma resposta “padrão”. As decisões rotineiras são normalmente incluídas nesse grupo, com ganho de eficiência nos processos previsíveis.
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As Decisões Não Programadas são tomadas quando surgem problemas novos, pouco frequentes, ou não previstos em análises prévias. O processo de decisão se torna mais demorado e arriscado, uma vez que o gestor deve analisar os dados à sua disposição (muitas vezes incompletos).
4. Quais são as premissas assumidas pelo modelo Racional de tomadas de decisões? De que maneira esse modelo se diferencia do modelo de Racionalidade Limitada?
O modelo Racional adota as seguintes premissas:
- Objetivos são claros e conhecidos;
- Informação é disponível, Precisa, Mensurável e Confiável;
- Tomador de Decisão é Racional;
- Não há Restrições de Tempo ou de Recursos;
- Problema é bem definido e diagnosticado;
- Critérios permanecem estáveis no tempo.
Já o modelo de Racionalidade Limitada assume que as pessoas são racionais até certo ponto (principalmente em relação ao que conseguem compreender e interpretar ou em relação a dados indisponíveis).
5. Cite algumas técnicas que podem ser utilizadas como Ferramentas de Diagnóstico de problemas.
Algumas das técnicas que podem ser utilizadas como Ferramentas de Diagnóstico do problema são: o Princípio de Pareto; o Diagrama de Ishikawa (Diagrama Espinha de Peixe ou Causa Efeito); e o Diagrama de Dispersão.
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6. Cite algumas técnicas que podem ser utilizadas como Ferramentas de Desenvolvimento de Alternativas ao problema.
Algumas das técnicas que podem ser utilizadas como Ferramentas de Desenvolvimento de Alternativas ao problema são: Brainstorming (tempestade de ideias) e Brainwriting (ideias repassadas por escrito, de forma anônima); Análise de Campo de Forças; Diagrama de Árvore de Decisão (visualização gráfica de alternativas); Método Cartesiano.
7. De acordo com Chiavenato, quais são as condições antecedentes dos conflitos?
Conforme o autor, as condições antecedentes dos conflitos dividem- se em quatro tipos:
Ambiguidade de papel: trata-se de expectativas pouco claras e confusas, além de outras incertezas, o que pode fazer com que as pessoas tenham a impressão de que estão trabalhando com propósitos incompatíveis.
Objetivos concorrentes: a especialização leva as equipes a realizar tarefas diferentes, com objetivos também diferentes. Essa diferenciação, no entanto, pode fazer com que algumas ações tomadas pelos diferentes grupos se afigurem antagônicas ou incompatíveis.
Recursos compartilhados: os recursos organizacionais são limitados e escassos, de modo que a alocação desses recursos pode gerar conflitos a partir de uma percepção de objetivos e interesses incongruentes.
Interdependência de atividades: a existência de grupos que dependem uns dos outros pode auxiliar ou prejudicar os respectivos
f
trabalhos e objetivos. No segundo caso, aumenta-se a probabilidade de conflitos.
8. Quais são os estilos de administração de conflitos?
A administração de conflitos é dimensionada pela assertividade, que é a extensão com que cada indivíduo procura satisfazer seus próprios interesses, e a cooperação, que mede a extensão com que uma pessoa procura satisfazer os interesses dos outros. Esse comportamento bidimensional define os cinco métodos de administrar conflitos, que são:
Competição: trata-se de uma atitude assertiva e não cooperativa, onde prevalece o uso do poder, no intuito de satisfazer seus próprios interesses.
Acomodação: é uma situação oposta à competição: é uma atitude inassertiva e cooperativa. Trata-se de renunciar aos seus próprios interesses.
Afastamento: é uma atitude inassertiva e não cooperativa. Não se trata de satisfazer os interesses nem de um nem de outro. O indivíduo coloca-se à margem do conflito.
Acordo: trata-se de uma posição intermediária entre assertividade e cooperação. Procura-se soluções mutuamente aceitáveis.
Colaboração: é uma atitude tanto assertiva quanto cooperativa.
Busca-se encontrar uma solução que satisfaça os interesses das duas partes.
9. Quais os tipos de conflitos mais comuns?
De acordo com Robbins, os conflitos podem ser divididos em três tipos:
Conflitos de tarefa: seriam aqueles relacionados com o conteúdo do trabalho e os seus objetivos e metas.
