Das Normas do Cerimonial da Universidade Federal Fluminense

A Universidade Federal Fluminense, por meio do Setor de Relações Públicas e Cerimonial, hoje Divisão de Relações Públicas, que pertencia a Assessoria de Comunicação Social, atualmente Superintendência de Comunicação Social, regulamentou as normas de cerimonial acadêmico que devem ser adotadas em todas as solenidades realizadas no âmbito universitário, como diz o documento “Das Normas de Cerimonial da Universidade Federal Fluminense”.

O documento elaborado para normatizar as cerimônias teve o aval da Jornalista Sônia Aguiar Lopes, Assessora de Comunicação Social da UFF, que encaminhou o documento para a Procuradoria em forma de memorando – MEMO 76/99 – e foi devolvido em 28 de Julho de 1999 com o número do processo: 23069.001330/99-18.

Esse documento foi apresentado na sala dos conselhos na Reitoria. Houve uma tentativa da realizadora do documento, Chefe do Setor de Relações Públicas e Cerimonial, a Relações Públicas, Rutelena de Lacerda Simas, para que este fosse publicado e distribuído nos setores da universidade para que as normas fossem realmente cumpridas e não ficassem esquecidas.

A atual Divisão de Relações Públicas nunca contou com um número suficiente de funcionários para que pudesse realizar todo o planejamento e a apresentação de todas as cerimônias oficiais da universidade. Com isso as unidades

passaram, mesmo depois da aprovação das normas de cerimonial da UFF, a realizar por conta própria cerimônias, inclusive com a presença das mais altas autoridades da universidade, sem sequer comunicar ao setor responsável por apoiar e realizar cerimônias da universidade.

De acordo com o documento “Das Normas de Cerimonial da Universidade Federal Fluminense” (1999, p.1), entende-se como cerimonial: “o cumprimento de formalidades e rituais preestabelecidos pela sociedade e/ou suas representações, como, por exemplo, militares, religiosas e políticas, em eventos envolvendo autoridades nacionais e/ou estrangeiras”.

E “Protocolo: ordem hierárquica que determina a conduta a ser adotada pelas autoridades e demais pessoas em ocasiões oficiais, em função do papel social que cada uma desempenha no momento”(1999, p.1)

O Primeiro Capítulo desse documento discorre sobre os assuntos da competência do Setor de Relações Públicas e Cerimonial da Assessoria de Comunicação Social:

 Difundir, utilizar e orientar o emprego correto das normas deste documento;

 Organizar, coordenar e orientar as solenidades ou recepções realizadas na UFF, que tenham a participação de autoridades federais, estaduais, municipais, eclesiásticas, militares e representantes de instituições públicas e privadas, nacionais e/ou estrangeiras;

 Expedir e controlar convites para cerimônias;

 Informar as autoridades, inclusive ao reitor, sobre o programa a ser cumprido nos eventos;

 Opinar em questões de precedência nas solenidades;

 Trabalhar em parceria com o setor de Relações Públicas e Cerimonial de outras instituições, quando for o caso de solenidades realizadas em conjunto ou de visita de autoridades da UFF a outras instituições.

Com relação ao emprego das normas acima citadas, atualmente a Divisão de Relações Públicas faz parte da organização e orienta a maioria das solenidades em que tenha participação de autoridades externas e opina em questões de precedência nas cerimônias em que o setor participa.

Porém, não conseguiu publicar e divulgar aos setores da UFF as normas regulamentadas por este documento. Com relação aos convites oficiais, quem expede e controla os convites é a Divisão de Comunicação Eletrônica, também pertencente à Superintendência de Comunicação Social.

Em visitas de autoridades da UFF a outras instituições, o Gabinete do Reitor, por meio de seus assessores, atua na articulação e planejamento das visitas. Nas solenidades em conjunto há uma articulação dos dois setores de cerimonial para realizarem as cerimônias. Informar às autoridades sobre o programa dos eventos, é responsabilidade das coordenações de cada evento.

No segundo Capítulo são citadas as cerimônias consideradas de âmbito acadêmico:

 Posses e Investidura de Reitor, Vice-reitor, Diretor e Vice-Diretor de Centros Universitários, Diretores e Vice-Diretores de Unidades, Chefias e Subchefias de Departamento e Direção de Órgãos Complementares;

 Aula Magna de abertura de ano letivo da universidade;

 Colação de Grau;

 Outorga de Títulos Honoríficos de Servidor Emérito, Professor Emérito, Doutor Honoris Causa e Professor Honoris Causa;

 Premiações;

 Efemérides – Aniversário da UFF e das unidades, Dia da Bandeira, do Servidor Público e do Professor;

 Cerimônias Acadêmicas – Abertura e Encerramento de Seminários, Congressos, Simpósios, Palestras, entre outras;

 Cerimônias socioculturais – Lançamento de publicação de CDs, abertura e encerramento de Jogos Olímpicos, entre outros;

 Marcos comemorativos – Obliterações, Pedra fundamental, Descerramento de placas, entre outros;

 Assinaturas de acordos, convênios e protocolos;

 Visita de autoridades à UFF;

 Lançamento de campanhas institucionais.

