Planejamento e Controle Financeiro

Para Gehrke (2009, p.12) “o planejamento é um instrumento empregado para realizar,

de forma eficaz e eficiente, a gestão das organizações, o controle financeiro das atividades

operacionais e de capital, auxiliando de forma decisiva à tomada de decisão”.

Frezatti (2000, p. 24) destaca que “os instrumentos mínimos necessários para o

planejamento são os instrumentos do planejamento estratégico, orçamento anual e o controle

orçamentário”.

Zdanowciz (1998, p. 21) na mesma linha de pensamento destaca que “o orçamento

está relacionado diretamente com duas funções administrativas básicas, o planejamento e

para alcançar as metas”. No Controle, deve-se “avaliar os resultados obtidos, confrontando

com as estimativas elaboradas, verificando os desvios, e indicando as ações corretivas

necessárias”.

O controle orçamentário deve ser um instrumento que permita à organização entender quão próximos estão seus resultados em relação ao que planejou para dado período, ou seja, significa que as metas da empresa podem ou não ter sido atingidas (retorno sobre o investimento, valor residual, lucro, geração de caixa, distribuição de dividendos e outros). (FREZATTI, 2000).

No mesmo direcionamento Gehrke (2009, p.40) afirma que o controle financeiro “é o processo pelo qual os gestores das empresas asseguram que os recursos necessários à organização são obtidos e empregados eficiente e eficazmente no cumprimento dos diferentes

objetivos empresariais”. Ainda seguindo o mesmo autor, o qual acrescenta o controle

orçamentário deve permitir à organização entender os resultados alcançados em relação ao que planejou. Destaca-se que é importante definir e acompanhar o todo e as partes.

Zdanowciz (1998, p. 23) afirma que é “fundamental a participação direta de todos os

responsáveis envolvidos e comprometidos no processo, conjuntamente com a análise de todas as informações obtidas, em vários departamentos e setores da empresa, viabilizando, assim, o

sistema de planejamento financeiro”.

Para Gehrke (2009, p. 21),

Um aspecto de fundamental importância no processo de planejamento empresarial é flexibilidade. Precisamos ser capazes de nos adaptar às transformações do meio em que vivemos. (....) Somente uma estratégia pré-planejada de flexibilidade é capaz de proporcionar um trunfo sobre a concorrência.

Zdanowciz (1998) explica que o controle orçamentário indicará as divergências entre os valores planejados e os realizados, proporcionando à direção a oportunidade de tomar medidas corretivas e saneadoras, em tempo hábil, para ajustar seus objetivos e suas metas. Em

outras palavras, ele ainda conclui que “a flexibilidade na implantação do planejamento

financeiro deverá caracterizar-se por um acompanhamento sistemático para retroalimenta-lo, rapidamente, tendo em vista que os objetivos da empresa poderão mudar em função do

mercado” (1998, p.23).

Na mesma linha de pensamento Sanvicente e Santos (2000, p.19) chamam a atenção

de planos, enquanto o acompanhamento, levando ao controle, permite a comparação das

realizações da empresa ao que tenha sido planejado”.

Gehrke (2009, p.40) afirma com clareza que uma “abordagem adequada do

planejamento de negócios é aquela que considera o orçamento como uma forma de controle

do resultado futuro. Planejar sem controlar é um desperdício de tempo e energia”.

O processo de planejamento segundo Zdanowciz (1998) explica que o passo inicial é a definição das metas e objetivos da empresa. Após, deve-se ter um conhecimento das necessidades da empresa em relação ao mercado em tempo hábil, para após isto carrear esforços e tempo para aspectos estratégicos, ou seja, às oportunidades e às ameaças do mercado.

Uma vez definidas as etapas de elaboração do planejamento financeiro e orçamento da empresa, a administração poderá projetar o seu processo operacional. Na figura 01, encontra- se disposto na forma de fluxograma, um processo de elaboração planejamento e orçamento:

Figura 01: Fluxograma de Elaboração de Orçamento

Fonte: Elaborado pelo autor Zdanowicz (1998, p.27).

O processo de planejamento se passa para uma analise do processo operacional, ou seja, sua produtividade, a qualidade dos produtos, as análises de mercado atuais e emergentes dentre outros fatores. Os fatores macroeconômicos nesta fase também deverão receber atenção, os quais estão relacionados às variáveis conjunturais da economia e do mercado interno e externo, concorrência, perspectivas inflacionárias, política governamental, evolução

do setor que pertence à empresa. E por fim a analise dos aspectos do mercado financeiro, a evolução da taxa de juros, ao risco de futuras operações financeiras, à estabilidade econômica do país entre outros. (ZDANOWCIZ, 1998).

