Departamento de gestão de contratos

O Departamento de Gestão de Contratos (DGC) foi criado em novembro de 2006, com apenas uma gerente, uma secretária e uma analista, com a proposta de ter um controle maior sobre os contratos de prestação de serviços. Como mostra uma analista entrevista:

“Na época em que o departamento surgiu foi se acumulando as funções do departamento... Hoje a gente tem uma equipe enxuta.” (Sujeito 6)

Segundo relatos de funcionários apenas no final de 2009, três anos após sua criação, é que o departamento começou a participar do processo de contratação. Assim, pode-se dizer que

Presidência

Superintendência de Operações Superintendência de Engenharia Superintendência Comercial e Mercado

Dept. de Serviços de Rede

Dept. de Gestão de Contratos

Dept. de Gestão de Perdas

Dept. de Expansão e Novas Ligações

Dept. de Planejamento de Investimentos

Dept. de Operação do Sistema

Dept. de Engenharia e Manutenção do Sistema Elétrico

Dept. de Automação e Telecomunicação

Dept. de Clientes Corporativos

Dept. de Gestão de Mercado

Dept. de Gestão de Contas a Receber

Dept. de Gestão Comercial e Faturamento

Dept. de Atendimento a Clientes Presidência

Superintendência de Operações Superintendência de Engenharia Superintendência Comercial e Mercado

Dept. de Serviços de Rede

Dept. de Gestão de Contratos

Dept. de Gestão de Perdas

Dept. de Expansão e Novas Ligações

Dept. de Planejamento de Investimentos

Dept. de Operação do Sistema

Dept. de Engenharia e Manutenção do Sistema Elétrico

Dept. de Automação e Telecomunicação

Dept. de Clientes Corporativos

Dept. de Gestão de Mercado

Dept. de Gestão de Contas a Receber

Dept. de Gestão Comercial e Faturamento

além de ser um departamento recente, havia poucas pessoas no departamento, fazendo com que o mesmo fosse se desenvolvendo aos poucos, com a vinda de novos funcionários e atribuições de novas funções para o monitoramento de fornecedores.

No ano de 2010 foram trazidos dois engenheiros para realizar as fiscalizações de campo. Depois disso ocorreram algumas substituições de funcionários que mudaram de área. E até o término do trabalho de campo efetuado durante esta pesquisa, a Área de Gestão de Contratos contava com um total de oito empregados: dois engenheiros, dos quais um deles é gerente; dois contadores; três administradores; e uma técnica em eletrotécnica (formada em engenharia, mas ainda não foi promovida à analista). Um engenheiro e um administrador são responsáveis pelo acompanhamento dos procedimentos técnicos e operacionais dos prestadores em campo e qualidade do serviço executado. Um contador e uma administradora são responsáveis pelas auditorias trabalhistas e fiscais. O outro contador é responsável pelo acompanhamento dos saldos dos contratos e recebimento da documentação trabalhista e fiscal enviada pelos prestadores de serviços à Eletriklight. E a outra administradora cuida da avaliação dos prestadores de serviços para fins de seleção e contratação. O acompanhamento do sistema cadastro de terceiros (CAD) fica sob a responsabilidade da técnica, que também acompanha a avaliação das prestadoras de serviços, para fins de ranking e premiação.

Antes da criação do DGC, os contratos eram controlados pela área de suprimentos, onde começa todo o processo de contratação, coleta de preços e definição das especificações técnicas. Hoje os contratos continuam na área de suprimentos, durante o processo de contratação, mas no momento em que o contrato é estabelecido e firmado, as áreas usuárias daquele contrato passam a acompanhar o contrato. A área de suprimento tem a responsabilidade de cotar preços, firmar o contrato e fazê-lo ser executado, mas não de acompanhar a execução do contrato após a contratação. Como relata uma das funcionárias entrevistadas:

“Começou a sentir necessidade de fazer um controle maior sobre estes contratos, porque o gestor, como está muito no operacional, ele queria tomar conta do contrato, mas não tinha perna pra isso. Já a área de suprimento não tinha a responsabilidade de tomar conta deste contrato... Então ficava esta lacuna, então surgiu esta necessidade, o departamento foi instituído e a gerente inicial veio com várias ideias e propostas de tentar controlar estes contratos... Uma destas ideias foi o acompanhamento da documentação trabalhista, que hoje é feito aqui no departamento.” (Sujeito 6)

Assim, o DGC foi criado com o objetivo de gerenciar os contratos de serviços, após a contratação dos prestadores, sobretudo os contratos grandes, tidos como de sobrevivência da empresa, que são os contratos de corte, leitura, manutenção, construção e inspeção.

A contratação de serviços gerais, como limpeza, faxina, eventos etc, não são acompanhados pelo DGC, mas apenas contratados diretamente com a área de Suprimentos. Da mesma forma, a contratação de fornecedores de suprimentos, tais como materiais diversos e materiais específicos para a realização de atividades operacionais da Eletriklight são de responsabilidade da área de Suprimentos e não do DGC. Inclusive na área de Suprimentos há um laboratório e funcionários que ficam responsáveis pela realização de testes nos materiais contratados.

O gestor de cada contrato fica localizado na área de atuação do contrato. Um contrato de corte e religação da área metropolitana, por exemplo, será supervisionado por um gestor de contrato de corte e religação localizado na região metropolitana. Mas, se for um contrato de corte e religação num determinado interior, por exemplo, quem irá supervisionar o contrato é o gestor de corte e religação daquela região do interior. A empresa que atende no interior pode ou não ser a mesma que a empresa que atende na região metropolitana, mas será um novo contrato e, para cada contrato haverá um gestor responsável. O gestor de contrato não obrigatoriamente é o gestor da unidade de trabalho, mas é quem é responsável pelo contrato. Pode ser um gerente, um coordenador, mas, geralmente, é o próprio gestor da unidade que assume o papel de gestor do contrato, inclusive é ele quem assina o contrato formal. O ideal é que onde o gestor do contrato não possa estar, o Departamento OCG acompanhe estes contratos de modo que todas as cláusulas e obrigações contratuais sejam todas cumpridas.

“A proposta para o departamento é ser uma área de apoio, uma área que estenda a atividade do gestor, onde o gestor não pode estar, para que a gente possa estar. Sempre em parceria com o gestor.” (Sujeito 6)

O DGC acompanha atualmente cerca de 100 (cem) contratos. Como algumas empresas possuem mais de um contrato, o total de fornecedores que são acompanhadas por esta área correspondem a aproximadamente 50 empresas (47 empresas no decorrer da pesquisa). Na área de Suprimentos o número de contratos é bem maior, já que envolve todo tipo de contrato,

enquanto no DGC são acompanhados apenas os contratos mais volumosos em termos de quantidade de terceirizados e volume financeiro contratado.