Registro de atividades complementares (Processo Crítico)

Baseado no Inciso IV do Art. 140 do Regulamento dos Cursos Regulares de Graduação da Universidade Federal do Rio Grande do Norte e na Resolução nº 001/16-CCADM, de 22 de junho de 2016 do Colegiado do Curso de Administração – CCADM. Consistem em receber os certificados dos alunos para registro no histórico e abater das 300h de atividades complementares previstas no programa pedagógico do curso de Administração/UFRN.

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Figura 20 - Processo de registro de Atividades Complementares - Estado atual do (AS IS)

Fonte: Elaborado pelo autor (2016).

Os alunos solicitam o registro de diversas atividades complementares realizadas para abaterem da carga horária exigida no currículo dos cursos, mais adiante será demonstrado em fluxograma como se dão as etapas do mesmo. O regulamento de cursos de graduação da instituição (RESOLUÇÃO Nº 171/2013- CONSEPE, de 5 de novembro de 2013) prevê em seu Art. 14 inc. IV, que no projeto pedagógico dos cursos de graduação devem conter atividades complementares. Estas atividades são definidas pelo colegiado do curso e Núcleo Docente Estruturante. Tornada pública através da RESOLUÇÃO Nº 01/2004 – Colegiado do Curso de Administração. Passo a passo do processo de Registro de Atividades

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Complementares, os processos de registro de atividades complementares são realizados da seguinte maneira:

1. O aluno faz uma solicitação de registro, via formulário próprio anexando as cópias dos certificados que comprovam a realização das atividades;

2. O processo é aberto pelo servidor/secretário que encaminha o processo à comissão, esta comissão é formada pelo coordenador e mais dois docentes;

3. A comissão avalia os certificados e realiza o registro dos certificados válidos e a quantidade de horas que será abatida;

4. O servidor efetua o registro via SIGAA, o qual notifica eletronicamente o aluno do feito.

5. O aluno caso queira questionar a não inclusão ou avaliação equivocada de algum certificado, faz o pedido de revisão do processo e o mesmo volta para a comissão avaliar.

6. Ao final o registro é feito no histórico e o processo é arquivado. 7. A comissão se reúne quinzenalmente.

8. Ficam então definido quais os passos e procedimentos realizados seguindo conduta ética.

Recebiam-se os certificados de forma impressa, não era aberto processo. As atividades eram avaliadas pelos próprios secretários conforme resolução antiga, este realizava o registro no histórico do aluno na mesma hora já via, SIGAA. Os certificados continuam a serem recebidos ainda impressos, agora é aberto um processo. Ainda não existe a nomenclatura correta no sistema, mesmo já havendo uma solicitação à SINFO, usa-se a nomenclatura “registro individual de avaliação”. O processo é encaminhado para apreciação de uma comissão composta por 3 docentes que avaliam e devolvem para o secretário da coordenação. O secretário realiza o registro no histórico do aluno via SIGAA e arquiva o processo. Muitas vezes o aluno volta para questionar alguma avaliação de certificado ou incluir novos certificados.

A abertura do processo gera um maior controle e registro pelo sistema SIGAA, porém gera muito retrabalho e perdas de tempo, pois o processo é aberto com destino ao próprio setor, depois de finalizado ainda tem que ser recebido e arquivado no sistema e fisicamente gerando acumulo de papeis. O secretário atual, este pesquisador, encontrou junto a SINFO a possibilidade de eliminação do

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processo físico através do sistema SIGAA através da ferramenta “Atividades autônomas” onde o discente poderá enviar o certificado no formato pdf pelo sistema. No próprio sistema SIGAA os certificados serão avaliados e registrados em histórico. A ideia foi passada para o atual coordenador para se discutir possível implantação teste ainda em 2017.2.

Foi enviado memorando à DACA/PROGRAD para se viabilizar a implantação da melhoria, está em fase de aguardo pela resposta. As atividades complementares estão previstas no regulamento dos cursos de graduação da UFRN Art. 14. onde o projeto pedagógico do curso deve reservar até 20% de atividades para as atividades complementares. Muitas melhorias já estão sendo implementadas com base na filosofia Lean office, como foi visto na sessão anterior. Esta sessão se dedica a implementação de uma melhoria específica em relação aos processos de Registro de atividades complementares.

Sugerimos através desta pesquisa-ação como melhoria para os processos existente na coordenação do curso de administração, a implementação do registro individual de atividades complementares que se já feito através do Sistema SIGAA, já existente no âmbito da UFRN. Como será feito:

1. Inicialmente será apresentado o projeto para o coordenador do curso; 2. O coordenador após reunião com o Núcleo docente do Curso dá o aceite

à proposta;

3. Serão registrados os códigos das atividades complementares, previstas na RESOLUÇÃO 001/2017 - CCADM, no sistema SIGAA na aba Atividades Autônomas;

4. Após o cadastro será informado aos alunos como será o novo procedimento, não fazendo mais necessidade da abertura de processo físico nem do uso de papel;

5. Os alunos irão submeter os certificados através do sistema informatizado; 6. A coordenação irá avaliar e efetuar o registro através do SIGAA, de

maneira mais ágil quando comparada à anterior;

7. Após a avaliação o registro será efetivado no histórico do aluno. (Confirmar com SINFO)

A implementação desta melhoria corrobora com todas as teorias e mediadas até aqui apresentadas.

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Figura 21 - Processos de registro de Atividades Complementares - Implementação mais adequada (TO BE)

Fonte: Elaborado pelo autor (2017)

Com a implementação desta melhoria, proposta por este estudo, o processo de registro de atividades complementares será mais ágil e prático, pois o próprio aluno fará o registro do seu certificado no sistema e poderá acompanhar a validação pelo coordenador, acompanhando tudo de forma on-line. Além disto, o uso dos meios eletrônicos evitará demoras e perda de documentos impressos.

Foram mapeados alguns processos da Coordenação do curso de graduação em administração da UFRN em seu estado atual (As Is), mas apenas o processo de registro de atividades complementares foi gerado um novo mapeamento (To Be), por se tratar do processo crítico do setor. Apesar disto, todos os processos do setor foram analisados e sugeridos melhorias contínuas.

Em relação às melhorias contínuas foram sugeridas contribuições para os diversos processos realizados na Coordenação, estas se encontram no anexo deste

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trabalho. Em relação ao Layout está sendo discutido com os responsáveis novas medidas cabíveis para tornar o setor clean, possibilitando adequá-lo a aos padrões idealizados pela filosofia lean office.

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