A unidade auditada encaminhou aos setores de Saúde e Serviço Social do Campus Nova Cruz, por intermédio do e-mail institucional, um comunicado acerca da necessidade de envio, até o quinto dia útil do mês subsequente ao de referência, de informações relativas aos quantitativos e espécies de atendimentos realizados no período, identificando-os por nome, matrícula e vínculo institucional de cada beneficiário, as quais devem ser encaminhadas à Coordenação de Atividades Estudantis para fins de elaboração de relatório analítico mensal. Entretanto, a COAES não comprovou, mediante o envio de cópia a esta Auditoria Interna, a elaboração do relatório em referência, de forma que resta pendente a adoção das medidas saneadoras da presente recomendação, fazendo-se necessário o acompanhamento da mesma no decorrer do presente exercício.
Situação da Recomendação: NÃO ATENDIDA.
CONSTATAÇÃO Nº 03: Ausência de regulamentação das concessões de auxílio
financeiro para participação estudantil em aulas de campo.
RECOMENDAÇÃO Nº 01: Recomenda-se acionar, mediante abertura de processo em
protocolo, a Diretoria de Gestão de Atividades Estudantis – DIGAE, para promover a necessária regulamentação das concessões de auxílio financeiro para participação estudantil em aulas externas.
PROVIDÊNCIAS ADOTADAS / JUSTIFICATIVA DO DESCUMPRIMENTO:
Seguindo a recomendação, efetuamos a abertura do processo (Anexo III) mostrando a necessidade de regulamentação junto a DIGAE.
ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA: O setor auditado procedeu a abertura de processo
administrativo junto à Diretoria Geral do Campus Nova Cruz, solicitando que esta acione a Diretoria de Gestão e Atividades Estudantis – DIGAE, no intuito de promover a regulamentação das concessões de auxílio financeiro para participação estudantil em aulas externas. Porém, não houve comprovação das medidas adotadas pela Diretoria Geral, no que diz respeito ao encaminhamento da demanda ao referido órgão sistêmico, de forma que resta pendente de implementação a presente recomendação, fazendo-se necessário o acompanhamento da mesma no decurso do corrente exercício.
Situação da Recomendação: NÃO ATENDIDA.
CONSTATAÇÃO Nº 05: Concessões de bolsas de Iniciação Profissional sem a devida
contraprestação por parte dos beneficiários.
RECOMENDAÇÃO Nº 01: Recomenda-se que as Coordenações de Atividades Estudantis
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pelo seu valor integral em períodos de paralisação das atividades acadêmicas (recesso escolar, movimento grevista), caso os bolsistas não estejam em efetivo exercício, até que haja regramento específico acerca da matéria em âmbito institucional.
PROVIDÊNCIAS ADOTADAS / JUSTIFICATIVA DO DESCUMPRIMENTO:
Para atender a referida recomendação, informamos através de e-mail (Anexo IV) que a prática não será aceita até que haja regulamentação específica.
ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA: A Coordenação de Atividades Estudantis do
Campus Nova Cruz encaminhou mensagem, via e-mail institucional, com o objetivo de cientificar os coordenadores/servidores responsáveis pelo acompanhamento de discentes, assim como pela formalização de processos de pagamentos, sobre a vedação de concessão integral de Bolsas Acadêmicas e de Iniciação Profissional durante os períodos de paralisação das atividades acadêmicas, como recessos escolares, movimentos grevistas, entre outros. Todavia, em razão da ausência de comprovação, por parte do auditado, mediante envio de processos de pagamento dessas naturezas autuados em períodos de paralização das atividades acadêmicas no Campus, a exemplo dos acima citados, far-se-á pertinente a realização de futuro monitoramento, com o intuito de atestar o cumprimento da medida recomendada por esta Auditoria Interna.
Situação da Recomendação: NÃO ATENDIDA.
1CONSTATAÇÃO Nº 06: Ineficiência dos controles de acompanhamento da frequência
escolar dos beneficiários dos programas de assistência estudantil.
