CONSTATAÇÃO Nº 05: Ausência de detalhamento do objetivo de algumas viagens com veículos
oficiais.
Recomendação Nº 01: Recomenda-se melhor detalhar os registros dos objetivos das viagens realizadas
com os veículos oficiais, no SUAP.
Manifestação do Gestor: O veículo NNL-9736 foi utilizado nos meses de janeiro e fevereiro de 2015
nas atividades da DIGUAE/AP (Diretoria de Gestão da Unidade Agrícola Escola/AP), atividades estas que são internas, por isso, nas requisições, os objetivos das viagens saia como "MOVIMENTAÇÃO INTERNA". Fizemos contato com o Diretor da DIGUAE/AP e o mesmo passou via e-mail, todas as atividades que esta Diretoria executa internamente no Campus Apodi, que segue a seguir: "Considerando a necessidade de deslocamento interno no Campus para a realização de aulas práticas e acompanhamento de experimentos; Considerando a necessidade de deslocamento interno no Campus para a realização de atividades de cunho administrativo: transportar ração; movimentar animais; transportar material; deslocamento interno (campus 50ha); monitoramento de terceirizados no campo, etc; Os setores atendidos são: Viveiro; Minhocário; Museu forrageiro; Compostagem; Apiário; Fábrica de ração;
,
Aviário; Ovinocultura; Caprinocultura; Galpão experimental; Pomar; Etc. Fica complicado perguntar quais atividades serão executadas, pois as mesmas funcionam de forma dinâmica e são várias durante o dia. Então gostaria, se possível, de uma orientação mais específica para o nosso caso, de modo que se possa resolver esta pendência de forma clara e correta."
Análise da Auditoria Interna: Após análise da resposta, fica evidente que o setor necessita de melhor
esclarecimento quanto à finalidade da recomendação. Sendo assim, é importante o monitoramento da recomendação em momento posterior, ante a ausência de implementação. No momento do envio do relatório de monitoramento, será dada ao setor auditado oportunidade para dirimir qualquer dúvida que ainda persista quanto ao alcance da recomendação.
Posição da Auditoria Interna: Recomendação não atendida. UNIDADE AUDITADA: DIAD/CANG
CONSTATAÇÃO Nº 01: Ausência de utilização do módulo frota do SUAP para controle da utilização e
abastecimento dos veículos institucionais.
Recomendação Nº 01: Recomenda-se que o controle da utilização e abastecimento dos veículos
institucionais seja feito por meio do módulo Frota do Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP).
Manifestação do Gestor: O controle da utilização e abastecimentos dos veículos estão sendo registrados
no SUAP. Segue anexo informações sobre os registros dos abastecimentos.
Análise da Auditoria Interna: O setor informou que está realizando o controle da utilização e
abastecimentos dos veículos por meio do SUAP e comprovou com os registros já realizados.
Posição da Auditoria Interna: Recomendação atendida.
CONSTATAÇÃO Nº 04: Abastecimentos sem comprovação.
Recomendação Nº 01: Recomendamos que arquivem tempestivamente os documentos fiscais dos
abastecimentos e respectivas cópias junto aos processos de pagamento dos contratos de fornecimento de combustíveis.
Manifestação do Gestor: Nos processos de pagamentos estão anexados os documentos fiscais dos
abastecimentos dos veículos. Segue processos de pagamentos anexos.
Análise da Auditoria Interna: O setor informou que está realizando o controle dos pagamentos e
comprovou com os processos instruídos com as respectivas notas fiscais.
Posição da Auditoria Interna: Recomendação atendida.
3.2.3.3 AÇÃO : 2.5 – Almoxarifado Núcleo Seridó
,
Abaixo serão apresentadas as constatações e recomendações resultantes da avaliação dos controles internos da gestão de bens de almoxarifado no tocante às entradas, saídas e armazenamento de materiais e aos pagamentos aos fornecedores de bens de consumo no âmbito do IFRN – Campus Currais Novos e Parelhas, apresentadas por meio do Relatório de Auditoria nº 003/2015 – AUDGE/RE/AUDIN/SERIDÓ, bem como as providências adotadas pela gestão da unidade para fins de implementação das medidas sugeridas por essa Auditoria Interna para fins de saneamento das fragilidades constatadas na auditagem, a qual fora efetivada no período de 08/04 a 04/08/2015 em cumprimento ao PAINT/2015 (item 2.5).
CONSTATAÇÃO Nº 01: Ausência de participação da chefia imediata na etapa de solicitação de material
ao Almoxarifado.
RECOMENDAÇÃO Nº 01: Recomenda-se a adoção de formulário específico para requisição de
materiais ao Almoxarifado nas unidades sob exame, em cuja estrutura deve conter, além da assinatura do requisitante, o visto de sua chefia imediata.
PROVIDÊNCIAS ADOTADAS / JUSTIFICATIVA DO DESCUMPRIMENTO: A unidade
comprovou a adoção do formulário de solicitação de material ao Almoxarifado com espaço apropriado para aposição do visto da chefia.
ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA: Haja vista a adoção a implementação de rotina visando o
ateste da chefia imediata a cada requisição de material realizada pelos servidores do Campus, mediante uso de formulário específico, opina-se pelo cumprimento integral da presente recomendação.
Situação da Recomendação: ATENDIDA.
CONSTATAÇÃO Nº 02: Ausência de controles da movimentação de materiais armazenados em
ambientes estranhos ao Almoxarifado.
RECOMENDAÇÃO Nº 01: Recomenda-se que as Diretorias de Administração das unidades
examinadas avaliem a pertinência de destinar grande quantidade de materiais de consumo a ambientes estranhos ao Almoxarifado e, caso tal ação seja necessária, instituam rotinas de controle da movimentação desses estoques, a exemplo de planilhas, fichas auxiliares ou instrumentos similares.
PROVIDÊNCIAS ADOTADAS / JUSTIFICATIVA DO DESCUMPRIMENTO: A unidade
examinada, em resposta ao PPP, esclareceu que o procedimento adequado já é adotado no Campus, inclusive informou que há a destinação de poucos e específicos materiais para setores próprios, que também adotam políticas de armazenamento e conservação adequados.
ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA: Em razão da fundamentação dada pelo auditado, bem como
da efetiva aplicação de melhorias subsistentes no armazenamento e conservação dos bens de consumo, esta Auditoria Interna, acatando os argumentos apresentados pela unidade auditada, opina pelo cumprimento da medida recomendada em sede do Relatório de Auditoria nº 003/2015 – AUDGE/RE/AUDIN/SERIDÓ,
Situação da Recomendação: ATENDIDA
CONSTATAÇÃO Nº 03: Desatualização dos registros de movimentação e saldos de estoque.
RECOMENDAÇÃO Nº 01: Recomenda-se que a COMPAT adote medidas de controle com vistas ao
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saídas de bens de consumo do Almoxarifado.
RECOMENDAÇÃO Nº 02: Recomenda-se o envio mensal do movimento de entrada/saída de materiais
do Almoxarifado ao serviço de Contabilidade, para os registros contábeis competentes.
PROVIDÊNCIAS ADOTADAS / JUSTIFICATIVA DO DESCUMPRIMENTO: A Diretoria de
Administração comprovou a adoção de controles em bases permanentes com a finalidade de acompanhar as movimentações de entrada/saída de bens de consumo do Almoxarifado, mediante envio dos instrumentais utilizados para acompanhamento dos saldos de estoque. Ainda comprovou a remessa do movimento mensal de entrada/saída de materiais do Almoxarifado ao serviço de Contabilidade, conforme recomendado por esta Auditoria Interna.
ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA: As providências tomadas pela Diretoria de Administração
para fins de implementação das recomendações de auditoria ora em comento resultaram na compatibilização dos registros da movimentação do estoque de bens de consumo no SIAFI em relação aos saldos evidenciados no Módulo Almoxarifado do SUAP, algo não identificado a época dos exames efetivados junto ao setor, logo, opina-se pelo cumprimento da medida sugerida em sede do Relatório de Auditoria correspondente.
Situação das Recomendações: ATENDIDAS.
CONSTATAÇÃO Nº 04: Armazenamento de bens de Almoxarifado em desacordo com a I.N. nº
205/1988 – SEDAP/PR.
RECOMENDAÇÃO Nº 01: Recomenda-se que as unidades procedam à realocação dos itens do
almoxarifado por classe, de forma a acondicionar aqueles com maior rotatividade em locais de fácil acesso na frente daqueles de menor rotatividade, em condições que propiciem maior arejamento do local, fazendo cumprir as normas da Instrução Normativa n° 205/88 - SEDAP/PR.
RECOMENDAÇÃO Nº 02: Recomenda-se uso de acessórios de estocagem, tais como: prateleiras,
estrados, dentre outros instrumentos, para o armazenamento adequado dos materiais no Almoxarifado, evitando o contato direto destes com o piso e com as paredes.
PROVIDÊNCIAS ADOTADAS / JUSTIFICATIVA DO DESCUMPRIMENTO: Em razão de
verificação in loco, comprovou-se a adoção de armazenamento de bens em acordo com os normativos estipulados na I.N. nº 205/1988 – SEDAP/PR. O que demonstra a boa-fé do auditado em prontamente sanear as fragilidades diagnosticadas e, por conseguinte, cumprir as disposições dos normativos legais.
ANÁLISE DA AUDITORIA INTERNA: As providências tomadas pela Diretoria de Administração
para fins de implementação das recomendações de auditoria ora em comento resultaram na correta conservação e no adequado armazenamento dos bens de consumo existentes na Unidade Avançada Parelhas. Desse modo, opina-se pelo cumprimento da medida sugerida em sede do Relatório de Auditoria correspondente.
Situação das Recomendações: ATENDIDAS.
CONSTATAÇÃO Nº 05: Deficiências nas condições de segurança e nos controles de acesso aos
ambientes de Almoxarifado.
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ambientes de Almoxarifado, de modo a salvaguardar os materiais contra furtos/roubos, tais como: instalação de grades de segurança, sistema de travas nas portas e janelas, dentre outros, bem como dispositivos de combate a incêndios nos locais que se encontram desprotegidos.