Em razão de verificação in loco, comprovou-se a adoção de medidas de controle de acesso aos ambientes de Almoxarifado, capazes de salvaguardar os materiais contra a ocorrência de situações gravosas ao erário, o que demonstra a boa-fé do auditado em prontamente sanear as fragilidades diagnosticadas e, por conseguinte, cumprir as disposições dos normativos legais.
ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA: As providências tomadas pela Diretoria de Administração
para fins de implementação da recomendações de auditoria ora em comento resultaram na correta adoção de medidas de controles e de proteção dos bens de consumo existentes na Unidade Avançada Parelhas. Desse modo, opina-se pelo cumprimento da medida sugerida em sede do Relatório de Auditoria correspondente.
Situação da Recomendação: ATENDIDA.
Campus Nova Cruz
Abaixo serão demonstradas as constatações e recomendações resultantes da avaliação dos controles internos da gestão de bens de almoxarifado no tocante às entradas, saídas e armazenamento de materiais e aos pagamentos aos fornecedores de bens de consumo no âmbito do IFRN – Campus Nova Cruz, apresentadas por meio do Relatório de Auditoria nº 003/2015 – AUDGE/RE/AUDIN/SERIDÓ, bem como as providências adotadas pela gestão da unidade, visando à implementação das medidas sugeridas por esta Auditoria Interna, para fins de saneamento das fragilidades constatadas na auditagem, a qual fora efetivada no período de 08/04 a 04/08/2015, em cumprimento ao PAINT/2015 (item 2.5).
CONSTATAÇÃO Nº 01: Ausência de participação da chefia imediata na etapa de solicitação de
material ao Almoxarifado.
RECOMENDAÇÃO Nº 01: Recomenda-se a adoção de formulário específico para requisição de
materiais ao Almoxarifado nas unidades sob exame, em cuja estrutura deve conter, além da assinatura do requisitante, o visto de sua chefia imediata.
PROVIDÊNCIAS ADOTADAS / JUSTIFICATIVA DO DESCUMPRIMENTO:O Campus Nova
Cruz, adota formulário específico para as requisições de materiais ao Almoxarifado conforme modelo em anexo. Nesse sentido tem se somado esforços para que as Coordenações autorizem as solicitações dos membros dos seus setores.
Especificamente para os docentes do Campus, todos tem um gabinete de estudo individual, que funciona como um mini escritório, levando os mesmos a realizarem solicitações de itens comuns de almoxarifado. Como todos os docentes (aproximadamente 60) são vinculados a Diretoria Acadêmica encontra-se muita dificuldade para que a cada pedido o professor necessite da autorização da Diretoria Acadêmica.
Ressaltamos que essa recomendação de Auditoria foi pauta do Colégio Gestor deste Campus que considerou não serem necessárias as autorizações para as solicitações dos professores, devendo apenas a Coordenação de Almoxarifado e Patrimônio analisar os pedido e negar e informa a chefia imediata do
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solicitante algum pedido fora da normalidade. (Ata nº 15/2015 do Colégio Gestor de 14/07/2015)
ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA:Depreende-se, da análise da manifestação proferida pelo
auditado, que a implementação da recomendação não fora recepcionada pela gestão do Campus Nova Cruz, uma vez que em reunião do Colégio Gestor, na qual a mesma foi incluída como item de pauta, considerou-se desnecessária a autorização para as solicitações de materiais efetuadas pelos docentes. Desse modo, em função da inobservância de rotina visando ao ateste da chefia imediata a cada requisição de material realizada pelos servidores do Campus, considera-se não atendida a presente recomendação. Situação da Recomendação: NÃO ATENDIDA.
CONSTATAÇÃO Nº 03: Desatualização dos registros de movimentação e saldos de estoque.
RECOMENDAÇÃO Nº 01: Recomenda-se que a COMPAT adote medidas de controle com vistas ao
acompanhamento tempestivo (com periodicidade, no máximo, semanal) da movimentação de entradas e saídas de bens de consumo do Almoxarifado.
PROVIDÊNCIAS ADOTADAS / JUSTIFICATIVA DO DESCUMPRIMENTO:As movimentações
de entradas e saídas do almoxarifado estão sendo realizadas de forma tempestiva, com periodicidade no máximo semanal. Anexamos, a exemplo, o Relatório de Saída de Material do Almoxarifado da Diretoria de Administração, incluindo seus subsetores, no período de 01 a 17/12/2015, contemplando registros de saídas com intervalos menos de que 1(uma) semana.
ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA:Observa-se, mediante análise das respostas e documentos
apresentados pelo auditado, a instituição de rotinas que visam a possibilitar um controle tempestivo e permanente das movimentações de entradas e saídas de bens de consumo do Almoxarifado do Campus, de forma que a recomendação encontra-se implementada pela unidade.
Situação da Recomendação: ATENDIDA.
RECOMENDAÇÃO Nº 02: Recomenda-se o envio mensal do movimento de entrada/saída de materiais
do Almoxarifado ao serviço de Contabilidade, para os registros contábeis competentes.
PROVIDÊNCIAS ADOTADAS / JUSTIFICATIVA DO DESCUMPRIMENTO: Quanto ao envio
mensal do movimento de entrada e saída de material do almoxarifado a Coordenação de Contabilidade e Finanças, vem sendo realizado normalmente, bem como realizados os registros contábeis no sistema SIAFI. Para fins de comprovação anexamos comprovação dos saldos do SIAFI e SUAP de meses de 2015.
ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA:As providências tomadas pela Diretoria de Administração
para fins de implementação da recomendação de auditoria ora em comento resultaram na compatibilização dos registros da movimentação do estoque de bens de consumo no SIAFI em relação aos saldos evidenciados no Módulo Almoxarifado do SUAP, algo não identificado à época dos exames efetivados junto ao setor. Logo, opina-se pelo cumprimento da medida sugerida em sede do Relatório de Auditoria correspondente.
Situação da Recomendação: ATENDIDA.
CONSTATAÇÃO Nº 04: Armazenamento de bens de Almoxarifado em desacordo com a I.N. n°
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RECOMENDAÇÃO Nº 02: Recomenda-se que as unidades procedam à realocação dos itens do
almoxarifado por classe, de forma a acondicionar aqueles com maior rotatividade em locais de fácil acesso na frente daqueles de menor rotatividade, em condições que propiciem maior arejamento do local, fazendo cumprir as normas da Instrução Normativa n° 205/88 - SEDAP/PR.
PROVIDÊNCIAS ADOTADAS / JUSTIFICATIVA DO DESCUMPRIMENTO:Buscou-se realizar
a reorganização dos itens do almoxarifado visando a melhoria na visualização e controle dos itens. Quanto à alocação dos materiais em relação à rotatividade, afirma-se que todos os itens do estoque interno estão alocados conforme frequência de uso, pois todos os itens localizados no estoque interno possuem uso frequente, além disso, o setor organiza os itens por subitens classificados de acordo com o sistema SUAP, conforme plaqueta de identificação que consta em cada subdivisão do armário, (foto em anexo).
ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA: Em visita realizada aos ambientes do Almoxarifado do
Campus Nova Cruz, constatou-se que a unidade implementou a recomendação proposta por esta Auditoria Interna, haja vista a realização de realocação dos itens do almoxarifado por classe, de forma a acondicionar aqueles com maior rotatividade em locais de f ácil acesso na frente daqueles de menor rotatividade. Logo, opina-se pelo cumprimento da medida sugerida em sede do Relatório de Auditoria correspondente.
Situação da Recomendação: ATENDIDA.
RECOMENDAÇÃO Nº 03: Recomenda-se uso de acessórios de estocagem, tais como: prateleiras,
estrados, dentre outros instrumentos, para o armazenamento adequado dos materiais no Almoxarifado, evitando o contato direto destes com o piso e com as paredes.
PROVIDÊNCIAS ADOTADAS / JUSTIFICATIVA DO DESCUMPRIMENTO: Quanto à alocação
dos materiais que estavam em contato com o chão foi providenciada a organização dos itens, prioritariamente os materiais de manutenção foram devidamente organizados dentro do armário deslizante e reservado um palhete para armazenamento de cimento (a ser recebido) – foto em anexo.
No que se refere aos garrafões de água mineral, esses foram organizadas em cima do único palhete de madeira existente na sala 44 dentro do refeitório e a reposição das águas dar-se-á de maneira mais frequente devido ao novo armazenamento para que não haja estocagem de garrafões de água no chão.
ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA: Embora tenha-se percebido uma melhoria organizacional nos
ambientes destinados à guarda dos materiais de consumo no Campus Nova Cruz, esta Auditoria Interna, em recente trabalho de inspeção nas mencionadas seções, verificou a existência de materiais dispostos em contato direto com o chão, a exemplo dos garrafões de água mineral armazenadas na sala n° 44, diferentemente das afirmações trazidas pelo s etor auditado em suas respostas. Portanto, em face da necessidade de verificação posterior quanto à implementação das medidas necessárias ao saneamento da impropriedade apontada, considera-se que no momento estamos diante de uma recomendação não atendida pela unidade.
