4 Resultados
4.7 Dados relativos à utilidade e aplicabilidade do formulário de autoavaliação
Esta seção apresenta os dados quantitativos relativos à utilidade e aplicabilidade do formulário de autoavaliação da gestão da informação governamental na organização pesquisada. Para a coleta de dados foi utilizado um questionário de pesquisa desenvolvido especialmente para esta finalidade (ver APÊNDICE - B).
Para melhor entendimento, as informações registradas livremente pelos respondentes seguirão a definição apresentada na Tabela 36. A primeira coluna da Tabela, denominada “Respondente”, identifica por um código o participante da pesquisa. O código é composto por uma sigla alfanumérica estruturada da seguinte forma: Letra “G” seguida de um numeral representa cada um dos indivíduos dos respondentes que compõem o grupo de gestores e a letra “T”, da mesma forma, identifica os técnicos. Desse modo, os respondentes são divididos em dois grupos.
Quadro 13 - Grupos de respondentes (Gestores e Técnicos)
Respondentes Total dos
respondentes
Gestores G1 G2 G3 G4 G5 05
Técnicos T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 08
4.7.1 Aplicabilidade do formulário de autoavaliação
Quanto ao aproveitamento para aplicação do formulário de autoavaliação da gestão da informação governamental na organização pesquisada, 84,4% do total do total de respondentes o consideram muito aplicável. Apenas um respondente o considerou extremamente aplicável seguido por um segundo respondente que considerou o instrumento razoavelmente aplicável, conforme demonstrado na Tabela 37.
Tabela 24 - Aplicabilidade do formulário de autoavaliação
Pergunta 1: O instrumento de autoavaliação das práticas de gestão da informação é aplicável à sua Organização?
Avaliação Freqüência Percentual Percentual Acumulado
Extremamente aplicável 1 7,8 7,8 Muito aplicável 11 84,4 92,2 Razoavelmente aplicável 1 7,8 100,00 Total 13 100,0
A Tabela 38 apresenta considerações do respondente sobre o formulário avaliado como um instrumento razoavelmente aplicável na organização pesquisada. Quadro 14 - Considerações sobre aplicabilidade do formulário
Respondente (s)
Avaliação Considerações
G3 Razoavelmente
aplicável “Considero a informação como um insumo fundamental para organização. A iniciativa de avaliar a gestão da informação deve estar alinhada ao planejamento estratégico da empresa. Caso contrário, corre o risco de ser mais uma iniciativa e se perder com o tempo e não apresentar o resultado efetivo esperado.”
4.7.2 Elementos necessários para o diagnóstico da Organização
A Tabela 39 mostra que, dos indivíduos pesquisados, 84,6 dos respondentes percebem o formulário avaliado como um instrumento capaz de fornecer elementos que permitem efetuar o diagnóstico da situação da gestão da informação na organização pesquisada. Apenas 2 (dois) respondentes o consideram razoável, correspondendo 15,4 % dos respondentes
Tabela 25 - Elementos necessários para o diagnóstico da Organização
Pergunta 2: O instrumento de autoavaliação das práticas de GI fornece elementos que permitem efetuar o diagnóstico da situação da gestão da informação na sua Organização?
Avaliação Freqüência Percentual Percentual Acumulado
Muito possível 11 84,6 84,6
Razoavelmente possível
2 15,4 100,00
Total 13 100,0
A Tabela 40 apresenta considerações dos respondentes sobre o formulário avaliado, neste tópico.
Quadro 15 - O formulário com subsídio para diagnóstico
Respondente
(s) Avaliação Considerações
G3 Razoavelmente
útil
“É necessário especificar melhor os níveis das assertivas. Em minha opinião, os níveis carecem de maior objetividade para definição das graduações: ex, “desenvolveu a ação de forma isolada e desestruturada”, “que só existe adesão
parcial da assertiva”, “que existe significativa adesão à parte da afirmativa”, “adesão à parte da afirmativa” ‘e “adota a assertiva, ainda que existam ilhas de resistência”. Sugiro um trabalho específico para aperfeiçoar esta questão.”
T3 “Há necessidade de realizar entrevistas com gestores e
técnicos da organização para coletar suas percepções e alinhar com este instrumento.”
4.7.3 Subsídios para o desenvolvimento do Plano de Gestão
A Tabela 26 mostra que 46,2% dos respondentes consideram como extremamente úteis a utilização dos resultados da pesquisa para o desenvolvimento de um plano de gestão da informação para a organização. Adicionando os respondentes que consideram o resultado da pesquisa muito útil, atinge-se um patamar de 84,6% de utilidade dos resultados do instrumento.
