Visando a facilitar a análise das entrevistas realizadas com 10 (dez) dirigentes de empresas/organizações, possuidoras, em seus quadros funcionais, do cargo de Secretário Executivo, elaborou-se, inicialmente, um Quadro resumo (Quadro 12, Apêndice P), contendo as respostas dos dirigentes de forma mais resumida. Entretanto, as transcrições dessas entrevistas podem ser lidas na íntegra, consultando-se os Apêndices Q1 a Q10, disponíveis no CD. No Quadro 12 também constam as respostas das egressas.
A análise apresentada a seguir inicia-se pelo tempo de serviço do dirigente na empresa/organização. Posteriormente, apresenta-se o porte e o tipo da empresa, as atividades desenvolvidas e a quantidade de profissionais em secretariado que nela trabalham. As demais questões referem-se à formação, às competências e à autonomia do secretário executivo, como já explicado no Capítulo 5 (Diretrizes Metodológicas).
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Quanto ao tempo de serviço no cargo ocupado pelos dirigentes, verificou-se que 60% estão no cargo entre 1 e 5 anos; 10% entre 6 e 10 anos; 20% entre 11 e 15 anos e 10% com 16 anos ou mais. Portanto, a maioria é nova no cargo que ocupa, sendo 20% do sexo feminino e 80% do sexo masculino, tornando evidente a presença majoritária do homem à frente de cargos de Direção.
Constatou-se que 40% das empresas/organizações que participaram da pesquisa são de médio porte e 60% de grande porte. Estão classificadas em comércio (10%), indústria (30%) e serviços (60%). Apenas 20% são públicas; 80% são privadas. Quanto às atividades, são muito variadas, devido às especificidades de cada uma, sendo resumidas a seguir: a) atividades da área comercial; b) cuidados com o meio ambiente, uso do solo, liberação de alvará de construção, de funcionamento, cuidar dos postos de saúde etc. Demitir, nomeiar, cuidar das praças e abertura de ruas, escolas etc; c) controlar as atividades de uma indústria de confecções; d) gerir atividades com uso de produtos agroquímicos; e) atividades que dizem respeito ao transporte sobre regulamentação, coordenação dos terminais de linhas de ônibus; f) desenvolver atividades na área contábil (consultoria tributária e auditoria interna); g) dirigir atividades relacionadas a entretenimento turístico; h) produção de biodiesel; i) prestar serviços na área da construção civil; j) realizar atividade de engenharia e assessoria em saneamento, barragens, estradas, irrigação etc.
Todas as empresas somente possuem profissional em secretariado executivo do sexo feminino. Apenas 10% possuem uma única secretária. Este número varia da seguinte forma: 10% têm 2 secretárias; 30% 3 secretárias; 30% 4 secretárias; 10% 5 secretárias e 10% 15 secretárias. Constatou-se que todas as empresas, juntas, possuem 30 secretárias, sendo que, desse total, 13% são formadas em outra universidade, portanto não fizeram parte da pesquisa; 37% são formadas pela UFC e 50% estão exercendo o cargo sem ter formação universitária.
Quando os dirigentes foram solicitados a completarem a frase “o secretário executivo é aquele que (apresente características básicas)....”, percebeu-se uma gama de características listadas pelos 10 dirigentes. Elas se repetiram da seguinte forma: prestar assessoramento (50%); ser ágil/dinâmica (40%); ter facilidade de comunicação (30%); ser cordial (20%); ter autonomia/liberdade para fazer o que for preciso dentro de sua área (20%); ser pro-ativa (20%); gentil (20%); gerenciar atividades (20%); ser simpática (20%); ter bom relacionamento (20%); filtrar informações (20%); ter conhecimento de Informática (20%); dar suporte administrativo (20%). As demais características foram citadas apenas uma vez: “complementar a função do executivo”, “ser sigilosa”, “ter autoconfiança”, “atender ao público”, “ser educado”, “otimizar resultados”, “preparar relatórios”, “ser objetiva”, “ser um
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gerente que opina nas reuniões”, “ser discreta”, “ser leal à chefia”, “saber redigir ofícios/correspondências”, “ter conhecimentos gerais”, “dominar uma Língua”, “ter senso de organização”.
Percebe-se que, mesmo que a pergunta tenha sido feita utilizando-se a terminologia no masculino, ou seja, profissional secretário executivo, as respostas foram dadas, na maioria das vezes, no feminino (dinâmica, pro-ativa, simpática, sigilosa, objetiva, discreta), levando a crer que o dirigente respondeu à pergunta, tomando sempre por base o profissional existente na empresa/organização, no caso, do sexo feminino. Este aspecto confirma a forte participação da mulher nessa profissão.
