Este estudo teve como objetivo analisar os processos internos da Secretaria da Coordenação do Curso de graduação em Administração da UFRN e propor novos fluxos, baseados em melhorias sugeridas. Este ponto objetiva sintetizar os principais avanços propostos desta pesquisa, além de, em seguida, discriminar as limitações de pesquisa e, logo mais, sugerir questões de pesquisas futuras.
O primeiro objetivo específico deste trabalho é mapear os atuais processos internos da Secretaria da coordenação do curso de Administração, com um olhar crítico sob a funcionalidade dos mesmos. Foi feito o levantamento de todos os processos e serviços prestados pela Coordenação do curso, foram identificadas as normas que os regem, e quais seus problemas. A partir disto, foi feito uma série sugestões de melhorias como: utilizar mais os meios eletrônicos e ferramentas já existentes; reorganizar os fluxos dos processos; foi proposto um novo layout para o setor e a aplicação de constante de questionário de avaliação dos serviços, visando proporcionar melhores serviço aos usuários/clientes, atendendo, assim, aos demais objetivos específicos almejados por este trabalho, a saber:
Aplicar, de forma geral, as normas em vigor determinadas pela PROGRAD e Projeto político pedagógico do Curso de Administração da UFRN e aplicá-las aos processos internos do setor, bem como adequá-los às suas exigências.
Identificar novas soluções no que tange à gestão de processos aplicáveis às necessidades da coordenação do curso de graduação em administração da UFRN.
Propor novos fluxos de processos baseados na utilização de meios eletrônicos, reduzindo assim o uso de papel nos processo administrativo do setor.
Os principais processos foram definidos com base na análise de valor. Dentre eles alguns foram mapeados, através da notação BPMN. O processo definido como processo crítico foi o processo de Registro Individual de avaliação de Atividades Complementares. Para este foi realizado o mapeamento da situação atual (AI IS) e da situação futura (TO BE), com a implementação da melhoria sugerida. Esta melhoria visa eliminar os processos físicos em detrimento dos processos eletrônicos, onde o próprio usuário passará a realizar o procedimento de requerer a abertura do processo, via canais de atendimento dos sistemas da UFRN
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SIGAA, que atualmente encontra-se disponível inclusive em aplicativos de smartphones, anexa à documentação necessária também de forma eletrônica. Sendo assim, eliminará a necessidade do usuário se deslocar até a coordenação do curso para realizar a abertura do processo. A partir disto, os membros da coordenação do Curso de graduação em Administração da UFRN, poderão realizar a abertura do processo eletrônico e o faze-lo tramitar de forma mais rápida e ágil, as homologações e aceites dados pelo coordenador também serão eletrônicos.
Com o intuito de complementar os serviços, uma vez que os processos passarão a ser eletrônicos, atendendo ao quinto objetivo específico deste trabalho e ao Decreto 9.094/2017 do Governo Federal. Foi produzida uma carta dos serviços oferecidos pela Coordenação do curso de graduação em Administração como produto final deste trabalho, para orientar os alunos quanto à documentação necessária para abertura de cada processo e quais os canais de atendimento ele poderá procurar, para obter informações e acompanhar a movimentação de seus processos. Pretende-se divulga-la para os alunos através de folders impressos e fixa-la no site do curso, para que todos tenham ciência dos serviços e documentos necessários para abertura de cada processo. Além disto, esta pode ser tornada um modelo e ser replicado para os diversos curso e setores existentes dentro da UFRN. uma vez que a criação de carta de serviços é uma “obrigação” das instituições públicas, preconizada pelo Decreto 9.094/2017.
Por estar dentro de um contexto qualitativo, encontram-se limitações para generalizar os resultados, aqui, observados. Exemplos disto, alguns processos atualmente em vigor, poderão vir a não ser mais utilizados no futuro, em virtude de mudança de normas ou resoluções, situação que fazem jus a uma atualização periódica da carta de serviços.
Surgem como opções de pesquisas futuras, a ampliação do presente trabalho de pesquisa para o Departamento de Ciências Administrativas, de igual modo também se torna extensível ao Programa de Pós-Graduação em Administração (PPGA/UFRN) e demais unidades administrativas do Centro de Ciências Sociais Aplicadas (CCSA/UFRN), bem como outras coordenações de cursos de graduação existentes dentro da UFRN. Uma vez que, observa-se que os avanços aqui delineados através da Tecnologia da Informação podem ser implantados em unidades que executam processos similares, sendo assim, podem
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ser elaborados outros estudos de caso que verifiquem o impacto oriundo de tais mudanças.
Podem ser planejados estudos quantitativos e abrangentes com toda UFRN no intuito de captar melhor a necessidade dos usuários que lidam cotidianamente com o sistema de informação alvo deste trabalho, pois novas mudanças e melhorias podem ser encontradas no sentido de proporcionar uma maior adequação do sistema ao usuário servidor.
Além disto, como contribuição futura e agregação de valor aos futuros processos, foi sugerido o desenvolvimento dos processos eletrônicos. Onde as análises e registros, uma vez realizadas, passem a ser entendidos como padrão. Desse modo, as análises de futuros processos passarão a serem realizadas pelo próprio sistema, tomando como base as análises já realizadas. Utilizando as informações contidas no próprio sistema, como documentos da sua base de dados, evitando assim o retrabalho e tornando os processos ainda mais otimizados e eficazes.
Outra sugestão é que seja realizada previamente uma pesquisa de satisfação com os interessados, alunos e usuários dos serviços, a fim de se identificar quais as maiores dificuldades e insatisfações em relação ao setor, processos e procedimentos, avaliados como críticos pelos usuários. Dessa forma, possa iniciar os mapeamentos dos processos e as proposições de melhorias dos setores.
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