Tabela 26 - Subsídios para o desenvolvimento do plano de gestão
Pergunta 3: O resultado da pesquisa pode ser utilizado como subsídio para o desenvolvimento de um plano de gestão da informação para a Organização?
Avaliação Freqüência Percentual Percentual Acumulado
Extremamente útil 6 46,2 46,2
Muito útil 5 38,4 84,6
Razoavelmente útil 2 15,4 100,00
Total 13 100,0
O Quadro16 mostra as considerações dos respondentes sobre a utilização dos resultados como subsídio para o desenvolvimento de um plano de aprimoramento da gestão da informação para a organização pesquisada.
Quadro 16 - O desenvolvimento de um plano de gestão da informação
Respondente
(s) Avaliação Considerações
G3 Razoavelmente
útil “Para o resultado ser efetivo e servir de insumo para o desenvolvimento do plano de gestão da informação será necessário o alinhamento com o planejamento estratégico da empresa e contar com o apoio da alta direção.”
T3 “O resultado da pesquisa servirá de insumo, mas, é
necessário o patrocínio dos gestores.”
4.7.4 Instrumento de comparação entre unidades da própria organização
A usabilidade do resultado da pesquisa, evidenciada na Tabela 27, como elemento de comparação (benchmarking) quanto ao nível das práticas de gestão da
informação entre unidades da própria organização é considerada razoável por 23,1%. Os respondentes que consideraram o resultado entre extremamente útil (23,1%) e muito útil (53,8%), totalizaram 76,9%.
Tabela 27 - Comparação entre unidades da Organização
Pergunta 4: O resultado da pesquisa pode ser utilizado como elemento de comparação (benchmarking) quanto ao nível das práticas de gestão da informação entre unidades da própria organização?
Avaliação Freqüência Percentual Percentual Acumulado
Extremamente útil 3 23,1 23,1
Muito útil 7 53,8 76,9
Razoavelmente útil 3 23,1 100,00
Total 13 100,0
O Quadro 17 apresenta as considerações e sugestões dos respondentes, neste tópico:
Quadro 17 - O resultado do estudo para comparar unidades da Organização
Respondente
(s) Avaliação Comentários/sugestões
G1 Razoavelmente
útil “É útil para unidades que possuem objetivos e atribuições semelhantes. Caso contrário, creio que não será efetivo.”
G3 “A organização possui uma amplitude de atuação
significativa no país. Se aplicada em áreas semelhantes faz sentido. Caso contrário, não identifico utilidade.”
T7 “Para comparar unidades da TI, julgo pertinente. Porém,
devem ser utilizadas partes específicas do formulário devido a sua amplitude.”
4.7.5 Instrumento de comparação entre Organizações Governamentais
A Tabela 28 evidencia a percepção dos respondentes considerando o resultado da pesquisa como elemento de comparação (benchmarking) quanto ao nível das práticas de gestão da informação entre organizações governamentais. Para 7,8% dos respondentes, é considerado pouco útil, resultado semelhante ao percentual atingido por razoável, 7,8. Os respondentes que consideraram o resultado entre extremamente útil 30,6% e muito útil 53,8%, totalizaram 84,4%. Tabela 28 - Comparação entre Organizações
Pergunta 5: O resultado da pesquisa pode ser utilizado como elemento de comparação (benchmarking) quanto ao nível das práticas de gestão da informação entre organizações governamentais?
Avaliação Freqüência Percentual Percentual Acumulado
Extremamente útil 4 30,6 30,6
Muito útil 7 53,8 84,4
Pouco útil 1 7,8 100,0
Total 13 100,0
O Quadro 18 demonstra as considerações e sugestões dos respondentes, neste tópico:
Quadro 18 - Utilizando a pesquisa para comparar Organizações
Respondente
(s) Avaliação Comentários/sugestões
G3 Razoavelmente
útil “Existem critérios que após o resultado da pesquisa devem ser avaliados quanto à pertinência de fornecimento a outras organizações. Da mesma forma, entendo que as outras organizações do governo avaliarão se é pertinente nos fornecer.”
T7 Pouco útil “Dependerá do grau de importância que o governo federal
considera a questão da gestão da informação. A comparação tem mais sentido entre as unidades da própria empresa.”
