6.2 Os processos
6.2.3 Os processos que precisam melhoria
A questão 13 (Anexo 1) propôs a identificação de processos que podem ser aperfeiçoados e as sugestões de melhoria no âmbito das coordenações de cursos. De forma resumida, são apresentadas no Quadro 10 as manifestações dos respondentes.
PROCESSOS QUE PODEM SER APERFEIÇOADOS - Execução de intercâmbios e mobilidade acadêmica (tornar atraente aos alunos) - Atualização de sites e mídias sociais do curso (mais informações sobre o curso) - Revisão do PPC e qualificação do curso como um todo
- Constituição do Colegiado do Curso - Arquivamento digital dos TCCs
- Melhorias na estrutura física do curso (tornar espaço físico mais atraente) - Melhorar agilidade do SIE
- Aproveitamento de disciplinas (organização de tabela de compatibilidades de programas ou utilização de software
- Recepção de calouros (maior integração com o Departamento)
- Atendimento ao público (contatos via e-mail – descentralizar informações)
- Execução de matrícula (desenvolver nos alunos o senso de responsabilidade quanto ao processo de matrícula)
- Execução do Estágio
- Ingresso/Reingresso (adequação de critérios) - Avaliação interna do curso
- Matrícula em disciplinas extracurriculares (poderia ser via WEB) - Falta servidor TAE para executar os processos de Secretaria
- ENADE (deveria ser centralizado pela PROGRAD)
- Oferta de disciplinas (o SIE deveria ficar aberto para adequações até as matrículas) - Incentivar um maior comprometimento dos professores junto os cursos
- Divulgação de oportunidades
- Promover uma maior participação discente nos colegiados de cursos - Atualização de sites e mídias sociais do curso
- Execução de empenhos
- Organização e controle do Arquivo - Controle das finanças
- Melhorar a estrutura de pessoal no curso - Viabilizar apoio efetivo ao Coordenador
Quadro 10 – Processos que podem ser aperfeiçoados na percepção dos participantes da pesquisa
Verifica-se nas respostas compiladas no Quadro 10 um elevado nível de comprometimento dos respondentes com as questões voltadas à melhoria dos processos desenvolvidos nos cursos, onde são apresentadas em várias situações não apenas o processo a ser aperfeiçoado, mas também as sugestões de como fazê-lo. Este fator pode comprovar o quanto estas pessoas que estão atuando nas coordenações de cursos são abertas e receptivas a uma proposta de trabalho, onde se possa pensar sobre reformulações na sua forma de atuação.
7 CONSIDERAÇÕES FINAIS
A grande questão que se buscou responder neste trabalho foi a seguinte: “De que modo os processos que compõem o ambiente de atividades de uma Coordenação de Curso de Graduação podem ser simplificados e/ou melhorados, visando a garantir a padronização e o aumento da sua eficiência organizacional?”
Para responder a esta questão apresentou-se como proposta principal do trabalho a elaboração de um manual de processos e rotinas para as coordenações de cursos de graduação da Universidade Federal de Santa Maria/RS. Este manual tem o intuito de auxiliar os coordenadores e secretários de Cursos de Graduação em todas as atividades rotineiras dessas unidades organizacionais e a sua respectiva regulamentação. Para isso se tornou necessário identificar e mapear os processos que ocorrem nestas unidades organizacionais, analisar e sistematizar todas as informações levantadas, além de construir para cada processo descrito o respectivo fluxograma contendo a seqüência de atividades que compõem esses processos. Assim, vale ressaltar que, à exceção do último objetivo específico (“Propor indicadores de Controle e de Qualidade para o Curso de Administração/UFSM”), todos os demais objetivos foram alcançados. Avaliou-se que este objetivo constitui uma etapa posterior ao processo de padronização que, por si só, revelou uma amplitude de abrangência não imaginada no início da pesquisa.
