ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL
DACEC - DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS ADMINISTRATIVAS,
CONTÁBEIS, ECONOMIAS E DA COMUNICAÇÃO
CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
LUCIANE ZANCHI HORN BRAZ
AUDITORIA OPERACIONAL DE RECURSOS HUMANOS
DA EMPRESA CARVÕES BV.
IJUÍ (RS)
2012
LUCIANE ZANCHI HORN BRAZ
AUDITORIA OPERACIONAL DE RECURSOS HUMANOS
DA EMPRESA CARVÕES BV.
Trabalho de Conclusão de Curso para a obtenção do título de graduação no Curso de Ciências Contábeis da Universidade Regional do Noroeste do Estado do Rio Grande do Sul – UNIJUI.
Professor Orientador: Irani Paulo Basso
IJUÍ (RS)
2012
LUCIANE ZANCHI HORN BRAZ
AUDITORIA OPERACIONAL DE RECURSOS HUMANOS
DA EMPRESA CARVÕES BV.
Trabalho de Conclusão de Curso para a obtenção do título de graduação no Curso de Ciências Contábeis da Universidade Regional do Noroeste do Estado do Rio Grande do Sul – UNIJUI.
Aprovado em:
BANCA EXAMINADORA
Prof. Lauri Basso
Universidade Regional do Noroeste do Estado do Rio Grande do Sul – UNIJUI. Prof. Irani Basso
AGRADECIMENTOS
Agradeço em primeiro lugar à Deus, por ser a base das minhas conquistas. Agradeço a minha mãe Carmem, que sempre me incentivou e me apoiou para que eu nunca desistisse e conquistasse meus objetivos, e ao meu pai Olmiro (in memorian), que mesmo não estando mais junto de nós deve estar guiando meus passos.
Um agradecimento especial ao meu esposo André que me acompanhou durante o curso, com sua dedicação, apoio e principalmente compreensão nos momentos de nervosismo.
Aos meus irmãos e demais familiares que sempre me deram força e coragem. Agradeço a todos os professores que durante o curso transmitiram seus conhecimentos para que eu aprimorasse os meus, em especial ao professor Irani Paulo Basso, orientador e amigo, por ter acreditado no meu potencial.
A empresa, principalmente ao proprietário e ao empregado do escritório de contabilidade, pela colaboração obtida para a realização deste trabalho.
Aos amigos e colegas que estiveram ao meu lado, sempre dispostos a ajudar, com um gesto ou uma palavra de incentivo.
RESUMO
Hoje em dia uma empresa não pode mais deixar de lado as questões trabalhistas. Empregados satisfeitos resultam em benefícios. O serviço de auditoria de recursos humanos é um trabalho de medição e prevenção, que envolvem o estabelecimento de ações que visem solucionar problemas ou preveni-los, evitando demandas judiciais e infrações administrativas. O objetivo deste trabalho é identificar como estão sendo feitas as rotinas trabalhistas na entidade, diante da legislação aplicada aos recursos humanos. Foi feita uma pesquisa na entidade auditada e verificou-se que as rotinas relacionadas ao departamento estão sendo aplicadas corretamente, seguindo com a legislação e as normas internas da organização, evitando assim possíveis reclamatórias trabalhistas ou multas de órgãos fiscalizadores.
