Acondicionamento da documentação

O objetivo inicial do estágio previa o recenseamento e o tratamento de todo o espólio, com o acondicionamento da parte documental, usando materiais para conservação. Os já mencionados condicionalismos a que o trabalho esteve sujeito obrigaram à procura de novas soluções, sempre sem comprometer a qualidade do trabalho, mas procurando deixar resultados palpáveis para a instituição acolhedora.

Toda a Coleção passou pelos vários estágios de tratamento que já enumeramos, com o objetivo final de ser acomodada num único espaço. Mediante a disponibilidade, a escolha recaiu na sala 0.37 do piso 0 da BFCUP, embora esta localização possa não ser definitiva. O mais importante, cremos, foi conseguido. Salvaguardar o estado dos suportes, retirar todos os elementos que apresentassem qualquer risco para essa conservação, e reforçar a proteção dos mesmos. Apesar de não ter sido possível ter à nossa disposição todo o material necessário, achamos importante deixar um princípio do trabalho de conservação feito. Este poderá servir, caso a instituição assim o entenda, de template para a continuação do processo, logo que existam recursos humanos e materiais para que isso aconteça.

Para levar a bom termo esta ideia, procuramos fazer uma pesquisa ainda mais cuidada sobre quais as melhores práticas a serem usadas. No edifício da Reitoria, assistimos a duas formações, organizadas pelo Museu de História Natural e da Ciência da

47 _{A certificação Der Blaue Engel é o rótulo ecológico do governo federal da Alemanha desde 1978.} Estabelece altos padrões para o design de produtos ecológicos e tem-se mostrado, ao longo dos últimos 40 anos, como um guia confiável para um consumo mais sustentável. Tradução nossa de https://www.blauer- engel.de/en. Acedido a 21 de agosto de 2019.

UP, sobre, entre outros assuntos, o tratamento, conservação e restauro de arquivos e coleções. Contactamos o Arquivo Distrital do Porto, que concordou em receber-nos, procurando obter respostas para várias questões que se nos foram levantando, mas também para absorver sugestões gentilmente oferecidas por esta instituição. Outros recursos acedidos encontram-se na bibliografia deste relatório.

Para passar esta ideia à prática, decidimos adquirir, a expensas próprias48, algum do material necessário para um correto acondicionamento. Foram adquiridas três caixas de arquivo acid-free49, capilhas para acomodação de documentos de maior volume, fita de nastro 100% algodão e clips, de vários tamanhos, revestidos a plástico. O restante material usado foi cedido pela biblioteca ou era já propriedade nossa.

Em relação aos livros, seguindo as indicações em vigor na própria biblioteca, tivemos o cuidado de, quando os colocamos nas estantes da sala 0.37, não os apertar em demasia nem deixar demasiado espaço livre. Ambas as situações podem contribuir para a deformação do volume e aumentar o potencial para danos causados pelo seu manuseamento.

Já em relação aos documentos, usamos duas50 das caixas de arquivo adquiridas para começar um acondicionamento final da documentação. A documentação (documentos simples, compostos e unidades de instalação) foi alvo de uma última verificação, colocada em capilhas de papel acid-free de 180 g/m2, e arrumada horizontalmente nas caixas. Todos os elementos desta Coleção receberam um código de referência temporário no formato SIRN00000 (Sistema de Informação Rogério Nunes seguido do número). Este código serviu, sobretudo, para a uma mais rápida localização de cada elemento e para facilitar a identificação e construção de uma rede de ligações entre eles enquanto o quadro orgânico-funcional subjacente ao sistema de informação não estava concluído. Este código foi incluído nas três folhas de Excel criadas e é, ainda, útil para a localização física da documentação que não foi acondicionada definitivamente.

48 _{Uma despesa que a BFCUP desde logo se prontificou a compensar.}

49 _{Adquiridas na empresa Restaurar & Conservar. Em http://www.restaurarconservar.com/.}

50 _{A terceira caixa ficou à disposição da biblioteca para servir de referência para futuras aquisições de} material.

Imagem 4 –Arrumação final das estantes 5 a 9, da sala 0.37, com o espólio bibliográfico da Coleção Professor Rogério Nunes. Foto Nuno F. Machado, 30 de julho de 2019.

No que toca à localização física das caixas de arquivo, e dos documentos que contêm, seguiram-se as indicações definidas pelo Arquivo Distrital do Porto para atribuição de cota. Relembramos, a atribuição de cotas a documentos no âmbito da BFCUP era algo que ainda não tinha sido testado. Deste modo, a cota atribuída obedeceu ao critério de associação a um local de instalação, que sendo discutível, obedece a uma lógica prévia e com caráter provisório. Os seguintes requisitos obedecem a esta orientação: nome do arquivo, espaço, estante, prateleira e contentor para as caixas, adicionando-se o número de ordem a cada documento. A título de exemplo a primeira caixa recebeu a cota CPRN/0.37/1/1-01, significando Coleção Professor Rogério Nunes, sala 0.37, estante 1, prateleira 1, caixa 01, que foi registada na zona inferior direita da parte frontal da caixa. Esta zona recebeu ainda, do lado inferior direito, entre parêntesis retos, o número de documentos lá contidos. Estes dados foram escritos a lápis e de forma legível, de preferência com escantilhão. Neste caso, depois de discutida esta opção com a Dra. Célia Cruz, ficou decidido inscrever cota a lápis de grafite macio, uma vez que a localização atual não deverá ser a definitiva. A nível de documento, o registo da cota faz-

se usando a referida tipologia de lápis. O formato baseia-se na cota da caixa acrescentando-se o número de ordem, por exemplo CPRN/0.37/1/1-01.36. É registado na capilha, no canto inferior esquerdo, ou no caso de unidade de instalação, quando possível, no verso da folha de rosto. Regista-se ainda o número do documento em relação ao total de documentos na caixa, por exemplo 36/64. Neste caso, para proporcionar uma segurança adicional para a salvaguarda da informação, adicionou-se o supramencionado código de referência temporário de formato. Tanto as caixas como os documentos são arrumados com o número mais pequeno em baixo. As cotas atribuídas são cotas de arquivo e não devem ser confundidas com cotas de biblioteca.

Imagem 5 –Arrumação final das estantes 1 a 2, da sala 0.37, com a documentação da Coleção Professor Rogério Nunes. Foto Nuno F. Machado, 30 de julho de 2019.

Relativamente aos elementos avulsos, a sua arrumação requereu outra solução. Muitos destes papéis são de dimensão reduzida, por vezes com pouco mais de 2 ou 3cm2_.

A solução encontrada foi dividi-los em quatro caixas numeradas, duas das quais acid- free, e colocá-las na estante número 2, prateleiras 4 e 5. Na folha de Excel relativa ao

recenseamento e descrição destes elementos, foi incluída a cota de cada caixa no formato CPRN/0.37/2/4-AV1, em que o AV1 representa o número da caixa, neste caso a caixa de avulsos nº 1.