Reuniões com prestadores de serviços

No DGC ocorrem reuniões frequentes com os prestadores de serviços. Há reuniões conjuntas com todos os prestadores de serviços, nas quais a Eletriklight convida os gestores dos contratos (das áreas operacionais) e convidados externos e discutem questões interessantes para os fornecedores, além de realizar palestras onde são narradas experiências de sucesso de outros fornecedores ou de outras empresas e são discutidas novas ideias, novas tecnologias e formas de melhorias ou de correção de erros. Tais reuniões consistem em uma forma de inspirar os terceirizados a implementarem melhorias nas suas empresas em áreas como meio ambiente, segurança, responsabilidade com os funcionários, atendimento ao cliente etc.

Tais reuniões conjuntas (com todos os fornecedores) são promovidas anualmente. São feitos projetos para a realização destas reuniões, como por exemplo, projetos de workshops. Após a criação do DGC, por exemplo, foi realizado, um evento com o intuito de promover o departamento e mostrar qual sua finalidade. Há outro encontro, também anual, com terceirizados, onde são contratados pela Eletriklight palestrantes do mercado, para mostrar as mudanças ocorridas nas legislações trabalhista, tributária, previdenciária etc, ou para tratar de temas atuais e de interesse dos fornecedores.

Há também reuniões individuais, ou seja, são feitas reuniões com cada uma das empresas prestadoras que são acompanhadas no DGC. Tais reuniões ocorrem mensalmente. São feitas ao menos duas reuniões por mês com os prestadores de serviços, cada reunião com uma empresa diferente. São convidados os gestores dos contratos, que são responsáveis por aqueles contratos, os funcionários responsáveis pela questão de segurança e funcionários do DGC, responsáveis por diversas atividades relacionadas ao acompanhamento destes prestadores, tais como: fiscalizações de campo, verificação da documentação da área

trabalhista, registro e acompanhamento do sistema cadastro de terceiros e auditoria. Então todos os temas avaliados pelo DGC são abordados durante estas reuniões.

O objetivo destas reuniões individuais periódicas consiste em verificar como o prestador de serviços está trabalhando, discutir os problemas, notificações e penalizações que tenham ocorrido com o prestador, apontar metas e objetivos da Eletriklight que estejam relacionados aos prestadores de serviços e, até mesmo, disponibilizar ajuda, se necessário, como mostra o depoimento de uma analista do DGC ao ser indagada sobre o objetivo destas reuniões:

“Oferecer também as ferramentas que a gente tem disponíveis para ajudar, por exemplo, a visita do engenheiro em campo para acompanhar o procedimento; a visita do pessoal da segurança também em campo para dar um ajuste, ver como este pessoal está trabalhando, se está trabalhando bem ou não; a verificação no sistema cadastro de terceiros se o pessoal está realmente capacitado para executar estas atividades.” (Sujeito 6)

Ainda sobre estas reuniões individuais, a ideia é esclarecer dúvidas e apontar as pendências e pontos para melhorias, como narrou uma das funcionárias entrevistadas:

“A gente tem a recepção deles aqui, a gente chama o prestador e mostra os nossos processos, em que colocação eles estão, a partir daí a gente já mostra o resultado da avaliação deles, de todos os indicadores deles, as notas que eles conseguiram em cada indicador, em que posição ele está, quais as dificuldades deles com relação ao sistema CAD terceiros, a questão de segurança deles, a gente pega os itens de não conformidade e comenta com eles: “senta aqui, você está ruim nisso e nisso aqui, o que você pode fazer para melhorar etc”; aí dá um prazo, tem ata, tudo isso.” (Sujeito 9)

Uma das informações que é discutida junto aos fornecedores durante estas reuniões individuais é, por exemplo, o número de ordens de trabalho. Embora esta seja uma informação estipulada em contrato, é discutida pessoalmente com o prestador de serviços, para que o mesmo possa se organizar com relação ao número de equipes e materiais que deverão ser disponibilizados durante a execução da obra, aos treinamentos que deverão ser realizados e ao volume de trabalho diário que será necessário, ao longo do período contratado.

Além das reuniões conjuntas e das reuniões individuais, ocorrem também reuniões esporádicas com intuito de dirimir conflitos entre prestadores e a Eletriklight ou no intuito de tratar de algum assunto específico. Por exemplo, em 2011 ocorreram reuniões com alguns prestadores voltadas exclusivamente para resolver pendências da auditoria do Ministério Público realizada naquele ano junto aos prestadores. Tais empresas tinham que entregar algumas documentações solicitadas pelo Ministério Público e fazer algumas correções de pendências apontadas pelo Ministério.

As reuniões citadas, tanto as reuniões individuais como as conjuntas, com outros fornecedores, são realizadas na sede da Eletriklight, que fica localizada na região metropolitana. Mas também são feitas reuniões anuais mediante visitas às empresas que prestam serviços para Eletriklight fora da região metropolitana, que são denominadas “regionais.” Tais reuniões envolvem tanto funcionários da Eletriklight (por exemplo, os gestores dos contratos daquelas regiões), como funcionários da prestadora de serviços daquela região (por exemplo: técnicos de segurança, funcionários do setor trabalhista e previdenciário, dentre outros). É interessante observar que cada reunião desta é realizada apenas com funcionários relacionados à mesma atividade (por exemplo, funcionários da Eletriklight que são responsáveis pela atividade de construção em determinada região e funcionários da empresa que presta serviços de construção para Eletriklight naquela mesma região).

São objetivos das reuniões com as prestadoras de serviços regionais: discussão de pontos relevantes dos contratos; apresentação das principais não conformidades registradas no GIFS; definição das ações para reduzir as não conformidades registradas; análise das propostas para aumentar a eficiência dos serviços prestados; nivelamento dos procedimentos para melhoria dos serviços; e levantamento de informações para subsidiar reuniões futuras. (Documento Interno da Eletriklight: Modelo para Reuniões, 2011)

Estas reuniões com os prestadores de serviços demonstram uma proximidade entre o prestador e a Eletriklight, uma intenção de esclarecer demandas operacionais e normativas, bem como de dirimir conflitos e resolver eventuais problemas que possam ocorrer no relacionamento entre contratado e contratante. Nas palavras de uma analista entrevistada, tais reuniões servem para:

“Tentar negociar, explicar, tirar alguma dúvida. Então existe esta reunião aqui e esta reunião no campo, na unidade gestora do serviço.” (Sujeito 6)