O INSTITUTO DE PREVIDÊNCIA DO MUNICÍPIO (IPM) O Instituto de Previdência do Município (IPM) de João

O Instituto de Previdência do Município (IPM) de João Pessoa foi criado em 26 de abril de 1984, pelo cumprimento da lei Municipal n° 4.312. Devido às novas regras impos- tas aos Institutos de Previdência, foram extintos do IPM, em 27 de novembro de 2000, com a Lei nº 9.293, os serviços de assistência, passando a gerenciar apenas o serviço de previdên- cia dos servidores municipais. Está situado na Av. Engenheiro Clodoaldo Gouveia,166 – Centro da capital João Pessoa.

Entende-se por previdência as medidas governamentais que dão suporte financeiro ao trabalhador e suas famílias, por meio de aposentadoria ou pensão, em caso de enfermidade e/ou atingimento da idade própria para aposentadoria. Isso posto, o IPM é a autarquia responsável por gerir a previdência do quadro

efetivo de funcionários da Prefeitura Municipal de João Pessoa e sua atividade principal compreende a prestação dos serviços de análise, concessão e revisão de aposentadorias e pensões; recadastramento e atualizações de dados cadastrais dos benefi- ciados; e concessão de contracheques. Para tal, conta com um quadro de 215 funcionários.

A investigação foi realizada buscando-se alcançar a pers- pectiva da arquivística integrada, que “se preocupa com o tratamento da informação desde o seu nascimento até seu des- tino final” (Garcia, 2002, p. 46), e, assim, não se restringindo apenas à realidade do arquivo da instituição. Desse modo, para esclarecer e reforçar a necessidade dessa investigação na ges- tão documental do IPM e considerando a sua influência nas condições de seu arquivo, observemos a afirmação de Sousa (2008, p. 80):

Entender o modo como as organizações se estruturam e como executam suas fun- ções e atividades é compreender como os documentos são acumulados. Trata-se do resultado de um ato desenvolvido e, na maioria dos casos, cotidianamente repetido.

Além disso, a Lei 8.159 – Lei de Arquivo – intensifica a necessidade da contribuição do profissional arquivista para a gestão dos documentos, ao determinar que a gestão dos documentos públicos na fase corrente é de competência das instituições arquivísticas. Entretanto, se, por um lado, as leis determinam o que e como tudo deve proceder; por outro, isso não garante que os seus subordinados irão concordar com todas as suas imposições. Partindo dessa premissa e entendendo a real necessidade da atuação do profissional arquivista também

na fase corrente dos documentos, sirvamo-nos do incentivo de Schmidt e Smit (2014, p. 196):

Durante muito tempo, principalmente no período das Arquivologias Clássica e Moderna, para as Funções conside- ravam-se atividades de recolhimento, tratamento, conservação e acesso aos documentos quando destes já no âmbito do arquivo, ou seja, operações que o arquivista deveria realizar ‘dentro’ dos arquivos, com ‘os documentos em mãos’. Atualmente, alguns ‘cenários docu- mentais’ exigem que essas atividades/ operações aconteçam também ‘fora’ dos arquivos. E isso não necessariamente por- que os documentos não são mais ‘físicos’, e sim devido às possibilidades em traba- lhar com a gênese documental, a gestão dos documentos [...]

Direcionando essas proposições para o âmbito da gênese documental no IPM, atentemos para uma descrição da conjun- tura vigente em seu setor de protocolo.

O PROTOCOLO DO IPM

O protocolo do IPM está vinculado ao setor de Administração Geral e suas rotinas abrangem as atividades de recebimento, protocolização e distribuição de documentos aos demais setores e à prefeitura. Para isso, trabalha-se com o software

GDDoc GED, versão 1.0 – sistema eletrônico de gerenciamento de documentos licenciado pelo IPM após longo período de fre- quentes panes ocorridas no software anterior, ainda utilizado

Dentre os principais serviços oferecidos pela empresa GDDoc, estão a digitalização de documentos, uma operação rea- lizada com vistas a reduzir o custo com cópias e o tempo gasto no seu acesso, e a aplicação de instrumentos arquivísticos como a tabela de temporalidade, auxiliando na avaliação e destinação dos documentos produzidos e acumulados. Apesar do leque de serviços arquivísticos que a empresa oferece, a versão implan- tada no IPM não exerce influência no seu arquivo, limitando-se às operações desempenhadas pelo setor de protocolo.

O sistema implantado pelo IPM é composto pelos seguin- tes acessos: Abertura do processo, Tramitação do processo, Folha de transferência do processo, Aceite do processo, Modificação do processo, Alteração de data, mês e ano, e Criação e modificação de assuntos e setores, pelos quais faz o acompanhamento dos docu-

mentos da instituição. A imagem a seguir consiste em um print

capturado a partir do sistema GDDoc GED no protocolo do IPM e indica as várias possibilidades de consulta e execução de diferentes tipos de processos:

Para requerer pensão ou aposentadoria de um beneficiário, o servidor o faz no próprio sistema, preenchendo os seguintes formulários na plataforma do GDDoc GED:

Imagem 2: Formulário de requerimento de aposentadoria

Fonte: Protocolo do IPM – Dados da pesquisa (2016) Imagem 3: Formulário de requerimento de pensão

Após o preenchimento do formulário, é gerado o seu res- pectivo requerimento, que será parte integrante do processo, juntamente com os demais documentos necessários. Após sua conclusão final – deferimento ou indeferimento –, o processo é arquivado na ficha funcional do servidor, no arquivo do IPM.

O ARQUIVO DO IPM

Segundo Sousa (2014, p. 6) “os documentos arquivísticos não constituem um conjunto formado em vista de uma finali- dade específica: eles representam, mais que tudo, o produto das atividades do sujeito criador.” Dessa forma, também pela obser- vação direta e pelo contato com os profissionais do arquivo do IPM, foram coletadas informações relevantes, as quais contri- buem para o rendimento do empreendimento como um todo, tendo em vista que o processo de acumulação dos documen- tos atribui, ao longo do tempo, características que passam a ser intrínsecas ao arquivo, cuja “principal finalidade [...] é servir à administração” e cuja função básica é “tornar disponível as infor- mações contidas no acervo documental sob sua guarda.” (PAES, 1997, p. 20).

Assim, entende-se que a tomada de conhecimento acerca das formas de acumulação dos documentos permite que sejam revelados aspectos importantes da gestão documental de toda e qualquer instituição.

A partir da observação aplicada, tornaram-se possíveis a identificação dos principais problemas enfrentados e as devidas proposições de medidas importantes a serem adotadas para a melhoria das condições de seu acervo, cuja ordenação foi execu- tada optando-se pela ordem numérica.