Neste capítulo apresentam-se as conclusões obtidas a partir dos resultados da pesquisa de campo e pela aplicação do formulário de autoavaliação da gestão da informação governamental em um banco público federal.
Esta pesquisa selecionou e avaliou o modelo de autoavaliação das práticas de gestão da informação em organizações governamentais brasileiras, concebido por Malin (2006), em um Banco Público Federal. A partir dos resultados obtidos da avaliação do formulário de autoavaliação, conclui-se que o instrumento proposto por Malin (2006), ainda que contemple uma gama significativa de práticas necessárias à gestão da informação, reúne condições para abrigar novas assertivas, conforme as indicadas por este trabalho de pesquisa na Seção 5.3. Desse modo, tornar-se-á a cada ciclo de avaliação um instrumento mais robusto.
A aplicação do formulário de autoavaliação permitiu a partir da percepção dos respondentes, da análise documental e da coleta de evidências, a identificação de elementos do estágio atual das práticas de gestão da informação governamental a partir de três aspectos: (i) na organização - cultura informacional, gerencial e organizacional; (ii) na capacidade gerencial - processos, pessoas e ferramentas; e (iii) na informação - conteúdo, utilidade e uso na organização objeto do estudo. Assim, os resultados e as informações produzidas pela aplicação do formulário, aliadas à análise documental podem ser, também, úteis para elaborar um plano de ação de gestão da informação, como elementos de comparação (benchmarking) quanto ao nível das práticas de gestão da informação no âmbito da organização e entre organizações governamentais.
Finalmente, é importante reconhecer a relevância da gestão da informação para o segmento dos Bancos Públicos Federais e que talvez essa importância estratégica seja ampliada em função de novos desafios que poderão surgir no cenário econômico brasileiro durante os próximos anos.
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APÊNDICE A - FORMULÁRIO DE AUTOAVALIAÇÃO, MALIN (2006) A – CULTURA ORGANIZACIONAL
A.1 – Cultura informacional necessária para promover e sustentar o gerenciamento da informação
Nível da Assertiva 1. A informação governamental é reconhecida como um recurso estratégico para o Banco
Público Federal e de importância fundamental para: - outras instâncias do governo;
- as demais organizações; - os clientes;
- a sociedade brasileira.
2. O grau de atenção e o comportamento com o assunto refletem a extensão desta importância, sendo a informação objeto de gestão e políticas específicas, assim como o são os demais recursos (pessoas, capital, tecnologia).
3. As tecnologias da informação são vistas como um dos conjuntos de recursos que podem trazer eficiência e eficácia aos programas do Banco Público Federal, e não como um fim em si mesmo.
Espaço para sugestão de novas assertivas: (texto livre)
Espaço reservado para registro de evidências objetivas: (texto livre)
A.2 – Cultura Gerencial necessária para promover e sustentar o gerenciamento da informação
Nível da Assertiva 1. O Banco Público Federal dá importância ao planejamento e opera em planos
(estratégico, de negócio, setoriais) e através da avaliação dos resultados obtidos;
2. A cultura da gestão e da decisão baseada na informação e no conhecimento permeia o ambiente do Banco Público Federal.
Espaço para sugestão de novas assertivas: (texto livre)
Espaço reservado para registro de evidências objetivas: (texto livre)
B – CAPACIDADE ORGANIZACIONAL B.1 – Capacidade de desenvolver o planejamento integrado dos recursos de informação
Nível da Assertiva 1. O planejamento da Gestão da Informação é integrado pelo planejamento dos ativos
informacionais, de TI (sistemas, alocação e uso de hardware e telecomunicações) e dos Recursos Humanos, descrevendo como a gestão dos recursos de informação ajudará o Banco Público Federal a cumprir sua missão;
2. O Banco Público Federal planeja de forma integrada à gestão da informação através de seu ciclo de vida (identificação de necessidades; coleta/ produção; tratamento; distribuição; uso; arquivamento; descarte ou preservação);
3. O planejamento da Gestão da Informação identifica situação atual e esperada para: - estoques e fluxos de informação usados e movimentados pelos processos que suportam a missão do Banco Público Federal.
- atividades que capturam, manipulam e gerenciam informações.
