A avaliação dos respondentes frente à análise documental

O objetivo desta seção é apresentar a síntese do resultado da análise documental e das evidências coletadas pelo pesquisador na organização pesquisada, considerando os seguintes propósitos: (i) Identificar itens da análise documental e que não foram objeto de avaliação do instrumento; (ii) Identificar assertivas que a análise documental não comprovou, mas que constam do

formulário de autoavaliação; e (iii) comparar a análise documental com as avaliações consolidadas no formulário de autoavaliação e possibilitar ao pesquisador refletir objetivamente, com base em dados e não apenas em impressões pessoais dos respondentes, a respeito do quanto às assertivas representam a realidade da organização. Para um melhor entendimento, esta seção seguirá o alinhamento com modelo criado por Malin (2006). Assim, a síntese corresponde a cada um dos critérios utilizados para gerenciar a informação (ver Tabela 2).

Quanto ao critério relativo à cultura organizacional necessário para promover e sustentar o gerenciamento da informação, apesar de não possuir uma política de informações normatizada, a organização pesquisada, estabeleceu normas para processamento, classificação, reclassificação, transmissão, armazenagem e destruição das informações. Os padrões e diretrizes tecnológicas para orientação aos projetos que utilizem o armazenamento, a consulta, manipulação e a atualização de documentos digitais (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), também, encontram-se normatizados.

Contribuindo para a disseminação da cultura de segurança da informação, física ou lógica, no âmbito da organização, identificou-se que os gestores responsáveis pela normatização das práticas adotadas visando garantir a segurança da informação, realizam regularmente palestras e seminários relacionados a essas questões aos empregados da organização.

A análise documental conduzida pelo pesquisador revelou que a organização pesquisada desenvolve com freqüência ações para atender o critério cultura organizacional, ainda que falte articulação e/ou integração entre os níveis estratégico, gerencial e operacional.

No entanto, os resultados apresentados pelos respondentes não corroboram integralmente com a análise documental, pois no critério relativo à cultura organizacional 03 (três) assertivas foram avaliadas considerando que a organização desenvolve ações ad hoc e pouco estruturadas ou que só parte da organização compreende e adota essas assertivas (ver Tabelas 18 e 19).

Nesse sentido, é fundamental que ocorra primeiro o diagnóstico da cultura organizacional para, em seguida, estabelecer na prática políticas que viabilizem o relacionamento dos indivíduos com os fluxos informacionais para o alcance dos objetivos da organização.

Entretanto, na concepção do modelo ecológico informacional, Davenport (1997) ressalta a necessidade da compreensão de como a informação é criada, transmitida e utilizada. Para compreender esse modelo é necessário considerar a cultura organizacional existente na organização, reconhecendo a integração dos diversos tipos de informação e a constante evolução do ambiente informacional. Para esse autor, a cultura determina se os indivíduos da organização valorizam e compartilham interna e externamente a informação, capitalizando-a nos negócios. Desse modo, a cultura organizacional relacionada à informação pode ser entendida como:

[...] o padrão de comportamentos e atitudes que expressam a orientação informacional de uma empresa. Culturas nesse sentido podem ser fechadas ou abertas, orientadas por fatos, baseadas na intuição ou em rumores, de enfoque interno ou externo, controladas ou autorizadas. (DAVENPORT, 1997, p.110)

Quanto ao critério relativo à utilidade e uso, a classificação da informação produzida ou sob custódia do Banco Público é obrigatória e definida em função do grau de sigilo e dos impactos da sua disseminação por pessoas não autorizadas. Existem políticas, normas e manuais para classificar a informação (uso público, restrito, confidencial e secreto) e assim, impedir acesso indevido às informações eletrônicas e em papel e ainda, rotinas especiais para proteger as informações confidenciais.

No âmbito da organização, existem recursos disponíveis para auxiliar a localização de informação aos usuários internos, sistemáticas para avaliar a usabilidade (facilidade de navegação) dos registros de informação na intranet e internet. Identificou-se também, acordos formalizados para troca e/ou compartilhamento de informações estabelecido com outros órgãos de governo federal, estadual e municipal, além de parceiros externos.

A análise documental conduzida pelo pesquisador revelou que a organização pesquisada desenvolve regularmente ações relacionadas, ainda que falte articulação e/ou integração entre os níveis estratégico, gerencial e operacional.

No entanto, os resultados apresentados pelos respondentes não corroboram integralmente com a análise documental, apenas 23 de um total de 48 assertivas do critério relativo à utilidade e uso estão alinhadas com a análise documental (ver Tabelas 20, 21, 22 e 23), no Capítulo 4 - Resultados.

Depreende-se dessas evidências, o foco nos usuários, a integração entre eles e a infraestrutura instalada para a disseminação e utilização da informação pelas organizações. Ressalta-se, que a análise e síntese dos quatro modelos referentes gerenciamento da informação (McGee e Prusak, 1994; Davenport, 1997; Choo, 2003; Beal, 2004) permitiu deduzir que a gestão da informação nas organizações deve ocorrer em um processo contínuo constituído por atividades/ tarefas estruturadas, organizadas e sistematizadas.

Quanto ao critério gestão do conteúdo, antes de decidir gerar e/ou coletar novas informações, o Banco Público Federal procura satisfazer suas necessidades através do compartilhamento interdepartamental. Neste aspecto, notadamente quanto a organizações financeiras, Calazans (2006), aponta que:

Nas organizações financeiras, a informação tornou-se uma questão estratégica, onde o objetivo é melhorar o retorno dos investimentos a partir dos dados gerenciados e manipulados. Entretanto, menor atenção tem sido devotada à possibilidade de obter valor estratégico por meio do gerenciamento aperfeiçoado de uma informação que é mais qualitativa e difundida por toda organização. (CALAZANS, 2006, p.67)

A organização possui normas para elaboração de documentos e publicações oficiais. A gestão de documentos praticada pela organização pesquisada garante uma adequada documentação das atividades do Banco Público Federal. Além disso, a organização estabeleceu diretrizes para arquitetura da informação com o objetivo de agrupar, formalizar, padronizar, representar e disponibilizar para divulgação os tipos de dados e regras que os governam.

