5.1 APRESENTAÇÃO DA EMPRESA
5.1.3 Estrutura e responsabilidade
A estrutura orgânica da Empresa, conforme apresentada na Figura 5.2 tem no topo um presidente do conselho de administração assessorado pelo respectivo conselho e, ao nível executivo, um Director Executivo . Subordinados ao Director Executivo existem nove direcções. Das direcções, a direcção da qualidade, a direcção técnica e a direcção de
operações possuem funções essencialmente de apoio e assessoria à direcção executiva. As restantes direcções exercem funções executivas coordenando as diferentes áreas funcionais da empresa.
Figura 5.2 – Estrutura Orgânica da Empresa
5.1.3.2 Funções e Responsabilidades
Por forma a conhecer as actividades dos gestores e a sua esfera de actuação, importava proceder ao levantamento das suas funções e responsabilidades. Assim, as funções e responsabilidades dos principais níveis hierárquicos, até ao nível da gestão táctica, encontram-se sistematizadas na Tabela 5.1.
Tabela 5.1 – Actividades dos responsáveis funcionais
Função Responsabilidades
Conselho de Administração
o Define e delibera a Política, a estratégia e objectivos da actividade da
empresa;
o Suporta e valida as orientações do Director Executivo; o Aprova as decisões do conselho - Presidente do CA.
Director de Operações
o Colabora na determinação da escala e competência dos recursos humanos
para a gestão dos contratos;
o Coordena e fiscaliza o encadeado normal de operações com vista ao
cumprimento do plano de trabalhos aprovado em cada contrato;
o Acompanha, coordena e controla o prazo de execução dos contratos; o Colabora na determinação dos processos mais adequados à realização das
Tabela 5.1 – Actividades dos responsáveis funcionais (continuação)
Função Responsabilidades
Director Executivo
o Define a Visão e a Missão da empresa;
o Cumpre com a Política, a estratégia e objectivos oriundos do CA.
o Define a Política da Qualidade da empresa e os objectivos do SGQ; Valida o
SGQ.
o Coordena e identifica os aspectos do Desenvolvimento Sustentado e a
avaliação dos riscos;
o Ausculta e colabora com as várias direcções para a obtenção de decisões
concertadas;
o Determina e controla a afectação de recursos humanos, materiais e
financeiros.
Director da Qualidade
o Apoia a gestão de topo nos aspectos que estão ligados à Qualidade, ao
Ambiente e à Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho;
o Implementa, monitora e revê o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ); o Mantém actualizado o Manual do SGQ;
o Determina e coordena auditorias ao SGQ; o Gere o processo de melhoria contínua;
o Verifica a eficácia das acções correctivas, preventivas e de melhoria; o Coordena a documentação, registos e a análise de dados do SGQ;
o Interage com clientes e fornecedores em todas as áreas relacionadas com o
SGQ;
o Informa periodicamente a Administração sobre o desempenho do SGQ; o Aprova os planos de auditoria.
Director Técnico
o Aprova a componente técnica em todos os projectos da empresa; o Aprova a resolução dos problemas técnicos surgidos na actividade da
empresa;
o Valida as soluções técnicas de propostas e de projecto;
o Garante o aconselhamento e a justificação técnica na actividade das áreas
comercial, projecto e produção;
o Reúne informação técnica sobre a área de conhecimento das tecnologias
usadas na empresa;
o Colige informação sobre os requisitos legais aplicáveis à actividade da
empresa
o Garante a actualização das tecnologias e equipamentos aplicados nos
Tabela 5.1 – Actividades dos responsáveis funcionais (continuação)
Função Responsabilidades
Director Comercial
o Colabora no desenvolvimento da política técnico/comercial, objectivos e
margens de negócio. Coordena e executa as diferentes acções comerciais;
o Elabora o plano comercial e as diferentes ferramentas de comunicação; o É responsável pela monitorização do desempenho comercial;
o Avalia periodicamente a evolução do sucesso comercial das propostas
emitidas;
o Representa a empresa a nível comercial;
o Reporta ao Director Executivo a evolução comercial da empresa e o
cumprimento do plano de objectivos;
o Coordena o levantamento das necessidades e requisitos técnicos do cliente; o Aprova as propostas elaboradas;
o Coordena a elaboração e apresentação de propostas aos clientes, tendo em
