4.3.1 Sustentação para um nível superior de integração
No caminho para um nível superior de integração ao atingido com a GIQAS, no qual pretendemos atingir uma gestão integrada baseada na Logística Estratégica, importa saber se existe sustentação para tal evolução, mas, acima de tudo, se, no final, existirão vantagens reais. Observámos, no segundo capítulo que a Complexidade é uma realidade natural da era actual, resultado da especialização crescente do indivíduo, a qual conduz à existência de barreiras entre as diferentes funções da Organização. É um caminho irreversível, uma vez que o conhecimento detido pelo Homem é significativamente maior, a Complexidade é igualmente crescente e, como tal, há que integrar no sentido de atingirmos os resultados esperados. Um estudo de Lawrence e Lorsch (1986), sobre Integração Organizacional, permitiu evidenciar vantagens significativas, como sejam:
• Eficiência – menor afectação de recursos no atingir de um resultado; • Flexibilidade – maior capacidade de reacção a diferentes situações; • Confiabilidade – nível de confiança no atingir dos resultados;
• Inovação – capacidade que acrescenta valor pela mudança do paradigma; • Estratégia consistente – resultante de uma visão global partilhada; • Imagem – projecção da coesão interna da Organização.
O estudo revelou que: o principal elemento comum às Organizações de excelência é o elevado nível de Integração Organizacional. Cada uma destas Organizações evidenciou
mecanismos de planeamento, coordenação e controlo adequados e orientados para objectivos comuns. Como a Integração é o elemento-chave para a resolução de conflitos e a observação das Organizações tem mostrado que a separação funcional resulta em conflitos, as Organizações precisam, naturalmente, de investir na Integração Organizacional.
Recapitulando a análise do General Pagonis (1994), após a guerra do golfo, a integração de todas as funções da Logística é viável, desejável e necessária, conduzindo a melhores níveis de eficiência e eficácia. Desta análise a uma Organização, referência em termos de especialização, de descentralização e caracterizada por um elevado nível de rigor nas metodologias ensaiadas, releva-se a conclusão da necessária integração. Os exemplos que Pagonis dá, são esclarecedores de que, por falta de integração, embora as diferentes funções fossem bem executadas, por vezes não encaixavam.
Para a Organização típica, o desafio passa por desenvolver uma capacidade logística que permita satisfazer os requisitos-chave dos seus clientes a um custo optimizado. No entanto, as Organizações líderes do seu sector já apreenderam que a concepção e a operação do sistema logístico é uma vantagem competitiva (Bowersox e Closs, 1996). A análise destes autores vai mais longe ao concluir que as Organizações que obtém vantagens estratégicas suportadas pela competência logística, definem o paradigma de competição no seu sector.
4.3.2 Consensualidade quanto à integração
Do estudo desenvolvido pela ISO através da TC176/SC2/WG18/TG1.2.2 (1998), denominado “Final QA & QM Survey Report” e que incidiu sobre 1120 Organizações, foram analisadas respostas sobre diversas questões relacionadas com os sistemas de gestão e evolução em termos de integração. Neste estudo verifica-se, nomeadamente, que:
1. Quando as Organizações foram interpeladas relativamente à questão se o Sistema de Gestão da Qualidade, deveria melhorar a satisfação de todas as partes interessadas, 93% dos inquiridos responderam positivamente;
2. Quando as Organizações foram interpeladas, relativamente à questão se o Sistema de Gestão da Qualidade deveria permanecer isolado, 65% responderam que não fazia sentido permanecer isolado;
3. Quando as Organizações foram interpeladas, relativamente à questão se o Sistema de Gestão da Qualidade deveria permitir a integração de outros aspectos da Organização como o Ambiente, a Segurança, ou as Finanças, 90% responderam afirmativamente. O que podemos reter deste estudo da ISO, recolhendo esta o consenso à escala global por todos reconhecido, é de que existe espaço nas Organizações para a melhoria da Qualidade e para a integração de matérias como o Ambiente, a Segurança, a Inovação, entre outras. Reconhecendo a importância da integração, em 2002 a ISO publicou a norma ISO 19011, a qual normalizou a realização de auditorias combinadas ou integradas ao Sistema da Qualidade e do Ambiente. Este passo é significativo por ter sido o primeiro no caminho para a integração da Qualidade e do Ambiente ao nível da ISO mas, também é um facto que, até agora, foi o único significativo. De forma mais abrangente, a norma ISO 19011 é a norma de referência para a auditoria a outros sistemas como o Sistema de Gestão da Segurança.