Na mesa linha de pensamento Gehrke (2009, p.37), destaca as seguintes fases para a

elaboração do plano: “previsão, avaliação da projeção, e controle”.

Gehrke (2009) divide o planejamento financeiro em três grandes etapas: orçamento operacional – é composto pelas seguintes peças: orçamento de vendas, orçamento de produção estoques de produtos acabados, orçamentos de compras de materiais e estoques e de matérias-primas, orçamento de despesas de mão-de-obra direta e indireta, orçamento do custo indireto de produção, orçamento do produto vendido, orçamento de despesas administrativas e de vendas, orçamento de despesas tributárias; orçamento de investimentos e financiamentos – composto por as seguintes peças: orçamento de investimentos (aquisições de investimentos, imobilizados e diferidos), orçamento de financiamentos e amortizações, orçamento de despesas financeiras; e a das projeções dos demonstrativos contábeis – composto pelas peças: projeção das receitas e despesas operacionais e não-operacionais, projeção do fluxo de caixa, projeção do demonstrativo de resultados.

Gitman (1997, p.588) menciona que:

“O planejamento financeiro é um dos aspectos importantes para funcionamento e

sustentação de uma empresa, pois fornece roteiros para dirigir, coordenar e controlar suas ações na consecução de seus objetivos. Dois aspectos-chave do planejamento financeiro são o planejamento de caixa e de lucros. O primeiro envolve o planejamento do orçamento de caixa da empresa; por sua vez, o planejamento de lucros é normalmente realizado por meio de demonstrativos financeiros projetados, os quais são úteis para fins de planejamento financeiro interno, como também

comumente exigidos pelos credores atuais e futuros.”

O planejamento operacional ou econômico segundo Sanvicente e Santos (2000, p.18)

é aquele em que “as atividades previstas buscam a utilização os recursos da empresa da maneira mais eficiente possível em dado período”.

Para Padovese (p.49, apud GEHRKE 2009, p.37) destaca os seguintes passos de execução do plano orçamentário:

1. Estabelecer a missão e os objetivos corporativos

2. Estruturar as assunções ambientais; a partir destas determinar o fator limitante, normalmente vendas (é possível que em determinados empreendimentos o fator limitante seja a produção).

3. Elaborar o orçamento a partir da função restritiva do fator limitante.

4. Elaborar os outros orçamentos, coordenando-os com o fator limitante e os objetivos corporativos.

5. Sintetizar todos os orçamentos para produzir o orçamento-mestre. 6. Rever o orçamento-mestre à luz dos objetivos corporativos.

7. Aceitar o orçamento-mestre, ou se este não está de acordo com os objetivos corportativos, voltar e repetir o processo até ficar aceitável.

8. Monitorar os resultados reais contra os resultados orçados e reportar variações. 9. Como resultado das variações, a) tomar ações corretivas para eliminar as variações

ou b) revisar os orçamentos-mestres ou subsidiarias para acomodar as variações.

Ao terminar a fase de planejamento, iniciar a execução – etapa do processo de gestão em que as coisas acontecem, a execução deve estar em coerência com o planejamento – a ultima parte deste sistema é o controle, o qual de alta importância, o mesmo avalia o grau de aderência entre os planos e sua execução, compreendendo a análise dos desvios ocorridos procurando identificar suas causas e direcionando ações corretivas. Atuando assim como um sistema de feedback.

4 METODOLOGIA

Nesta seção devem ser definidas algumas dimensões que levarão a um adequado método de aplicação e desenvolvimento do relatório.

4.1 Classificação da pesquisa

Sabe-se que há inúmeras tipologias na literatura que trata de pesquisa, contudo para fins da elaboração do relatório de pesquisa deste componente curricular adota-se classificar o estudo pela sua natureza, abordagem, objetivos e procedimentos técnicos. Deve-se fazer uma prática em sala de aula seguindo a base teórica trazida em Teixeira, E. B; Zamberlan, L. Rasia, Pedro Carlos (2009).

A pesquisa deste estudo, quanto a sua natureza, se classifica como aplicada, já que o mesmo teve a intenção de ser aplicada na prática de uma empresa que atua no ramo comercial

de móveis. Conforme Vergara (2007, p.47) conceitua que “pesquisa aplicada é

fundamentalmente motivada pela necessidade de resolver problemas concretos, mais imediatos, ou não. Tem, portanto, finalidade prática”.

Tem duas formas de abordagem do problema, podendo ser quantitativa ou qualitativa, sendo esta pesquisa enquadrada como qualitativa, pois conforme Richardson (1999) apud Beuren et al (2004, p.92) expõe que:

A principal diferença entre uma abordagem qualitativa e quantitativa reside no fato de a abordagem qualitativa não empregar um instrumento estatístico como base do processo de analise do problema. Na abordagem qualitativa, não se pretende numerar ou medir unidades ou categorias homogêneas.

