Receção e Conferência dos produtos

Após requisição dos medicamentos, produtos farmacêuticos ou dispositivos médicos por parte dos SFH, estes são entregues num local específico para o efeito nestes, com acesso para o exterior, acompanhados pela guia de remessa [3]. A receção destes produtos é efetuada por um Técnico de Diagnóstico e Terapêutica (TDT) e por um representante do SA, sendo efetuada uma conferência tanto qualitativa como quantitativa dos produtos rececionados por parte dos SFH, ao passo que é apenas realizada uma conferência quantitativa dos produtos pelos SA. Com o auxílio do guia de remessa verificam-se e registam- se todos os códigos, lotes e prazos de validade dos produtos rececionados, arquivando-se também qualquer documentação técnica anexa (certificados de análise, permanecendo o produto em quarentena até envio deste documento quando não enviado e obrigatório), enviando por fim o original da guia de remessa ao SA. O SA fica encarregue de introduzir os novos lotes de produtos no sistema informático, de forma a tornarem-se disponíveis para utilização.

Após receção dos produtos, estes são reencaminhados para o armazém central (armazém 10), onde são armazenados segundo critérios lógicos e de acordo com a necessidade de condições especiais de armazenamento, como a necessidade de refrigeração ou de segurança adicional.

Para medicamentos sujeitos a circuitos especiais, como os MEP e os hemoderivados, a encomenda é rececionada pelo farmacêutico hospitalar numa embalagem lacrada, sendo toda a documentação anexa arquivada nos SFH. Especificamente para os hemoderiva dos, estes devem também vir acompanhados, para além dos boletins de análise, dos certificados de aprovação emitidos pelo INFARMED, também arquivados nos SFH [2, 3]. Durante o meu estágio tive a oportunidade de auxiliar na conferência das encomendas, nomeadamente na confirmação da quantidade, dos lotes e prazos de validade.

2.4. Armazenamento

O correto armazenamento dos medicamentos e outros produtos de saúde nos SFH constitui um ponto de importância fulcral para a garantia e manutenção de um sistema de dispensa estruturado e de qualidade. Para isto, deve-se atender às condições ótimas de armazenamento dos diferentes produtos, no que toca a temperatura, humidade, luz e espaço físico ou segurança necessária [2, 3].

Para o armazenamento dos diversos produtos, nos SFH do CHCB, recorre-se a diversos armazéns, de tamanho variável e localizados de forma a facilitar a execução das tarefas de distribuição ou preparação. Mais especificamente, os diversos armazéns existentes nos SFH

central ou armazém 10, sendo os produtos transferidos deste armazém principal para os demais; o armazém do hospital do Fundão ou armazém 11, pertencendo este à farmácia satélite do Fundão; o armazém da dose unitária ou armazém 12, incluindo neste os sistemas automáticos de distribuição e reembalamento; o armazém da farmacotecnia ou armazém 13, contendo os medicamentos citotóxicos e as bolsas para nutrição parentérica; o sistema de distribuição semiautomática PyxisTM _{do bloco operatório ou armazém 14, da urgência}

pediátrica ou armazém 15, do serviço de observação ou armazém 16 e da urgência geral ou armazém 17; o armazém de quarentena ou armazém 18; e por último, o armazém do ambulatório ou armazém 20 [4]. A transferência de stock entre os armazéns realiza-se mediante pedidos de reposição ou transferência direta. A arrumação e organização dos produtos e medicamentos nestes diversos armazéns são realizadas pelo Assistente Operacional (AO) sob orientação do TDT, excecionado no caso dos armazéns dos sistemas PyxisTM e para os MEP (apenas realizado pelo TDT) [4]. Os produtos são então organizados segundo ordem alfabética do DCI, sempre identificados por etiquetas com a designação e o código de barras respetivo, e de acordo com o princípio FEFO ( first expire first out), colocando o produto com a validade mais curta mais facilmente acessível [2, 3]. A temperatura e humidade de cada armazém são também continuamente monitorizadas em todos os armazéns [4].

Os diferentes armazéns serão caracterizados em pormenor quando referidos posteriormente. Especificamente, o armazém central é constituído por várias prateleiras deslizantes onde se encontram grande parte dos produtos aqui armazenados, divididos em vários grupos: medicamentos gerais, hemoderivados, leites, anticoncecionais, produtos de estomatologia, antibióticos, tuberculostáticos, material de penso, colírios, anestésicos e por ultimo medicamentos para saída no setor de ambulatório. Para além das prateleiras, o armazém central possui também um cofre para o armazenamento dos MEP (com sistema de dupla fechadura), armários para os citotóxicos e para a nutrição entérica e parentérica, estantes para os produtos que não possam ser acondicionados nas prateleiras ou armários específicos (de reserva) e várias gavetas para facilitar o acesso aos produtos mais requisitados. As áreas reservadas ao armazenamento dos injetáveis de grande volume, dos desinfetantes, das matérias primas para o laboratório, dos produtos inflamáveis e dos produtos termolábeis, estes dois últimos armazenados em camara frigorífica, pertencem também ao armazém central [4].

Algumas medidas adicionais de segurança e minimização de risco foram adotadas no armazenamento e acondicionamento de alguns produtos no armazém central. Para o caso dos medicamentos citotóxicos, as prateleiras correspondentes encontram-se invertidas, de forma a formar uma barreira de contenção para minimizar o risco de queda e de acidentes, existindo também para o caso de eventual derrame um kit de emergência neste armazém e no armazém da farmacotecnia, abordado mais em detalhe adiante [2-4].