LISTA DE QUADROS
PAPÉIS DE TRABALHO DE AUDITORIA
Quadro 01: Controles internos ... 101
Quadro 02: Admissão de empregados ... 103
Quadro 03: Exame médico admissional e demissional ... 104
Quadro 04: Contrato de trabalho ... 105
Quadro 05: Carteira de Trabalho e Previdência Social ... 106
Quadro 06: FGTS, PIS / PASEP e INSS ... 107
Quadro 07: Contribuição Sindical ... 108
Quadro 08: Horário de trabalho ... 109
Quadro 09: Quadro de pessoal... 110
Quadro 10: Proventos ... 111
Quadro 11: Descontos ... 113
Quadro 12: Encerramento da folha de pagamento ... 115
Quadro 13: Vale transporte... 116
Quadro 14: Décimo terceiro salário ... 117
Quadro 15: Férias ... 118
Quadro 16: RAIS e CAGED ... 119
Quadro 17: Rescisão do contrato de trabalho ... 120
Quadro 18: Seguro desemprego ... 121
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO ... 9
1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO ESTUDO ... 10
1.1 ÁREA DO CONHECIMENTO CONTEMPLADA ... 10
1.2 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO ... 10 1.3 PROBLEMATIZAÇÃO DO TEMA ... 11 1.4 OBJETIVOS ... 12 1.5 JUSTIFICATIVA ... 12 1.6 METODOLOGIA DO TRABALHO ... 13 2. REVISÃO BIBLIOGRÁFICA ... 18 2.1 CONTABILIDADE ... 18 2.1.1 Finalidades da contabilidade ... 18 2.1.2 Conceitos da contabilidade ... 19
2.1.3 Funções e objetivos da contabilidade ... 19
2.1.4 Ramos da contabilidade ... 20
2.1.5 Princípios da Contabilidade ... 21
2.1.6 Normas Brasileiras de Contabilidade ... 25
2.2 AUDITORIA ... 27
2.2.1 Origem e evolução da auditoria ... 28
2.2.2 Conceito da auditoria ... 28 2.2.3 Objeto da auditoria ... 29 2.2.4 Objetivo da auditoria ... 29 2.2.5 Classificação da auditoria ... 30 2.2.6 Tipos de auditoria ... 30 2.2.7 Formas de auditoria ... 32
2.2.8 Normas e técnicas de auditoria ... 36
2.2.9 Papéis de trabalho da auditoria ... 38
2.2.10 Sistema de controles internos ... 42
2.2.11 Planejamento e programa de auditoria ... 43
2.2.12 Relatórios de auditoria ... 44
2.2.13 Ética profissional ... 44
2.3 AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS ... 46
2.3.1 Administração de pessoal ... 46
2.3.2 Documentação necessária ... 47
2.3.4 Jornada de trabalho ... 50
2.3.5 Livro ou ficha de registro de empregados ... 54
2.3.6 Exigências legais ... 54
2.3.7 Folha de pagamento... 59
2.3.8 PIS – Programa de Integração Social ... 76
2.3.9 Férias ... 78
2.3.10 Rescisão de contrato de trabalho ... 81
2.3.11 Seguro desemprego ... 85
2.3.12 PAT – Programa de Alimentação do Trabalhador ... 86
2.3.13 GFIP - Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social ... 86
2.3.14 GRRF - Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS ... 88
3 ATIVIDADE PRÁTICA: AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS ... 90
3.1 PROGRAMA DE AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS ... 90
3.1.1 Objetivo geral ... 90
3.1.2 Amostragem ... 91
3.1.3 Procedimentos de verificação ... 91
3.1.4 Avaliação dos controles internos ... 91
3.1.5 Objetos de exame ... 91
3.2 ELABORAÇÃO DOS PAPÉIS DE TRABALHO DE AUDITORIA ... 100
3.3 RELATÓRIO DE AUDITORIA ... 123
CONCLUSÃO ... 128
INTRODUÇÃO
A realização do trabalho de conclusão de curso tem como propósito a ampliação qdos conhecimentos da acadêmica na área contábil em geral, com ênfase na área de auditoria operacional de recursos humanos.
A auditoria compreende, como explicitam a maioria dos autores da área, o exame de documentos, livros e registros, inspeções e obtenção de informações internas e externas, relacionados com o controle do patrimônio, bem como aqueles relacionados às áreas operacionais da Entidade, entre elas, o setor de recursos humanos.
A auditoria é uma atividade cada vez mais essencial para as entidades e para a sociedade como um todo, sendo de uso imprescindível, na medida em que as estruturas administrativas se complexificam, os processos se renovam, demandando cada vez mais medidas de controles, tanto ao nível interno como externo, entrando aí, a técnica contábil da auditoria como medida adequada para alcançar tais objetivos.