- características funcionais e capacidades de sistemas, hardware e telecomunicações. 4. O planejamento da Gestão da Informação está integrado ao planejamento dos produtos e serviços fins do Banco Público Federal;
5. O planejamento da Gestão da Informação está vinculado ao planejamento estratégico e aos planos operacionais do Banco Público Federal;
6. O planejamento da Gestão da Informação está integrado ao planejamento e à execução orçamentária;
7. A aplicação do plano de Gestão da Informação é sistematicamente monitorada e avaliada.
Espaço para sugestão de novas assertivas: (texto livre)
Espaço reservado para registro de evidências objetivas: (texto livre)
B.2 – Capacidade de organizar a TI da Organização Governamental para apoiar o gerenciamento da informação
Nível da Assertiva 1. O Banco Público Federal mantém um programa de informações que:
- identifica e descreve características funcionais, capacidades e interconexões de sistemas, equipamentos e telecomunicações;
- monitora investimentos e a redundância de capacidade instalada de equipamentos, telecomunicações e sistemas;
- identifica oportunidades de compartilhamento de recursos.
2. São priorizados os investimentos em TI segundo sua importância para a missão do Banco Público Federal.
3. O Banco Público Federal considera, antes de decidir sobre o aperfeiçoamento ou desenvolvimento de novos sistemas:
- a existência de alternativas satisfatórias no próprio governo ou no setor privado; - as conseqüências em termos de redução de custos, de risco e/ou de aumento da efetividade ou qualidade.
4. A arquitetura dos serviços e sistemas de informação permite que os bancos de dados, texto e imagem sejam compartilhados através do Banco Público Federal pelos diversos sistemas que delas necessitam.
5. Os sistemas são projetados e implementados de forma a facilitar: - a interoperabilidade, de acordo com padrões de referência.
6. O Banco Público Federal estabelece e/ou dispõe de padrões técnicos, normas e modelos de referência:
- para a aquisição de hardware, software e telecomunicações; - para desenvolvimento e operação dos aplicativos;
- para documentação técnica de sistemas e manuais de usuários. 7. Os sistemas são monitorados e avaliados sistematicamente para: - garantir sua integridade, utilidade, segurança e interoperabilidade. - garantir a disponibilidade e confidencialidade das informações que trata.
- decidir sobre sua continuidade, descontinuidade ou modificação para suportar a missão do Banco Público Federal.
Espaço para sugestão de novas assertivas: (texto livre)
Espaço reservado para registro de evidências objetivas: (texto livre)
B.3 – Capacidade de desenvolver responsabilidade/ coordenação no gerenciamento da informação
Nível da Assertiva 1. A direção central do Banco Público Federal reconhece a necessidade e está engajada
em definir uma visão clara sobre o conjunto de objetivos estratégicos da Gestão da Informação.
2. A gestão da informação é um processo que ocorre de forma coordenada, com a participação de representantes das áreas negócios do Banco Público Federal e das comunidades de especialista em informação.
3. Existe, no nível estratégico da direção, um responsável com a função primária de gerenciar os recursos de informação (CIO) que tem entre suas funções:
- articular os especialistas de informação para atuarem em conjunto na solução de problemas;
- coordenar as áreas funcionais da gestão da informação (informática, arquivo, documentação, web);
- participar do desenvolvimento, implementação e suporte dos planos estratégicos e operacionais;
- aconselhar a Direção do Banco Público Federal sobre desenho, desenvolvimento e implementação dos recursos de informação;
- monitorar e avaliar os resultados dos investimentos em recursos de informação e aconselhar quando continuar, modificar ou descontinuar um projeto;
- desenvolver, supervisionar e avaliar políticas e procedimentos internos relacionados à Gestão da Informação.
4. Os papéis e responsabilidades sobre o gerenciamento da informação estão estabelecidos no Banco Público Federal
- para o nível estratégico - responsável pelo estabelecimento de objetivos e estratégias organizacionais (institucional)
- para o nível gerencial - responsável pela transformação das estratégias definidas em planos de ação (intermediário ou gerencial)
- para o nível técnico/operacional – responsável pela produção de bens e serviços 5. Existe implantada no Banco Público Federal uma estrutura formal para governança do conteúdo da informação.
Espaço para sugestão de novas assertivas: (texto livre)
Espaço reservado para registro de evidências objetivas: (texto livre)
B.4 – Capacidade de desenvolver competências e instrumentos para gerenciar a informação
Nível da Assertiva 1. As competências chaves necessárias à gestão da informação estão identificadas no Banco
Público Federal.
2. Os especialistas de informação do Banco Público Federal têm capacidade e possibilidade de responder aos desafios da gestão da informação de forma sustentada.
3. Os perfis dos empregados necessários para gerenciar a informação encontram-se disponíveis, recorrendo-se também ao apoio de especialistas externos.
4. As necessidades de treinamento relacionadas à gestão da informação são avaliadas regularmente.
5. São implementados programas de treinamento para suprir as deficiências identificadas. 6. Existem instrumentos – políticas, normas, diretrizes, padrões e procedimentos – para apoiar a Gestão da Informação, que são:
- conhecidas; - aplicadas.