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Situação da Recomendação: NÃO ATENDIDA.
RECOMENDAÇÃO Nº 04: Recomenda-se proceder à identificação visual dos materiais de consumo no
almoxarifado.
PROVIDÊNCIAS ADOTADAS / JUSTIFICATIVA DO DESCUMPRIMENTO:Foi providenciada a
colocação de etiquetas conforme modelo gerado via sistema SUAP, conforme modelo em anexo e foto em anexo tanto no estoque interno e externo dos bens de consumo. No entanto, o setor de Almo xarifado e Patrimônio priorizou a colocação de etiquetas com o número do código dos itens nos próprios produtos tendo em vista a grande rotatividade dos materiais e a constante mudança das etiquetas impressas nas prateleiras.
ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA:A unidade auditada concedeu resposta afirmando que já
providenciara a colocação de etiquetas nos ambientes sob responsabilidade do Almoxarifado do Campus. No entanto, em recente trabalho de inspeção efetuado por esta Auditoria Interna, observou-se o cumprimento apenas parcial desta recomendação, haja vista que as atividades de afixação das etiquetas ainda se encontra em andamento. Portanto, em face da necessidade de verificação posterior quanto à implementação das medidas indispensáveis ao saneamento da impropriedade apontada, considera-se que no momento estamos diante de uma recomendação não atendida pela unidade.
Situação da Recomendação: NÃO ATENDIDA.
CONSTATAÇÃO Nº 05: Deficiências nas condições de segurança e nos controles de acesso aos
ambientes de Almoxarifado.
RECOMENDAÇÃO Nº 01: Recomenda-se que sejam providos adequadamente controles de acesso aos
ambientes de Almoxarifado, de modo a salvaguardar os materiais contra furtos/roubos, tais como: instalação de grades de segurança, sistema de travas nas portas e janelas, dentre outros, bem como dispositivos de combate a incêndios nos locais que se encontram desprotegidos.
PROVIDÊNCIAS ADOTADAS / JUSTIFICATIVA DO DESCUMPRIMENTO:No que se refere a
constatação de deficiências nas condições de segurança e nos controles de acesso aos ambientes de almoxarifado, informamos que este Campus providenciou a compra de extintores de incêndio por meio da compra realizada por pregão no processo de n. 23426.042342.2015-96.
Algumas das recomendações do setor de Auditoria serão incluídas no planejamento para 2016, uma vez que o Campus não teve como realizar as recomendações que demandavam valores financeiros mais altos, como a aquisição de câmeras de segurança e fechaduras e travas com abertura por meio de reconhecimento de impressão digital. Informamos que o setor de almoxarifado interno possui grade na janela, no entanto, a utilização de grades nas portas não seria indicada pela estética do ambiente devido à padronização da estrutura do Campus Nova Cruz. Quanto ao almoxarifado externo, este possui portão de ferro reforçado, sendo novas alternativas para melhoria do sistema de segurança, também a serem discutidas no planejamento de 2016.
ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA:Da aná lise das respostas concedidas pelo auditado acerca da
recomendação em apreço, percebe-se que, no tocante aos itens de segurança, como câmeras, fechaduras e travas com abertura por meio de reconhecimento de impressão digital, estes serão incluídos no Planejamento de 2016. Quanto aos itens de combate à incêndio, o setor informou que já efetuou a compra
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dos extintores através de pregão eletrônico, no entanto esta Auditoria Interna, quando da visita efetuada recentemente ao setor, não identificou a existência do referido item nas dependências do Almoxarifado. Portanto, em face da necessidade de verificação posterior quanto à implementação das medidas indispensáveis ao saneamento da impropriedade apontada, considera-se que no momento estamos diante de uma recomendação não atendida pela unidade.
Situação da Recomendação: NÃO ATENDIDA.
Campus Santa Cruz
Abaixo serão apresentadas as constatações e recomendações resultantes da avaliação dos controles internos da gestão de bens de almoxarifado no tocante às entradas, saídas e armazenamento de materiais e aos pagamentos aos fornecedores de bens de consumo no âmbito do IFRN – Campus Santa Cruz, apresentadas por meio do Relatório de Auditoria nº 003/2015 – AUDGE/RE/AUDIN/SERIDÓ, bem como as providências adotadas pela gestão da unidade para fins de implementação das medidas sugeridas por essa Auditoria Interna para fins de saneamento das fragilidades constatadas na auditagem, a qual fora efetivada no período de 08/04 a 04/08/2015 em cumprimento ao PAINT/2015 (item 2.5).