A auditoria operacional destina-se a determinar se as operações da empresa auditada estão ocorrendo de forma correta. A auditoria pode servir como uma ferramenta de suporte aos gestores das empresas, ajudando-os nas tomadas de decisões e auxiliando nos procedimentos com informações contábeis, operacionais e administrativas, apontando eventuais problemas e possíveis soluções para os mesmos.
Inicialmente, o trabalho de conclusão de curso apresenta a contextualização do estudo, onde foi definido o tema, o problema, os objetivos, a justificativa, e a metodologia a ser utilizada no desenvolvimento do estudo.
No segundo capítulo foi realizada a revisão bibliográfica que envolveu pesquisa em livros, revistas, internet e textos publicados. Nesta etapa se desenvolveu o estudo teórico, que fundamentou a área objeto de estudo do trabalho, no caso, a auditoria operacional de recursos humanos, seguido da bibliografia consultada na sua execução.
1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO ESTUDO
Nesta parte do trabalho, apresenta-se a parte inicial do estudo, composta pela definição do tema, do problema e dos objetivos a serem contemplados em seu desenvolvimento, seguido da justificativa e da metodologia a ser utilizada durante a realização do estudo.
1.1 ÁREA DO CONHECIMENTO CONTEMPLADA
A ciência contábil foi concebida para estudar e controlar o patrimônio das entidades, contando para isso de diversas técnicas que a operacionalizam nas diversas áreas de atuação do profissional contábil, dentre elas a da auditoria. A principal visão da auditoria é fornecer às organizações, relatórios para que a empresa possa ser reconhecida como uma empresa que realiza seus processos corretamente. A auditoria atua no sentido de avaliar e confirmar as demonstrações e informações divulgadas, assim como verificar os mecanismos de controle interno e os procedimentos operacionais e administrativos das organizações.
A área de conhecimento escolhida para a realização do trabalho de conclusão de curso de graduação em Ciências Contábeis é a auditoria operacional, com aplicação prática na área de recursos humanos, tendo como objeto de estudo uma empresa que tem como atividade principal o comércio atacadista de combustível de origem vegetal, localizada na cidade de Ijuí-RS, para verificar as rotinas trabalhistas da sua divisão de administração derecursos humanos.
1.2 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO
O trabalho foi realizado em uma empresa que tem como atividade principal o comércio atacadista de combustível de origem vegetal, o carvão. Essa empresa foi constituída em 31 de janeiro de 1984 e está situada no bairro Alvora do município de Ijuí (RS) registrada como microempresa, sendo optante pelo sistema de tributação do Simples Nacional.
A empresa tem um sócio proprietário, o seu faturamento fica em torno de R$ 35.000,00 (trinta e cinco mil reais) mensais; seu quadro de funcionários é constituído de cinco colaboradores, distribuídos em secretária, empacotador e motorista entregador, o proprietário é o responsável pela área financeira da empresa, sendo que a contabilidade e a folha de pagamento são feitas por um escritório de contabilidade.
Por se tratar do ramo do comércio atacadista de carvão, a empresa procura atender as necessidades de seus clientes, oferecendo sempre produtos de qualidade.
1.3 PROBLEMATIZAÇÃO DO TEMA
A auditoria operacional visa à avaliação dos controles internos e da eficácia dos procedimentos administrativos e operacionais da empresa. Consiste basicamente em diagnosticar a Entidade e fornecer à sua administração um relatório situacional, contribuindo nos controles e avaliação de desempenho adequado e correto de suas funções e responsabilidades, avaliando se a empresa auditada está atingindo os objetivos propostos, com identificação de eventuais falhas e irregularidades no sistema operacional, com vista às devidas correções tempestivas. O objetivo da auditoria operacional é auxiliar os membros da gestão da entidade a desempenhar eficientemente suas funções e responsabilidades, fornecendo-lhes análises, recomendações, comentários e objetivos sobre as atividades desenvolvidas.
