CAPACIFAR
FARMÁCIA HOSPITALAR
Ferramentas de Gestão
SUMÁRIO
1.
CICLO PDCA
2.
FERRAMENTAS (Como Fazer?)
•
Qualificação de Fornecedor
•
Metodologias de Aquisição para Previsão de Estoques
•
Matriz Gerencial de Estoques
•
Indicadores
•
Estudo de Viabilidade para Implantação de Novas Tecnologias
3. EXEMPLOS – Santa Casa de Belo Horizonte
GESTÃO
É um processo disciplinado composto de
passos que devem ocorrer em sequência e
plenamente satisfeitos em suas necessidades
individuais.
• P (PLAN)
Planejamento
• D (DO)
Fazer o que foi decidido
na fase anterior
• C (CHECK)
Verificar resultados
• A (ACTION)
Decidir sobre corrigir ou
manter as ações
COMO FAZER?
A P
C D
•
Selecionar a oportunidade de melhoria – Criar uma lista de
oportunidades; garantir que não omitiu alguma relevante; avaliar e
escolher a mais importante.
•
Identificar os requisitos dos clientes – identificar quem são os
clientes desse processo; conhecer e analisar as suas exigências.
•
Definir o problema – Verificar qual o desvio entre a situação real e
a desejada; definir o problema a rever.
•
Recolher dados – desenhar o fluxograma do processo; selecionar
os indicadores; recolher dados para análise
•
Analisar as causas – Elaborar o diagrama de causa-efeito;
selecionar as causas mais prováveis
•
Procurar soluções – Definir critérios para as soluções. Procurar as
soluções potenciais. Analisar
•
Preparar o plano de implementação – Estabelecer objetivos de
melhoria; preparar o plano de ação; identificar pontos de controle.
FAZER Capacitar
Educar Treinar
Implementar soluções
Executar o plano e implementar a solução
VERIFICAR
Avaliar os resultados obtidos
Medir o desvio entre os resultados obtidos e os planejados.
Identificar os benefícios
Identificar as causas dos desvios
Onde falhou o planejamento? Porquê?
AGIR
Implementar as ações corretivas
Introduzir as modificações ao plano
Aplicar a solução encontrada
Mudar para o novo processo; torná-lo permanente; rever os procedimentos
Refletir
PLANO LIDERES PESSOAS RECURSOS AÇÕES
LIDERES PESSOAS RECURSOS AÇÕES
PLANO PESSOAS RECURSOS AÇÕES
PLANO LIDERES RECURSOS AÇÕES
PLANO LIDERES PESSOAS AÇÕES
PLANO LIDERES PESSOAS RECURSOS
EXITO CONFUSÃO ANSIEDADE LENTIDÃO FRUSTRAÇÃO IRREALIDADE
SELEÇÃO Tarefas ou Atividades para chegar no produto
PRODUTO:
Distribuir produtos de forma segura eracional Qualificação de fornecedores Performance de Fornecedores Aquisição Recebimento Identificação Fracionamento Armazenamento Prescrição Médica Análise da Prescrição Médica
Análise da Transcrição Distribuição Acompanhamento do uso
Assistência
Farmacêutica
Gestão de EstoquesPor que Qualificar ??
•
Garantir que os produtos/serviços adquiridos são
confiáveis e têm qualidade
•
Estar em conformidade com uma especificação,
norma técnica ou outro documento normativo
•
Propiciar o desenvolvimento de fornecedores e
conquistar melhores preços
Requisitos da Acreditação ONA
• Critério de seleção de fornecedores com base na
capacidade em fornecer medicamentos e materiais
médico‐hospitalares de acordo com os requisitos de
segurança e legislação vigente
• Sistema de aquisição que assegure a verificação e
existência de registros sanitário dos medicamentos
e produtos
Requisitos Acreditação CCHSA
•
Os equipamentos e suprimentos para o serviço apóiam as
funções principais e estão em conformidade com os
padrões de segurança
•
O serviço tem critérios e processos para selecionar e avaliar
equipamentos e suprimentos
•
Existem políticas para aquisição de medicamentos
Canadian Council on Health Services Accreditation,2009
COMO FAZER?