Ao iniciar este trabalho acreditava-se que o número de processos a serem descritos chegaria a um total em torno de 26 processos, mas esse número subiu para 30, ainda no levantamento inicial realizado na coordenação foco da pesquisa. Entretanto, com o retorno do questionário enviado às coordenações houve um acréscimo de 17 novos processos. Estes últimos não estão descritos no trabalho e não tiveram os fluxogramas desenhados, apenas foram organizados e citados conforme mostra o Quadro 9. Devido a isso, este trabalho permite que sejam realizados estudos futuros retomando o tema e agregando novas informações a ele. Seja por meio de outros trabalhos de pesquisa ou, então, a partir de ações de gestão administrativa de iniciativa da própria UFSM, por parte dos agentes que atuam diretamente com essa temática na instituição.
O mapeamento dos processos em coordenações de cursos de graduação da UFSM demonstrou ser um ótimo meio para promover um modelo organizacional mais descentralizado, aberto e participativo dos envolvidos nas atividades dessas células
organizacionais. Portanto, as contribuições e vantagens esperadas deste trabalho se verificaram especificamente nos aspectos relacionados aos processos e atividades que são desenvolvidos em coordenações de cursos de graduação. E, neste sentido, entende-se que essa prática revelou-se como uma ótima ferramenta de informação e gestão para os coordenadores e secretários de curso, através da documentação e sistematização dos processos, favorecendo significativamente a gestão do conhecimento nessas unidades da instituição, a partir do Manual de Processos e Rotinas para as Coordenações de Curso.
A partir da análise dos processos mapeados e de observações sistemáticas sobre os mesmos, percebeu-se que este trabalho pode contribuir efetivamente para a construção de um ambiente de maior agilidade nas atividades das coordenações de curso e, conseqüentemente, promover uma melhoria do serviço prestado, auxiliando na obtenção de dados para a elaboração de indicadores e através da padronização dos processos.
Isso sinaliza para um ambiente organizacional de maior qualidade nos serviços prestados por uma coordenação de curso de graduação ao mostrar sinais de aplicabilidade, utilidade e eficiência para esses serviços, cuja missão principal é cuidar e atender satisfatoriamente às necessidades do ensino de graduação na UFSM.
Esse propósito foi parte substancial do esforço desta pesquisa que pode constituir-se numa contribuição prática para o gerenciamento eficiente dos cursos de graduação, que assim poderão passar a ter um maior nível de conhecimento da sua função, de suas atividades e de seu funcionamento a partir do mapeamento, análise e organização/reorganização dos seus processos. Esta contribuição prática está materializada no Manual de Processos e Rotinas para Coordenações de Cursos de Graduação da UFSM, apresentado no Apêndice B deste trabalho.
Assim, coloca-se como principal contribuição deste trabalho a sinalização para o potencial de melhoria que pode ser produzido a partir de um processo de padronização das atividades realizadas em coordenações de cursos de graduação da UFSM, através de serviços que atendam com eficiência e eficácia a comunidade acadêmica e a sociedade de uma maneira geral.
A partir destas considerações é possível afirmar que a principal resposta à questão do presente trabalho pode ser o “Gerenciamento por Processos”, pois conforme Santos (2003) e Oliveira (2006), a gestão por processos realizada de forma eficaz melhora a capacidade de uma organização na tarefa de antecipar, gerir e responder às mudanças exigidas no contexto
das organizações e a maximizar as suas oportunidades, ou seja, uma gestão por processos pode também reduzir as insuficiências e os erros resultantes de uma redundância de informações e ações administrativas.
Por fim, a partir de tudo que foi exposto no decorrer das páginas dessa dissertação e pelas oportunidades de aprofundamento que o tema permite, conclui-se que há outras possibilidades de abordagens sobre o tema. Há muito a ser pesquisado e aprimorado sobre os processos organizacionais em Instituições de Ensino Superior. Esta dissertação limitou-se a um estudo parcial dos processos que ocorrem em coordenações de cursos de graduação de uma IES, onde se conseguiu desenhar os fluxogramas de trinta processos, os quais devem passar por revisão e aperfeiçoamento periodicamente. Outros dezessete processos, que foram elencados a partir das respostas ao questionário e denominados “Processos Emergentes”, estão apenas citados nesta dissertação, devendo ser desenvolvidos e estudados de forma mais profunda e detalhada.