Na organização em que foi realizado o trabalho, não houveram ações no sentido do diagnóstico preventivo nas diferentes áreas administrativas, porém, a realização dessa tarefa de conclusão de curso, foi de fundamental importância para a proponente, também foi mais uma oportunidade para que o setor de recursos humanos tivesse à sua disposição informações de origem externa para maior segurança no funcionamento de seus controles internos na prevenção de que irregularidades não estejam ocorrendo e, no caso de falhas identificadas, pudessem antecipadamente serem sanadas, evitando assim, futuras ações fiscais.
Diante disso, a pergunta que norteia e que o trabalho procurará dar resposta é: Como estão sendo feitas as rotinas trabalhistas na entidade, diante da legislação aplicada aos recursos humanos?
1.4 OBJETIVOS
Os objetivos determinam o que se quer alcançar com a elaboração do Trabalho de Conclusão de Curso, de forma a buscar o objeto que será a resposta da problemática estabelecida.
1.4.1 Objetivo geral
Elaborar e aplicar um programa de auditoria de recursos humanos, com a finalidade de informar à direção sobre eventuais falhas nas rotinas trabalhistas, bem como, proporcionar a acadêmica, desenvolver e colocar em prática seus conhecimentos na área objeto de estudo.
1.4.2 Objetivos específicos
- Revisar e aprofundar, através da literatura especializada, os conhecimentos em contabilidade, auditoria, legislação trabalhista, fiscal e previdenciária, rotinas trabalhistas e outros assuntos que forem pertinentes;
- definir pontos de controle para a aplicação da auditoria;
- levantar pontos da legislação e rotinas trabalhistas utilizados pela entidade; - analisar os controles internos em uso na empresa, identificando eventuais falhas e possíveis aperfeiçoamentos;
- elaborar um programa de auditoria de recursos humanos aplicável à entidade; - aplicar o programa desenvolvido na entidade, fazendo um relatório de auditoria, com recomendações quando necessário.
1.5 JUSTIFICATIVA
Como acadêmica de Ciências Contábeis, a realização deste trabalho contribui para a aprendizagem, enriquecendo tanto o lado pessoal como o profissional, podendo
colocar em prática conhecimentos estudados na formação acadêmica. A escolha pela auditoria de recursos humanos vem do interesse pelo assunto e certamente servirá para outras pessoas ou organizações, como um entendimento detalhado das rotinas trabalhistas no setor de recursos humanos.
Para a Entidade objeto da prática do estudo, pode servir de instrumento de análise e ajudar a avaliar se as rotinas trabalhistas estão sendo desenvolvidas corretamente de acordo com a legislação e com as normas internas da organização, evitando assim possíveis reclamatórias trabalhistas ou até mesmo multas de órgãos fiscalizadores.
Para a acadêmica, na condição de concluinte do curso de Ciências Contábeis, se trata de excelente oportunidade para aprofundar e aprimorar conhecimentos teóricos e técnicos na área contábil e na técnica da auditoria e especialmente de colocá-los em prática, buscando com isso o aperfeiçoamento profissional.
Para a Universidade, bem como para o curso de Ciências Contábeis e a comunidade em geral, o produto deste trabalho vem aumentar o acervo de fonte de estudo e pesquisa na área de auditoria de recursos humanos.
1.6 METODOLOGIA DO TRABALHO
Esta parte do trabalho está voltada para a classificação da pesquisa, sua natureza e seus objetivos, coleta de dados e outras situações ligadas ao campo do conhecimento contábil e segue com a análise e interpretação de dados, necessária para a elaboração e o desenvolvimento da pesquisa.
1.6.1 Classificação da pesquisa
Na classificação da pesquisa são expostos os dimensionamentos condicionantes e delimitantes das ações a serem implementadas na elaboração dos estudos teóricos e das atividades operacionais da parte prática do trabalho de conclusão de curso a ser elaborada pela autora.
a) Do ponto de vista de sua natureza
Do ponto de vista de sua natureza, a pesquisa pode ser classificada como aplicada, pois pode gerar conhecimentos por meio de sua revisão bibliográfica e aplicação prática, voltados à solução de problemas específicos, e conforme Vergara (2009, p. 43):
A pesquisa aplicada é fundamentalmente motivada pela necessidade de resolver problemas concretos, mais imediatos, ou não. Tem, portanto, finalidade prática, ao contrário da pesquisa pura, motivada basicamente pela curiosidade intelectual do pesquisador e situada, sobretudo, no nível da especulação.