4.7.6 Utilização como instrumento de pesquisa
Na Tabela 29, a possibilidade de sistematização de um processo de autoavaliação das práticas de gestão da informação utilizando, como ponto de partida o instrumento de autoavaliação, é considerada razoável por 15,4%. Os respondentes que consideraram o resultado entre extremamente possível 38,4% e muito possível 46,2%, totalizaram 84,6%.
Tabela 29 - O formulário como instrumento de pesquisa
Pergunta 6: É possível sistematizar um processo de autoavaliação das práticas de gestão da informação em sua organização utilizando como ponto de partida o instrumento de pesquisa?
Avaliação Freqüência Percentual Percentual Acumulado
Extremamente possível 5 38,4 38,4 Muito possível 6 46,2 84,6 Razoavelmente possível 2 15,4 100,0 Total 13 100,0
No Quadro 19 são evidenciadas as considerações e sugestões dos respondentes, neste tópico:
Quadro 19 - Utilização do formulário como instrumento de pesquisa
Respondente
(s) Avaliação Comentários/sugestões
T3 Razoavelmente
possível “O ponto de partida deveria ser o mapeamento das informações e a avaliação da arquitetura da informação da empresa. A TI possui uma área para gerir a arquitetura da informação. Para estruturar o processo é necessário
também tratar a arquitetura e definir os fluxos de informações.”
T4 “O instrumento deve ser considerado como complementar.
A empresa deve adotar uma política para as informações e trabalhar a arquitetura de sistemas de informações.”
4.7.7 Visibilidade das práticas de gestão da informação
A pergunta 7 tem como objetivo verificar a percepção dos respondentes sobre as práticas de gestão da informação nas unidades em que exercem suas atividades laborais. As práticas de gestão da informação são consideradas pouco claras na percepção de 7,8% dos respondentes. Os respondentes que consideraram: entre muito clara 69,1% e razoavelmente clara 23,1%, totalizaram 92,2%. Não foi registrada nenhuma resposta para o quesito extremamente clara.
Tabela 30 - Evidências da gestão da informação na Organização
Pergunta 7: Após a aplicação do instrumento de pesquisa a realidade das práticas de gestão da informação da unidade em que trabalha é apresentada com clareza?
Avaliação Freqüência Percentual Percentual Acumulado
Muito clara 9 69,1 69,1
Razoavelmente clara 3 23,1 92,2
Pouco clara 1 7,8 100,00
Total 13 100,0
O Quadro 20 apresenta as considerações e sugestões dos respondentes, neste tópico:
Quadro 20 - Clareza da gestão da informação na Organização
Respondente
(s) Avaliação Comentários/sugestões
G3 Pouco
clara “O formulário é muito abrangente. Para melhor percepção e clareza das práticas de gestão da área em que trabalho seria necessário um instrumento que abordasse com maior profundidade processos e informações específicas da minha unidade de trabalho. Para esta finalidade, sugiro que seja desenvolvido um instrumento que possa também ser utilizado para este fim, especificamente.”
4.7.8 Cobertura dos aspectos relacionados à gestão da informação
A Tabela 31 mostra que 15,3% dos respondentes consideram que as assertivas apresentadas no formulário avaliado cobrem os aspectos da gestão da informação de forma extremamente completa. Outros 69,1% consideram o
formulário como muito completo. Os demais respondentes que consideraram a cobertura dos aspectos de gestão da informação razoavelmente completa e pouco completa totalizaram 15,6%.
Tabela 31 - Os aspectos relacionados à gestão da informação
Pergunta 8: As assertivas apresentadas no instrumento de pesquisa cobrem todos os aspectos da gestão da informação?
Avaliação Freqüência Percentual Percentual Acumulado
Extremamente completo 2 15,3 15,3 Muito completo 9 69,1 84,4 Razoavelmente completo 1 7,8 92,2 Pouco completo 1 7,8 100,0 Total 13 100,0
O Quadro 21 apresenta as considerações e sugestões dos respondentes, neste tópico:
Quadro 21 - Cobertura dos aspectos relacionados à gestão da informação
Respondente
(s) Avaliação Comentários/sugestões
G3 Pouco completo “Sugiro incluir um segmento no formulário que trate da
política de gestão da memória institucional, e abordagem que a empresa adota para esse fim. O formulário pode abordar também uma seção para as assertivas referentes ao padrão de informações estratégicas e gerenciais adotado pela empresa.”