Portanto, constata-se a necessidade da expansão desta pesquisa, no sentido de se realizar uma revisão e avaliação coletiva dos processos já desenhados e a sua continuação através do desenho dos fluxogramas dos demais processos (emergentes da pesquisa), que poderá vir a ser desenvolvida a partir de outros trabalhos ou por ações administrativas de gestores vinculados e comprometidos com essa temática.
Deixa-se aqui uma contribuição ou o princípio de uma linha de raciocínio para a construção coletiva de uma gestão por processos no ambiente organizacional das coordenações de cursos de graduação da UFSM.
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APÊNDICE A
QUESTIONÁRIO PARA COORDENAÇÕES DE CURSO DE
GRADUAÇÃO
QUESTIONÁRIO PARA COORDENAÇÕES DE CURSO DE
GRADUAÇÃO
As Coordenações de Curso de Graduação exercem um papel essencial na universidade que é a gestão didático-pedagógica do ensino, atividade primeira de uma IES (SABADIA, 1998).
Atualmente sou Servidor Técnico Administrativo em Educação na UFSM e realizo Mestrado Profissional em Gestão de Organizações Públicas – PPGA/CCSH. Estou no período de elaboração da dissertação intitulada “Elaboração do Manual de Rotinas e Processos em Coordenação de Curso de Graduação”, sob a orientação do Prof. Dr. Gilnei Luiz de Moura.
O objetivo principal deste trabalho consiste na elaboração de um Manual de Rotinas e Processos para Coordenações de Cursos de Graduação na UFSM. Para atingir este objetivo precisamos identificar, mapear, organizar fluxogramas e analisar os processos que compõem o ambiente de atividades de uma coordenação de curso de graduação. Com essas informações pretende-se construir um processo de melhoria e padronização das atividades realizadas em Coordenações de Curso de Graduação.
É importante enfatizar que este objetivo está alinhado às ações da PROGRAD, claramente sinalizados nas ações estratégicas dos eixos 3 e 6 do PDI/UFSM (2011-2015), que tratam especificamente da qualificação das atividades acadêmicas e da otimização da gestão institucional na UFSM.
Neste sentido, a PROGRAD apóia e incentiva este projeto de pesquisa, que poderá contribuir como uma ferramenta de informação e gestão para os envolvidos em Coordenações de Curso, por meio da documentação e sistematização dos processos, evitando a descontinuidade das ações de gestão nessas unidades. Poderá contribuir também para o aumento da eficiência e da eficácia, por meio da padronização dos processos e da reorganização dos métodos de trabalho em Coordenações.
A pesquisa tem caráter totalmente sigiloso quanto à identidade dos respondentes e quaisquer dúvidas podem ser encaminhadas para o pesquisador, através do telefone 3220- 9296 ou do e-mail leonir.porto@gmail.com.
Cientes da sua preciosa colaboração e parceria, respondendo o presente questionário, desde já agradecemos.
TAE José Leonir Cardoso Pôrto (Assist. em Administração – Curso de Administração/UFSM) Prof. Dr. Gilnei Luiz de Moura (Professor do Dep. de Ciências Administrativas – Orientador)
Devem ser respondidas por cada Secretário(a) e Coordenador(a). 1) Nome do curso da sua Coordenação/Secretaria:
___________________________________________________________ 2) Ano em que o Curso iniciou suas atividades:
___________________________________________________________ 3) Total de alunos já formados no Curso:
____________________________________________________________ 4) Total de alunos atualmente no Curso:
____________________________________________________________ 5) Função que exerce atualmente no Curso:
Secretário ( ) Coordenador ( ) Coordenador Substituto ( )
6) Qual é o seu grau de Escolaridade (curso concluído)? Nível Médio ( ) Nível Superior ( ) Mestrado ( ) Doutorado ( ) 7) Idade Até 30 anos ( ) De 30 a 40 anos ( ) De 40 a 50 anos ( ) Acima de 50 anos ( )
8) Tempo de serviço na UFSM: Até 5 anos ( ) De 5 a 10 anos ( ) De 10 a 15 anos ( ) De 15 a 20 anos ( ) De 20 a 25 anos ( ) Mais de 25 anos ( )
9) Questões específicas para Secretários) 9.1 Tempo de serviço no atual cargo:
Até 5 anos ( ) De 5 a 10 anos ( ) De 10 a 15 anos ( )