Toda pesquisa aplicada envolve, segundo Silva e Menezes (apud KELM, 2007, p.43), “[...] verdades e interesses locais e tem inúmeras possibilidades para aplicação nas Ciências Sociais”.
b) Do ponto de vista dos seus objetivos
Considerando o objetivo geral do estudo, esta pesquisa caracteriza-se de três formas, a primeira como exploratória, que conforme Gil (apud KELM, 2007, p. 43):
A pesquisa exploratória é o primeiro passo do trabalho científico. São finalidades de uma pesquisa exploratória,
sobretudo quando bibliográfica, proporcionar maiores
informações sobre determinado assunto; facilitar a delimitação de um tema de trabalho; definir os objetivos ou formular as hipóteses de uma pesquisa ou descobrir novo tipo de enfoque para o trabalho que se tem em mente. Através das pesquisas exploratórias avalia-se a possibilidade de desenvolver uma boa pesquisa sobre determinado assunto. Portanto, a pesquisa exploratória, na maioria dos casos, constitui um trabalho preliminar ou preparatório para outro tipo de pesquisa.
A segunda, como pesquisa descritiva, pois descreve as características de determinada população ou o estabelecimento de relações entre variáveis. Envolve o uso de técnicas padronizadas de coleta de dados e questionário. Segundo Andrade (apud BEUREN, 2004, p. 81):
A pesquisa descritiva preocupa-se em observar os fatos, registrá-los, analisá-los, classificá-los e interpretá-los, e o pesquisador não interfere neles. Assim, os fenômenos do mundo físico e humano são estudados, mas não são manipulados pelo pesquisador.
Por fim, em pesquisa explicativa, que visa identificar os fatores que contribuem para a ocorrência dos fenômenos, aprofunda o conhecimento da realidade, explicando o porquê das coisas e quando realizada nas ciências naturais, requer o uso do método experimental e, nas ciências sociais, requer o método observacional.
c) Quanto à forma do problema
A pesquisa também pode ser classificada como qualitativa, que considera que há uma relação dinâmica entre o mundo real e o sujeito e não requer o uso de métodos e técnicas estatísticas.
Conforme Beuren (2010, p. 92), “[...] na pesquisa qualitativa concebem-se análises mais profundas em relação ao fenômeno que está sendo estudado”, é baseada na interpretação dos fenômenos, tendo o ambiente natural como fonte direta na coleta de dados, descreve e destaca complexidades e características mais profundas do problema em estudo.
d) Do ponto de vista dos procedimentos técnicos
Quanto aos procedimentos técnicos, segundo Gil (2002), a pesquisa pode ser classificada como bibliográfica, por ser desenvolvida com base em material já elaborado, constituído principalmente de livros e artigos científicos e atualmente com material disponibilizado na internet; também como pesquisa documental, pois será elaborada a partir de materiais que não receberam ainda um tratamento analítico, como instruções normativas e manuais internos da organização; como levantamento, quando se utilizou da interrogação direta de pessoas acerca do problema estudado; e ainda como estudo de caso, pois consiste no estudo profundo e exaustivo do objeto em estudo, de maneira que permita seu amplo e detalhado conhecimento.
1.6.2 Plano de coleta de dados
Segundo Andrade (2003, p. 152-153), “[...] a coleta de dados constitui uma etapa importantíssima na pesquisa de campo, mas não deve ser confundida com a pesquisa propriamente dita”.
O plano de coleta de dados consistiu de um levantamento de informações através de observação e entrevista para saber as rotinas e procedimentos realizados no setor de recursos humanos da empresa. Consistiu ainda de análise e revisão de documentos do setor, onde posteriormente foram feitos apontamentos baseados nas normas de auditoria e legislação trabalhista e previdenciária.
a) Instrumento de coleta de dados
Segundo Beuren (2004), os instrumentos de pesquisa são entendidos como preceitos ou processos que o cientista deve utilizar para direcionar, de forma lógica e sistemática, o processo de coleta, análise e interpretação de dados.