CONSTATAÇÃO Nº 01: Ausência de participação da chefia imediata na etapa de solicitação de
material ao Almoxarifado.
RECOMENDAÇÃO Nº 01: Recomenda-se a adoção de formulário específico para requisição de
materiais ao Almoxarifado nas unidades sob exame, em cuja estrutura deve conter, além da assinatura do requisitante, o visto de sua chefia imediata.
PROVIDÊNCIAS ADOTADAS / JUSTIFICATIVA DO DESCUMPRIMENTO:
A unidade comprovou a adoção do formulário de solicitação de material ao Almoxarifado com espaço apropriado para aposição do visto da chefia.
ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA:Haja vista a adoção a implementação de rotina visando o
ateste da chefia imediata a cada requisição de material realizada pelos servidores do Campus, mediante uso de formulário específico, opina-se pelo cumpri mento integral da presente recomendação.
Situação da Recomendação: ATENDIDA.
CONSTATAÇÃO Nº 02: Ausência de controles da movimentação de materiais armazenados em
ambientes estranhos ao Almoxarifado.
RECOMENDAÇÃO Nº 01: Recomenda-se que as Diretorias de Administração das unidades
examinadas avaliem a pertinência de destinar grande quantidade de materiais de consumo a ambientes estranhos ao Almoxarifado e, caso tal ação seja necessária, instituam rotinas de controle da movimentação desses estoques, a exemplo de planilhas, fichas auxiliares ou instrumentos similares.
PROVIDÊNCIAS ADOTADAS / JUSTIFICATIVA DO DESCUMPRIMENTO:A unidade
encaminhara, em resposta ao PPP, comprovação do envio de relatório a DIAD constando todos os bens em estoque ou que transitaram pelo Almoxarifado para fins de controle/planejamento.
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ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA:As informações prestadas pela unidade por ocasião do envio
do PPP a esta Auditoria Interna não são suficientes para comprovar a implementação da presente recomendação, havendo necessidade de futuro monitoramento com o fito de atestar a adoção da medida recomendada.
Situação da Recomendação: NÃO ATENDIDA
CONSTATAÇÃO Nº 03: Desatualização dos registros de movimentação e saldos de estoque.
RECOMENDAÇÃO Nº 01: Recomenda-se que a COMPAT adote medidas de controle com vistas ao
acompanhamento tempestivo (com periodicidade, no máximo, semanal) da movimentação de entradas e saídas de bens de consumo do Almoxarifado.
RECOMENDAÇÃO Nº 02: Recomenda-se o envio mensal do movimento de entrada/saída de materiais
do Almoxarifado ao serviço de Contabilidade, para os registros contábeis competentes.
PROVIDÊNCIAS ADOTADAS / JUSTIFICATIVA DO DESCUMPRIMENTO:A Diretoria de
Administração comprovou a adoção de controles em bases permanentes com a finalidade de acompanhar as movimentações de entrada/saída de bens de consumo do Almoxarifado, mediante envio dos instrumentais utilizados para acompanhamento dos saldos de estoque. Ainda comprovou a remessa do movimento mensal de entrada/saída de materiais do Almoxarifado ao serviço de Contabilidade, conforme reco mendado por esta Auditoria Interna.
ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA: As providências tomadas pela Diretoria de Administração
para fins de implementação da recomendações de auditoria ora em comento resultaram na compatibilização dos registros da movimentação do estoque de bens de consumo no SIAFI em relação aos saldos evidenciados no Módulo Almoxarifado do SUAP, algo não identificado a época dos exames efetivados junto ao setor, logo, opina-se pelo cumprimento da medida sugerida em sede do Relatório de Auditoria correspondente.
Situação das Recomendações: ATENDIDAS.
Campus São Paulo do Potengi: Abaixo serão demonstradas as constatações e recomendações
resultantes da avaliação dos controles internos da gestão de bens de almoxarifado no tocante às entradas, saídas e armazenamento de materiais e aos pagamentos aos fornecedores de bens de consumo no âmbito do IFRN – Campus São Paulo do Potengi, apresentadas por meio do Relatório de Auditoria nº 003/2015 – AUDGE/RE/AUDIN/SERIDÓ, bem como as providências adotadas pela gestão da unidade, visando à implementação das medidas sugeridas por esta Auditoria Interna, para fins de saneamento das fragilidades constatadas na auditagem, a qual fora efetivada no período de 08/04 a 04/08/2015, em cumprimento ao PAINT/2015 (item 2.5).
