Davies (1974) define informação, no contexto dos sistemas de informação, como sendo dados que foram processados e assumem uma forma que faz sentido e possui valor real ou percebido em um processo decisório atual ou futuro.
Desse modo é necessário diferenciar dados de informação, enquanto o primeiro pode ser conceituado como a matéria-prima das informações, e é definido por Davies (1974) como grupos de símbolos não randômicos que representam quantidades, ações, objetos entre outros.
Stair (1998) simplifica, dados são “fatos em sua forma primária (...) quando estes dados estão organizados ou arranjados de uma maneira significativa, eles se tornam informação”
Os dados são, então, organizados em estruturas de arquivo e bancos de dados com propósito de processamento, e os Sistemas de informação, de forma geral, têm a missão de transformar dados em informação de acordo com o modelo abaixo apresentado.
Figura 2 - Modelo de Transformação de dados em informações Armazenagem de dados
Informação Processamento
A informação, para ter utilidade ao tomador de decisão, precisa possuir as seguintes características:
• precisa – as informações, sejam acadêmicas ou financeiras têm extrema importância para o processo gerencial de uma instituição de ensino superior, falhas nos registros acadêmicos, por exemplo, poderiam significar a concessão de títulos a alunos com pendências acadêmicas e nos registros financeiros causar problemas de relacionamento ou até mesmo jurídicos se o aluno fosse cobrado por disciplinas que não se matriculou;
• completa – conforme definição anterior, as informações só podem assim ser conceituadas no momento em que adicionam valor ao processo decisório, informações incompletas em uma IES podem significar, enormes prejuízos, por exemplo, a abertura de turmas deficitárias – onde o custo não foi completamente analisado - , comprometem a IES por no mínimo seis meses.
A falta de indicadores precisos no segmento educacional - apontado em pesquisa da Paulo Renato Consultores sobre benchmarking – geram efeitos negativos nas próximas quatro características das informações.
Segundo os consultores “o uso do Benchmarking nas IES estrangeiras ainda continua evoluindo, gerando aprimoramento de performance através da comparação com outras instituições, da colaboração mútua e do interesse em aprender umas com as outras e no Brasil, os primeiros passos precisam ainda ser dados” (PR Consultores, 2003)
• econômica – deste modo as IES’s precisam coletar elas mesmas informações para suas decisões estratégicas, gerando altos custos, que nem sempre compensam a busca por estas informações.
• em tempo – à medida que o mercado torna-se mais competitivo a velocidade com que a empresa consegue agir pode ser fator determinante de seu sucesso. O mercado educacional oferece inúmeras oportunidades, entretanto a falta de agilidade pode transformá-las em ameaças.
• verificável – por tratar-se de um mercado de expansão muito acelerada, e, sobretudo pelas origens dos estabelecimentos mais tradicionais, a gestão de instituições de ensino superior pode de forma simplista ser caracterizada como amadora ou em processo de profissionalização. Decisões são comumente tomadas tendo como base a intuição e informações dificilmente verificáveis;
• flexível – mudança é algo constante, a grande diferença desta era de desafios é a velocidade com que estas ocorrem, ante essa aceleração das alterações na competição e regras legais do segmento educacional a necessidade de flexibilidade nas informações tornam-se uma resposta a este ambiente mutável;
• simples – pela própria definição, a informação deve acrescentar valor ao processo decisório, sua interpretação não pode ser mais custosa ao gestor educacional que sua atualização; e
• relevante – a microeletrônica, surgida no período pós-guerra “viabiliza a construção de equipamentos que, com custo inferior e velocidade superior (...) armazenam recuperam, transmitem e destaque-se como fundamentalmente importante, processam informação” (Sicsú, 2002), desta forma o acesso à informação pode ser facilitado, mas separar que informações são relevantes a que processo decisório ainda é função do gestor educacional.
Diante desta realidade, onde a quantidade de informação disponível torna-se até um problema, na medida em que os decisores não mais selecionam, apenas coletam e tentam, na maioria das vezes de forma incipiente, agrupar todas as informações possíveis e imagináveis, sem ter em mente como agrupá-las ou mais importante analisá-las de forma adequada. Empresas que trabalham desta forma, deixam de cumprir o que para Peter Drucker (1995), é o propósito fundamental de toda empresa, e passam a ser empresas de “dados e não de informação”.
O professor Peter Drucker defende que o objetivo de qualquer organização é a geração de riqueza. E, para fazê-lo, os dirigentes necessitam de um conjunto de informações gerenciais, mas apenas aquelas que lhes possibilitem tomar decisões mais fundamentadas, e que estariam baseadas em quatro conjuntos de informações:
• Informações Fundamentais (Foundation Information): Conjunto de informações básicas, como fluxo de caixa e projeções de liquidez, que todas as empresas possuem. Estas informações são tão simples quanto a pulsação, ou pressão sangüínea, analisadas em um exame médico. Se estas leituras estiverem normais, não nos dizem muito; contudo, se estão anormais, indicam um problema que necessita ser identificado e tratado.
Nas IES além destas informações é necessário considerar informações sobre a inadimplência dos alunos; relação alunos vs vagas; abandono e outras.
Informações sobre a relação alunos vs vagas no ingresso de vestibular podem alertar a Instituição sobre sua imagem perante a sociedade. Informações sobre abandono, por outro lado, podem na realidade indicar problemas nas imagem
da IES perante a comunidade interna, problemas com currículo ou professores ou mesmo dificuldades financeiras dos alunos. Esse item também pode ser identificado pelo nível de inadimplência, previamente citado como um dos maiores problemas atuais.
• Informações de Produtividade (Produtivity Information): Medindo-se o valor agregado sobre todos os custos, inclusive os de capital, pode-se determinar, efetivamente, a produtividade de todos os fatores da produção. Sozinho não explica porque um determinado serviço não agrega valor ou sequer o que fazer a respeito, mas nos mostra o que a empresa precisa descobrir e que medidas corretivas devem ser tomadas.
Ao adotar-se ferramentas como o EVA (Avaliação do Valor Econômico) pode- se identificar dentro da instituição educacional quais processos são mais adequados à formação intelectual do aluno e ainda assim rentáveis para a empresa.
• Informações de Competência (Competence Information): Através de registros de sua performance e dos seus competidores a organização identifica as competências principais que já possui e quais necessita. Deve-se atentar especialmente aos sucessos não previstos e baixas performances em áreas onde deveria ter sucesso.
As freqüentes avaliações do MEC e o Exame Nacional de Cursos podem servir como indicadores. O Relatório do Exame Nacional de Cursos, enviado a cada escola, permite que a coordenação dos cursos possa trabalhar melhor os pontos em que o programa apresenta maiores debilidades. Além disso, o questionário de avaliação preenchido pelos alunos indica necessidades específicas de laboratórios, biblioteca, espaço físico e corpo docente entre outros.
• Informações sobre Alocação de Recursos (Resource-alocation Information): A última área onde informações de diagnóstico são necessárias para gerir os negócios a fim de criar riqueza é a alocação dos escassos recursos: capital e pessoas. Estes determinam se o empreendimento terá sucesso ou não.