Para este estudo, foram utilizadas entrevistas, sendo elas não estruturadas e informais, para obter melhores informações sobre os controles internos, e ainda foi efetuada a pesquisa documental, para a conferência das rotinas e procedimentos realizados no setor de recursos humanos.
Como instrumento de coleta de dados, com foco nas técnicas de observação, que se constitui de observação sistemática, possui planejamento e é utilizada em pesquisas mais detalhadas; observação não participante, onde o pesquisador presencia o fato, mas não participa do mesmo; observação individual, realizada apenas por um pesquisador; e, observação na vida real, onde os dados são registrados na medida em que eles acontecem.
1.6.3 Análise e interpretação dos dados
Segundo Beuren (2004, p. 141), “[...] a análise deve ser feita para atender aos objetivos da pesquisa e para comparar e confrontar dados e provas, no intuito de confirmar ou rejeitar as hipóteses ou os pressupostos da pesquisa monográfica”.
A análise e interpretação dos dados foi feita por meio de verificação de folhas de pagamento, de carteiras de trabalho, do livro de registro de empregados e outros registros correlacionados, verificando-se se os mesmos estão de acordo com as normas e as leis correlacionadas e vigentes.
Os dados levantados foram analisados de forma descritiva e quantitativa, sendo verificados cálculos e registros feitos. Para uma melhor interpretação os dados, foram anotados os dados e as informações nos papéis de trabalho, o que serviu como base para o relatório de auditoria.
2. REVISÃO BIBLIOGRÁFICA
Neste capítulo foram abordadas as considerações de autores sobre contabilidade, auditoria, legislação trabalhista, fiscal e previdenciária, dentre outros aspectos que se fizerem necessários para o embasamento teórico da autora do trabalho de conclusão de curso.
2.1 CONTABILIDADE
A contabilidade é tão remota quanto o homem. A necessidade de acompanhar a evolução do patrimônio foi o grande motivo para o seu desenvolvimento. O grau de avanço da contabilidade está associado ao grau de progresso econômico, social e institucional de cada sociedade.
A contabilidade é uma ciência essencialmente utilitária, no sentido de que responde, por mecanismos próprios, a estímulos dos vários setores da economia. Ela tem uma importância fundamental nas organizações, pois é por meio dela que a administração consegue cumprir seu papel de planejamento e controle. É mediante os números da contabilidade que a administração faz seus orçamentos e também o controle entre o que foi planejado e o que foi alcançado.
2.1.1 Finalidades da contabilidade
Segundo Basso (2005, p. 24), a finalidade primordial da contabilidade é utilizar as informações geradas a partir dos seus registros para o controle e planejamento da entidade, pois a contabilidade é o núcleo central de controle patrimonial, podendo com isto comparar previsões e orçamentos com a realidade da empresa, bem como colaborar com o processo decisório através do planejamento.
A partir da necessidade de controle do patrimônio, se identifica a finalidade a que se destina a contabilidade, que é gerar informações de ordem qualitativa e quantitativa à seus interessados, sejam administradores, acionistas, bancos, financiadores, fornecedores, governos e pessoas físicas.
2.1.2 Conceitos da contabilidade
A contabilidade é uma ciência social, mais especificamente do grupo das ciências econômicas e administrativas, que se utiliza de técnicas para se tornar útil e cumprir com as finalidades para que foi concebida.
Conforme Basso (2005, p. 22), entende a contabilidade como:
Conjunto ordenado de conhecimentos, leis, princípios e método de evidenciação próprios, é a ciência que estuda, controla e observa o patrimônio das entidades nos seus aspectos quantitativo (monetário) e qualitativo (físico) e que, como conjunto de normas, preceitos e regras gerais, se constitui na técnica de coletar, catalogar e registrar os fatos que nele ocorrem, bem como de acumular, resumir e revelar informações de suas variações e situação, especialmente de natureza econômico-financeira.