Paralelamente, ao nível operacional das Organizações, as práticas da gestão moderna apontam três aspectos relevantes para o desenvolvimento estável das actividades das Organizações em geral, nomeadamente:
• Conformidade dos resultados (ou resultantes), das actividades das Organizações (produto e/ou serviço, impactes ambientais e consequências para as pessoas), no cumprimento dos requisitos das partes interessadas e da legislação aplicável;
• Gestão baseada no risco para a implementação da estratégia e objectivos definidos; • Integração dos processos da Organização num sistema consolidado que permitirá a
gestão integrada da Organização.
De uma forma geral, as razões apontadas para a integração de sistemas, são: • Obtenção da conformidade com os diferentes requisitos aplicáveis; • Gestão do Risco, numa perspectiva integrada;
• Melhoria da imagem da Organização; • Redução dos custos não-produtivos;
• Melhoria da cooperação com as entidades reguladoras e supervisoras; • Redução da probabilidade de ocorrência de incidentes e acidentes; • Melhoria das condições de segurança no trabalho;
• Solicitações de accionistas e outras partes interessadas.
A implementação de sistemas integrados de gestão tem evidenciado um nível muito considerável de coerência das acções, permitindo a obtenção de sinergias significativas e os resultados obtidos apresentam valias superiores à resultante dos resultados parciais. Os resultados mais significativos da gestão integrada que temos observado nestes dez anos de implementação de sistemas integrados (e corroborados por Martsynkovskiy et al, 2008), são os seguintes:
• Minimiza a desunião que normalmente surge entre as pessoas, pela existência de sistemas de gestão autónomos;
• A concepção, desenvolvimento e implementação de um sistema integrado de gestão requer normalmente menos trabalho que a estruturação de diferentes sistemas em paralelo;
• Permite uma melhor articulação e resposta aos requisitos das diferentes partes interessadas;
• Para conseguir assegurar uma gestão objectiva e transparente, é necessário tratar mais interacções com as partes interessadas se estivermos perante sistemas autónomos; • O suporte documental requerido para a gestão de um sistema integrado é notoriamente
inferior;
• Com a gestão integrada consegue-se libertar mais pessoal para as actividades de melhoria, bem como o enfoque é superior;
• A eficácia da gestão integrada é visível pela assunção de matérias que, perante sistemas autónomos, resultam em lacunas de âmbito, de responsabilidade e autoridade, de monitorização, entre outras;
• Consegue-se atingir níveis de eficiência superiores decorrentes da integração de actividades;
• A abordagem da gestão integrada assegura a resolução dos potenciais conflitos entre a produção, qualidade, ambiente, segurança, responsabilidade social,..., dado que as variáveis estão simultaneamente em cima da mesa e haverá que equilibrá-las;
• A gestão integrada reforça a importância da abordagem da gestão do risco, já que para obter uma resposta abrangente às diferentes dimensões, haverá que assumir riscos e fazer opções;
• As Organizações, de uma forma geral, obtêm mais lucros, utilização mais eficiente dos recursos e melhoria da comunicação interna e externa.
4.3.3 Integração de novos sistemas de gestão
Pese embora a existência de benefícios para as Organizações, é um facto que continua a não existir uma norma internacional que defina os requisitos e linhas de orientação para a implementação de sistemas integrados de gestão. O facto de não existir uma norma internacional não permite às Organizações potenciar devidamente os efeitos da gestão integrada, sendo o elemento mais visível a individualização das certificações segundo os diferentes referenciais.
No entanto, desde 1999, que a entidade reguladora da normalização na Austrália e Nova Zelândia (AS/NZS, 1999), desenvolveu a norma AS/NZS 4581 a qual define um conjunto de requisitos para a gestão integrada da Qualidade, do Ambiente e da Segurança.
Mais recentemente a British Standard Institute (BSI, 2006) desenvolveu uma especificação denominada PAS 99, a qual estabelece requisitos enquadrantes para a implementação da gestão integrada de sistemas, sejam Qualidade, Ambiente e Segurança ou outros como Segurança da Informação e Segurança Alimentar. Percebe-se que, desde que estejamos a falar de um sistema de gestão, este será integrável num sistema mais vasto e o referencial PAS 99 facilita essa integração assegurando a coerência e integridade.
Na Figura 4.5 ilustram-se os sistemas que actualmente as Organizações integram, variando, naturalmente, de Organização para Organização.