Conflitos de relacionamento: trata-se dos conflitos ligados aos relacionamentos interpessoais.
Conflitos de processo: têm relação com a maneira como o trabalho é executado.
10. Defina “Arquivo” com base na lei que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados (Lei nº 8.159, de 1991).
De acordo com o artigo 2º da Lei nº 8.159/1991, consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
11. Quais são os principais princípios aplicáveis ao arquivamento?
- Princípio da proveniência – ou princípio da procedência, ou princípio de respeito aos fundos, determina que os arquivos devem ser organizados conforme a competência e as atividades da organização ou pessoa que seja responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos.
- Princípio da organicidade – As relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade é a qualidade
da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas.
- Princípio do respeito à ordem original – deve ser respeitada a ordem em que os documentos são produzidos. Sendo importante para garantir o princípio da organicidade.
- Princípio da unicidade – Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos. Podem existir cópias em um ou mais grupos de documentos, mas cada cópia é única em seu lugar.
- Princípio da indivisibilidade ou integridade – Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.
- Princípio da cumulatividade – O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.
- Princípio da Territorialidade – O documento produzido deve ser armazenado perto de onde foi confeccionado, exceto quando se tratar de documentos em que não possa definir a territorialidade.
- Princípio da autenticidade – conforme esse princípio, a autenticidade é um requisito para existência do arquivo e essa autenticidade existe quando os documentos são criados e conservados de acordo com os procedimentos regulares que podem ser comprovados.
12. Quais são as formas de classificação dos arquivos?
Existem 4 parâmetros diferentes para a classificação dos arquivos, são eles:
- Entidade Mantenedora: Público ou Privado
- Natureza dos documentos: Especiais ou Especializados
- Estágio de Evolução: Corrente, Intermediário ou Permanente.
- Extensão de sua atuação: Setoriais ou Centrais/Gerais.
13. Quais são os 3 estágios de Evolução de um arquivo? De que forma é definido o ciclo de vida de um arquivo?
A classificação quanto ao Estágio de Evolução dos arquivos é a mais cobrada nos concursos. Conforme visto acima, segundo esta forma de classificação, os arquivos se dividem em (art. 8º, Lei nº 8.159/1991):
- Correntes: ou “arquivos de primeira idade”, guardam os documentos correntes, que são aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes. Os arquivos correntes possuem valor primário (ou imediato ou administrativo ou probatório).
- Intermediários: ou “arquivos de segunda idade”, são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. São documentos de pouco uso pela organização, no entanto, ainda podem vir a ser objeto de consulta, uma extensão dos arquivos correntes. Eles também possuem valor primário.
- Permanentes: ou “arquivos de terceira idade”, como também são chamados os arquivos permanentes, guardam os documentos de
valor histórico, probatório e informativo (valor secundário) que devem ser definitivamente preservados.
14. Quais são os principais critérios de classificação dos documentos?
Os documentos podem ser classificados:
- Quanto ao Gênero (escritos, sonoros, iconográficos, cartográficos, etc)
- Quanto à Espécie/Tipologia (contratos, alvarás, ofícios, etc)
- Quanto à Natureza do Assunto (ordinário ou sigilosos – ultrassecreto, secreto e reservado)
- Quanto à Forma - Quanto ao Formato
15. Qual é o prazo para o fim da restrição de acesso dos arquivos sigilosos?
Os arquivos classificados como sigilosos, quanto à sua natureza, classificam-se em:
- Ultrassecretos: prazo máximo de restrição ao arquivo 25 anos - Secretos: prazo máximo de restrição ao arquivo 15 anos - Reservados: prazo máximo de restrição ao arquivo 5 anos
16. De acordo com a lei que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados (Lei nº 8.159, de 1991), qual a competência do Arquivo Nacional?
Conforme o Artigo 18 da lei que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados,
“Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos”.
17. Diferencie anexação de apensação no processo de juntada de documentos.
Ambos conceitos dizem respeito à juntada de documento ou processo a outro processo.
A anexação ocorre quando se quer manter um processo como principal e o outro como acessório, com a renumeração do segundo processo, sendo de caráter definitivo.
