12ª Conferência EAHIL, 2010

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Ponto de Encontro nº 25 (Janeiro 2011) ART02.25.2011

12ª Conferência EAHIL, 2010:

14 a 18 de Junho

Margarida Meira

1

Emília Clamote

2

1_{Instituto Gulbenkian de Ciência, FCG}

2_{Faculdade de Medicina da Universidade de Lisboa}

Embora o evento da 12ª Conferência EAHIL se tenha realizado há mais de seis meses, ainda não foi possivel à APDIS dar como encerrada esta iniciativa, especialmente no que diz respeito à parte financeira, embora já situações relacionadas com pequenos valores.

Na próxima Assembleia Geral da APDIS, já teremos certamente, o apuramento final da conferência e daremos a conhecê-lo aos associados

Entretanto, foi elaborado um pequeno relatório sobre a organização da conferência e resolvemos publicá-lo no Ponto de Encontro, dividido em duas partes.

Neste número do Ponto de Encontro, publicaremos a primeira parte.

……….. 1. INÍCIO

Em 2006, de 11 a 16 de Setembro, decorreu, em Cluj-Napoca, Roménia, a 10ª Conferência EAHIL.

Nessa conferência, Portugal esteve representado por 4 bibliotecários: Emília Clamote e Paula Saraiva (Faculdade de Medicina da Universidade de Lisboa), Margarida Meira (Instituto

Gulbenkian de Ciência) e José Hungria (Hospital de S.José).

Durante a Assembleia Geral, o Presidente Arne Jacobson, em nome da Direcção da EAHIL, pediu para que fossem apresentadas propostas de países para a realização das conferências dos anos seguintes, nomeadamente da 12ª Conferência EAHIL, sugerindo mesmo que fosse um país do Sul.

Nessa mesma Assembleia, a Paula Saraiva propôs à Emília e à Margarida que apresentássemos uma proposta de candidatura de Portugal para a organização da 12ª Conferência EAHIL.

A partir daí, gerou-se uma enorme expectativa entre nós à volta desta possibilidade, sem termos a noção da total responsabilidade envolvente.

2. PREPARAÇÃO PARA A CANDIDATURA E PROCURA DO ESPAÇO

De regresso a Lisboa, começámos de imediato a reflectir sobre questões básicas para a apresentação da candidatura, isto é instalações que estivessem à altura para a realização desta conferência, no que se referia à dimensão e à qualidade dos espaços.

Lugares pensados:

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Sílvia Lopes (Faculdade de Farmácia, Universidade de Lisboa)

Susana Henriques (Faculdade de Medicina, Universidade de Lisboa)

Susana Lopes (Instituto de Tecnologia Química e Biológica, Universidade Nova de Lisboa) Teresa Costa (Fundação para a Computação Científica Nacional)

Mais tarde, também se incluiu a Isabel Alves, bibliotecária da Faculdade de Medicina da Universidade do Porto, que, tendo-se tornado Vice Presidente da APDIS, foi convidada como representante dos bibliotecários do Porto. Já perto da data da Conferência, a colega em questão desistiu do cargo de Vice Presidente da APDIS e de membro do Comité Local, por não ter condições para participar.

Para Presidente do Comité Científico Internacional, pensou-se de início na colega Manuela Prates, que recusou a proposta, sugerindo no entanto que convidássemos a Isabel Andrade para esse cargo. Assim o fizémos, até porque também era uma colega reconhecida profissionalmente e com experiência na organização de eventos.

Após contacto telefónico com a Isabel Andrade, foi agendada uma reunião onde se fez um ponto da situação até aquele momento e se convidou formalmente a colega a juntar-se a nós na organização da conferência na qualidade de Presidente do Comité Científico Internacional, dada também a sua experiência na organização da anterior conferência de Coimbra.

A lista de elementos do Comité Científico Internacional foi também entretanto constituída e endereçados os respectivos convites que foram aceites, à excepção da colega Rosário Leitão por, entretanto, se pretender aposentar: Antónia Pereira da Silva (Hospitais da Universidade de Coimbra, Portugal)

Becky Lyon (Medical Librarian Association, USA) Francisca Ribes-Cot (Hospital Universitario Marqués de Valdecilla, Spain)

Guus Van den Brekel (University Medical Center Groningen, Netherlands)

Guillemette Utard-Wlerick (Bibliothèque Interuniversitaire de Medicine de Paris, France)

Lars Iselid (Umea University, Sweden)

Manuel Montenegro (Biblioteca Virtual da Universidade do Porto, Portugal)

Maurella della Seta (Istituto Superiore de Sanitá, Italy)

Muriel Haire (Irish Nurses Organisation, Dublin, Ireland)

Oliver Obst (Münster University, Germany) Pirjo Rajakiili (University of Helsinki Faculty of Medicine, Finland)

Sally Wood-Lamont (Cluj University Library of Medicine, Romania)

Tony McSean (EAHIL Executive Board, UK) Devido à envolvência da Paula Saraiva em todo o processo da conferência científica, a Paula Saraiva passou a ser Co-Chair do Comité Científico.

Para o secretariado do Continuing Education Courses, foram convidadas as colegas Noémia Canas, da Faculdade de Farmácia da Universidade de Coimbra, e Helena Donato, do Hospital da Universidade de Coimbra, pela sua experiência na área da formação. Foi também convidada Patrícia Flor, da Telemark University College, Norway,que tem participado em diversas conferências, organizando estes memos cursos.

