Capítulo 1 Factores organizacionais que podem condicionar a implementação
1.3. A INFORMAÇÃO
“A Informação são dados dotados de relevância e finalidade.” (DRUCKER, s.d., p. 218). Quando lemos documentos ou obras de investigação que tratam da informação, constatamos que os autores têm desse conceito, perspectivas diferentes. Quase que conseguimos descobrir a formação académica do investigador a partir do modo como ele trata e onde incide mais o seu estudo. Existem autores que tratam a informação como tudo o que pode ser transmitido, não só oralmente ou escrito, mas também através das atitudes, valores e crenças como já vimos anteriormente. Outros incidem mais as situações da problemática actual vendo as situações e a informação numa perspectiva das Tecnologias e da Sociedade da Informação.
Neste trabalho estamos a tentar fazer um pouco a diluição dessas duas perspectivas, de modo a produzir algo que tenha algum conteúdo e que mostre global e sucintamente como pode ser vista a informação.
7 Professor na Faculty of Management, McGill University de Montreal. Investigador em trabalho empre-
1.3.1. A importância da informação numa organização
Uma organização típica, bem organizada e moderna tem muito menos gestores que há 20 anos atrás e baseia-se ou basear-se-á no conhecimento; será uma organização baseada na informação (ibidem). A introdução de um sistema de informação, tende geralmente a provocar mudanças, quer nas estruturas das organizações, quer nas tarefas e nas pessoas. Nota-se, por exemplo, uma cada vez maior procura de trabalhadores com um tipo de trabalho baseado na informação e no conhecimento. Há necessidade das organizações serem empreendedoras. São acima de tudo as tecnologias da informação que exigem a mudança.
Vamos ver como é que se pode caracterizar uma organização.
Segundo Bernoux, uma organização caracteriza-se pelos traços seguintes:
• “Divisão de tarefas;
• Distribuição de papéis;
• Sistema de autoridade;
• Sistema de comunicações;
• Sistema de contribuição – retribuição” (s.d., p.116).
Tendo em atenção o tema deste trabalho, vamos analisar apenas o “Sistema de comunicações” que é uma componente importante da troca de informação nas organizações.
O sistema de comunicações é destinado, a nível interno, a relacionar os elementos da organização entre si. Permite trocas de dados e informação. Escreve Bernoux que esse sistema é utilizado muito frequentemente “para fazer passar as ordens da autoridade sem ter em conta as comunicações horizontais entre os membros, nem mesmo as que voltam a subir à autoridade.”(ibid, p. 119)
As trocas de informação, informais ou formais, no interesse da organização, conviriam que fossem rápidas. Esta rapidez está dependente, muito frequentemente por razões relacionadas com a satisfação e motivação com que se trabalha numa organização. “Os dados são diferentes em cada empresa e cada uma deverá por isso reagir de maneira particular, mas cada responsável deve ter em mente a importância do problema da comunicação e tratá-lo com seriedade.” (ibid, p. 120)
Claro que muitas vezes estão implícitos hábitos rotineiros de difícil resolução, que têm a ver com a cultura da empresa e a cultura dos intervenientes. Estes hábitos são muitas vezes supridos através do “bom senso” ou da “ aprendizagem da vida”(ibidem) e subentendem organizações “maduras” ou trabalhadores “maduros”.
1.3.2. O planeamento da informação
Vamos então analisar como planear um sistema de informação objectivamente estruturado para resultados coincidentes com um bom funcionamento da organização. Uma planificação é definida por Bertrand e Guillemet (1988, p. 253) como “um processo de retroinformação que tem por fim assegurar uma estabilidade e um crescimento dinâmico na realização das finalidades de uma organização“. Conforme a citação no início deste sub-capítulo, a informação são dados mas não todos. Uma organização tem de saber aproveitar esses dados e processá-los conforme os objectivos da mesma.
Caso estes dados não sejam bem geridos acontece o que diz Drucker: “Á medida que a tecnologia avançada se torna cada vez mais preponderante, temos de nos empenhar mais intensamente na análise e diagnóstico, isto é, na informação, ou corremos o risco de ficar submersos pelos dados que produzimos.” (o.c., p. 219)
Por enquanto, em muitas organizações ainda só se usam as Tecnologias para modernizar ou para fazer andar mais depressa aquilo que sempre fizeram. Mas assim que uma empresa dá os primeiros passos na transição de “dados” para “informação”, os seus processos de decisão e estrutura de gestão e até o modo como o trabalho é executado, começam a transformar-se. Isto refere Peter F. Drucker quando escreve que “A segunda área afectada quando uma organização faz convergir a sua capacidade de processamento de dados para a produção de informação é a estrutura orgânica.
Torna-se claro quase de imediato que quer o nível de níveis de gestão quer o de gestores pode ser substancialmente reduzido.” (ibidem)
O mesmo autor assinala que “Um dos maiores fornecedores da Defesa dos Estados Unidos fez essa descoberta quando quis saber qual a informação que os seus gestores de topo e operacionais precisavam para desempenhar as suas funções. De onde vem ? Que forma reveste ? Como circula ? As respostas em breve mostraram que níveis de gestão inteiros - talvez uns 6 no total de 14 - só existiam porque essas perguntas não tinham
sido feitas anteriormente. A empresa tinha dados em abundância. Mas sempre utilizou esse excesso para controle e não para informação.” (ibidem)
A organização assente na informação requer muito mais especialistas do que aqueles que costumamos encontrar nas empresas do tipo "comando e controlo8
". Além disso, os especialistas encontram-se nos sectores operacionais e não na sede. “Outro requisito deste novo tipo de organização é que todos assumam a responsabilidade pela informação”(ibid, p.221) e se consciencializem da sua importância para a tomada de decisão numa organização.