CONSTATAÇÃO Nº 01: Ausência de participação da chefia imediata na etapa de solicitação de
material ao Almoxarifado.
RECOMENDAÇÃO Nº 01: Recomenda-se a adoção de formulário específico para requisição de
materiais ao Almoxarifado nas unidades sob exame, em cuja estrutura deve conter, além da assinatura do requisitante, o visto de sua chefia imediata.
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acatada pelo setor, através de formulário específico de autorização pela chefia imediata, e posteriormente, na Nota de Fornecimento obtida pelo Suap com visto do mesmo.
ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA: Depreende-se, da análise da manifestação proferida pelo
auditado, que a implementação da recomendação fora recepcionada pela gestão do Campus São Paulo do Potengi, através da adoção de formulário específico de autorização pela chefia imediata e, posteriormente, na Nota de Fornecimento emitida pelo SUAP com visto da mesma. Todavia, a unidade não comprovou, mediante envio dos retrocitados documentos, a efetivação do cumprimento das medidas propostas por esta Auditoria Interna. Diante do exposto, será necessária a realização de um novo acompanhamento neste exercício, a fim de comprovar a efetiva implementação desta recomendação. Situação da Recomendação: NÃO ATENDIDA.
CONSTATAÇÃO Nº 02: Ausência de controles da movimentação de materiais armazenados em
ambientes estranhos ao Almoxarifado.
RECOMENDAÇÃO Nº 01: Recomenda-se que as Diretorias de Administração das unidades
examinadas avaliem a pertinência de destinar grande quantidade de materiais de consumo a ambientes estranhos ao Almoxarifado e, caso tal ação seja necessária, instituam rotinas de controle da movimentação desses estoques, a exemplo de planilhas, fichas auxiliares ou instrumentos similares.
PROVIDÊNCIAS ADOTADAS / JUSTIFICATIVA DO DESCUMPRIMENTO:Após constatação
da necessidade de destinar certa quantidade de material a um setor específico, estamos implementando as orientações devidas, as coordenações dos setores sobre o controle da movimentação dos mesmos.
ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA:Consoante análise das manifestações emitidas pela Diretoria
de Administração do Campus São Paulo do Potengi, encontra-se em fase de implantação a adoção de mecanismos de controle de materiais de consumo por setores estranhos ao Almoxarifado. No entanto, a unidade auditada não demonstrou, mediante envio à Auditoria Interna, os instrumentais utilizados pelos mencionados setores que visam a possibilitar o cumprimento das medidas necessárias ao saneamento da presente impropriedade. Assim, será necessária a realização de um novo acompanhamento neste exercício, a fim de comprovar a efetiva implementação desta recomendação.
Situação da Recomendação: NÃO ATENDIDA.
CONSTATAÇÃO Nº 03: Desatualização dos registros de movimentação e saldos de estoque.
RECOMENDAÇÃO Nº 01:Recomenda-se que a COMPAT adote medidas de controle com vistas ao
acompanhamento tempestivo (com periodicidade, no máximo, semanal) da movimentação de entradas e saídas de bens de consumo do Almoxarifado.
PROVIDÊNCIAS ADOTADAS / JUSTIFICATIVA DO DESCUMPRIMENTO:Adotamos a medida
recomendada, de modo a estar fazendo o controle de entrada e saída diariamente do setor, salvo casos excepcionais, que a providencia é tomada no prazo não excedente a 7 dias.
ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA:A unidade auditada concedeu resposta afirmativa acerca da
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almoxarifado se efetivem diariamente, exceto em casos excepcionais, cuja providência é tomada em prazos não superiores a sete dias. No entanto, cabe ressaltar que será necessária a realização de um novo acompanhamento neste exercício, a fim de comprovar a efetiva implementação desta recomendação. Situação da Recomendação: NÃO ATENDIDA.
RECOMENDAÇÃO Nº 02: Recomenda-se o envio mensal do movimento de entrada/saída de materiais
do Almoxarifado ao serviço de Contabilidade, para os registros contábeis competentes.
PROVIDÊNCIAS ADOTADAS / JUSTIFICATIVA DO DESCUMPRIMENTO:Adotamos a medida
recomendada, de modo que desde julho de 2015 o setor realiza o envio dos registros contábeis para o setor financeiro, cuja conciliação vem sendo realizada mensalmente.
ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA:Com o intuito de comprovar o atendimento à medida proposta
por esta Auditoria Interna no Relatório de Auditoria nº 003/2015 – AUDGE/RE/AUDIN/SERIDÓ, o