7. O Banco Público Federal possui um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED). 8. O Banco Público Federal possui um sistema de Gestão Integrada de Processos Organizacionais (ERP).
9. O Banco Público Federal possui um portal corporativo que integra os serviços internos (intranet). 10. Periodicamente a gestão da informação é avaliada e existem:
- mecanismos para incorporar correções, inovações e aperfeiçoamentos;
- iniciativas de gestão do conhecimento no campo da expertise corporativa em gestão da informação.
11. Quando ocorrem mudanças administrativas, como numa sucessão governamental, existem procedimentos para garantir a continuidade dos serviços, produtos de informação e da história corporativa.
Espaço para sugestão de novas assertivas: (texto livre)
Espaço reservado para registro de evidências objetivas: (texto livre)
C- GESTÃO DO CONTEÚDO
C.1 - Gestão Integrada do ciclo de vida da informação e documentos Nível da Assertiva 1. Os ativos informacionais são gerenciados através das etapas do seu ciclo de vida, independente
da mídia em que se encontrem registrados.
2. As seguintes mídias estão contempladas neste processo: - documentos em papel;
- banco de dados;
- documentos eletrônicos não estruturados (incluindo correio eletrônico); - conteúdo das páginas da web;
- outros (mapas, fotos, som, vídeos, etc.).
3. As exigências relativas às etapas do ciclo de vida dos ativos informacionais são levadas em consideração quando da elaboração de políticas, programas, serviços e sistemas.
4. Os perfis e competências necessários para apoiar cada etapa do ciclo de informações encontram-se disponíveis.
5. A gestão dos ativos de informação através do seu ciclo de vida é monitorada e avaliada. Espaço para sugestão de novas assertivas: (texto livre)
Espaço reservado para registro de evidências objetivas: (texto livre)
C.2 - Gestão do acesso e compartilhamento da Informação Nível da Assertiva 1. A Organização Governamental dispõe de um inventário atualizado dos repositórios de
informação (banco de dados, arquivos em papel, plantas, conteúdo web, etc.) e respectivos conteúdos existentes na Organização Governamental.
2. São conhecidas e levadas em consideração no desenvolvimento de sistemas as necessidades de acesso e recuperação da informação:
- dos profissionais da Organização Governamental; - de outros organismos governamentais;
- do público.
3. Existem recursos disponíveis para auxiliar a localização de informação na Organização Governamental:
- para usuários internos; - para usuários externos.
informação na: - intranet; - internet; - extranet.
5. Existem sistemáticas para avaliar a usabilidade dos registros de informação na: - intranet;
- internet; - extranet.
6. A facilidade com que se recupera informação na Organização Governamental é sistematicamente avaliada junto aos usuários:
- internos; - externos.
7. Existem acordos para troca e/ou compartilhamento de informações estabelecido: - com outros órgãos de governo;
- com outros níveis de governo; - parceiros externos.
8. A Organização Governamental avalia o grau da informação em que é: - compartilhada na própria Organização Governamental;
- compartilhada com outros órgãos do governo. Espaço para sugestão de novas assertivas: (texto livre)
Espaço reservado para registro de evidências objetivas: (texto livre)
C.3 - Gestão da classificação quanto ao nível de acesso da informação
Nível da Assertiva 1. Existem políticas, normas e manuais para classificar o acesso à informação (uso público, restrito,
confidencial, secreto), de acordo com a legislação pertinente.
2. Existem implantadas normas para impedir acesso indevido às informações eletrônicas e em papel.
3. Existem rotinas especiais para proteger o acesso às informações restrito-confidenciais. Espaço para sugestão de novas assertivas: (texto livre)
Espaço reservado para registro de evidências objetivas: (texto livre)
C.4 - Gestão da informação e coleta da informação Nível da Assertiva 1. O Banco Público Federal somente gera e/ou coleta informações que sejam de comprovada
necessidade para apoiar sua missão e o desempenho de suas funções.
2. Antes de decidir gerar e/ou coletar novas informações, o Banco Público Federal procura satisfazer suas necessidades através do compartilhamento interdepartamental/intergovernamental de informações.
3. O Banco Público Federal possui normas para elaboração de documentos e publicações oficiais. 4. Os programas de gestão de documentos garantem uma adequada documentação das atividades do Banco Público Federal.
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Espaço reservado para registro de evidências objetivas: (texto livre)
C.5 - Gestão de padrões relacionados à organização da informação Nível da Assertiva 1. Os ativos de informação, independente de sua mídia de registro, são mantidos segundo os