Metodologia TransMeth

Num estudo aprofundado sobre a condução dos processos de mudança em sua tese de doutorado, Rentes (2000) apresenta um modelo denominado TransMeth. O objetivo principal desta metodologia é fornecer uma estrutura para sistematizar, organizar

e integrar alguns métodos de Gerenciamento de Mudanças, obtendo com isso uma condução coerente do processo de transformação e uma melhor utilização de recursos existentes da empresa neste esforço.

Assim como no gerenciamento de projetos existem os papéis de líder de projetos, patrocinador e stakeholders, aqui também é proposta a utilização de algumas figuras chave com função pré-definida. São eles (Hutton, 1994, em RENTES, 2000):

a. Patrocinador: esta função deve ser exercida pelo presidente, diretor, gerente, ou "primeiro homem" encabeçando esta organização em processo de mudança;

b. Agente de mudança: na maioria das vezes é quem inicialmente vê a necessidade de mudança e tem a iniciativa de convencer o patrocinador da necessidade efetiva;

c. Assessor ou orientador do processo: é um terceiro neutro, normalmente um consultor independente ou um professor, que auxilia a condução do processo, fornecendo o treinamento necessário e auxiliando no processo de planejamento junto com o agente de mudança;

d. Equipe de Transformação: Deve-se enfatizar a necessidade de criação de equipes especiais com a função de conduzir o processo de transformação. Recomenda-se que ela seja uma fatia diagonal da empresa, ou seja, uma equipe que utiliza elementos potencialmente de qualquer área da empresa e também potencialmente de qualquer nível hierárquico. A escolha deve considerar as habilidades e características funcionais dos candidatos, bem como a tarefa designada dentro do processo de transformação.

As etapas da metodologia estão apresentadas nas figuras 08 e 09, sob a forma de definição e pergunta que pretende responder, respectivamente. Cada passo será explicado na seqüência:

Figura 8 Definição dos Passos da Metodologia TransMeth Fonte: RENTES, 2000.

Figura 9 Perguntas que Cada Etapa da Metodologia TransMeth Pretende Responder

I. Entendimento da Necessidade de Mudança: Porque precisamos mudar?

 Nesta etapa, se identifica Burning plataform, termo usado em inglês que significa plataforma em chamas. O Burning plataform é um estado o qual a empresa necessariamente deve efetuar alguma mudança imediata, porque o conjunto de fatores de mudança, identificados diariamente, tornou-se saturado.

 Outra saída chave deste passo é a definição das expectativas de mudança. Esta primeira visão não é necessariamente estática e pode crescer e eventualmente até se modificar ao longo do processo, dependendo das barreiras e oportunidades que vão surgindo ao longo do tempo.

 O patrocinador deve formalizar de forma clara e intensa a existência desta plataforma e a sua expectativa de mudança para a organização. Recomenda-se a institucionalização de um painel de visibilidade do processo de transformação, um ponto de referência do processo que concentra e agrega informações à medida que os eventos acontecem, e indica reuniões e resultados esperados e obtidos.

II. Como suportar a mudança: Criação de Infraestrutura para a Mudança

 Sugere a criação da equipe necessária para liderar o esforço de transformação. Estas equipes são times paralelos, multifuncionais, multiníveis, com reconhecida habilidade, competência e respeitados pelos pares, motivados, treinados, dotados de poderes para efetivamente proceder à transformação. A composição destas equipes deve fazer parte do painel de visibilidade.

 Demanda o desenvolvimento de um programa de treinamento técnico e em Transmeth para essa equipe.

 Igualmente importante é a elaboração de um sistema de medidas de desempenho para esta equipe e para o processo de transformação.  Está contida neste passo a disponibilização de

recursos para o processo de mudança.

III. Análise da Situação Atual: Onde nós estamos agora?

 Representa o estado atual da organização.

 Há várias técnicas disponíveis para esse levantamento, por exemplo, por entrevista. IV. Estabelecimento da Direção da Mudança: Onde nós

queremos ir?

 Formaliza e detalha uma visão consensual da situação futura da empresa. A visão é um termo normalmente utilizado para uma "fotografia de um futuro desejado" para a organização em longo prazo. Possivelmente considera o emprego de novas tecnologias.

 Envolve objetivos numéricos, bem definidos.  Uma saída importante nesta etapa é o

estabelecimento de princípios de atuação contendo política de condução de negócios e premissas técnicas de desenvolvimento.

 Recomenda-se fortemente que o processo proposto seja devidamente comunicado à organização e exposto no painel de visibilidade do processo de transformação.

V. Definição das Iniciativas de Melhorias: Como nós vamos lá?

 Propõe a identificação das "poucas e vitais" iniciativas que vão ter impacto no desempenho e utilizar os recursos eficientemente. Poucas e vitais porque não se pode querer modificar tudo de uma vez.

 As iniciativas de melhoria devem representar um equilíbrio entre a obtenção de resultados de curto prazo versus a obtenção de resultados de longo prazo, e entre desenvolvimento/aplicação de tecnologia e desenvolvimento de pessoas.

VI. Detalhamento e Implementação da Melhoria: Como nós vamos implementar a mudança?  Devem-se relacionar de forma clara as iniciativas a

um processo chave ou a um problema raiz.  São formadas equipes de implementação. Cada

equipe resultante deve ter um quadro de equipe onde são indicados missão, participantes, seus papéis na equipe, iniciativas de melhoria pela qual a equipe de implementação é responsável, relação desta equipe com a equipe de transformação (intersecções), medidas de desempenho, e cronograma de implementação com ações intermediárias.

 A visibilidade do desenvolvimento do conjunto de iniciativas e do processo de transformação como um todo é novamente recomendada. Revela planejamento e promove comunicação com a devida transparência.

VII. Revisão dos Resultados: Como nós vamos saber se estamos melhorando?

 Ocorre aqui a avaliação da mudança e o registro dos aprendizados ocorridos ao longo do processo. Como resultado, modificações podem ser incorporadas na metodologia TransMeth, ou gerar novos disparadores de mudança no processo organizacional. Esta fase na verdade, tal como a de Criação de Infraestrutura de Mudança, não ocorre pontualmente no final do processo, mas continuamente a partir da definição das equipes e definição do plano de trabalho.

 Baseados na revisão dos resultados e nos progressos obtidos, as recompensas e

reconhecimentos dos esforços dos participantes devem ser definidos.