Os sistemas podem ser classificados por cinco diferentes dimensões, a saber:
• Simples vs Complexos – o primeiro grupo possui poucos elementos e a relação ou interação entre os elementos é descomplicada e direta, já no segundo são encontrados vários componentes que são altamente relacionados e interconectados;
• Aberto vs Fechado – a diferença reside na interação com o ambiente, no fluxo de entradas e saídas do todos os limites do sistema;
• Estável vs Dinâmico – enquanto este último enfrenta mudanças rápidas e radicais, a mudanças no ambiente pouco afetam o primeiro;
• Permanente vs Temporário – para esta classificação, permanentes seriam os sistemas com duração de longo prazo, cerca de dez anos ou indefinida, já os temporários existem para fins específicos e possuem um limite de tempo pré- determinado. (Stair, 1998:8-10)
3.3.1 Sistema de Processamento de Transações (SPT)
“Transação é qualquer troca de valor ou movimento de mercadorias que afete a lucratividade de uma organização ou seu ganho global inclusive a realização de metas organizacionais” (Stair, 1998:182). Os Sistemas de Processamento de Transações, desta forma, são essências nas tarefas de monitoração e realização das negociações de uma organização.
Por lidar com todas as transações das empresas, o SPT apresentam algumas características gerais, dentre as quais, para uma IES podemos destacar:
Uma grande quantidade de dados na entrada e de saídas – o SPT de uma instituição de ensino superior irá processar desde os pagamentos das mensalidades até a freqüência diária dos alunos, notas e históricos escolares, para citar apenas alguns. Desta forma deve prestar informações sobre a situação de faltas de um alunos mensalmente, ou até em alguns sistemas mais modernos em tempo real. Nestes sistemas - ainda tomando como exemplo – sensores biométricos ativados pela impressão digital do estudante dão entrada ao sistema, conforme figura abaixo, e imediatamente após o processamento esta informação está disponível para consulta em uma página na Internet. Vale destacar que este tipo de aplicação está sendo estudado pelo Ministério da Educação para monitoramento da freqüência de alunos na rede pública de ensino que recebam repasse federal, conforme matérias publicadas na imprensa nacional (A Tarde, 2004);
Necessidades de processamento eficiente e veloz – sistemas deste tipo necessitam de um hardware mais robusto, com capacidade para processamento de grandes volumes de dados de forma eficiente e veloz, tomando, por exemplo, um SPT dedicado ao processo seletivo de uma instituição de ensino pode ter que processar em um período de tempo bastante escasso dados de aproximadamente 55.000 candidatos, como no caso do vestibular 2005 da COVEST, maior vestibular do estado de Pernambuco em 2004. (COVEST,2004);
Computação simples – na maioria das vezes, o sistema de processamento de transação utilizará mecanismos de computação bem simplificados, como “adição, subtração, multiplicação e divisão” (Stair, 1998:183);
Grande necessidade de armazenamento – a necessidade de armazenagem dos dados dos alunos por tempo indeterminado gera volumes de dados enormes ; Necessidade de Auditoria e alto potencial de problemas de segurança – os Sistemas de Processamento de Transações, é responsável nas IES, por exemplo, pelo processamento de notas das disciplinas ou mesmo pela concessão de diplomas. Desta forma a segurança dos dados e informações contidas no sistema são indispensáveis, bem como a possibilidade de auditar o sistema para verificar possíveis incoerências e discrepâncias; e
Impacto sobre um grande número de usuários e de forma geral no funcionamento da organização – responsável pelas operações rotineiras, como por exemplo, empréstimo de livros em uma biblioteca, a indisponibilidade do sistema pode representar graves problemas. Falhas na emissão de boletos de cobrança para instituições privadas podem representar grandes prejuízos financeiros. Este tipo de sistema deve funcionar 245 horas por dia, sete dias por semana, demandando estrutura adequada.
Figura 5 – Sistema de Processamento de Transações Exemplo
Entrada e Alimentação de
Dados
Processamento Documentos e Relatórios
Arquivo de Dados
Transações internas
Cartão de ponto dos empregados Requisição de materiais Mudanças de registros Correção de erros Etc. Transações externas Vendas Compras Expedição Retorno de vendas Etc. Documentos Faturas Cheques de pagamento Cheques de folha de pagamento Fatura de clientes Ordem de compra Etc.
Relatórios operacionais
Uso dos materiais e estoques Resumos de vendas Extratos financeiros Variações de produção Etc.
3.3.2 Sistemas de Informações Gerenciais (SIG)
Segundo Stair, a principal finalidade deste tipo de sistema é “ajudar uma organização a atingir suas metas, fornecendo aos administradores uma visão das operações regulares da empresa, de modo que possam controlar, organizar e planejar mais eficaz e eficientemente.” (STAIR, 1998)
A fim de cumprir esta missão, os sistemas de informação gerencial necessitam de dados, em sua grande maioria esses dados vêm de dentro da empresa, mais especificamente do SPT.
As Saídas de um Sistema de Informações Gerenciais típico de uma Instituição e Ensino superior poderiam ser descritos pelos exemplos a seguir:
• Relatórios Programados – produzidos periodicamente visando permitir aos
gestores maior controle sobre fatores como índice de inadimplência por curso; desempenho docente e níveis de ocupação das turmas e cursos;
Figura 6 – Sistemas de Informação e a tomada de decisão – Enfoque Sistemas de Informações Gerenciais
Fonte: Stair, 1998: 209
• Relatório indicador do Ponto Crítico – geralmente ligados a fatores críticos da
empresa, possibilitam rápida ação dos gestores, em IES, nível de evasão, situação de matrículas entre outros; e
Fontes de Dados Informações recebidas informalmente das fontes
internas e externas
Relatórios Escritos dos SPTs, sistemas manuais e fontes externas
SIG
Sistemas de apoio a decisão Sistemas de apoio executivo Sistemas especialistas Relatórios Adm in is tr ad or Internas Externas Relatórios
• Relatórios sob solicitação – gerados a partir de demandas específicas dos
gestores fornecem informações sobre o desempenho de um docente ou aluno em particular, por exemplo.
Os Sistemas de Informações Gerenciais (SIG) podem ser caracterizados de forma geral por produzirem dados programados em relatórios com formatos fixos que podem ser impressos ou visualizados e em telas de computador, além de possuírem relatórios que atendem demandas específicas das pessoas para quais foram desenvolvidos.