Processos de Monitoramento e Controle i Relato e revisão

72 Há algum processo de elaboração de relatórios periódicos sobre cada componente do portifólio? 73 Qual periodicidade de elaboração e quem são os responsáveis pela elaboração dos relatórios? 74 Como se dá a cobrança para garantir que todos elaborem seus relatórios no prazo correto? Há

algum tipo de processo automático? Qual?

75 São atualizadas as definições iniciais de cada componente (elaboradas inicialmente no processo de identificação de componentes)?

76 Adicionalmente à atualização das definições iniciais, quais são os itens que compõem cada relatório?

77 A elaboração desses relatórios é automatizada ou manual? Se for manual, há algum “template”? Se for automatizada, qual o sistema usado? De forma resumida, qual o passo-a-passo desse procedimento no sistema?

78 Há algum processo automático de integração dos dados e análise dos relatórios? Como funciona?

79 Quem analisa os relatórios? Todos os relatórios gerados são analisados na integra? Caso negativo, algum relatório é analisado na integra? Por quê?

80 Com base nos relatórios são gerados indicadores de desempenho para cada componente do portifólio? Quais são os indicadores?

81 Para cada projeto existe uma meta associada?

82 As metas servem para medir o desempenho do resultado dos projetos?

83 As metas servem para recompensar as pessoas caso as mesmas sejam atingidas? Os gerentes de portifólio são recompensados pelas metas?

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do atingimento das metas?

85 Há a geração de algum tipo de indicador de desempenho que não é oriundo das informações dos relatórios (ex.: dados financeiros, alocação de recursos, etc.)?

86 Os indicadores de desempenho têm alguma relação com o planejamento estratégico e com alcance dos objetivos da empresa? Qual?

87 A análise de indicadores de desempenho pode influenciar na alteração do portifólio? Que tipo de desvio pode incentivar uma mudança?

88 O portifólio é revisto como um todo em alguns momentos ou isso ocorre sob demanda? No caso da revisão ser programada, qual a periodicidade?

89 Como é composta a equipe responsável pela revisão do portifólio? 90 A direção da empresa participa desse processo? Em quais momentos?

91 Na revisão do portifólio é avaliada a alocação de recursos (humanos, financeiros, maquinário, etc.)? Essa avaliação é usada para alteração no portifólio?

92 Na revisão do portifólio é avaliado o surgimento de restrições externas (regulamentações, tributação, clima, etc.) a alguns projetos? Essa avaliação é usada para alteração no portifólio? 93 Na revisão do portifólio é analisada a influência de normas, controles e restrições da organização

sobre componentes do portifólio? Essa avaliação é usada para alteração no portifólio?

94 Cada componente do portifólio é reavaliado periodicamente? Essa avaliação se dá no processo de revisão do portifólio? Essa avaliação é feita usando os critérios iniciais de avaliação?

95 Ao final do processo de revisão do portifólio, que tipo de ações podem ser tomadas com (ex.: alteração nos prazos e custos, cancelamento, adiamento, paralisação, inclusão de novos componentes, etc.)?

96 São geradas diretivas para os gestores de cada projeto? Que tipo de diretivas e em que tipo de situação?

97 São geradas recomendações para rebalanceamento do portifólio? Em que tipo de situação? 98 São geradas recomendações para a empresa com base na avaliação realizada? Que tipo de

recomendações?

99 Ao final do processo de revisão é feita alguma análise da possibilidade de melhoria nos métodos de seleção, com base nas avaliações realizadas?

100 Ao final do processo de revisão é feita alguma análise da efetividade dos indicadores de desempenho existentes e da possibilidade de desenvolvimento de novos indicadores?

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Com que informações? Após análise desse relatório é comum a gestão da empresa propor alterações no portifólio?

ii Mudança estratégica

102 É possível ocorrer o rebalanceamento do portifólio em função da recomendação do relatório emitido na revisão do portifólio?

103 Quais outros motivos podem levar a uma revisão no portifólio?

104 Como se dá a identificação da ocorrência de uma mudança estratégica que conduza a alteração no portifólio?

105 Quem solicita e quem aprova o processo de rebalanceamento do portifólio? V. Ferramentas e técnicas

106 De uma forma geral, quais os sistemas utilizados para gerenciamento do portifólio (nome/fabricante) e para que finalidades cada um é utilizado?

107 Existem ferramentas para mostrar cenários sobre possíveis mudanças de um portifólio?

108 A empresa sente falta de uma ferramenta para fazer de maneira ágil a alocação macro dos recursos nos projetos e balancear o portifólio?

109 A empresa sente falta de uma ferramenta que seja usada mensalmente ou periodicamente pelos gerentes de portifólio para mostrar a situação dos projetos para os clientes?

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110 Quais técnicas são utilizadas e em quais momentos/situações (ex.: EVM, modelo de pontuação multi-critério, gráfico de comparação entre critérios, ranking ponderado, técnicas de análise financeira, analises de cenários, análises probabilísticas, fluxo de caixa, métodos gráficos de análise de desempenho por critério)?

111 Ao final de cada processo são compostas relações projetos de componentes e excluídos do portifólio, com o status/classificação de cada um? Alguém aprova essas relações? Quem?

Ação/processo Identificação Categorização Avaliação Seleção Priorização Balanceamento Aprovação Relação de Projetos constituintes do portifólio Relação de projetos cancelados ou excluídos Aprovador das relações de projetos

112 Essa relação é automatizada ou elaborada manualmente? Se for automatizada, qual o sistema usado? De forma resumida, qual o passo-a-passo desse procedimento no sistema

113 A relação de componentes excluídos contém comentários detalhando os motivos da exclusão para posterior consulta?

114 A relação de componentes não selecionados tem alguma utilização posterior (reavaliação num próximo ciclo, encaminhamento ao GP para replanejamento, etc.)? Qual?

VI. Considerações finais

115 Como é avaliada a adesão de cada projeto à metodologia proposta? 116 Notou melhorias com utilização da metodologia?

117 Quais problemas e dificuldades encontradas no gerenciamento do portifólio? 118 O que precisa ser aprimorado?