T3 Razoavelmente
completo “A minha sugestão é a inclusão de uma seção que trate da gestão de dados considerando que é fundamental como insumo para a gestão da informação na empresa. Minha sugestão é o que o formulário abrigasse também a gestão de dados.”
4.7.9 Identidade com temas de interesse da organização pesquisada
De acordo com a Tabela 32, 15,4% dos respondentes consideram razoavelmente interessantes os critérios do formulário avaliado (Cultura Organizacional, Capacidade Organizacional, Gestão do Conteúdo e Capacidade e Uso). 38,4% dos respondentes consideraram os critérios como muito interessantes e 46,2% como extremamente interessantes. Nesses dois quesitos estão 84,6% dos respondentes.
Tabela 32 - Temas de interesse da Organização pesquisada
Pergunta 9: Os critérios do instrumento de pesquisa (Cultura Organizacional, Capacidade Organizacional, Gestão do Conteúdo e Capacidade e Uso) identificam temas de interesse da organização?
Avaliação Freqüência Percentual Percentual Acumulado
Temas
interessantes Temas muito interessantes 5 38,4 84,6 Temas razoavelmente interessantes 2 15,4 100,0 Total 13 100,0
O Quadro 22 evidencia as considerações e sugestões dos respondentes neste tópico:
Quadro 22 - Identidade com temas de interesse da Organização pesquisada
Respondente (s) Avaliação Comentários/sugestões G3 Temas razoavelmente interessantes
“Sugiro explorar mais as assertivas relacionadas ao planejamento estratégico da empresa considerando o alinhamento da gestão da informação com o plano estratégico da organização, da formulação à execução dos planos táticos.”
T1 “O item que trata a arquitetura de sistemas de
informações poderia ser mais explorado e aplicado para as equipes de tecnologia de informação”
4.7.10 Facilidade de uso do formulário de autoavaliação
A Tabela 33 mostra que 15,3% dos respondentes consideram que o formulário avaliado é extremamente fácil de aplicar. Outros 23,1% informaram que a aplicação é muito fácil. No entanto, 61,6% consideraram o formulário razoavelmente fácil.
Tabela 33 - Uso do formulário de autoavaliação
Pergunta 10: O instrumento de pesquisa (avaliação das práticas de gestão da informação) é de fácil aplicação?
Avaliação Freqüência Percentual Percentual Acumulado
Extremamente fácil 2 15,3 15,3
Muito fácil 3 23,1 38,4
Razoavelmente fácil 8 61,6 100,0
Total 13 100,0
No Quadro 23 são apresentadas as considerações e sugestões dos respondentes neste tópico:
Quadro 23 - Facilidade de uso do formulário de autoavaliação
Respondente
G2
Razoavelmente fácil
“Minha opinião como respondente é que o formulário é muito extenso. Talvez, futuramente, seja interessante procurar resumi-lo, sem perder o conteúdo. Também é importante o acompanhamento de quem o aplicou para esclarecer dúvidas.”
G3
“Para utilização como instrumento de autoavaliação é fundamental ter uma equipe de acompanhamento e que consiga prestar suporte ao público alvo que está respondendo. Isso é fundamental. Outra questão é a introdução de um formulário eletrônico para colher as informações.”
G4
“Para aplicar o questionário na prática à empresa deve constituir uma equipe de apoio. O formulário é muito extenso. É necessário um ajuste para consolidá-lo, sem perder o escopo do que se deseja avaliar”
T1
“O prazo para a resposta foi compatível com a quantidade de itens do formulário. Mas para aplicar na prática deve ser necessária uma equipe para consolidar as informações.” T2 “Se eu precisasse justificar as respostas talvez o tempo concedido na pesquisa não fosse suficiente. O ideal talvez
seja aplicar de forma segmentada esse formulário, por área de atuação.”
T6 “O formulário possui muitos itens, mas considerando a sua extensão, julgo necessária a criação uma equipe para aplicação, suporte aos empregados que responderam o formulário e para consolidar as informações”
T7
“Minha sugestão é que seja elaborado um questionário exclusivo para a TI, assim para as demais áreas que possuem uma atividade especializada.”
T8
“Minha avaliação é que apesar da disponibilidade do pesquisador, na vida real, no dia a dia da organização, não será muito fácil aplicar o questionário devido ao seu escopo que é muito extenso. Minha sugestão é a elaboração de um plano de ação para aplicá-lo e contando com uma equipe especializada.”