1º Critério: Documentação do Fornecedor
•
Folha de Rosto com apresentação da empresa com
razão social, telefone, endereço e email para contato
•
Cartão CNPJ
•
Inscrição Estadual
•
Carta de referência ou relação com contato de pelo
menos 03 clientes reconhecidos no mercado que já
utilizaram os produtos oferecidos
COMO FAZER?
1º Critério: Documentação do Fornecedor
•
Contrato social e última alteração contratual
•
Licença de funcionamento (Alvará emitido pela Prefeitura)
•
Autorização de funcionamento vigente (Anvisa /MS)
•
Certificado de Responsabilidade Técnica
•
Carta de credenciamento dos fabricantes que representa
(apenas para distribuidores)
COMO FAZER?
1º Critério: Documentação do Fornecedor
•
Certificado de Boas Práticas de Fabricação e/ou
Distribuição e Armazenagem :é requisitado, mas não
tido como obrigatório. Sua apresentação entretanto
confere maior qualidade à operação do fornecedor,
o que pode ser considerado critério de desempate
na seleção de fornecedores
Carta ao
Fornecedor
•
Análise dos
Documentos
•
Evidência
objetiva
•
Registro no
Sistema
Fonte: H9J – Andrea CordeiroAnálise do registro: www.anvisa.gov.br
COMO
FAZER?
2º Critério:
Documentação
do Produto
Consulta Produtos > Consulta ao Banco de Dados> Escolher qual tipo de produto deseja consular o registro.
Realizar a consulta do
registro ou solicitar cópia
autenticada ao fornecedor
Clicar sobre o produto, afim de
verificar as apresentações
registradas (existe a
possibilidade de algumas
estarem INATIVAS), bem como a
Verificar a
validade do
registro, bem
como as
apresentações
com registro
ativo
Consultar o CBPF do fabricante para a linha de fabricação em questão: Antiinfecciosos de uso, Expansores plasmáticos Anticoagulantes de uso venoso Verificar se a resolução contempla a linha de produção (Forma Farmacêutica/ Classe Terapêutica) correspondente ao produto a ser cadastrado.
QUALIFICAR
QUALIFICAR
QUALIFICADO
QUALIFICADO NÃONÃO
SIM
SIM
STATUS: Não Qualificado
Qualificar outro
fornecedor.
O fornecedor não
qualificado deve
solucionar as pendências para alterar seu status e tornar-se qualificado
STATUS: Qualificado ou Necessita Melhorias
Proceder com a emissão de contrato,
solicitar cotação, e adquirir os produtos/serviços.
• QUANDO?
A cada novo fornecedor • QUEM?
Setor Contratante, através de busca no mercado: Indicações ou pesquisa
• COMO?
FLUXO DO PROCESSO DE AVALIAÇÃO DE PERFORMANCE
AVALIAR AVALIAR Quando? Semestral Quem?Setor Contratante (Compras e Planejamento). Como?
Registrar no formulário de Performance baseado nos parâmetros do formulário. Quantos fornecedores avaliar?
Amostragem
Não Qualificado (2 ou mais)
Fornecedor recebe carta com as oportunidades de melhorias e mantém
temporariamente as operações . Apresenta plano de ação corretiva
em até 1 mês, caso contrário, as operações serão interrompidas.
Qualificado (1-1,5)
Fornecedor mantém as operações .