A contabilidade tem origem há mais de trinta mil anos, na pré-história, onde os homens primitivos faziam o registro de suas caças e coletas desenhado nas paredes das cavernas, mostrando assim as suas riquezas.
2.1.3 Funções e objetivos da contabilidade
O objetivo principal da contabilidade é fornecer informações econômicas para que o usuário possa tomar decisões e fazer julgamentos de forma segura. A contabilidade deve ser flexível para fornecer conjuntos diferenciados de informações para o usuário ou para decisões especiais.
Segundo Basso (2005, p. 25), os principais objetivos da contabilidade são:
- controlar (física e monetariamente) o patrimônio da entidade; - apurar os resultados decorrentes das variações ocorridas no patrimônio da entidade;
- evidenciar a situação patrimonial, econômica e financeira da entidade, bem como suas tendências;
- atentar para o cumprimento de normas, leis e demais dispositivos emergentes da legislação aplicável aos negócios da entidade;
- fornecer informações sobre o patrimônio aos seus usuários, de acordo com suas necessidades.
Para os objetivos serem bem executados, a contabilidade deve elaborar várias funções que são atribuídas a ela, que segundo Basso (2005, p. 25), são:
- coletar os documentos comprobatórios dos atos e fatos administrativos e econômicos que ocorrem na entidade; - classificar os documentos comprobatórios de acordo com as alterações que provocam no patrimônio da entidade;
- registrar os fatos contábeis decorrentes das alterações patrimoniais nos livros de escrituração contábil da entidade; - acumular informações quantitativas e qualitativas do patrimônio e suas variações, ao longo do tempo;
- resumir informações do patrimônio e suas variações, em demonstrativos contábeis;
- revelar a situação patrimonial, econômica e financeira da entidade.
Os objetivos revelam a noção da contabilidade, entendida como o centro do controle do patrimônio da entidade, para onde devem ser direcionados os documentos que comprovem variações em seus elementos, para que possam ser analisados e avaliados do ponto de vista da legitimidade do ato e, logo após, processados contabilmente para gerar informações sobre a nova situação do patrimônio.
2.1.4 Ramos da contabilidade
A contabilidade possui um amplo campo de aplicação e que não pode ser delimitado a um único modo de aplicação, pois este existe aonde existir um patrimônio definido. Segundo Basso (2005, p. 27), os principais campos de aplicação da contabilidade podem ser classificados nos seguintes ramos:
- Contabilidade Comercial; - Contabilidade Industrial; - Contabilidade Pública; - Contabilidade Bancária;
- Contabilidade Rural (Agrícola ou Agropecuária); - Contabilidade de Cooperativas;
- Contabilidade de Seguradoras; - Contabilidade de Fundações; - Contabilidade de Construtoras; - Contabilidade Hospitalar e
Segundo Basso (2005, p. 27), representam um amplo campo de aplicação da Contabilidade, as micro, pequenas, médias e grandes empresas públicas e privadas, entidades de fins ideais, propriedades rurais e pessoas físicas em geral.
2.1.5 Princípios da Contabilidade
Para o desenvolvimento de qualquer atividade profissional, precisamos conhecer as regras adotadas para a sua execução, isso também ocorre na atividade contábil, dessa forma pode-se estabelecer que os Princípios de Contabilidade, enunciados pela Resolução do Conselho Federal de Contabilidade nº 750/93, modificados pela Resolução CFC nº 1.282/10, representam verdades da ciência contábil e fundamentam a execução dos trabalhos contábeis.
A utilização dos princípios pelos contadores visa garantir que a escrituração e as demonstrações contábeis, de qualquer entidade, reflitam a sua situação patrimonial, financeira e econômica em determinado momento.
Os princípios são os pilares do sistema de normas, que estabelece regras sobre a apreensão, registro, demonstração e análise de variações sofridas pelo patrimônio, buscando descobrir suas causas, de forma a possibilitar prospecções sobre a entidade e cuja aplicação não pode sofrer qualquer restrição.