RECOMENDAÇÃO Nº 01: Recomenda-se a intervenção junto aos setores de ensino e ao
corpo docente no sentido de promover a divulgação e a fiel observância da obrigatoriedade do registro quinzenal, no sistema Q-Acadêmico, da frequência dos alunos, conteúdos ministrados e atividades desenvolvidas, além do registro bimestral no sistema, das informações relativas ao rendimento acadêmico dos discentes.
PROVIDÊNCIAS ADOTADAS / JUSTIFICATIVA DO DESCUMPRIMENTO: Para
atender a referida recomendação, reforçamos através de e-mail (Anexo V) a aplicação da obrigatoriedade do registro quinzenal, por parte do setor de ensino, no sistema Q-Acadêmico, da frequência dos alunos, conteúdos ministrados e atividades desenvolvidas, além do registro bimestral no sistema, das informações relativas ao rendimento acadêmico dos discentes para auxiliar na no acompanhamento da frequência escolar dos beneficiários dos programas de assistência estudantil.
ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA: A unidade auditada efetuou o envio de
mensagens, através do e-mail institucional, à Direção Acadêmica, à Secretaria Acadêmica e ao Serviço Social do Campus, no intuito de promover a divulgação, junto aos setores voltados ao ensino, da necessidade de implementar a presente recomendação. No entanto, apesar dos esforços ora empreendidos pela Coordenação de Atividades Estudantis, faz-se pertinente mencionar que a implantação da medida proposta pela Auditoria Interna carece de ampla divulgação junto ao corpo docente, o que não será possível apenas por intermédio de mensagens veiculadas pelos e-mails institucionais. Diante disso, será necessária a realização
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de um novo acompanhamento neste exercício, a fim de comprovar o efetivo cumprimento desta recomendação.
Situação da Recomendação: NÃO ATENDIDA.
CONSTATAÇÃO Nº 07: Ausência de avaliação dos bolsistas de Iniciação
Profissional quando da renovação da bolsa.
RECOMENDAÇÃO Nº 01: Recomenda-se a adoção de mecanismo avaliativo para
aplicação junto aos bolsistas de Iniciação Profissional no ato da renovação da Bolsa por parte do servidor responsável pelo setor de atuação do beneficiário, conforme preconiza o item 8, subitem c, da Deliberação n° 04/2011 – CONSEPEX/IFRN.
PROVIDÊNCIAS ADOTADAS / JUSTIFICATIVA DO DESCUMPRIMENTO:
Informamos que já utilizamos uma ferramenta de avaliação dos bolsistas
ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA: Com o intuito de comprovar a implementação
desta recomendação, a unidade auditada encaminhou, como anexo a sua resposta, um formulário (em branco) destinado a auto avaliação do bolsista. Vale ressaltar que a recomendação refere-se à avaliação do discente por parte do servidor responsável pelo setor em que o mesmo desempenha suas atividades, e que por ocasião da realização dos trabalhos efetuados por esta Auditoria Interna, em questionamento feito à COAES, houve a informação de que não é prática da unidade a realização dessas avaliações. Desse modo, será necessária a realização de um novo acompanhamento neste exercício, a fim de comprovar o efetivo cumprimento desta recomendação.
Situação da Recomendação: NÃO ATENDIDA.
CONSTATAÇÃO Nº 08: Fragilidades na instrução dos processos de auxílio financeiro
para participação estudantil em eventos.
RECOMENDAÇÃO Nº 01: Recomenda-se que seja dada ampla aplicabilidade às regras
contidas na Resolução nº 09/2015 – CONSUP/IFRN quando da instrução dos processos de concessão de auxílio financeiro para participação estudantil em eventos.
RECOMENDAÇÃO Nº 02: Recomenda-se a utilização de lista de checagem (check list)
com vistas a aprimorar a instrução processual dos autos de concessão de auxílio financeiro para participação estudantil em eventos, conforme modelos sugeridos nos anexos numerados de III a IX ao final deste relatório.