Após avaliação, o fornecedor será classificado numa das categorias abaixo:
Necessita Melhorias (1,51-1,99)
Fornecedor recebe carta com as oportunidades de melhorias requeridas, e deve apresentar
plano de melhorias em até 3 meses, enquanto isso, mantém as
Análise
interdepartamental
com base em
parâmetros
previamente
estabelecidos
GESTÃO DE MEDICAMENTOS E
MATERIAIS MÉDICOS
“A administração de materiais em qualquer empresa é uma área especializada cuja finalidade é fazer chegar o material certo para a necessidade certa no exato momento em que ela for necessária. Para fazer com isto ocorra, torna-se fundamental gerar informações adequadas. Para a obtenção destas informações é importante planejar, controlar e organizar as necessidades, pois em geral os materiais devem ficar disponíveis em níveis adequados, evitar faltas e excessos que comprometam o capital de giro e ainda resultar em medicamentos com prazos de validade vencidos. Nos casos de empresas voltadas para a área de saúde o cuidado deverá ser ainda maior, uma vez que a falta poderá colocar em risco vidas humanas”
GESTÃO DA DEMANDA AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO PLANEJAMENTO DO ESTOQUE CONTROLE DOS ESTOQUES GESTÃO DA DISTRI BUIÇÃO GESTÃO DOS ESTOQUES
CUSTO, VELOCIDADE, QUALIDADE
GESTÃO DA COMPRA GESTÃO DA ARMAZE NAGEM GESTÃO DO TRANSPOR TE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO ATENDIMENTO PEDIDO GESTÃO DE ESTOQUES GESTÃO DE ESTOQUES
PLANEJAMENTO DA GESTÃO DE ESTOQUES
Formulação de objetivos , metas e estratégias
X
IMOBILIZA
IMOBILIZA
Ç
Ç
ÃO DE CAPITAL
ÃO DE CAPITAL
N
NÍ
ÍVEL ATENDIMENTO AOS
VEL ATENDIMENTO AOS
CLIENTES
GESTÃO DE ESTOQUE
• Como evitar e reduzir a formação de estoques? • Quais itens devem ser estocados? • Como estabelecer critérios de seletividade? • Como planejar a formação de estoques? • Qual o giro de estoque adequado? • Qual a participação dos fornecedores/clientes?GESTÃO DE ESTOQUE
•
Quanto deve ser adquirido?
•
Quando devem ser feitas as
compras?
•
Quais os níveis de
segurança?
•
Qual a participação dos
fornecedores/clientes?
GESTÃO DE ESTOQUE
•
Como identificar
estoques excedentes?
•
Qual a participação dos
clientes?
•
Como desmobilizar?
PLANEJAMENTO
•
PADRONIZAÇÃO
•
ESPECIFICAÇÃO
No Brasil a questão dos medicamentos envolve os seguintes aspectos:
• 25 mil apresentações comerciais e 8.000 marcas de medicamentos, para aproximadamente 2.000 princípios ativos;
• Há medicamentos sem comprovação de eficácia clínica e com inaceitável relação risco/benefício;
• Elevado número de medicamentos, muito além do preconizado pela OMS – devido a uma inadequada política de registro e comercialização de produtos farmacêuticos.
• A industria farmacêutica exerce uma grande pressão com a propaganda de medicamentos, propiciando o uso irracional.
Rosenfeld S. Avaliação do uso de medicamentos como estratégia para reorientação da política de insumos em saúde. Cadernos de Saúde Pública 5(4):308‐402.
• Reduzir o número de formulas e formas farmacêuticas;
• Reduzir os estoques qualitativo e quantitativo;
• Reduzir o custo da aquisição de medicamentos;
• Reduzir o custo da manutenção do estoque;
Gomes MJV, Reis AM. Ciências Farmacêuticas: uma abordagem em farmácia hospitalar. 1. Ed. São Paulo: Editora Atheneu, 2003.
ESPECIFICAÇÃO
É necessário elaborar a especificação correta do item, por meio de
uma descrição objetiva. A especificação de um medicamento deve
incluir: dosagem, forma farmacêutica, volume e/ou peso e
nomenclatura do fármaco segundo a denominação comum brasileira. É
recomendável desenvolver uma especificação detalhada para o
sistema de compras e catálogo de materiais e outra mais simplificada
para os demais sistemas. A terminologia empregada na descrição do
material deve ser entendida por fornecedores e usuários.