conta prazos de entrega e interesse da empresa nos projectos;
o Colabora na resolução de diferendos com os clientes;
o Acompanha preferencialmente os Clientes considerados de continuidade;
Director de Concepção
o Prevê a elaboração dos projectos em conformidade com os compromissos
assumidos na proposta comercial contratada;
o Estabelece em comum com os directores de produto as listagens de peças de
projecto a executar em cada contrato;
o Participa activamente na identificação das condições e bases reais de
desenvolvimento dos projectos, se necessário com levantamentos no local;
o Valida, dimensiona e orienta o desenvolvimento das soluções técnicas, e os
equipamentos e componentes fundamentais dos sistemas em conformidade com as regras estabelecidas pelo Director Técnico;
o Organiza a informação técnica determinante para aplicação no
desenvolvimento dos projectos;
o Verifica e aprova os desenhos de projecto desenvolvidos pelo corpo de
projectistas;
o Trabalha em proximidade com o Director de “Produto 1”, na interpretação e
controlo da aplicação dos pressupostos de projecto, detectando e determinando alterações pontuais do projecto se necessário;
Tabela 5.1 – Actividades dos responsáveis funcionais (continuação)
Função Responsabilidades
Director de “Produto 1”
o Mantém permanentemente o controlo dos projectos e trabalhos em curso; o Controla a carga de trabalho afecta a cada director de projecto;
o Nomeia o director para cada novo projecto;
o Analisa, aprofunda e prepara com os directores de projecto os temas a serem
debatidos nas reuniões de passagem de adjudicação;
o Participa activamente, em apoio aos directores de projecto, nas reuniões de
passagem de adjudicação;
o Acompanha e assegura a Supervisão dos projectos da sua área funcional,
apoiando e orientando o trabalho dos directores de projecto;
o Controla periodicamente, em diálogo com o respectivo director de “Produto
1”, o andamento dos trabalhos de cada projecto;
o Acompanha, analisa e avalia o desempenho dos Directores de projecto; o Agenda visitas aos projectos (critérios: condições do local para a montagem;
início da execução da montagem; proximidade do prazo de entrega; recepção provisória;
o Controla e faz cumprir aos directores de projecto o registo das situações de
referência;
o Debate com os directores comercial, de concepção ou de projecto, eventuais
dificuldades de execução dos projectos, no sentido de correcções futuras em casos similares;
o Controla os proveitos de cada Produto e o seu equilíbrio com os custos
imputados;
o Identifica e selecciona fornecedores de serviços, mantendo um
conhecimento actualizado do seu grau de qualidade de desempenho;
o Reporta ao Director Executivo o grau de realização dos projectos em
carteira, com informação das datas previstas para conclusão.
Director de Logística
o Desenvolver as acções necessárias para garantir o cumprimento dos prazos
estabelecidos nos projectos, em colaboração com os directores de projecto;
o Liderar em conjunto com a Administração as medidas de melhoria,
nomeadamente o conjunto de indicadores de desempenho;
o Assegurar o desenvolvimento e monitorização dos planos das diferentes
funções logísticas;
o Assegurar a conformidade do Processo e do Produto;
o Apoia as diferentes áreas funcionais da direcção de Logística no atingir dos
Tabela 5.1 – Actividades dos responsáveis funcionais (continuação)
Função Responsabilidades
Director de “Produto 2”
o Coordena as operações;
o Representa a área no contacto com o cliente; o Aprova as propostas.
Director Administrativo
e Financeiro
o Implementa as orientações da Empresa para as Áreas Administrativa, Financeira e Recursos Humanos.
o Coordena as áreas administrativa, financeira, recursos humanos e informática;
o Estabelece contactos com fornecedores, clientes, banca e outras entidades.
o Preparar toda a informação económica e financeira específica relativa às actividades das áreas da Missão;
o Participar na definição da política salarial;
o Disponibilizar os recursos financeiros necessários para a execução das tarefas de apoio à Organização;
o Responsável pelo pagamento a colaboradores e fornecedores e recebimentos de clientes;
o Responsável pela facturação;
5.1.4 O Sistema de Gestão da Qualidade