Seleção e aquisição de produtos farmacêuticos

No serviço de farmácia, a seleção, aquisição e receção de PF, assim como a gestão de stocks, são parte integrante de todo o processo que permite que o esquema farmacoterapêutico de cada paciente hospitalizado se mantenha de forma ininterrupta, uma vez que se conhecem e controlam os PF de alto, médio e baixo consumo, equilibrando, assim, a rotação de stocks. Deste modo, é possível detetar e corrigir possíveis desvios ocorridos nos pedidos e controlar o estado dos produtos enviados pelos laboratórios [10].

3.1. Critérios e gestão de aquisição

A disponibilidade dos medicamentos necessários para debelar pacientes hospitalizados é garantida pela sua aquisição. Ao adoptar a “Ley de Contratos de las Administraciones Publicas” e a “Ley del Medicamento”, em conjunto. O resultado deve aproximar-se das decisões estipuladas pela CFyT, que estabelece as diretrizes de acordo com as quais deve ser efetuada a seleção e aquisição de medicamentos e outros PF, sendo a chefe do serviço de farmácia a responsável [10-11].

Com base em critérios económicos e de eficácia, as normas estabelecidas para a política de compras de PF estipulam que se devem ter em conta os seguintes critérios:

• Laboratório de investigação, que cria e estabelece o produto modelo; • Laboratório fabricante da matéria-prima;

• Optar pelas especialidades farmacêuticas que contenham dados farmacocinéticos e biofarmacêuticos;

• Eleger as especialidades farmacêuticas cuja composição em excipientes e co- adjuvantes é conhecida;

• Ter em conta o acondicionamento em dose unitária, uma vez que é necessário o registo de dados de identificação, como é o caso do lote;

• Escolher os PF de menor custo, uma vez coberta a garantia de fabricação. A necessidade de aquisição de mais PF é determinada consoante a atividade e caraterísticas inerentes ao hospital, sendo requerido ao fornecedor os produtos que se encontrem em quantidade inferior ao stock mínimo. Por norma, no HILE, estes pedidos são efetuados duas vezes por semana, terças e quintas-feiras. Todos os pedidos devem ser registados, comparando-se, periodicamente, as compras com as saídas [11].

Em situações de emergência para o próprio dia ou para o dia seguinte, existem recursos de compra alternativos, como por exemplo a Farmácia Cortes Valencianas, ou aos serviços farmacêuticos de outros hospitais em Valência [11].

3.2. Gestão de existências

A gestão de existências ou stocks é uma das principais etapas na gestão do serviço de farmácia, sendo fundamental na manutenção da quantidade de medicamentos necessários à realização de todas as atividades clínicas hospitalares [11-12].

A implementação de estratégias de gestão de stocks eficientes mostra-se importante, não só porque aproximadamente, 35% das compras efetuadas por um hospital advêm do serviço de farmácia, como também devido ao espaço restrito existente nos armazéns e à falta de recursos económicos da maioria dos centros hospitalares. Estas estratégias baseiam-se no armazenamento da quantidade mínima de medicamentos e outros PF, assegurando ao mesmo tempo que existe o suficiente para responder a pedidos durante um determinado período de tempo, de modo a satisfazer as necessidades do hospital e a evitar uma possível acumulação por tempo ilimitado no armazém.

Assim, é necessário fazer uma lista dos stocks mínimos e máximos de cada produto incluído no Guia Farmacoterapêutico. Ao conhecer a média de consumo mensal de cada especialidade, assim como os seus máximos e mínimos, é possível obter-se uma rotação de stocks ótima [11-12].

“Técnicas de Ponto de Pedido” é o nome dado ao sistema de gestão de stocks utilizado pelo HILE. Em cada piso do hospital existem stocks definidos, tanto de medicação, como de PS. Quando o ponto de pedido (stock mínimo) é atingido, um alerta informático é enviado para a chefe do serviço farmacêutico [13].

O abastecimento do armazém é efetuado pelos fornecedores. Realiza-se um pedido inicial com base nos stocks necessários e o fornecedor apenas fatura as reposições em função do que é consumido. Desta forma, estes produtos são considerados como uma provisão, não figurando no inventário do armazém nem nas existências ou custos do hospital [13].

Quando na enfermaria se utilizam medicamentos ou PS armazenados nos armazéns convencionais do HILE, deve registar-se numa folha de pedido (Anexo II), através do programa Florence® _{(Anexo III) que se encontra coordenado com o sistema}

Microsoft Dynamics Navision®_{, para que seja possível repor novamente até ao stock}

máximo. Se os medicamentos forem retirados do sistema de dispensa de medicamentos automático (Pyxis® _{(Fig. 14)), a folha de pedido é gerada automaticamente. Após esta} requisição, procede-se à preparação e dispensa dos fármacos a repor nos respetivos pisos, que é diretamente registada na aplicação informática e a sua validação é arquivada ou pode ser consultada no computador [13].

No caso da solicitação de gases medicinais (como é o caso do CO2 para laparoscopia, azoto líquido refrigerado e oxigénio medicinal), o pedido deve ser feito manualmente por parte do responsável da manutenção, que o transmite por correio eletrónico aos serviços de farmácia. Não há stock disponível de gases nos serviços da farmácia do HILE, pelo que a compra é gerida por estes serviços e quando a encomenda é rececionada, é diretamente entregue ao serviço de manutenção. Após confirmação do pedido solicitado, os serviços de manutenção entregam a fatura aos serviços de farmácia para que possa ser dada a entrada e saída do produto ao mesmo tempo.

O material ortopédico nos serviços farmacêuticos do HILE possui um stock mínimo definido, que todos os dias é reposto. O fornecedor de material ortopédico emite uma fatura de cada entrega efetuada e no final do mês apresenta uma fatura com o total de material fornecido. Para que possa haver dispensa de material ortopédico específico para um paciente (que não se encontre em stock) é necessário que o médico, em primeiro lugar, preencha um requerimento e, de seguida, que o pedido seja feito aos serviços farmacêuticos do HILE a partir do piso em questão [13].

3.3. Receção e conferência de produtos adquiridos

No que diz respeito aos critérios de receção dos PF, deve ser realizado um controlo quanto à forma farmacêutica (FF), dose, via de administração e adequação da

embalagem do produto. Verifica-se também a quantidade recebida relativamente à que foi pedida e regista-se o lote e caducidade [11].

Os medicamentos e outros PF do HILE são rececionados num local com acesso fácil tanto ao exterior como ao armazém, havendo uma porta para a entrada de grandes volumes (Fig.3). Existem dois auxiliares de serviço nesta área e todos os dias um receciona e confere os medicamentos e outro o material farmacêutico. Os medicamentos que necessitam de refrigeração são conferidos da mesma forma, sendo colocados imediatamente no frigorífico.

Após conferência de todos os produtos adquiridos, a guia e/ou fatura é entregue à técnica de farmácia responsável que comunica prontamente aos serviços administrativos para que procedam ao pagamento da encomenda, arquivando os documentos depois do processo finalizado.

Em relação aos estupefacientes estes são conferidos da mesma forma pelos auxiliares de serviço e, de seguida, são entregues à farmacêutica responsável que analisa as substâncias, pelo respetivo boletim/certificado de análise e registo informático do produto, guardando-os de seguida no cofre existente no armazém.