Descrição arquivística e arquivos digitais

Com referimos anteriormente, o nosso projeto inicial previa a descrição da Coleção Professor Rogério Nunes com software para criação de arquivos e bibliotecas digitais, nomeadamente o Archeevo. O resultado, negativo, do processo de compra, por parte da UP, da licença para o seu uso, não foi imediatamente conhecido, arrastou-se ao longo da primeira metade de 2019. Entretanto, a solução que escolhemos passou pela realização de uma descrição mais aprofundada, a nível de documento, em folhas de Excel. Mantivemos, durante muito tempo, a ideia que teríamos, mais tarde ou mais cedo, acesso ao referido software e, sobretudo, a uma folha pré formatada para importação direta de dados. Quando, finalmente, tivemos a certeza que o processo não teria o fim desejado, havíamos já investido no desenvolvimento de outras linhas de trabalho e não teríamos tempo para a construção de uma descrição em formato digital completa. Poderíamos ter optado por usar outro tipo de software, mesmo gratuito, como o ICA-Atom440, mas para criarmos uma página inicial que servisse de mera ilustração achamos que não se justificava.

Esta opção não invalida que tenhamos consciência da importância dos instrumentos de acesso à informação. Afinal, segundo Fernanda Ribeiro, a disponibilização da informação é “aquilo que mais visivelmente ressalta do trabalho arquivístico”441. Porém, optamos por reproduzir a realidade informacional resultante do processo investigativo de obtenção e gestão do conhecimento através dos referidos levantamentos em Excel.

440 _{O ICA-AtoM (Access to Memory). É uma aplicação open source destinada à descrição normalizada em} arquivos definitivos. Utiliza as normas do Conselho Internacional de Arquivos (ICA). Para mais informações consultar https://www.ica-atom.org.

441 _{RIBEIRO, Fernanda - O Acesso à Informação nos Arquivos. Lisboa: Fundação Calouste Gulbenkian:} Fundação para a Ciência e a Tecnologia, Ministério da Ciência e do Ensino Superior, 2003, página 633.

4.4.1. O caso do Aleph.

Em conversa com a Dra. Célia Cruz, aventou-se a possibilidade de usarmos o Aleph442 para a descrição arquivística. Uma vez que estávamos a trabalhar numa biblioteca, e não num arquivo, o software utilizado é sobretudo destinado ao recenseamento e descrição bibliográfico. A este em propósito, a 17 de julho de 2019, a BAD443 organizou uma formação com o título Livros que Escondem Papéis. Desafios ao Tratamento de Espólios em Bibliotecas: Uma Proposta Metodológica444. A Dra. Célia Cruz esteve presente e cedeu-nos, gentilmente, o ficheiro de formato PowerPoint apresentado. A formação, a cargo de Pedro Estácio445, introduziu vários conceitos definidos na perspetiva da arquivística e da biblioteconomia, colocando-os frente-a- frente, e notando as semelhanças e as diferenças. Seguidamente, na parte que achamos mais interessante, informou da existência, na Biblioteca da Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa (BFLUL), de vinte espólios, com dimensão bibliográfica e arquivística, e três com dimensão exclusivamente arquivística. Dentro da BFLUL, para o tratamento e gestão destes espólios, foram criados o Núcleo de Arquivos e Manuscritos e o Núcleo de Aquisições, Tratamento Documental e de Gestão das Coleções, para assegurar a catalogação, classificação, indexação e cotação das espécies bibliográficas e documentais e promover a sua dimensão patrimonial. Para o tratamento bibliográfico, a Biblioteca usa as normas da Descrição Bibliográfica Internacional Normalizada (ISBD)446, para a descrição arquivística usa a norma ISAD(G). No entanto, na proposta apresentada por Pedro Estácio, o que ressalta é o uso do Aleph, com a sua linguagem

442 _{O Aleph é um software proprietário para a gestão de serviços de informação e criado especialmente para} os bibliotecários. É ajustável às diferentes necessidades correntes das bibliotecas. Os dados são armazenados em Unicode mas é compatível com vários formatos MARC.

443 _{Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas. Para mais informações} consultar http://apbad.pt/.

444 _{Mais informação em http://www.apbad.pt/Downloads/formacao/Sede/CR_S14_19.pdf.}

445 _{Pedro Estácio é licenciado em História pela FLUL, com estudos pós-graduados em Ciências} Documentais e Relações Internacionais. É, desde 2007, Chefe de Divisão da BFLUL.

446 _{A ISBD (Descrição Bibliográfica Internacional Normalizada) é um conjunto de normas desenvolvidas} pela International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA) para criar uniformidade na descrição bibliográfica. A versão consolidada atual, publicada em 2011, inclui ainda normas para a descrição de elementos não bibliográficos. Para mais informações consultar: https://www.ifla.org/.

UNIMARC447_{, para o tratamento misto dos espólios a cargo. Efetivamente, o Aleph,}

também usado na UP, apresenta recursos que vão muito para além da simples descrição bibliográfica. Para além de estar perfeitamente capacitado para realizar uma descrição arquivística, a facilidade com que estabelece relações entre diferentes elementos, essencial para a gestão bibliográfica, permite estabelecer as relações internas essenciais a um sistema. A título de exemplo, Pedro Estácio apresentou um caso específico, a doação Michel Laban. Composta por 4673 monografias e periódicos, inclui ainda várias centenas de papéis e outros documentos avulsos. Atualmente, ao pesquisarmos no catálogo Aleph do Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade de Lisboa, para além de obtermos os resultados bibliográficos, obtemos ainda toda a outra tipologia documental.

Pensamos ser essencial encontrar soluções alternativas que permitam pensar e desenvolver projetos sem a necessidade do recurso a meios adicionais. Afinal, como sabemos, a alocação de recursos humanos e financeiros ao trabalho de arquivo não é, atualmente, uma prioridade. Com o uso do Aleph para descrição documental, e aproveitando o catálogo integrado da UP, seria possível tornar as existências documentais acessíveis internamente a todos os estudantes, docentes e investigadores interessados. Embora não seja indexado de forma a que as descrições possam ser acedidas a partir de um motor de busca, seria um passo em frente no processo da disponibilização da informação arquivística.