1.3.3. A importância da informação para a tomada de decisão
A tomada de decisão é uma parte essencial do funcionamento e desempenho das organizações. Compete à gestão ou direcção9 e é feita de racionalidade e de intuição. A
informação organizacional é vital para a tomada de decisão porque permite diminuir a sua subjectividade. “Os sistemas de informação organizacional e os sistemas de apoio na decisão devem, para serem eficazes, fornecer, de maneira selectiva, as informações que os gestores têm necessidade.” (BERTRAND e GUILLEMET, 1988, p.191). Vamos ver as razões de tal importância.
A informação a considerar em qualquer tomada de decisão tem de ser filtrada. Pode chegar aos decisores por diversos meios. Por exemplo: textos, relatórios, trocas formais ou informais, mensagens electrónicas, gráficos, etc. Simon (1980), segundo Bertrand e Guillemet (1998), apresenta uma relação de objectivos da informação:
• “Avaliar os resultados;
• Chamar a atenção para os problemas eventuais;
• Analisar a estrutura e a dinâmica dos sistema organizacional;
• Avaliar o valor dos parâmetros na situação presente.” (ibid, p. 210)
No seu início os sistemas de informação organizacional não tinham muita aplicação. A informação não era bem gerida e bem aplicada. Era volumosa e dava origem a relatórios
8
Controlo é a função administrativa que busca assegurar se o que foi planeado, organizado e dirigido realmente cumpriu os objectivos pretendidos (CHIAVENATO, 1993, p.453).
9 Direcção é a função administrativa que oriente e indica os comportamentos dos individuos na direcção
dos objectivos a serem alcançados. É uma actividade de Motivação, Comunicação e Liderança” (CHIAVENATO, 1993, p. 453)
e dossiers volumosos e tinha custos grandes relativamente ao seu aproveitamento na tomada de decisão.
Posteriormente, com a implementação de sistema interactivo, já com aplicação das tecnologias da informação, foi um grande passo em frente no aproveitamento e partilha da grande quantidade de dados disponíveis, considerando que, por si só, o ser humano tem uma capacidade limitada. Como afirma Amitai Etzione, “O nosso cérebro é demasiado limitado. No máximo, podemos abarcar 8 factos de cada vez. É fraca a nossa capacidade de calcular probabilidades, especialmente para combinar duas ou mais probabilidades, o que é essencial para muitas tomadas de decisão.” (s.d., p.226)
1.3.4. A Gestão da Informação
O desenvolvimento de sistemas integrados com aplicação das tecnologias da informação, trouxe vantagens enormes no aproveitamento da informação e na sua gestão. “Os sistemas de informação melhoraram bastante a coordenação e o contexto organizacional, o que parece levar à diminuição da estruturação por centro de custo e produtos e a acentuar a importância da estruturação funcional, dado que o aumento da capacidade de processar e monitorizar a informação não obriga a partir os centros de custo para melhor controlar.” (BILHEIM, 1997, p. 354). Assinala também Etzioni que “Com os computadores há maior capacidade para coligir e processar a informação, mas a informação não é a mesma coisa que conhecimento. A produção de conhecimento é a mesma coisa que a manufactura de qualquer outro produto. Começamos com a matéria prima dos factos (que muitas vezes são mais que suficientes). Estes são tratados por meio de classificação, tabulação, condensação, etc, para a seguir se fazerem correlações e comparações. Mas o produto final, as conclusões, não esgota a linha de produção.” (o. c., p. 226)
De facto, sem potentes esquemas de exploração globais (ou teorias) o conhecimento que por ventura existe na massa de dados que recolhemos diariamente é muitas vezes invisível. Por outra palavras os mesmos autores também já citados anteriormente (Bertrand e Guillemet) dão mais ênfase à importância da informação no caso da tomada de decisão na tónica do gestor. Passamos a citar : “Não lhe fornecem sistematicamente grande quantidade de informação, mas trazem-lhe a informação que é necessária.” (o. c., p. 213)
pensamos nós, também não há conhecimento sem informação. Umas das definições que lemos de Aprendizagem Organizacional é sua relação com o conhecimento: “Aprender em organizações significa testar continuamente a nossa experiência, e transformar essa experiência em conhecimento – acessível a toda a organização e pertinente ao seu propósito central."(SENGE, 1997, p. 45)
As mutações operadas estão já a proporcionar modificações nos métodos tradicionais de aprendizagem, na interacção das relações entre os actores das organizações. Essas modificações não estão concerteza a operar-se da melhor maneira, pois ainda estamos no início do seu aproveitamento mas estão a alterar a sua orgânica muito rapidamente. Aquelas que não acompanham essa evolução correm o risco de passarem a ser desactualizadas, ultrapassadas e com término a prazo mais ou menos dilatado.
Estamos também na era da Sociedade da Comunicação, devido às tecnologias avançadas de comunicação, que permitem a diminuição das distâncias e provocam alterações globais em toda a nossa estrutura social, por razões que têm a ver com a rapidez da divulgação da informação e do conhecimento.