6 Fr 8 Fr 10 Fr 12 Fr 14 Fr 16 Fr 18 Fr 20 Fr 22 Fr 24 Fr 6 mm 8 mm 10 mm 12 mm 14 mm 16 mm 18 mm 20 mm 22 mm 24 mm
FRENCH (Fr)
FRENCH (Fr)
GAUGE (G)
GAUGE (G)
10 G 12 G 14 G 16 G 18 G 20 G 22 G 24 G 3,4 mm 2,8 mm 2,1 mm 1,7 mm 1,3 mm 1,1 mm 0,8 mm 0,7 mmFIOS DE SUTURA
POLIGLACTINA (VICRYL) OBSTETRICO/GINECOLOGICO/GERAL N. 1 70 CM COM AGULHA CILINDRICA CT‐1 ½ 3,5 CM
CLASSIFICA
CLASSIFICA
Ç
Ç
ÕES B
ÕES B
Á
Á
SICAS
SICAS
DOS ESTOQUES
DOS ESTOQUES
DIVISÃO DO ESTOQUE EM SUBCONJUNTOS
A
A 10 75
B 25 20
C 65 5
VALOR DA DEMANDA (ABC)
1/X/V
Danos irrecuperáveis2/Y/E
Danos médio impacto3/Z/N sem impacto
CRITICIDADE ATIVO
Subdivisão - tipo de negócio ou facilidade de gerenciamento INATIVO Subdivisão - Disponível ou Alienável NATUREZA PROGRAMADA PROBABILÍSTICA INCERTA EVENTUAL DEMANDA
40 50 60 90 100 10 20 30 80 10 20 30 40 50 60 70 70 80 90 100
% Acum. Quantidade itens
%
Acum.
Valor
total
Curva ABC
A B C CURVA ABC.xlsC 1 C 2 C 3 C B 1 B 2 B 3 B A 1 A 2 A 3 A 1 2 3 C 1 C 2 C 3 C B 1 B 2 B 3 B A 1 A 2 A 3 A 1 2 3 C 1 C 2 C 3 C B 1 B 2 B 3 B A 1 A 2 A 3 A 1 2 3 DEMANDA DEMANDA PROBABIL
PROBABILÍÍSTICASTICA
DEMANDA DEMANDA PROGRAMADA
PROGRAMADA DEMANDA INCERTADEMANDA INCERTA
CONJUNTO DE ITENS GERENCIADOS
Matriz Gerencial
120 110 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 J F M A M J J A S O N D J F M A M
ES
PP
EM
LT
LEC
LEC
LEC
LT
LT
C
C
C
DC
DC
NP
CUSTO AGREGADO DE COMPRAS
CUSTO AGREGADO DE COMPRAS
CUSTO UNIT
CUSTO UNITÁÁRIO DE COMPRA RIO DE COMPRA -- CUCCUC
CORRESPONDE AOS CUSTOS PARA EFETIVAÇÃO DA COLOCAÇÃO DA COMPRA DE UM ITEM, OBTIDO ATRAVÉS DA DIVISÃO DO
CUSTO AGREGADO DE COMPRAS PELO NÚMERO DE ITENS COMPRADOS NO MESMO PERÍODO
SOMA DE TODOS OS CUSTOS RELATIVOS À AQUISIÇÃO DOS MATERIAIS, EM TODAS AS SUAS ETAPAS
SOMA DE TODOS OS CUSTOS RELATIVOS
SOMA DE TODOS OS CUSTOS RELATIVOS ÀÀ AQUISIAQUISIÇÇÃO ÃO DOS MATERIAIS, EM TODAS AS SUAS ETAPAS
CUSTO DO CAPITAL Rendimento que a empresa obteria caso o capital imobilizado em estoques fosse empregado em inves‐timentos ou capital de giro CUSTO DE ARMAZENAGEM Despesas necessárias para manter os materiais em estoque CUSTO AGREGADO DE MANUTENÇÃO DE ESTOQUES Soma de todos os custos para manutenção de um estoque TAXA DE CUSTO DE ESTOCAGEM
Relação entre o CAE e o valor do estoque
CUSTO AGREGADO DE
CUSTO AGREGADO DE
CUSTO AGREGADO DE
MANUTEN
MANUTENÇÇÃO DE ESTOQUESÃO DE ESTOQUES EXEMPLO DE C
EXEMPLO DE CÁÁLCULO LCULO VALOR EST. M
VALOR EST. MÉÉDIO DIO -- R$ 10.000.000R$ 10.000.000
CUSTOS VALOR PERC. MÃO-DE-OBRA 1.100.00 11 JUROS PAGOS 300.00 3 SEGUROS 150.00 1,5 ALUGUEL 450.00 4,5 MOVIMENTAÇÃO 300.00 3 DESPESAS DIVERSAS 200.00 2 CAE 2.500.00 25% C