Para o caso dos produtos inflamáveis, estes encontram-se uma divisão própria nos SFH específica para o efeito, devidamente sinalizada, revestida por um material resistente a chamas e chão impermeável e rebaixado para formar uma barreira de contenção em cas o de

derrames, isolada das restantes áreas do SFH e anexa ao exterior, com uma porta reforçada que apenas abre num sentido (para fora) [2]. A divisão encontra-se também munida de dois extintores e sistema de deteção de fumos, bem como de um sistema elétrico antideflagrante. Relativamente aos MEP, como referido anteriormente, estes encontram-se armazenados num cofre com um sistema de segurança de dupla fechadura, tanto no armazém central como no setor de ambulatório. Por último, para os produtos e medicamentos que requeiram condições de refrigeração, ou seja, que sejam armazenados e acondicionados em camaras frigoríficas, a temperatura nestas é continuamente monitorizada e registada, sendo acionado um alarme aquando a temperatura é superior a 8º C [2].

Os SFH do CHCB, para além de responsáveis pelo armazenamento e devido acondicionamento de todos os produtos e medicamentos a utilizar no hospital, encontram-se também responsáveis pela gestão e controlo dos gases medicinais, que se encontram armazenados fora dos SFH apenas por razões de espaço e segurança. Aquando da re ceção deste tipo de produtos, os gases medicinais provenientes de cisternas devem vir sempre acompanhados por uma cópia do certificado de análise do gás, e para o caso de botijas de menores dimensões devem apresentar o cilindro de contenção e respetiva válvula limpa e devidamente identificada [4]. O farmacêutico deve também imputar os consumos de gases efetuados por serviço, por informação dos Serviços de Instalações e Equipamentos (SIE), e gerar quando necessário um pedido de compra. Periodicamente, o farmacêutico realiza também controlos à qualidade dos gases medicinais distribuídos e realiza auditorias (mensais) às instalações de armazenamento dos gases medicinais, constituindo isto um indicador de qualidade adotado pelos SFH.

Alguns medicamentos e produtos armazenados nos SFH, devido a não apresentarem na embalagem a informação necessária para a sua identificação, devem ser rotulados aquando do seu armazenamento, possibilitando assim a sua identificação tanto nos SFH como em qualquer outro Serviço Clínico (SC). Exemplo destes medicamentos a rotular são aqueles que se destinem à distribuição em dose unitária, devendo cada unidade ser individualmente rotulada, não sendo no entanto necessário rotular aqueles destinados ao FDS, visto este sistema produzir automaticamente um rótulo próprio. A emissão, impressão e validação dos rótulos necessários são da responsabilidade do TDT, ao passo que a rotulagem em si é realizada pelos AO [4]. Durante o meu estágio tive a oportunidade de acompanhar e participar ativamente neste processo de emissão, impressão e validação dos rótulos, bem como na própria rotulagem dos medicamentos.

2.4.1. Controlo de prazos de validade e contagem de stocks

De forma a realizar o controlo dos prazos de validade dos medicamentos armazenados nos SFH, são realizadas mensalmente a verificação e levantamento dos medicamentos cuja validade expire num prazo máximo de 4 meses (auditoria qualitativa). Para auxiliar este processo, são emitidos documentos que indiquem os lotes de produtos e medicamentos em

este critério, é elaborada uma lista com estes pelo TDT que é posteriormente enviada ao farmacêutico responsável para análise da possibilidade de escoamento dos produtos em causa. Caso se verifique a impossibilidade de escoamento de um determinado produto, o laboratório fornecedor é contatado para averiguar a possibilidade de se realizar a troca dos produtos ou o crédito destes. Por vezes, contactam-se também outros hospitais que possam apresentar um consumo maior destes produtos, principalmente os pertencentes à classe A. A quantidade de produtos encontrados em com um prazo de validade inferior a 4 meses constitui um indicador de qualidade da área de armazenamento, pretendendo-se diminuir a taxa de abate de medicamentos, também sendo este parâmetro adotado como objetivo de qualidade.

Adicionalmente, realizam-se também diariamente a contagem dos produtos existentes em todos os armazéns (auditoria quantitativa). Desta forma, realiza-se uma contagem mais frequente para produtos do grupo A (de 3 em 3 semanas) e B (mensalmente), e menos frequente para produtos do grupo C (de 2 em 2 meses). Estas contagens de stock são sempre comparadas com a informação existente no sistema informático, permitindo analisar as não conformidades detetadas e a sua correção. Assim, evita-se a necessidade de elaboração de um inventário anual. O stock existente nos SC é também contabilizado trimestralmente, verificando-se a sua data de validade, constituindo também um indicador de qualidade [2, 4].

Durante o meu estágio tive a oportunidade de auxiliar na contagem diária do stock existente nos SFH.

3. Distribuição

A distribuição de medicamentos e outros produtos farmacêuticos no CHCB constitui uma atividade desenvolvida e delineada pelos SFH. Desta forma, é da responsabilidade dos SFH a garantia da dispensa do medicamento, na quantidade, dose e forma farmacêutica corretas ao doente certo, cumprindo assim a prescrição efetuada pelo médico, em todos os SC do CHCB [3].

Independentemente do tipo de distribuição, inicialmente ocorre sempre a validação da prescrição do médico pelo farmacêutico, a verificação do cumprimento integral do plano terapêutico estabelecido e o controlo e desenvolvimento de atividades de minimização do risco de possíveis erros de troca de medicamentos.

Assim, os SFH do CHCB apresentam os seguintes sistemas de distribuição de medicamentos: distribuição tradicional ou clássica, a distribuição por stocks nivelados, a distribuição semiautomática pelo sistema PyxisTM_{, a distribuição em dose unitária e a}