PROVIDÊNCIAS ADOTADAS / JUSTIFICATIVA DO DESCUMPRIMENTO:
Para atender as referidas recomendações, enviamos um e-mail (Anexo VII) para os servidores que compõem o setor de ensino orientando a utilização das regras da Resolução 09/2015 – CONSUP/IFRN, como também de ferramentas (check list) para desburocratizar/agilizar o processo.
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ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA: Observa-se que a Coordenação de Atividades
Estudantis do Campus Nova Cruz, quando instada a manifestar-se acerca do cumprimento das recomendações sob exame, presentes no Relatório de Auditoria nº 004/2015 - AUDGE/RE/AUDIN/SERIDÓ, ateve- se apenas a apresentar cópia de e-mail encaminhado aos diversos setores que compõem o ambiente de ensino, tais como Diretoria Acadêmica, Coordenações de Cursos, Equipe Técnico-Pedagógica, entre outros. Contudo, apesar dos esforços ora empreendidos pelo setor auditado, faz-se pertinente mencionar que a implantação da medida proposta pela Auditoria Interna carece de ampla divulgação junto ao corpo docente, o que não será possível apenas por intermédio de mensagens veiculadas pelos e-mails institucionais. Assim, será necessária a realização de um novo acompanhamento neste exercício, a fim de comprovar o efetivo cumprimento desta recomendação.
Situação das Recomendações: NÃO ATENDIDAS.
CONSTATAÇÃO Nº 09: Invalidade dos registros de pontos adotados pelos bolsistas. RECOMENDAÇÃO Nº 01: Recomenda-se a orientação dos bolsistas e responsáveis de
setor no tocante ao tempestivo e correto registro da frequência às atividades previstas no âmbito dos programas de assistência estudantil, em especial, naqueles que disponibilizam Bolsas Acadêmicas ou de Iniciação Profissional com exigência de contraprestação por parte dos beneficiários.
PROVIDÊNCIAS ADOTADAS / JUSTIFICATIVA DO DESCUMPRIMENTO:
Para atender a referida recomendação, enviamos um e-mail (Anexo VIII) para os setores que manipulam os referidos dados para fazer um trabalho de orientação junto aos bolsistas.
ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA: A unidade examinada adotou providências no
sentido de divulgar, junto aos servidores que realizam o acompanhamento das frequências mensais dos bolsistas e que formalizam os processos de pagamentos das respectivas bolsas, via e-mail institucional, o teor da presente recomendação. Porém, a unidade não comprovou, mediante envio de folhas de frequência atualizadas, o atendimento às medidas sugeridas. Além disso, faz-se necessário enfatizar que a implantação das medidas propostas pela Auditoria Interna carece de ampla orientação e divulgação junto aos bolsistas e servidores responsáveis pelos setores em que os mesmos atuam, o que não será possível apenas por intermédio de mensagens veiculadas pelos e-mails institucionais. Diante do exposto, será necessária a realização de um novo acompanhamento neste exercício, a fim de comprovar o efetivo cumprimento desta recomendação.
Situação da Recomendação: NÃO ATENDIDA.
Campus São Paulo do Potengi
CONSTATAÇÃO Nº 01: Ausência de formalização de rotinas laborais e de apresentação do
resultado das ações desenvolvidas no âmbito da COAES.
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operacionalização das ações a cargo das Coordenações de Atividades Estudantis, mediante a elaboração de manuais, fluxogramas de procedimentos e/ou instrumentos congêneres.
PROVIDÊNCIAS ADOTADAS / JUSTIFICATIVA DO DESCUMPRIMENTO:
1 - Encaminhamos a DIGAE o Memorando Nº 58 COAES/2015, solicitando que seja criado
grupo de trabalho, que apresente em sua composição representantes da equipe multiprofissional da COAES, para que possam construir manuais e fluxos de atendimentos. O motivo pelo qual consideramos que estes instrumentais devem ser feitos de forma sistêmica, é para que as ações desta Coordenação sejam realizadas de forma mais uniforme pelos Campi. Foi solicitado também, aos membros da COAES a construção de um manual por cada profissional, conforme demonstra em anexo, a pauta da reunião realizada dia 15 de dezembro de 2015.
ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA: Com o fito de comprovar o atendimento à medida
proposta por esta Auditoria Interna no Relatório de Auditoria nº 004/2015 – AUDGE/RE/AUDIN/SERIDÓ, no tocante à ausência de manuais de rotinas e procedimentos capazes de nortear as atividades desempenhadas pelo setor no âmbito de sua atuação, a Coordenação de Atividades Estudantis – COAES/SPP encaminhou o memorando n° 58/2015- COAES/SPP à Diretoria de Gestão de Atividades Estudantis, órgão sistêmico do IFRN, solicitando a criação de um Grupo de Trabalho, cujo objetivo será construir rotinas que contemplem a operacionalização das ações a cargo das Coordenações de Atividades Estudantis, mediante a elaboração de manuais, fluxogramas e/ou instrumentos congêneres. Todavia, a unidade não apresentou documento que demonstre as manifestações proferidas pela referida diretoria com o propósito de acolher a citada demanda. Há de se considerar que, em virtude do prazo exíguo, certamente não foi possível realizar a criação do grupo de trabalho proposto pelo auditado, nem tampouco a elaboração dos instrumentos de controle sugeridos por esta Auditoria Interna. Em vista disso, será necessária a realização de um novo acompanhamento neste exercício, a fim de comprovar o efetivo cumprimento desta recomendação.
Situação da Recomendação: NÃO ATENDIDA.
RECOMENDAÇÃO Nº 02: Recomenda-se à equipe multiprofissional da COAES a
elaboração de relatório analítico mensal que evidencie, em seus dispositivos, a identificação do público usuário, por meio de nome, matrícula e vínculo institucional, o quantitativo e espécies de atendimentos realizados no período.
PROVIDÊNCIAS ADOTADAS / JUSTIFICATIVA DO DESCUMPRIMENTO:
1 - Foi solicitado a DIGAE por meio do Memorando 56 COAES/2015, que seja gerado um
relatório no SUAP para cada profissional da COAES, que identifique o usuário dos serviços prestados, pelo nome, matrícula, vínculo institucional, quantitativo e espécies de atendimentos realizados, como também que, enquanto o módulo do SUAP da saúde não fica pronto, o atual prontuário eletrônico passe a gerar este relatório;
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2 - Foi realizada reunião com a equipe multidisciplinar da COAES dia 15/12/2015, com o
intuito de apresentar o modelo de um relatório analítico mensal que deverá ser utilizado pela equipe, enquanto não é ofertado pelo SUAP esses registros.
ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA: A unidade auditada encaminhou demanda à
Diretoria de Gestão de Atividades Estudantis, órgão sistêmico do IFRN, através do memorando n° 58/2015-COAES/SPP, solicitando que esta provoque a DGTI, no intuito de promover a instituição de ferramentas capazes de efetuar a geração de relatórios analíticos das atividades desenvolvidas pela equipe da COAES. Além disso, a Coordenação apresentou, como medida alternativa, um formulário que deverá ser preenchido por cada profissional da equipe, de modo a concretizar a implantação das medidas sugeridas pela Auditoria Interna. Entretanto, em razão da necessidade de averiguar a efetiva utilização do citado documento, será necessário o acompanhamento desta recomendação no presente exercício.
Situação da Recomendação: NÃO ATENDIDA.
CONSTATAÇÃO Nº 03: Ausência de regulamentação das concessões de auxílio financeiro
para participação estudantil em aulas de campo.
RECOMENDAÇÃO Nº 01: Recomenda-se acionar, mediante abertura de processo em
protocolo, a Diretoria de Gestão de Atividades Estudantis – DIGAE, para promover a necessária regulamentação das concessões de auxílio financeiro para participação estudantil em aulas externas.
PROVIDÊNCIAS ADOTADAS / JUSTIFICATIVA DO DESCUMPRIMENTO:
1 - Foi encaminhado o Memorando Nº 57- COAES/2015 a DIGAE solicitando que seja
publicada Nota Técnica que demonstre que a PROEN é a responsável pelo gerenciamento deste auxílio, como também, solicitando que esta Pró-reitoria possa realizar com urgência esta regulamentação.
ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA: O setor auditado procedeu a abertura de processo
administrativo junto à Diretoria de Gestão de Atividades Estudantis/IFRN, solicitando que esta promova a regulamentação das concessões de auxílio financeiro para participação estudantil em aulas externas. Porém, a COAES não apresentou documento comprobatório quanto às providências tomadas pelo referido órgão sistêmico, no sentido de efetivar o atendimento desta recomendação. Desse modo, faz-se necessária a realização de futuro monitoramento, com o intuito de atestar o cumprimento da medida recomendada por esta Auditoria Interna.
Situação da Recomendação: NÃO ATENDIDA.
CONSTATAÇÃO Nº 05: Concessões de bolsas de Iniciação Profissional sem a devida
contraprestação por parte dos beneficiários.
RECOMENDAÇÃO Nº 01: Recomenda-se que as Coordenações de Atividades Estudantis
se abstenham de conceder o pagamento de Bolsas Acadêmicas e de Iniciação Profissional pelo seu valor integral em períodos de paralisação das atividades acadêmicas (recesso escolar, movimento grevista), caso os bolsistas não estejam em efetivo exercício, até que haja
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regramento específico acerca da matéria em âmbito institucional.
PROVIDÊNCIAS ADOTADAS / JUSTIFICATIVA DO DESCUMPRIMENTO:
1 – Solicitamos a DIGAE por meio do Memorando Nº 60 COAES/2015, que seja publicada
uma nota técnica definindo a forma de pagamento aos bolsistas de Iniciação Profissional e TAL, em períodos de paralisação das atividades acadêmicas (recesso escolar, movimento grevista);
2 – Enquanto não houver manifestação por parte da DIGAE não faremos pagamentos nos
períodos de recesso escolar e movimento grevista;
3 - Seguindo orientações desta Auditoria, foi enviado o Memorando Nº 59 para informar ao
Diretor Acadêmico, (responsável pelo pagamento da Bolsa de TAL), que não será possível o pagamento integral da Bolsa de Tutoria em períodos de paralisação das atividades acadêmicas (recesso escolar, movimento grevista), até que que haja regramento específico acerca da matéria em âmbito institucional.
ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA: A Coordenação de Atividades Estudantis do
Campus São Paulo do Potengi procedeu a abertura do processo administrativo n° 23515.049037.2015-26, ao qual foi apensado o memorando n° 60/2015-COAES/SPP, solicitando providências da Diretoria de Gestão de Atividades Estudantis/IFRN quanto à instituição de normativo que defina as regras para pagamento de bolsas de Iniciação Profissional e Tal em períodos de paralisação das atividades acadêmicas, como recessos escolares, movimentos grevistas, entre outros. Todavia, em razão da falta de manifestação da citada Diretoria, bem como diante da ausência de comprovação, por parte do auditado, mediante envio de processos de pagamento dessas naturezas autuados em períodos de paralização das atividades acadêmicas no Campus, a exemplo dos acima citados, far-se-á pertinente a realização de futuro monitoramento, com o intuito de atestar o cumprimento da medida recomendada por esta Auditoria Interna.
Situação da Recomendação: NÃO ATENDIDA.
CONSTATAÇÃO Nº 06: Ineficiência dos controles de acompanhamento da frequência
escolar dos beneficiários dos programas de assistência estudantil.
RECOMENDAÇÃO Nº 01: Recomenda-se a intervenção junto aos setores de ensino e ao
corpo docente no sentido de promover a divulgação e a fiel observância da obrigatoriedade do registro quinzenal, no sistema Q-Acadêmico, da frequência dos alunos, conteúdos ministrados e atividades desenvolvidas, além do registro bimestral no sistema, das informações relativas ao rendimento acadêmico dos discentes.