O Banco Público Federal fixa padrões de qualidade para prestação dos serviços de informação eletrônica (tempo de resposta, de realização de uma transação, de disponibilidade do serviço, etc.). A informação é gerenciada levando em consideração o risco e as conseqüências que podem resultar de sua perda, uso ou manipulação indevida. Os registros virtuais nessa organização estão identificados e existem procedimentos para a recuperação de suas informações em caso de acidentes.

Por fim, a organização objeto do estudo estruturou seus ativos de dados e informações, com o objetivo de oferecer suporte aos processos de desenvolvimento e de reuso da informação, viabilizando sua localização, recuperação e disseminação.

A análise documental revelou que a organização pesquisada desenvolve regularmente ações relacionadas, ainda que falte articulação e/ou integração entre os níveis estratégico, gerencial e operacional.

Porém, na avaliação realizada pelos respondentes, apenas 30 de um total de 61 assertivas estão alinhadas com a análise documental no critério gestão do conteúdo, conforme mostram as tabelas de números 24 a 31, no Capítulo 4 - Resultados.

Quanto à capacidade organizacional, o Banco Público adota critérios visando desenvolver processos, tecnologias e pessoas para o gerenciamento da informação. O levantamento de evidências revelou que a organização pesquisada adota diretrizes específicas e possui atribuições de responsabilidades para o processo de qualificação de dados e informações. Essa qualificação confere ao dado a capacidade de representar o mais fielmente possível a informação, atendendo aos requisitos pré-definidos nas bases corporativas do Banco Público. As bases corporativas são suportadas por ferramentas que automatizam esse processo que é composto pelas seguintes etapas: definição, medição, análise, melhoria e acesso aos dados. Todos esses procedimentos encontram-se devidamente normatizados.

O Banco Público utiliza a tecnologia para obter dados processáveis por sistemas a partir de imagens e possui ainda, sistema informatizado para gestão de arquivos de documentos eletrônicos e gerenciamento eletrônico de documentos.

A organização pesquisada dispõe de um inventário atualizado dos repositórios de informação (banco de dados, arquivos em papel, conteúdo web, etc.) e seus respectivos conteúdos. São conhecidas e levadas em consideração no desenvolvimento de sistemas, pela área de TI, as necessidades de acesso e recuperação da informação da própria organização, de outras instituições governamentais e dos seus clientes.

O Banco Público Federal dispõe, ainda, de padrões técnicos, normas e modelos de referência para autenticação, aceitação, controle de acesso, criptografia, proteção contra vírus, detecção e prevenção de fraude e invasão.

Quanto aos critérios relativos à pertinência, precisão, oportunidade da informação ao usuário e atendimento à suas necessidades, a organização objeto de estudo possui uma área responsável por:

• Gerir a identificação, conceituação, formatação e disponibilização de informações estratégicas e gerenciais;

• Estruturar a base de dados e definir padrão de informações estratégicas e gerenciais;

• Elaborar relatórios e análises das informações, do ponto de vista estratégico, subsidiando os gestores nas tomadas de decisão e nas avaliações de produtos, serviços, processos e estratégias;

• Consolidar as informações recebidas das áreas internas;

• Elaborar relatórios e disponibilizar informações para o nível estratégico e gerencial da organização;

• Disponibilizar e qualificar informações recebidas de órgãos externos; • Efetuar interlocução interna com as áreas responsáveis pelo

fornecimento de informações estratégicas e gerenciais; e

• Definir critérios, procedimentos e prazos para recebimento das informações das áreas internas.

A organização pesquisada possui áreas que respondem pela administração de dados e informações a partir da identificação, definição, caracterização, padronização, integração, validação, divulgação, disponibilização, compartilhamento e a administração de seus acervos. Desse modo, o Banco Público busca garantir aderência aos padrões estabelecidos internamente e externamente e, assim, controlar o uso de técnicas de modelagem de dados empregadas no desenvolvimento de sistemas de informações.

Sob esse aspecto, entende-se que boas práticas de gestão da informação, suportadas por processos, promovam com efetividade a disseminação de informações para seus usuários. Os processos que apóiam a gestão da informação devem estar alinhados à estratégia e aos objetivos da organização. Portanto, avaliar práticas de tal mecanismo constitui uma alternativa para investigar e analisar a situação da organização posicionando-a em relação a outras organizações e identificando possibilidades de melhoria. Ressalta-se a crescente complexidade da gestão da informação nas organizações, devido ao desafio de identificar as necessidades de informação, o aproveitamento dos recursos informacionais, e o

mapeamento das informações registradas com o objetivo de organizá-las e recuperá-las, evitando duplicidade e favorecendo a gestão.

Após a análise documental constatou-se que o Banco Público Federal desenvolve regularmente relacionadas diretamente à capacidade organizacional, ainda que falte articulação e/ou integração entre os níveis estratégico, gerencial e operacional. Entretanto, na avaliação realizada pelos respondentes apenas 02 (duas) assertivas do critério capacidade organizacional estão alinhadas com a análise documental (ver Tabelas 32,33, 34 e 35).

Por fim, a análise documental realizada na organização pesquisada não Identificou itens adicionais que merecessem inserção no instrumento de avaliação. Por outro lado, a análise documental comprovou todas as assertivas que integram o instrumento de avaliação.