Observou-se, também, que apenas 20% dos dirigentes citaram como características do secretário aquele que tem autonomia/liberdade para atuar dentro da área. Chamou a atenção que atributos como simpatia, gentileza, sigilo, educação, objetividade, discrição, lealdade, bom relacionamento, entre outros, indicam características que não estão relacionadas à autonomia, no sentido de tomar decisões. Entende-se que qualquer profissional deva ter essas qualidades. Percebe-se que as demandas do mercado estão a necessitar de profissionais com características como gentileza, simpatia, educação, que vão além das constantes nos documentos oficiais.
Para avaliar a categoria “autonomia”, perguntou-se, a cada dirigente, o que é ser secretário autônomo e quais questões esse profissional pode resolver. As respostas dos dirigentes 2 e 3 são apresentadas nos parágrafos seguintes.
O dirigente 2 afirmou que, “em certo caso, ela tem autonomia de decidir, mas não em reunião. Pode resolver questões relacionadas ao atendimento, fazer ligações, atendimento ao público. Tem que ter discernimento para ver a quem eu posso atender; em caráter de decisão eu não vejo o secretário tendo esse poder de decisão”.
O dirigente 3 disse que “é aquele que tem um bom IVP, ou seja, “Índice de Viração Própria”. Tem que apresentar propostas, ter iniciativa, discernimento, autossuficiência ... O que ela poderia resolver...depende muito .... no caso, aqui, ela tem que ter a liberdade de manusear minha agenda, ter total autonomia sobre minha agenda para poder negociar com a outra secretária do sul para acertar compromissos, providenciar a aquisição de passagem...Na área estratégica, confesso que ela se envolve pouco”.
Verificando as respostas desses dois dirigentes, conclui-se que a autonomia é concedida por eles apenas nos assuntos mais rotineiros, na área estratégica não, fato confirmado no discurso de ambos. Parece haver até contradição, no caso do dirigente 1, quando afirma: “ela tem autonomia de decidir” e, logo adiante, na entrevista, declara: “em
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caráter de decisão, não vejo o secretário tendo esse poder”. Portanto, percebe-se que, aquilo que as secretárias podem resolver está relacionado à rotina, como atendimento ao público, ligações telefônicas, liberdade de manusear a agenda etc.
Em resumo, os demais dirigentes assim se expressaram, para dizer o que é ser um secretário autônomo e quais questões este pode resolver: a) a autonomia faz parte da função e o secretário pode resolver questões ligadas aos relatórios finais, passados à presidência; b) deve ter iniciativa, pro-atividade, ser focado no resultado, conhecimento técnico profundo e pode resolver questões dentro do seu ciclo de controle; c) toma decisões, mas nada que envolva decisões mais complexas; d) a autonomia varia, dependendo do assunto; nos que são pertinentes ao secretário executivo, a autonomia é completa [...], existem, porém, assuntos em que a autonomia é praticamente nula; e) ela deve demonstrar pro-atividade, entender bem o negócio em que trabalha [...], questões que poderia resolver, isso dependendo de empresa para empresa. Em nosso caso, se um profissional estiver com um problema no notebook, ela pode resolver; f) precisa entender as regras e metas estabelecidas,... tem que entender o funcionamento e resolver os problemas, tomar decisões; é aí que aparecem as primícias do líder; g) em primeiro lugar, deve ter a compreensão da unidade em que trabalha, observando o que é prioritário na Cia. Tem que estar preocupada com a mobilização das equipes, ter a capacidade de filtrar informações, buscar ações que fortaleçam as ações da Unidade, para atuar no sentido positivo e ter realmente sua tarefa realizada; passa a comandar a ação; h) pode decidir dentro de sua escala hierárquica.
Conclui-se que 100% dos dirigentes consideram que a autonomia ocorre dentro da área de atuação da secretária. Todos desejam que ela tome decisões, mas somente as de caráter rotineiro, as mais simples, permanecendo à margem da área estratégica da empresa, que exige decisões mais complexas.
Dando continuidade à investigação acerca da categoria de análise “autonomia”, perguntou-se, a cada dirigente, qual o grau de autonomia de que o secretário desfruta na empresa/organização. Os 10 (dez) dirigentes atribuíram as seguintes notas, respectivamente: 7,0 (sete); 4,0 (quatro); 8,0 (oito); 8,0 (oito); 3,0 (três); 6,0 (seis); 7,0 (sete); 10,0 (dez); 8,0 (oito); 10,0 (dez). A média aritmética obtida foi 7,1(sete vírgula um) e, traduzindo em graus, obteve-se a seguinte escala: 10% atribuíram grau péssimo, 10% ruim, 30% regular, 30% bom e 20% excelente. Os diálogos dos dirigentes 3, 4 e 9, com a pesquisadora, foram selecionados e estão reproduzidos a seguir, no Quadro 12.