O terceiro capítulo normatiza a presença do Reitor e seus representantes em cerimônias internas e externas, a saber:

 No caso de convocação do Reitor em solenidades da Presidência da República ou do Governo do Estado este deverá sempre comparecer, caso o Reitor não compareça, não caberá indicações;

 O Reitor comparecerá ou se fará representado, nas seguintes cerimônias: • Posses e investidura de cargos;

• Efemérides;

• Outorga de títulos honoríficos; • Aula Magna;

• Colação de grau;

• Marcos Comemorativos.

O quarto capítulo normatiza a precedência das autoridades nas cerimônias no âmbito universitário. A primeira seção, diz respeito às autoridades internas da UFF, a saber:

 O Reitor da UFF, sempre presidirá as cerimônias a que comparecer;

 Caso o Reitor não estiver presente, o Vice-Reitor presidirá a cerimônia a que comparecer;

 Caso o Reitor e o Vice-Reitor não estiverem presentes, o Decano do Conselho Universitário presidirá a cerimônia a que estiver presente;

 Pró-reitores e Diretores dos Centros Universitários poderão ser designados pela reitoria a representarem o Reitor em cerimônias oficiais;

 Cerimônias das Pró-Reitorias, serão presididas pelos Pró-reitores;

 Os Diretores dos Centros Universitários presidirão as cerimônias dos respectivos centros e Unidades;

 Caso o Diretor do Centro não estiver presente, o Vice-Diretor presidirá a cerimônia;

 Com relação às unidades, a precedência é estabelecida pelo Estatuto da UFF. Na ordem: Diretor, Vice-Diretor, Coordenador de Curso, Chefe e Subchefe de Departamento;

A segunda seção discorre sobre as Cerimônias que estiverem presentes autoridades externas:

 Na presença do Ministro da Educação, ou representante, este presidirá a cerimônia;

 Na presença do Governador do Estado, ou representante, este ocupará lugar à direita do Reitor, e a esquerda fica reservado ao prefeito de Niterói ou do município em que estiver sendo realizada a cerimônia;

 Caso o Governador não compareça, a direita do Reitor será reservada ao Prefeito de Niterói;

 O Arcebispo de Niterói, ou da cidade que estiver sediando o evento, ou representante equivalente de outra religião, cabe a deferência de sentar nos primeiros lugares, ao lado do Reitor;

 Nas cerimônias a que comparecer representantes estrangeiros, estes ocuparão lugares destacados na cerimônia. Se houver mais de um representante, deverão ser citados em ordem alfabética nominal dos seus respectivos países.

O texto da terceira seção discorre sobre presidência dupla em cerimônias, no caso de parceria com outras instituições. O reitor pode dividir a presidência com o Governador do Estado, Prefeito da cidade que estiver sediando o evento ou com representantes de outras instituições.

A quarta seção discorre sobre as demais disposições sobre a precedência. A saber:

 Os órgãos de categorias profissionais e acadêmicas – ADUFF, SINTUFF, DCE, terão representações asseguradas na Mesa Diretora de qualquer evento e o uso da palavra. Estes deverão indicar seus representantes;

 Ex-reitores terão lugar assegurado à mesa e citados como tal, desde que não possuam cargo administrativo no momento. Caso estejam em outro cargo, este determinará a precedência;

 Autoridades que possuírem títulos honoríficos deverão ser citadas e poderão ou não ir a mesa;

 Autoridades Militares deverão ter a precedência estabelecida de acordo com a criação de cada Ministério e patente, sendo Marinha, Exército e Aeronáutica, respectivamente;

A composição da Mesa Diretora de todos os eventos é determinada pelo quinto capítulo. Levando em consideração:

 Os critérios de precedência estabelecidos no quarto capítulo;

 A hierarquia, de acordo com o Estatuto da UFF;

 O critério de primazia do anfitrião;

 A faixa etária, prevalecendo a precedência do mais idoso ao mais jovem.