Por outro lado, a juntada por apensação ocorre quando se requer a superposição de um processo sobre o outro sem a necessidade de renumerar nenhum dos processos, sendo de caráter temporário.
18. Quais são os tipos de arquivamentos existentes?
Há basicamente 2 tipos de arquivamento: vertical e horizontal.
O arquivamento vertical é ideal para busca rápida dos documentos, pois são guardados um ao lado do outro. Tipo mais utilizado nos arquivos correntes pelo fato de possibilitar maior agilidade e ser mais econômico.
O arquivamento horizontal é ideal para arquivos permanentes, mapas, desenhos. Nele os documentos são colocados uns sobre os outros, e guardados em caixas, estantes ou escaninhos.
19. Quais são as duas classes existentes dentre os métodos de arquivamento? Como se subdivide cada uma dessas classes?
Os métodos de arquivamento são divididos em 2 classes: básicos e padronizados.
Os métodos básicos se subdividem em: Alfabético, Geográficos, Numérico e Ideográfico.
Os métodos padronizados se subdividem em: Variadex, Automático, Soundex, Mnemônico e Rôneo.
20. O que é a tabela de temporalidade? Qual a sua principal função?
A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem
Por meio da tabela de Temporalidade é que se torna viável a definição do prazo de guarda (para as fases corrente e intermediária), assim como a destinação final de cada documento (eliminação ou guarda permanente).
21. De acordo com a etapa de Avaliação de Documentos, quais são as 3 fases da gestão de documentos?
A avaliação de documentos é a etapa responsável por estabelecer os prazos de guarda nas fases correntes e intermediárias, assim como a sua destinação final. O resultado final da avaliação é a tabela de temporalidade.
Os documentos, de acordo com tal avaliação, podem estar em uma dessas 3 fases:
- Primeira Fase: período de produção natural/orgânica de documentos, conforme a atividade da unidade.
- Segunda fase: período de utilização de documentos. Nele observa-se a gestão dos arquivos correntes e intermediários, incluindo métodos de controle, classificação, organização da informação.
- Terceira fase: período de destinação de documentos. Nesta fase ocorre a decisão sobre a destinação dos documentos produzidos após certo período, se tais documentos terão a guarda permanente ou serão eliminados.
22. Sobre Transparência e Acesso à Informação, julgue cada uma das alternativas a seguir como certa ou errada.
A Lei de Acesso à Informação aplica-se aos órgãos públicos integrantes da administração direta e indireta do Poder Executivo, ao Ministério Público e aos Poderes Legislativo, incluindo as Cortes de Contas, e Judiciário, bem como, no que couber, às entidades privadas sem fins lucrativos que recebam, para realização de ações de interesse público, recursos públicos diretamente do orçamento ou mediante subvenções sociais, contrato de gestão, termo de parceria, convênios, acordo, ajustes ou outros instrumentos congêneres.
Correto. A LAI tem aplicação nacional. Todos os órgãos públicos de todos os Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, assim como o Ministério Público, sujeitam-se ao seu regime.
Vale ressaltar que, no que concerne às entidades privadas sem fins lucrativos, nos casos em que a Lei especifica, a publicidade a que estão submetidas refere-se à parcela dos recursos públicos recebidos e à sua destinação, sem prejuízo das prestações de contas a que estejam legalmente obrigadas.
Os procedimentos previstos na Lei de Acesso à Informação devem ser executados em conformidade com os princípios básicos da administração pública e com as diretrizes de observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção e de divulgação de informações de interesse público, quando solicitadas.
Errado. São cinco as diretrizes elencadas no art. 3º da LAI:
Art. 3º Os procedimentos previstos nesta Lei destinam-se a assegurar o direito fundamental de acesso à informação e devem ser executados em conformidade com os princípios básicos da administração pública e com as seguintes diretrizes:
I - observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção;
II - divulgação de informações de interesse público, independentemente de solicitações;
III - utilização de meios de comunicação viabilizados pela tecnologia da informação;
IV - fomento ao desenvolvimento da cultura de transparência na administração pública;
V - desenvolvimento do controle social da administração pública.
Portanto, é diretriz da LAI a divulgação de informações de interesse público, independentemente de solicitações, o que se traduz em uma orientação de transparência ativa.