PROVIDÊNCIAS ADOTADAS / JUSTIFICATIVA DO DESCUMPRIMENTO:
1 - Foi encaminhado a Diretoria Acadêmica o Memorando Circular Nº 61 - COAES/2015,
com a solicitação formal que seja alimentada a frequência dos alunos no Sistema Acadêmico de forma periódica, conforme dispõe a Orientação Normativa nº 03/2009;
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2 – A COAES também se disponibilizou perante a Diretoria Acadêmica de participar de
reunião pedagógica para esclarecer a necessidade da alimentação periódica por parte dos Professores desta frequência.
ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA: A unidade auditada efetuou o envio do
Memorando n° 61/2015 – COAES/SPP à Direção Acadêmica do Campus São Paulo do Potengi, no qual solicita do titular responsável pela unidade a adoção de providências junto aos docentes, no sentido de que estes efetuem os registros de frequências dos alunos no sistema acadêmico, com periodicidade quinzenal, além dos registros referentes ao rendimento dos mesmos, a cada bimestre. Além disso, a COAES se colocou à disposição para participar de reunião pedagógica e prestar os esclarecimentos pertinentes sobre a alimentação do sistema por parte dos professores do Campus. Apesar dos esforços empreendidos pelo setor auditado, será necessária a realização de futuro monitoramento, com o intuito de atestar o cumprimento da medida recomendada por essa Auditoria Interna.
Situação da Recomendação: NÃO ATENDIDA.
CONSTATAÇÃO Nº 07: Ausência de avaliação dos bolsistas de Iniciação Profissional
quando da renovação da bolsa.
RECOMENDAÇÃO Nº 01: Recomenda-se a adoção de mecanismo avaliativo para
aplicação junto aos bolsistas de Iniciação Profissional no ato da renovação da Bolsa por parte do servidor responsável pelo setor de atuação do beneficiário, conforme preconiza o item 8, subitem c, da Deliberação n° 04/2011 – CONSEPEX/IFRN.
PROVIDÊNCIAS ADOTADAS / JUSTIFICATIVA DO DESCUMPRIMENTO:
1 - Foi construído instrumental pelo Serviço Social do Campus SPP, para avaliação dos
bolsistas (modelo anexo) em parceria com o Serviço Social do Campus Cidade Alta;
2 – Encaminhamos o Memorando Circular Nº 62 - COAES/2015, em anexo. para os
servidores responsáveis por bolsistas de iniciação profissional, com o novo modelo de folha de frequência, em anexo e com o instrumental de renovação de bolsa, em anexo.
ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA: A unidade auditada elaborou, em parceria com o
Campus Natal-Cidade Alta, um formulário destinado à avalição do bolsista por parte do servidor responsável pelo setor em que o mesmo desempenha suas atividades. Foi encaminhada cópia do supracitado instrumental a todos os servidores que disponibilizam bolsas de Iniciação Profissional em seus setores, conforme memorando n° 62/2015 – COAES/SPP. Todavia, será necessária a realização de futuro monitoramento, com o intuito de atestar o efetivo cumprimento da medida recomendada por esta Auditoria Interna.
Situação das Recomendações: NÃO ATENDIDAS.
CONSTATAÇÃO Nº 08: Fragilidades na instrução dos processos de auxílio financeiro para
participação estudantil em eventos.
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contidas na Resolução nº 09/2015 – CONSUP/IFRN quando da instrução dos processos de concessão de auxílio financeiro para participação estudantil em eventos.
RECOMENDAÇÃO Nº 02: Recomenda-se a utilização de lista de checagem (check list)
com vistas a aprimorar a instrução processual dos autos de concessão de auxílio financeiro para participação estudantil em eventos, conforme modelos sugeridos nos anexos numerados de III a IX ao final deste relatório.
PROVIDÊNCIAS ADOTADAS / JUSTIFICATIVA DO DESCUMPRIMENTO:
1 - Em reunião Pedagógica realizada dia 15 de outubro do corrente ano, foi apresentada a
Resolução Nº 09 de 2015 pela Coordenação de Atividades Estudantis, e pela Diretora