COLETA DE DADOS

Apresentado o caso, pretende-se agora investigar contribuições que ele traz para o modelo a ser desenvolvido. Essa investigação será feita com auxílio de aplicação de um modelo de maturidade, entrevistas, consultas a documentos e ao software de gestão de projetos implantado, observação direta e observação participante.

Os dados serão organizados de acordo com três grandes mecanismos:

i) Nova aplicação de um modelo de maturidade ii) Perguntas descritivas em um questionário iii) Consulta a indicadores

O Modelo de Maturidade adotado é o Modelo Prado – MMGP citado no item 2.5.7 deste texto. Ele está disponível para

consulta no apêndice A, e foi escolhido em função de sua simplicidade, custo e aplicabilidade, sendo:

 Adaptado a uma parcela da organização,

 Composto por 40 perguntas de múltipla escolha – portanto respondido rapidamente, e potencialmente por um amplo grupo de colaboradores

 Para fins desta pesquisa ele abrange os aspectos necessários e suficientes na avaliação do grau de conhecimento e uso da empresa em gerenciamento de projetos.

Resumidamente as questões do Modelo de Maturidade estão classificadas e são relativas a quatro níveis de maturidade:

 Nível 2 - Conhecido  Nível 3 – Padronizado  Nível 4 – Gerenciado  Nível 5 – Otimizado E a seis dimensões:  Competência Técnica  Metodologia  Informatização  Estrutura Organizacional  Competência Comportamental  Alinhamento Estratégico

Dentro de cada nível há 10 perguntas, totalizando 40, que abrangem os seguintes temas:

 Aceitação do assunto Gerenciamento de Projetos pela alta gerência, equipe de projetos e clientes;  Treinamentos internos e externos relativos a

gerenciamento de projetos;

 Entendimento da importância e aplicação dos aspectos organizacionais;

 Estrutura organizacional implementada;  Escritório de Gerenciamento de Projetos;  Informatização da metodologia;

 Uso e melhoria contínua do modelo referência de gerenciamento de projetos;

 Acompanhamento de execução de cada projeto;  Histórico de projetos já encerrados;

 Gestão de portfólio;

 Capacidade dos gerentes de projetos em relacionamentos humanos ;

 Programa de certificação Project Management Professional (PMP) ou equivalente e

 Causas do fracasso dos projetos As opções de resposta para cada questão são: Opção A 10 pontos Aspecto conhecido, implementado,

aperfeiçoado e otimizado

Opção B 7 pontos Aspecto conhecido, mas não estimulado ou restrito a poucos

Opção C 4 pontos Conhecimento fraco Opção D 2 pontos Está em planos de

divulgação/treinamento/implementação Opção E 0 ponto Assunto ignorado, ou desconhecido, ou

nada está sendo feito

Tabela 3 Opções de Resposta do Modelo de Maturidade Aplicado.

Fonte: Prado, 2008

Ou seja, as cinco opções correspondem aos diferentes estágios em que o setor se encontra em relação àquela pergunta, sendo que a opção A representa a situação em que o aspecto está totalmente consolidado, e a opção E quando o assunto é desconhecido ou nada foi feito.

Ao final, os pontos são somados e é possível ver a avaliação final da maturidade da empresa, sua aderência aos níveis e às dimensões. As perguntas com pior desempenho revelam onde a organização deve concentrar esforços de melhoria. Dessa forma, tem-se o diagnóstico e visualização das iniciativas de mudanças necessárias para elevar a maturidade.

No mesmo questionário os participantes foram convidados a responder duas questões descritivas:

1. Você está satisfeito com o gerenciamento de projetos na empresa? Acha que o desempenho dos

projetos melhorou? Você faria alguma coisa diferente? Por quê?

2. O que você espera para o futuro com o Gerenciamento de Projetos? Como você faria isso?

Essas perguntas não estão relacionadas e não afetam o modelo de maturidade. Seu objetivo foi captar informações além do que o modelo prevê, na expectativa de obter o parecer pessoal dos envolvidos sobre o processo e checar a aceitação e expectativa da equipe em relação ao método de gerenciamento de projetos implantado.