O acesso à informação de que trata a LAI compreende, entre outros, os direitos de obter informação contida em registros ou documentos, produzidos ou acumulados por seus órgãos ou entidades, quando recolhidos ou não a arquivos públicos, e informação sobre atividades exercidas pelos órgãos e entidades, inclusive as relativas à sua política, organização e serviços, porém não compreende as informações referentes a projetos de pesquisa e desenvolvimento científicos ou tecnológicos cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.
Correto. A LAI prevê um amplo acesso à informação, como podemos verificar em seu art. 7º, mas essa transparência encontra limites, dentre outras, nas hipóteses em que o sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado:
Art. 7º O acesso à informação de que trata esta Lei compreende, entre outros, os direitos de obter:
==e9a1f==
I - orientação sobre os procedimentos para a consecução de acesso, bem como sobre o local onde poderá ser encontrada ou obtida a informação almejada;
II - informação contida em registros ou documentos, produzidos ou acumulados por seus órgãos ou entidades, recolhidos ou não a arquivos públicos;
III - informação produzida ou custodiada por pessoa física ou entidade privada decorrente de qualquer vínculo com seus órgãos ou entidades, mesmo que esse vínculo já tenha cessado;
IV - informação primária, íntegra, autêntica e atualizada;
V - informação sobre atividades exercidas pelos órgãos e entidades, inclusive as relativas à sua política, organização e serviços;
VI - informação pertinente à administração do patrimônio público, utilização de recursos públicos, licitação, contratos administrativos;
e
VII - informação relativa:
a) à implementação, acompanhamento e resultados dos programas, projetos e ações dos órgãos e entidades públicas, bem como metas e indicadores propostos;
b) ao resultado de inspeções, auditorias, prestações e tomadas de contas realizadas pelos órgãos de controle interno e externo, incluindo prestações de contas relativas a exercícios anteriores.
§ 1º O acesso à informação previsto no caput não compreende as informações referentes a projetos de pesquisa e desenvolvimento científicos ou tecnológicos cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.
Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso a informações, por meio a ser definido pelo respectivo órgão ou entidade pública, devendo o pedido conter a especificação da informação requerida, bem
como seus motivos determinantes, sendo facultado ao requerente o anonimato.
Errado. A afirmativa contém três erros: primeiramente, o pedido pode se dar por qualquer meio legítimo. Além disso, são vedadas quaisquer exigências relativas aos motivos determinantes da solicitação de informações de interesse público. Ou seja, o interessado não precisa justificar seu pedido. Por fim, o pedido deve sim conter a identificação do requerente.
É dever do Estado controlar o acesso e a divulgação de informações sigilosas produzidas por seus órgãos e entidades, assegurando a sua proteção. Portanto, o acesso à informação classificada como sigilosa não cria a obrigação para aquele que a obteve de resguardar o sigilo.
Errado. De fato, é dever do Estado controlar o acesso e a divulgação de informações sigilosas produzidas por seus órgãos e entidades, assegurando a sua proteção. O acesso, a divulgação e o tratamento de informação classificada como sigilosa ficarão restritos a pessoas que tenham necessidade de conhecê-la e que sejam devidamente, sem prejuízo das atribuições dos agentes públicos autorizados por lei. No entanto, o acesso à informação classificada como sigilosa cria a obrigação para aquele que a obteve de resguardar o sigilo.
A pessoa física ou entidade privada que, em razão de qualquer vínculo com o poder público, executar atividades de tratamento de informações sigilosas adotará as providências necessárias para que seus empregados, prepostos ou representantes observem as medidas e procedimentos de segurança das informações resultantes da aplicação da Lei de Acesso à Informação.
Correto. As autoridades públicas adotarão as providências necessárias para que o pessoal a elas subordinado hierarquicamente conheça as normas e observe as medidas e procedimentos de segurança para tratamento de informações sigilosas.
Esse dever se estende à pessoa física ou entidade privada que, em razão de qualquer vínculo com o poder público, executar atividades de tratamento de informações sigilosas.
Conclusão
Prezados, encerramos aqui o 11º Passo Estratégico da disciplina Administração Pública direcionado para o concurso para AJAJ do TRT-15.
Bons estudos!
Um grande abraço, Gustavo Garcia
Instagram: @profgustavogarcia Para acessar meus artigos, clique aqui.
Vinícius de Oliveira