 Reconhecimento do mérito agregado à pessoa, com relação à cultura e/ou alto saber;

 Com relação ao sexo, a precedência do sexo feminino, de acordo com a cultura ocidental;

 Ordem alfabética com relação ao nome da pessoa ou instituição;

 Indicação da autoridade que tenha envolvimento com o tema do evento;

 Na presença de diversas autoridades e organizações deverá ser abordado o critério de precedência do Decreto 70.274/72, alterado pelo Decreto 83.186/79, da Presidência da República.

Com relação aos discursos, o sexto capítulo determina que:

 A autoridade que estiver presidindo a solenidade fará a abertura e o encerramento do evento;

 O cerimonial poderá fazer a abertura oficial a pedido da presidência da Mesa Diretora;

 A ordem de pronunciamento será inversa à ordem de composição de mesa, da menor autoridade para a maior. Não é obrigatório o pronunciamento de todas as autoridades da mesa.

O sétimo capítulo regulamenta a utilização dos símbolos nacionais na Universidade Federal Fluminense, sendo a primeira seção reservada ao Hino Nacional. A saber:

 O Hino Nacional deverá ser executado na abertura e/ou encerramento das cerimônias universitárias, estando os presentes em posição de respeito;

 O Hino Nacional estrangeiro deverá preceder o brasileiro em aberturas e/ou encerramentos de eventos em parceria com instituições estrangeiras, em

colações de grau em que estiverem formando estrangeiros e em visita de autoridades estrangeiras;

 O Hino Nacional Brasileiro deve ser executado no hasteamento da bandeira nacional;

 A execução poderá ser vocal ou instrumental de acordo com o cerimonial de cada ocasião; Se for execução vocal, as duas partes do poema serão tocadas e no caso de execução instrumental, a musica será executada integralmente sem repetições.

Na segunda seção deste capítulo, o símbolo nacional regulamentado é a Bandeira Nacional. De acordo com a seção, a Bandeira Nacional:

 Pode ser usada em todas as cerimônias oficiais da UFF, internas ou externas;

 Deverá estar hasteada no jardim da Reitoria, tendo à direita a Bandeira do Estado do Rio de Janeiro e à esquerda a da UFF;

 Deverá ser hasteada às 8h e arriada às 18h, sendo devidamente iluminada;

 Ocupa lugares de honra em qualquer evento no território nacional, ao centro ou mais próximo dele.

 Poderá estar à direita de tribunas, púlpitos ou mesas de honra e trabalhos, respeitando as seguintes disposições:

• Considera-se a direita da bandeira, o lado direito de uma pessoa que esteja ao lado da bandeira em direcionada para a plateia;

• Não poderá, jamais, ser ocultada, nem por quem estiver sentado perto da bandeira;

• No Dia da Bandeira, 19 de novembro, o hasteamento deverá ser pontualmente às 12h, em solenidade nos jardins da Reitoria;

• Quando não estiver sendo utilizada deverá ser guardada em lugar digno e quando houver desgaste deverá ser encaminhada aos órgãos competentes para procedimentos cabíveis;

• Quando hasteada, o mastro deverá ser colocado no solo e a largura da bandeira não deverá ser maior que um quinto, nem menor que um sétimo da altura do mastro;

• Quando distendida e sem mastro, a bandeira deverá estar com seu lado maior na horizontal, e sua estrela isolada, não poderá estar, nem sequer, parcialmente tapada;

A terceira seção dispõe sobre o Selo Nacional, que na UFF, deverá ser utilizado para autenticar atos acadêmicos, os diplomas e certificados expedidos pela UFF.

O oitavo capítulo regulamenta as formas de tratamento. Segundo este capítulo, os pronomes de tratamento obedecerão ao Manual de Redação da Presidência da República (1992). Este mesmo capítulo determina que caiba apenas ao Reitor o tratamento de Magnífico, o Vice-Reitor e as demais autoridades serão chamadas de excelência.

O nono capítulo aborda os trajes acadêmicos. Este capítulo determina que:

 De acordo com a solenidade, o Reitor, conselheiros e docentes utilizam vestes talares, com ou sem insígnias, nas cores nacionalmente conhecidas como tradicionais;

 As vestes talares são: Beca negra, no modelo tradicional da UFF, podendo ser utilizada por alunos em colações de grau;

 Quando utilizadas as vestes talares, essas deverão ser acompanhadas de pelerine nas cores do curso;

 As cores oficiais da UFF são azul e branco;

O décimo e último capítulo dispõe sobre a identificação visual da UFF. O texto do único artigo do capítulo diz que a logomarca da UFF deverá constar em todos os documentos, com a finalidade de firmar a chancela da universidade e permitir a imediata identificação da instituição.