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a) Diálogo com o dirigente 3 (D 3):
Pesquisadora (pesq.): Qual o grau de autonomia que o secretário executivo tem nesta empresa?
D 3 - Ela controla todos os contratos, cobra atividades dos setores, as atividades são mais rotineiras. Sobre as atividades rotineiras ela tem 10.
Na área estratégica ela não participa, tem conhecimento pelas atas, eu daria 6. Pesq.: Mas não por culpa dela, é mais porque é uma decisão da empresa. Seria isso?
D 3- Essa é uma pergunta capciosa. Se a pergunta fosse sobre as atividades rotineiras dela eu daria um 8 , um 9;
b) Diálogo com o dirigente 4 (D 4):
D 4 - Atribuo 8. Algumas pessoas usam sua secretária para servir café, atender telefone, só faz isso; isso é o cúmulo. Na minha área, ela tem 8 de autonomia e 8 de responsabilidade. Se errar a responsabilidade é dela. Quando ela se candidata para o negócio ela tem que vir preparada. Não pode ser emotiva, ter TPM; não é só para ela, é para todos;
c) Diálogo com o dirigente 9 (D9):
D 9 - Dentre as funções que são atribuídas a ela eu acredito que 6. Pesq.: Por culpa dela?
D 9 - Não por ela, mas por causa das atribuições que são concedidas a ela. Muitas dessas atribuições, algumas delas, ela não tem capacidade de ir adiante.
Pesq.: Mas porque lhe falta conhecimento ou porque não há confiabilidade para isso?
D 9 - Nenhum dos dois, porque não é atribuição dela. Se eu for quantificar funções como manutenção de escritório, parte de telefonia, energia, limpeza, ela tem autonomia nota 9. Ela só precisa vir me abordar e finalizar o assunto, mas outro assunto que ela precisa tratar, ela vai precisar de uma orientação nossa.. Penso que quando eu passo alguma orientação para tratar de algum assunto eu já tirei um pouco da autonomia dela.
Quadro 12 – Diálogo entre a pesquisadora e o dirigente 3
Fonte: Pesquisa do doutorado/2008
Por meio das transcrições das respostas à pergunta a respeito do grau de autonomia conferido às secretárias pelos dirigentes, confirmou-se, então, que a autonomia, no sentido da tomada de decisão, está relacionada às atividades rotineiras, não tendo participação nas decisões mais complexas e estratégicas da empresa/organização.
Ao serem perguntados se havia diferença entre o secretário de ontem e o de hoje, os dirigentes foram unânimes em dizer que sim. As transcrições do que disseram os dirigentes 3 e 4, à pesquisadora, encontram-se registradas no Quadro 13:
a) Diálogo com o dirigente 3:
Pesq: Há diferença entre o secretário de ontem e o de hoje?
D 3: Bastante. A essência é a mesma. Os meios mudaram muito. Antigamente ela usava a agenda de papel, hoje já é eletrônica, tem que ver a agenda de todos os setores... Com o advento da informática, da Internet mudou muito. Hoje, ela tem o computador, prepara apresentação no Power Point, utiliza o Excel... A questão do idioma é muito maior. Hoje, há uma preocupação maior com a imagem do executivo, com o network; há uma preocupação maior em lapidar esse relacionamento.
b) Diálogo com o dirigente 4:
D 4: “Total”; hoje, faz parte do negócio. Na minha diretoria ela faz parte do negócio. No passado era gestão secundária.
Pesq.: Tem mais alguma diferença que pode ser frisada?
D 4: O profissional é mais preparado na empresa. Ele sai da universidade com a visão do passado. Pesq.: O Sr. percebeu isso?
D 4: Sim, no Nordeste a preparação ainda é mais no modelo antigo. Falta dinamismo, cultura do gerenciamento.
Quadro 13 – Diálogo entre a pesquisadora e os dirigentes 3 e 4 Fonte: Pesquisa do doutorado/2009
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Os demais dirigentes, em geral, consideraram que há “bastante”, “completamente” e “total” diferença entre o secretário de hoje e o de ontem. Os principais aspectos mencionados foram os seguintes: está se tornando uma assessora/assistente; tem que ter conhecimento de Informática, Tecnologia e Língua; tem vontade de crescer e se desenvolver; hoje faz parte do negócio. Percebeu-se que, embora a pergunta tenha sido feita utilizando a nomenclatura no masculino, ou seja, como profissional secretário executivo, as respostas foram dadas sempre com o pronome pessoal no feminino (“ela”), tendo em vista ser o cargo ocupado por mulher na empresa/organização em que o dirigente trabalha.
Constatou-se o que já era de se esperar, ou seja, que o secretário executivo de ontem é diferente do atual, em função do crescimento das empresas/organizações e o surgimento de novas tecnologias, hoje imprescindíveis para qualquer profissional, de qualquer área.
