O Processo de Comunicação na Atividade Projetual

Quando o assunto é comunicação o fator tempo passa a ser estratégico, pois dependendo do volume de informações trabalhadas pelas equipes torna-se conveniente fazer com que o fluxo destes dados ocorra com uma maior intensidade entre os envolvidos permitindo que as experiências sejam compartilhadas e problemas sejam solucionados com maior brevidade. Para Kasvi (2003) identificar os conhecimentos e desenvolver a habilidade para utilizá-los representa um desafio para qualquer projeto organizacional. Um ambiente colaborativo mais integrado auxilia os diversos grupos para o aprendizado organizacional uma vez que a troca de informações permite que diferentes pessoas e equipes aprendam com as experiências anteriores dos projetos vivenciados por cada um (CLARK e WHEELWRIGHT, 1993; HAUPTMAN e HIRJI, 1996; GARRETY et al., 2004). Nestes casos, a aplicação de sistemas informatizados tem sido indicada como fator de aceleração e maior integração entre diferentes grupos. As atividades e funções vinculadas ao projeto, em especial aquelas em que o computador estiver presente, devem ser orientadas por métodos formais, como uma maneira de prover suporte tanto à teoria quanto à prática (HARTSON, 1998). Além disto, um método de trabalho padronizado pode contribuir para que os conflitos entre as equipes responsáveis pelo desenvolvimento de projetos sejam gerenciados com mais consistência. É comum observarmos a existência de diferentes interesses entre equipes de trabalho, mas sabe-se que estes interesses não são necessariamente excludentes e/ou contraditórios, e que estas diferenças são muitas vezes essenciais (bem como a busca pelo consenso) para obtenção dos objetivos estabelecidos.

Outro ponto diz respeito à política de cargos e salários e novas tecnologias adotadas em uma empresa, as quais podem representar um fator de interferência no processo de comunicação, ou seja, um setor que possua indivíduos com posições de destaque, com mais privilégios e bom relacionamento com a chefia pode gerar “ciúmes” nos outros setores que “por hostilidade

processo de desenvolvimento. Neste sentido, não é difícil perceber que o domínio de determinada inovação trará prestígio e poder de barganha a seus patrocinadores e ao pessoal diretamente envolvido em sua implantação. Analisando este ponto pode-se supor que qualquer problema advindo da falta de informações pode prejudicar o andamento de um projeto, o que por conseqüência acaba afetando negativamente a vida do trabalhador responsável pelo recebimento das informações. Dessa maneira, os atritos interpessoais vão se agravando e interferindo no ambiente de trabalho, aumentando o desgaste entre as equipes e gerando desavenças entre setores ou departamentos. Para Romeiro (1997) estas disputas internas, se administradas de maneira inadequada, poderão trazer a médio e longo prazo conseqüências diretas sobre o desempenho de novas tecnologias.

Estes problemas merecem atenção da gerência, que por sua vez deve ser capaz de tratar em pé de igualdade todos os profissionais independentemente dos setores a que pertencem ou da representatividade que possuem na política financeira da organização. Quando os indivíduos entendem o seu papel ‘dentro da equipe’ e ‘como equipes’ conseguem observar que suas atitudes têm repercussão sobre todo o processo, o que torna imprescindível a busca pelo compartilhamento das informações com todos os envolvidos, como uma maneira “saudável” de tornar o ambiente de trabalho mais colaborativo e harmonioso. “O compartilhamento de informações relacionadas a erros anteriores, estudo dos fatos e a consideração de decisões como sendo tentativas, permitem que as equipes adquiram maior flexibilidade na solução de problemas” (JAMES, 1996). As emoções envolvidas no relacionamento interpessoal constituem também um fator que não pode ser descartado, principalmente quando envolve a formação de equipes multifuncionais, pois é um elemento importante para “resolução de problemas” (FEIST, 1994) “e tomada de decisão” (BARNES & THAGARD, 1996 e PICARD, 1995) “provendo o processo com informações úteis utilizando somente os sentimentos positivos” (KIM & MOON,1997).

3.2.1 A Política de Integração e o Suporte dos Sistemas Informatizados

O desenvolvimento de novos produtos é repleto de incertezas referentes tanto às novas tecnologias a serem utilizadas, quanto às expectativas do mercado para esses produtos. Quando os novos produtos envolvem altos níveis de inovação tecnológica, há uma diferença

significante entre a quantidade de conhecimento necessário para o desenvolvimento de um novo produto e a quantidade de conhecimento já possuído pela organização (SWINK, 2000). Nesses casos, uma vez que existem poucas experiências de projetos passados que podem ser tomadas como base, a identificação antecipada de problemas é dificultada e os membros das equipes multifuncionais passam a depender ainda mais dos conhecimentos específicos de outros especialistas. Isso implica a necessidade de facilitação do acesso à informação, demandando uma maior integração da organização.

Os benefícios do processo de integração em projetos de produtos tornam-se mais visíveis em etapas mais avançadas do projeto, justamente pela adoção de metodologias e ferramentas que contribuem na prevenção de problemas (como a Engenharia Simultânea, estratégias de Front- Loading, Sistemas CAD). Apesar de contribuírem para a redução de incertezas futuras e aumento do processo de integração, a implementação daquelas causa uma dilatação do tempo nas fases iniciais de projeto, o que por vezes precisa ser monitorado para que não represente uma desvantagem frente à concorrência. Um exemplo disso seriam novos produtos incrementais - “produtos caracterizados como sendo extensão de uma linha já existente” (MASCITELLI, 2000) – onde a informação já é dominada pelos membros das equipes e a economia de tempo no desenvolvimento do produto nem sempre justifica o aumento do tempo nas fases de implementação de ferramentas de integração (SWINK, 2000).

As novas tecnologias envolvidas na atividade projetual associadas às técnicas de desenvolvimento simultâneo trouxeram benefícios ao processo, uma vez que contribuíram para o aumento do fluxo de informações entre os envolvidos, fazendo com que a distância se tornasse menos evidente e que o nível de comunicação melhorasse qualitativamente. A intensidade de troca de dados, agora facilitada pelos sistemas informatizados, contribui para o enriquecimento das atividades projetuais, tornando viável a solução antecipada de problemas em fases iniciais de projeto. Ora, uma vez identificados os problemas em suas origens, observa-se uma melhoria no relacionamento entre as equipes e os diferentes setores, pois o volume de inconsistências que é repassado às etapas seguintes é diminuído consideravelmente.