Processos de gestão projetos

Na elaboração desta pesquisa foi definido como modelo de análise da gestão dos PQVT, o roteiro prático para a administração do projeto de Maximiano (2007) conforme descrito no capítulo referente à gestão de projetos. Em cada fase desse roteiro são mostrados os resultados encontrados nesta pesquisa conforme descrição:

5.1.1 Preparação

A preparação no desenvolvimento e implantação das ações dos PQVT inicialmente, segundo os relatos dos entrevistados, é fundamentada em necessidades, sejam para tratamento de dependência química, estímulo a hábitos saudáveis, medidas de controle da população de obesos nas organizações e ações sociais.

Há em comum, nas empresas que desenvolvem programas de QVT, o intuito de atender às expectativas dos gestores e participantes de ações de bem-estar para resolverem questões de saúde, sociais e da própria empresa no mercado onde está inserida (LIMONGI-FRANÇA, 2004a).

Encontrou-se nesta pesquisa a figura do sponsor como o idealizador da ideia inicial e patrocinador perante a alta administração. Surgiram narrativas quanto ao estímulo das práticas de atividades físicas por parte de executivos das empresas pesquisadas, partindo daí, a primeira ação de promoção de saúde e hábitos saudáveis.

O papel dos executivos, conforme definido por Maximiano (2007), como patrocinadores de projetos, está em promover os recursos financeiros para o programa. São muitas vezes

identificados como aqueles que pagam, mas não usufruem dos benefícios oferecidos. Mas, nessa situação, também foram reconhecidos diretores que além de promoverem os PQVT participam ativamente das atividades oferecidas.

Notou-se certa dificuldade em relatar a ideia inicial dos PQVT pelos gestores entrevistados, com algumas associações das primeiras ações aos valores organizacionais como o respeito à vida ou pelo próprio negócio da organização como prestadora de serviços de saúde. Contudo, Limongi-França (2004a) recomenda que sejam identificados os fatores e critérios para segmentar os projetos de QVT.

Na fase de definição do programa como um todo foi observada a ausência de integração entre as ações biológicas, psicológicas, sociais e organizacionais. Existem diversas ações em andamento dentro das empresas segundo a classificação BPSO-96 de Limongi-França (2004a), porém não são planejadas como um conjunto de projetos que formarão o PQVT.

Em duas entrevistas realizadas com gerente de RH e diretor de RH, de empresas diferentes, constatou-se a preocupação em enfatizar o uso do termo ação ou iniciativa de QVT. Quando questionados sobre a denominação do PQVT disseram não utilizá-la.

As atividades vão sendo desenvolvidas conforme as necessidades ou solicitações dos participantes e, consequentemente, vão se juntando as já existentes. Porém não há a preparação estruturada e detalhada, acarretando a inexistência, por parte dos gestores e usuários dos PQVT, da percepção do todo.

Em relação às atividades dos PQVT, são identificadas nos instrumentos de pesquisa como pesquisa de clima organizacional, pesquisa de mercado, resultados dos exames clínicos e

check-up. São as ações necessárias e desejadas, segundo os resultados dos instrumentos de

coleta de informações, para definição do conteúdo dos programas.

Os prazos e custos são mencionados como integrantes da preparação dos PQVT, entretanto, notou-se a incidência maior quando a organização tem como política de gestão cobrar dos gerentes o planejamento de custos e investimentos, antes de apresentarem qualquer projeto. A prática de controle de prazos não foi observada como uma restrição às ações de QVT. É

considerada essencial, mas não foram ouvidos relatos quanto ao planejamento e controle específico do tempo para entrega dos resultados planejados.

Numa das empresas pesquisadas, o controle de custos só foi posto em prática após o início do PQVT. Fizeram a implantação de ações e esperaram para ver a aceitação dos participantes. À medida que foi aumentando o público perceberam a necessidade de controlar os custos, prazos e as atividades.

Ainda na fase de preparação identificou-se a elaboração de propostas básicas, considerando as atividades, recursos e orçamentos, vinculadas aos projetos de RH ou aos valores organizacionais. Mas o detalhamento com as atividades específicas do PQVT não foi identificado nas empresas pesquisadas.

A aprovação dos PQVT, ainda que haja ausência da proposta básica específica para esse programa, é vista como fundamental para os gestores e, conforme mencionado anteriormente, é parte integrante dos projetos da área de RH ou dos valores organizacionais.

Há a aprovação das ações de QVT tomando como base os resultados da pesquisa de clima organizacional e a pesquisa de mercado com o levantamento das melhores práticas de gestão de pessoas. Existe PQVT implantado com forte influência do mercado concorrente, sendo inclusive, o responsável pela escolha e aprovação das respectivas atividades.

5.1.2 Estruturação

Após a fase de preparação encerrada e a aprovação das ações dos PQVT passa-se para a segunda fase da gestão de projetos, chegando ao momento de definir a equipe de projeto, o planejamento dos recursos e o início das ações dos PQVT.