4. SPONSORS

Uma das nossas maiores preocupações desde o início dizia respeito ao financiamento para suportar as despesas da Conferância, como conseguir patrocínios para além daqueles que são usuais nos encontros da EAHIL, ou seja, os editores.

 Fundação Calouste Gulbenkian

Foi a primeira instituição a ser contactada, solicitando a cedência, de forma gratuita, dos espaços para a realização dos Continuing Education Courses. Em troca, oferecíamos a menção de patrocínio em todos os nossos documentos e na página web da conferência. Mais tarde, foi pedido à Fundação Calouste Gulbenkian, através do seu serviço de Saúde, Programa de Ajuda ao Desenvolvimento, o suporte das despesas de participação na Conferência do Bibliotecário de Moçambique –

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Flatiel Vilanculos, e também esse apoio nos foi concedido.

Também o Serviço de Orçamento, Planeamento e Controlo emprestou 50 computadores para a realização dos Continuing Education Courses, na FCG, sendo 20 destes computadores deslocados para o CCE, nos dias 16, 17 e 18 de Junho, de uma forma totalmente gratuita, para utilização pelos congressistas durante a Conferência. Por estes apoios e não só – por todo o apoio logístico dado por alguns colegas da subscritora que trabalha nesta instituição – a Fundação Calouste Gulbenkian foi considerada “Title Sponsor”

 Caixa Geral de Depósitos

Logo de início, foi contactada mas foi-nos negado esse apoio.

 Convention Bureau do Estoril

Foi também uma instituição que contactámos logo de início. Fomos informadas que não dariam apoio financeiro mas que nos apoiariam na organização.

Assim foi.

Mesmo antes da direcção actual, em que a Presidente é a Dra. Maria José Alves, reunimo-nos para obtermos informação sobre os vários espaços adequados para eventos sociais naquela região. Para esse efeito acompanharam-nos numa visita ao Forte de São Julião da Barra com o objectivo de aí organizarmos o Cocktail de Boas Vindas.

Com a Direcção da Dra. Maria José esse apoio foi reforçado, orientando-nos em vários aspectos: organizou uma reunião no Convento de Mafra para preparar uma visita cultural dos congressistas à Biblioteca, Enfermaria e Botica do Convento; conseguiu também que a Câmara Municipal de Mafra nos oferecesse um cocktail, dentro do Convento de Mafra, aquando desta visita dos congressistas no dia 17 de Junho. Deu conselhos sobre a organização. Preparou ainda a visita à Casa de Santa Maria e ao Farol do Museu, para o evento dos First Timers, tendo

patrocinado o próprio cocktail. Interveio ainda junto à Câmara de Cascais, tentando que nos dessem apoio financeiro.

 Câmara Municipal de Cascais

Não nos deram apoio financeiro, mas conseguimos que nos emprestassem gratuitamente a Casa de Santa Maria e o Farol do Museu (First Timers Event), a actuação da Orquestra de Câmara de Cascais e Oeiras, no último dia do evento, livros para oferecer aos convidados, o empréstimo de uma sala no Espaço “Memória dos Exílios” para uma reunião do IPC da Bélgica.

O Presidente da Câmara esteve presente na sessão inaugural, apresentando as Boas Vindas.

 Câmara Municipal de Mafra

Apoiou na organização da visita cultural ao Convento de Mafra. Ofereceu um cocktail, durante essa visita.

 Fundação Luso-Americana para o Desenvolvimento

Apoiou a vinda de uma Bibliotecária Americana – Blair Anton, que apresentou uma comunicação, em sessão plenária (An Embedded Informationist Service Model: expertise follows electronic resources wherever patrons are) e deu uma formação nos CEC (How to design and start a library liaison program).

 Erikson

Esta empresa ofereceu as canetas para serem postas nas pastas dos participantes.

5. INÍCIO DOS TRABALHOS

Na sequência dos trabalhos de elaboração da proposta de candidatura, selecção dos espaços e escolha dos comités, deram-se início às tarefas organizativas da conferência:

 assinatura de acordos com as entidades proprietárias dos dois locais escolhidos para a realização, respectivamente, dos Continuing Education Courses, a Fundação Calouste Gulbenkian, espaço que foi cedido gratuitamente, e para a Conferência propriamente dita, o Centro de Congressos do Estoril;

 contratação de uma empresa especializada que gerisse as inscrições

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Ponto de n c c p e p T s p e o  p r F V J  c p p G S M s p  c p n q r e a t c  e n e e s r l d d d Ao mes Conferên organizaç faziam Encontro nº 2 no evento e com as orie conferência, planeados e empresas c propostas TopAtlântico sobre esta preços mais entanto mai organização; procura de realização de First Timers Vindas, o Pa Jantar de Ga contacto co públicas no patrocínios: Gulbenkian, Sponsor”; a Mafra, env sociais; a F para o Desen convites aos publicações p na área das quem esta regularmente estarem pre apoio à conf tendo a poss como patroci escolha nomeadamen exposição; s elogiados pe serem feitos revistas cie embranças design do p dos papers divulgação, e smo tempo, ncia e aquel ção dos Con

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