Indagados se o secretário cumpre o papel de secretário executivo na empresa /organização investigada, dois dirigentes disseram o seguinte, conforme consta no Quadro 14:
a) Diálogo com o dirigente 3:
D3: Eu acho que está em evolução, mas ela cumpre muito bem. O fato de ser formada pela universidade ajuda muito. Cumpre o papel.
b) Diálogo com o dirigente 9:
D9: Sim. Porque dentro da formação do profissional ele tem conseguido aplicar aquilo que ele aprendeu dentro da nossa realidade e não é apenas um curso que está dentro do status. Antigamente você tinha um profissional secretário que era apenas um status do secretario executivo. Tanto fazia contratar uma pessoa com a formação ou não, dentro das atribuições, que não fazia diferença, mas hoje já faz; hoje ele consegue cumprir o papel e aplicar o que ele aprendeu na formação.
Quadro 14 – Diálogo entre a pesquisadora e os dirigentes 3 e 9. Fonte: Pesquisa do doutorado/2009
No total, 40% dos dirigentes responderam que “sim”, o secretário cumpre o papel de secretário, mas sempre deixando uma dúvida, como se observou no discurso deles: “eu considero que ela está perto de ser uma secretária executiva”, “acho que está em evolução”, “sim, mas tem alguns ajustes a fazer”, “ela tem potencial, mas a Secretaria [fazendo menção ao órgão] não explora, limita o profissional, por ser um setor público”.
Quanto aos demais, 60% foram firmes em dizer que o secretário cumpre o papel de secretário executivo nas empresas/organizações em que estão trabalhando, demonstrando, dessa forma, que há satisfação com o trabalho do profissional.
Finalizando a entrevista, pediu-se que o dirigente atribuísse uma nota à formação dada pela UFC, cuja solicitação pretendeu avaliar a categoria de análise “formação do secretário”. Percebeu-se que 50% dos dirigentes estão satisfeitos com a formação dada pela UFC, pois
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atribuíram notas 9,0 (20%) e 10,0 (30%). Constatou-se que 20% atribuíram notas 7,0 e 8,0 e 20% atribuíram notas 3,0 e 4,0, consideradas baixas, se comparadas às demais. Apenas 10% não quiseram responder mediante nota, mas fizeram elogios que levam a crer correspondam à nota 9,0, conforme se expressou o dirigente 11:
O grande mérito da UFC é que tem respaldo, a base, o comando que tem com a visão ampla do mundo, tem base sólida, não é formação acelerada, não é paliativa, o b-a-b-a ...o diferencial é esse aí. Para a pessoa ser admitida nesse curso tem que ter um nível, tem que ter uma visão da vida e do mundo. Quando um profissional desse chega na empresa, ela tem uma cultura. Não é uma visão pontual.. Essa seriedade da universidade tem que continuar, não sei lhe responder com nota (DIRIGENTE 11, PESQUISA DO DOUTORADO 2008).
Um aspecto importante, evidenciado por 60% dos dirigentes, foi em relação à deficiência no ensino da Língua Estrangeira, constatada pelas respostas: “o Inglês é fundamental”; “tem que falar 2 Línguas estrangeiras”; “falta Língua estrangeira”; “considero o Inglês importante, apesar de não ser muito necessário aqui”; “há grande dificuldade na Língua”; “para melhorar tem que reforçar a questão bilíngüe”. Conforme já enfatizado no Capítulo 4 (Formação do profissional Secretário Executivo), está mencionado nas Diretrizes Curriculares Nacionais que os Cursos de Secretariado deverão contemplar, em seus projetos políticos pedagógicos, conteúdos básicos, específicos e teóricopráticos. No item II, Conteúdos Específicos, consta a necessidade do domínio de, pelo menos, uma Língua estrangeira, além de estudos em diversas áreas.
Com a inclusão de mais 4 (quatro) semestres de Inglês Técnico na Integralização Curricular 2007.1, totalizando 6 (seis) semestres, espera-se que essa questão melhore, sendo isto avaliado anualmente, para que o profissional possuidor do grau de bacharel de Secretariado Executivo realmente domine uma Língua estrangeira.
Verificou-se que 30% dos dirigentes fizeram questão de frisar que a empresa também é a grande responsável pela formação do profissional, como afirmou o dirigente 4: “o secretário é mais bem preparado na empresa, pois sai da universidade com visão do passado”. Indagado pela pesquisadora se havia percebido esse aspecto, o dirigente disse: “Sim, no
Nordeste a preparação ainda é mais no modelo antigo; falta dinamismo”. A seguir, apresenta-se uma análise comparativa da pesquisa realizada com os
dirigentes e egressas, aplicando-se as entrevistas, mas somente em relação às perguntas iguais e ou similares.
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