CÁÁLCULO DA TAXA DE CUSTO DE ESTOCAGEM LCULO DA TAXA DE CUSTO DE ESTOCAGEM -- TCETCE
CAE 2.500.00 ME 10.000.00
ALTERNATIVA : CUSTO DE CAPITAL
ALTERNATIVA : CUSTO DE CAPITAL
CAE
CAC
CUSTO
CUSTO
LC
LC
LOTE ECONÔMICO DE COMPRAS
LOTE ECONÔMICO DE COMPRAS
QUANTIDADE DE MATERIAL QUE, AO SER ENCOMENDADA ,
QUANTIDADE DE MATERIAL QUE, AO SER ENCOMENDADA ,
PROPICIAR
VARIAÇÕES DO CUSTO AGREGADO OPERACIONAL
CONS. ANUAL ‐ 12.000 TCE ‐ 0,30
PREÇO UNITÁRIO ‐ $10 CUC ‐ $ 400
DADOS
DADOS
MENOR CAO PARA AS ALTERNATIVAS
APRESENTADAS LEC 1788 UNIDADES
6,7 COMPRAS/ANO
COMPRAS
POR ANO
LC
CAE
CAC
CAO
1 12.000 18.000,00 400,00 18.400,00 2 6.000 9.000,00 800,00 9.800,00 3 4.000 6.000,00 1.200,00 7.200,00 4 3.000 4.500,00 1.600,00 6.100,00 6 2.000 3.000,00 2.400,00 5.400,00 8 1.500 2.250,00 3.200,00 5.450,00 10 1.200 1.800,00 4.000,00 5.800,00 12 1.000 1.500,00 4.800,00 6.300,00
LOTE ECONÔMICO DE COMPRAS
LOTE ECONÔMICO DE COMPRAS
CAE CAC CUSTO CUSTO LC LC CUSTO LC CUSTO LC CAM CA0 TCE . PU ( 0,5 LC + ES )
TCE . PU ( 0,5 LC + ES ) CUC . CA / LCCUC . CA / LC
CA . PU CA . PU CUSTO AGREGADO OPERACIONAL CUSTO CUSTO AGREGADO AGREGADO OPERACIONAL OPERACIONAL
CUSTO AGREG.
MANU-TENÇÃO ESTOQUES
+
CUSTO AGREGADO COMPRA+
CUSTO AGREGADODO MATERIAL =IDEAL
TCE.PU
2.CA.CUC
=
LEC
RESSUPRIMENTO JUST IN TIME
• O Just‐In‐Time surgido na Toyota Motor Company no Japão, é considerada uma filosofia que se baseia em produzir penas as quantidades necessárias no tempo necessário (FOGAÇA, 2006; SANTOS; MAÇADA, 1996).
• No setor de saúde, o ressuprimento JIT recebe Popularmente a denominação de Stockless Materials Management (SMM), ou gerência de materiais sem estoque, na tradução literal do termo. A prática SMM emergiu no setor de saúde norte‐ americano nos anos 70, tornando‐se extremamente popular nos anos 90 (WANKE, 2004).
• Fornecedor assume a função de distribuição central do hospital, há uma extensão do estoque do fornecedor no hospital.
• É necessário um fluxo de informação continuo entre os pontos de consumo no hospital e o fornecedor
Técnicas de gestão de estoques mais adotadas em hospitais
norte‐americanos
Fonte: Wanke, 2004Através de implementação em planilha MS‐Excel do MRP e da lógica ponto
de pedido, LEC, e outras metodologias de acordo com o planejamento
pode‐se reduzir os níveis de estoque em 27% (WANKE, 2004).
CHECK
ANÁLISE OU VERIFICAÇÃO DOS
RESULTADOS ALCANÇADOS E DADOS
COLETADOS
DIAS DE ESTOQUE – GERÊNCIA DE FARMÁCIA
TAXA DE DIVERGÊNCIA DE ESTOQUE DE ITENS DA CURVA A