Ainda segundo Beuren et al (2004, p.92) “na pesquisa qualitativa concebem-se analises mais profundas em relação ao fenômeno que esta sendo estudado”.

Quanto aos de coleta dos dados, consoante Vergara (2004) ou procedimentos técnicos conforme abordagem de Gil (1996) a investigação é documental e estudo de caso. Para a pesquisa documental foram utilizados materiais documentais descritivos da organização objeto de estudo.

A pesquisa documental é realizada em documentos conservados no interior de órgãos públicos e privados de qualquer natureza, ou com pessoas: registros, anais, regulamentos, circulares, ofícios, memorandos, balancetes, comunicações informais, filmes, microfilmes, fotografias, videoteipe, informações em disquete, diários, cartas pessoais e outros.

O estudo de caso trata de um estudo circunscrito a um gestor da organização de

estudo. Segundo Gil (1996, p. 58), “o estudo de caso é caracterizado pelo estudo profundo e

exaustivo de um ou de poucos objetos, de maneira que permita o seu amplo e detalhado conhecimento, tarefa praticamente impossível mediante os outros delineamentos

considerados”.

Foi um estudo de caso, porque é um estudo de natureza empírica que investiga um determinado fenômeno, geralmente contemporâneo, dentro de um contexto da realidade, quando as fronteiras entre o fenômeno e o contexto em que ele se insere não são claramente definidas. Trata-se de uma análise aprofundada de um ou mais objetos (casos), para que permita o seu amplo e detalhado conhecimento (GIL, 1996). No entanto, foi um estudo de caso específico na área financeira da empresa que atua no ramo comercial de móveis.

4.2 Universo Amostral

Para a identificação do universo amostral desta pesquisa foram utilizadas as definições

de Vergara em relação à população. População “é um conjunto de elementos (empresas, produtos, pessoas, por exemplo) que possuem as características que serão objetos de estudo”

(Vergara 2004, p.50).

O universo da pesquisa foi a empresa que atua no ramo comercial de móveis e amostra foi o setor financeiro da mesma, que envolveu análise dos demonstrativos contábeis, e projeção de dados econômicos e financeiros, com base nos dados coletados em documentos da empresa, demonstrações contábeis, controles internos, e ainda, a pesquisa foi realizada com os dois proprietários da empresa, os quais administram os negócios da referida empresa.

4.3 Coleta de Dados

Para a elaboração deste relatório, os dados foram coletados por meio de duas fontes: primários e secundários. Os dados primários foram coletados através de entrevistas não- estruturadas e focalizadas, e através da observação direta. As entrevistas tiveram um roteiro

preestabelecido e flexível, elaborado no sentido de permitir o alcance dos objetivos deste trabalho com clareza e neutralidade.

Quanto aos dados secundários, estes foram coletados através de uma bibliografia especializada sobre os assuntos abordados no trabalho e através de consultas aos documentos contábeis e financeiros da organização.

Na coleta de dados iniciais é considerado importante a aplicação de técnicas para sua realização, sendo elas: observação e entrevistas. A técnica aplicada nesta pesquisa foi a

observação que segundo Beuren et al (2004, p. 128) “a observação é uma técnica que faz uso

dos sentidos para a obtenção de determinados 3 aspectos da realidade. Consiste em ver, ouvir

e examinar os fatos ou fenômenos que se pretendem investigar”.

Os dados foram coletados nos relatórios contábeis e de controle interno e confirmados através de conversas e entrevistas não estruturadas referentes às atividades, operações que a empresa desenvolve e para identificar os objetivos almejados, para ter base para projeção de informações.

4.4 Análise de Dados

Nesta etapa se explica como os dados foram analisados e interpretados, os dados que foram coletados por meio de documentos/relatórios contábeis/financeiros. Os dados foram agrupados e receberão um tratamento qualitativo. Os quais serão organizados em planilhas eletrônicas, gerando gráficos e Quadros para as referidas análises, de cada caso de forma individual.

Beuren et al conceitua que, “analisar dados significa trabalhar com todo o material obtido durante o processo de investigação, ou seja, com os relatos de observação, as transcrições de entrevistas, as informações dos documentos e outros dados disponíveis”, (BEUREN et al 2004, p. 137).

Para identificar/elaborar um modelo de gestão financeira para a empresa, analisara-se teoricamente juntamente com elaboração de planilhas, cálculos e projeções, criando-se estratégias para melhor enquadrar-se no mercado.

5. RESULTADOS

Neste capitulo estão apresentados os resultados obtidos no estudo do presente relatório. Incluem-se as analises da situação atual conforme os relatórios financeiros internos de controle, e a análise dos indicadores financeiros conforme os dados contábeis.