Q28 ORGANIGRAMA DE DEPENDÊNCIA DE UNIDADE DESCONCENTRADA DO PARLAMENTO EUROPEU: GABINETE DO PE EM PORTUGAL

Fonte: Gabinete do Parlamento Europeu em Lisboa.

21.1.1 O Processamento Estratégico; a Gestão Estratégica

O Parlamento Europeu é como sabemos um órgão com dimensão política. É composto por um Presidente e Catorze Vice-Presidentes, que presidem a debates por ausência do Presidente. Os 14 Vice - Presidentes Deputados Europeus mais o Presidente do Parlamento compõem a “Mesa do Parlamento” que é um órgão responsável por questões orçamentais e de gestão. Outro dos principais órgãos é a Conferência dos Presidentes, órgão composto pelos presidentes de cada um dos grupos políticos do parlamento - com similitude com a conferência de líderes do Parlamento nacional. Dois dos Vice - presidentes detêm o pelouro da comunicação. Estes dois elementos, com a Directora Geral de Comunicação do Parlamento Europeu, traçam um Plano Estratégico Político sujeito à aprovação da Mesa, também designada por Bureau.

São estes planos de comunicação anuais transmitidos aos Gabinetes de Informação e Comunicação, sedeados nos diferentes países da União, que se assumem como peça base da actividade dos Gabinetes. Todos os anos por volta de Setembro o Gabinete apresenta um plano de acções a desenvolver que é sujeito, em Bruxelas, a discussão entre os diversos intervenientes – Gabinete e Direcção Geral de Comunicação.

Gabinetes Exteriores Recursos Eventos Imprensa Mesa do Parlamento Europeu

Secretariado - Geral do Parlamento Europeu

Presidência Direcções Gerais InovaçãoApoio Tecnológico Finanças Interpretação e Conferências Tradução Infraestruturas e logística Pessoal Comunicação Políticas Externas Políticas Internas

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21.1.2 A Gestão Financeira

Em termos de Gestão Financeira o Gabinete é uma unidade com autonomia financeira delegada, para prover um plano de acção, podendo processar pagamentos locais através de despesas autorizadas pelo arredondatur da Secretaria - Geral em Bruxelas. Os procedimentos financeiros exigem consulta a um mínimo de 3 empresas para fornecimentos no intervalo dos cinco mil a trinta mil euros; 5 empresas se os limites estiverem entre trinta mil a sessenta mil euros e concurso aberto, através de anúncio público, a candidatos interessados se o valor do fornecimento for superior aos sessenta mil euros. O orçamento do gabinete é um orçamento restrito, exclusivo de despesa, de cerca de trezentos e cinquenta mil euros/ano.

21.1.3 A Gestão De Pessoal

O Gabinete é formado por oito elementos. Três elementos com a categoria de Administradores, entre eles o chefe de Gabinete, que tem como função a chefia da unidade. Um Administrador encarregue do Press – Office que gere as relações com a imprensa. Um outro Administrador Geral sem função definida. Quatro Assistentes, um dos quais com função de secretariado Geral. Um assistente com função contabilista “Regie d’Avance”. Um outro também encarregue de procedimentos financeiros e um quarto Assistente de apoio, sem funções definidas. O oitavo elemento é um estagiário. A criação de lugares é politicamente definida pelo Secretariado em Bruxelas através da mesa com os denominados questores, bem como existe uma descrição dos conteúdos funcionais através de um Job Description. A unidade tem poder contratual para efeito de reforço temporário ou substituição, se autorizada pela Direcção Geral em Bruxelas. O número dos estagiários é variável e dependente das verbas disponibilizadas através do “envelope financeiro” recebido pelas Direcções Gerais, aquando da feitura e distribuição do Orçamento comunitário, tendo os estágios uma duração média de cinco meses.

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A gestão da inovação processa-se fundamentalmente na gestão do processo e no próprio desenvolvimento das acções. A gestão do processo através da criação de programas que gerem fluxos de informação entre a unidade e a Sub – Directoria Geral, com formatação prévia. A informação é, assim, normalizada com os Gabinetes Exteriores o que permite uma maior fluidez e análise de tráfego de informação e logo uma melhor partilha de informação. Há aqui pontos de contacto entre gestão de inovação e gestão de conhecimento de geração e partilha. Foi-nos descrito o programa Mémoire como uma base de dados de informação.

21.1.5 A Gestão De Conhecimento A Gestão do Conhecimento é um traço essencial das sociedades modernas. A inovação nos processos na relação entre as unidades geograficamente desconcentradas tem permitido um importante intercâmbio na gestão do conhecimento. O Mémoire permite o acesso e divulgação do conteúdo de acções a partilhar. Os instrumentos de partilha do conhecimento evoluíram desde os Fax, hoje quase não utilizados na unidade Gabinete do parlamento Europeu em Portugal, à utilização de Intranets e grupos fechados de Internet nas “núvens”. A Direcção Geral de comunicação (DGCOMM) tem um sistema de partilha de ficheiros através da Internet com os Gabinetes. Os inputs e outputs de informação fazem uso de redes sociais como o Facebook (cursos, seminários e actualizações a jornalistas utilizam já o Facebook), o mail (relatórios informativos de agências noticiosas como a LUSA), telefone, telemóveis, até instrumentos como a Televisão. O trabalho do Gabinete visa a criação de redes (e a sua auto-alimentação administrada pelo próprio criador de redes), a tranversalidade das acções, o cumprimento dos objectivos. Comunicados de imprensa são enviados para as redacções da comunicação social nacional sob assuntos importantes respeitantes à vida da União (legislação comunitária, …), bem como são distribuídos relatórios de actividades e informação para a imprensa em Bruxelas. Relatórios sobre a situação política nacional (dada a cada vez maior integração entre países), como eventos, greves, factos em geral, são enviados de 6 em 6 semanas à Presidência do Parlamento Europeu e ao Secretariado. Tem a unidade também um outsourcing de revista de imprensa nacional e clipping distribuída aos Eurodeputados Portugueses. Dinamiza também o Gabinete programas de televisão nacional como o

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“Europa XXI”, que é pago, o subvencionado programa sob a Europa de Teresa de Sousa e o programa da RTP2 feito em Estrasburgo.

CONCLUSÃO