Antes da aplicação, o questionário com modelo de maturidade e perguntas descritivas foi testado com um membro da empresa e ajustes foram feitos tornando sua linguagem compatível com os termos usados na organização. Sua adequabilidade e tempo de preenchimento também foram analisados criticamente. Em sua configuração final o questionário contém os tópicos:

1. Carta de apresentação

2. Campos de identificação do respondente

3. Seção das perguntas de múltipla escolha – modelo de maturidade

4. Perguntas descritivas

Tendo isso validado, representantes das áreas envolvidas no desenvolvimento de produtos foram convidados a participar da pesquisa. O método de aplicação adotado foi questionário auto preenchido. Essa escolha foi em função da disponibilidade dos membros da organização em participar do estudo. Segundo Mattar (2005), o questionário auto preenchido implica em:

 Maior garantia de anonimato caso essa seja a opção do usuário;

 Maior uniformidade das mensurações adotando frases padronizadas e ordem padronizada das perguntas e respostas;

 Menor pressão por respostas imediatas, o que implica em que as pessoas tendem a refletir mais sobre cada questão, mas também acabam

deixando de responder, obtendo menor índice de respostas;

 Demanda maior conhecimento dos respondentes, e  Impossibilidade de avaliar sinceridade das

respostas

A amostra foi não probabilística proporcional, na tentativa de obter amostra similar à população no quesito número de funcionários por área usando a metodologia. Desta forma, 22 questionários foram entregues na seguinte distribuição entre as áreas:

Figura 14 Número de Questionários do Modelo de Maturidade Entregues por Área

Fonte: Autor, 2009

O questionário foi entregue em mãos para todas as equipes com exceção a equipe de Marketing, que por ficar localizado em outro estado, recebeu o questionário eletronicamente. Negociou- se um prazo de 15 dias para devolução. Ao entregar o questionário, foi explicado o objetivo do trabalho, como funciona o modelo de maturidade, e aberto o canal de comunicação em caso de dúvidas. Para a equipe de Marketing essa explicação foi feita por telefone para três pessoas/multiplicadores.

Três semanas após serem entregues, os questionários foram recolhidos. O prazo foi estendido na expectativa de receber

mais questionários da equipe de Marketing, o que não ocorreu. A aderência das áreas foi:

Tabela 4 Participação das Áreas Fonte: Autor, 2009

Dentre os 15 questionários preenchidos, nenhuma questão de múltipla escolha relativa ao modelo de maturidade ficou em branco, e 13 tiveram as questões descritivas respondidas.

Algumas dificuldades podem ser citadas em referência a essa participação:

 O tempo de preenchimento de aproximadamente 40 minutos foi considerado extenso;

 Essa atividade foi feita durante expediente de trabalho e somou-se às atividades pré-designadas e

 A distância geográfica da equipe de Marketing influenciou negativamente seu envolvimento e sensibilização

O fato de receber apenas uma resposta do Marketing prejudica esta avaliação, deixando uma lacuna de opinião por um dos maiores interessados no processo. Ao mesmo tempo, isso revela fragilidade ou desequilíbrio no gerenciamento de projetos da organização referente à uniformidade de envolvimento das áreas. Esse assunto é comentado pelos respondentes nas questões discursivas que serão posteriormente apresentadas.

O perfil dos respondentes pode ser visto nas figuras 15, 16 e 17:

Figura 15 Perfil dos Respondentes – por Área Fonte: Autor, 2009

Figura 16 Perfil dos Respondentes – por Tempo de Empresa Fonte: Autor, 2009

Figura 17 Perfil dos Respondentes – por Cargo/Função Atual Fonte: Autor, 2009

Os resultados obtidos desta avaliação serão comentados a seguir. Complementando o modelo de maturidade e finalizando a captura dos resultados do processo, foi realizada uma consulta aos documentos e planilhas de gerenciamento de projetos da empresa a fim de levantar alguns números relativos ao portfólio de projetos.