Uma característica predominante nos programas pesquisados é a presença de equipes multidisciplinares e com a participação de profissionais das áreas de saúde, marketing, administração, psicologia, pedagogia, economia, ecologia, ergonomia, educação física, engenharia e sociologia.

Além da variedade de profissões envolvidas percebeu-se, também, a multiplicidade de formatos nas empresas participantes desta pesquisa. São equipes com tamanhos variados e especialidades em cada organização (Limongi-França, 2002).

O público alvo dos programas são os empregados, familiares e terceiros, atendidos pela maioria das empresas pesquisadas.

Na fase de definição das ações a serem implantadas não se diagnosticou um formato mais frequente, mas sim, uma infinidade deles, conforme a necessidade e objetivo da organização. As ações dos PQVT são assim definidas e permanecem, contanto que continuem fazendo parte da estratégia da empresa.

A área responsável pelo detalhamento dos planos é predominantemente de RH, seguida das áreas de medicina do trabalho, marketing e comunicação, sem, contudo, fazerem uso de metodologia de gestão de projetos. Normalmente utilizam ferramentas e aplicativos, tais como: MS Excel, MS Project e outros similares.

Na análise de conteúdo das entrevistas há o relato da assistente social acentuando a falta de metodologia de gestão do PQVT e o cumprimento de prazos, a gestão das atividades e principalmente a mensuração e apresentação dos resultados.

Os recursos disponibilizados nas empresas para a prática das ações dos PQVT são físicos, como: clube, academia, auditórios, salas de relaxamento e descompressão, ambulatórios e as áreas comuns das empresas. Os demais recursos, humanos e financeiros, são disponibilizados pela área de RH.

A partir daí é analisada a definição das atividades que dão início ao programa propriamente dito. Conclui-se que as empresas definem uma ação inicial para desenvolverem algo ligado à QVT e não um conjunto de atividades pré-estabelecidas. São pequenos projetos postos em prática ao longo do tempo, passando então, por modificações, adaptações e melhorias, conforme a exigência da ocasião. As ações bem sucedidas são retomadas no ano seguinte. Algumas outras, isoladas, como palestras e seminários, são concluídas, mas não se repetirão.

A preocupação em formatar as ações dos PQVT foi citada por parte de um gerente de RH entrevistado, quando comenta que em 2006 a empresa passou a dar “corpo ao trabalho”, talvez se referindo a estruturar o programa de forma mais coerente.

5.1.3 Execução

Observou-se que a fase de execução está relacionada às atividades postas em prática, decorrentes do surgimento de necessidades específicas e solicitações dos empregados, sendo o controle realizado após o encerramento ou quando aplicam a próxima pesquisa de clima organizacional.

Os PQVT ainda estão prescindindo de indicadores de desempenho como qualquer programa cujo componente primário está na definição e acompanhamento de padrões de desempenho e alcance de objetivos pré-determinados.

Outro aspecto observado com base em Maximiano (2007) está na ausência de indicadores de

performance e resultados acarretando a falta de informações quanto ao escopo, prazos e

custos.

A não existência de indicadores inviabiliza a reunião de informações e dados consistentes e deixam de produzir aprendizados para os próximos programas, também chamados de lições aprendidas, responsáveis por contribuir com a maturidade dos programas e projetos de qualquer área da organização.

A carência de medidas de controle com indicadores para a mensuração dos resultados é relatada como sem definição pelos gestores entrevistados. Para Limongi-França (2004a) e Arellano (2007) essa é uma das dificuldades dos PQVT, a inexistência de medição dos resultados permitindo a estruturação dos programas em andamento nas empresas.

A última fase é a conclusão, quando são feitas atividades de apresentação das ações implantadas dos PQVT, a análise da satisfação do cliente, a apresentação de relatórios e resultados numéricos, a devolução dos recursos utilizados e o recomeço.

5.1.4 Conclusão

Na conclusão das ações dos PQVT são apresentados os resultados alcançados, fortemente baseados no número de participantes nas atividades oferecidas, redução de absenteísmo e relatórios da assistência médica e/ou ambulatório da empresa.

As atividades dos PQVT passam por uma avaliação da alta administração para serem mantidas ou não, dentro do planejamento estratégico da empresa.

A apresentação de relatórios dos resultados é fundamentada nos dados fornecidos pelos prestadores de serviços de assistência médica, assessoria esportiva e ergonomia.

Os recursos mobilizados referem-se às práticas de atividades físicas, promoção de saúde, alimentação saudável, ergonomia, entre outros. E normalmente ocorrem no clube, academia, salas de treinamento, restaurante, e áreas comuns da empresa. Nesses casos não são devolvidos nem desmobilizados, pois serão usados ano a ano. A desmobilização se aplica apenas para as ações isoladas, sem repetição. Quanto aos profissionais participantes dos programas retornam às suas atividades ao passo que encerram a participação nas ações de QVT.

Por fim, na conclusão das ações dos PQVT avaliam-se as ações contínuas e as isoladas para serem continuadas no início do próximo ano.