Segundo Basso (2005, p. 307), no caso da contabilidade, seus princípios valem para todos os patrimônios, independentemente das entidades a que pertençam, das finalidades para as quais sejam usados, da forma jurídica, ou da sua localização, expressividade e quaisquer outros qualificativos, desde que gozem da condição de autonomia em relação aos demais patrimônios existentes.
a) Princípio da Entidade
De acordo com o artigo 4º, sobre o Princípio da Entidade:
Art. 4º O princípio da Entidade reconhece o Patrimônio como objeto da Contabilidade e afirma a autonomia patrimonial, a necessidade da diferenciação de um Patrimônio particular no universo dos patrimônios existentes, independentemente de
pertencer a uma pessoa, um conjunto de pessoas, uma sociedade ou instituição de qualquer natureza ou finalidade, com ou sem fins lucrativos. Por consequência, nessa acepção, o patrimônio não se confunde com aqueles dos seus sócios ou proprietários, no caso de sociedade ou instituição.
Parágrafo único: O Patrimônio pertence à Entidade, mas a recíproca não é verdadeira. A soma ou agregação contábil de patrimônios autônomos não resulta em nova Entidade, mas numa unidade de natureza econômico-contábil.
Este princípio reconhece o patrimônio como objeto da contabilidade e afirma a autonomia patrimonial, ou seja, a necessidade de se diferenciar o patrimônio da empresa do patrimônio dos sócios, acionistas ou proprietários da mesma.
b) Princípio da Continuidade
O nascimento de uma empresa se dá com o registro de seu documento de constituição, a partir dai todas as suas operações darão sustentação à continuidade da empresa. A continuidade ou não da empresa influencia o valor econômico dos seus bens e direitos e o valor e o vencimento de suas obrigações.
“Art. 5º - O Princípio da Continuidade pressupõe que a Entidade continuará em operação no futuro e, portanto, a mensuração e a apresentação dos componentes do patrimônio levam em conta esta circunstância.” (Redação dada pela Resolução CFC nº 1.282/10).
c) Princípio da Oportunidade
O artigo 6º trata do Princípio da Oportunidade:
Art. 6º O Princípio da Oportunidade refere-se ao processo de mensuração e apresentação dos componentes patrimoniais para produzir informações íntegras e tempestivas.
Parágrafo único – A falta de integridade e tempestividade na produção e na divulgação da informação contábil pode ocasionar a perda de sua relevância, por isso é necessário ponderar a relação entre a oportunidade e a confiabilidade da informação. (Redação dada pela Resolução FCF nº 1.282/10).
O Princípio da Oportunidade enfatiza o registro e relato de todas as variações no patrimônio de uma entidade, no momento em que elas ocorrem.
d) Princípio do Registro Pelo Valor Original
O Princípio do Registro Pelo Valor Original esta enfatizado no artigo 7º:
Art. 7º O Princípio do Registro pelo Valor Original determina que os componentes do patrimônio devem ser inicialmente registrados pelos valores originais das transações, expressos em moeda nacional.
§ 1º As seguintes bases de mensuração devem ser utilizadas em graus distintos e combinadas, ao longo do tempo, de diferentes formas:
I – Custo histórico. Os ativos são registrados pelos valores pagos ou a serem pagos em caixa ou equivalentes de caixa ou pelo valor justo dos recursos que são entregues para adquiri-los na data da aquisição. Os passivos são registrados pelos valores dos recursos que foram recebidos em troca da obrigação ou, em algumas circunstâncias, pelos valores em caixa ou equivalentes de caixa, os quais serão necessários para liquidar o passivo no curso normal das operações; e
II – Variação do custo histórico. Uma vez integrado ao patrimônio, os componentes patrimoniais, ativos e passivos, podem sofrer variações decorrentes dos seguintes fatores: a) Custo corrente. Os ativos são reconhecidos pelos valores em caixa ou equivalentes de caixa, os quais teriam de ser pagos se esses ativos ou ativos equivalentes fossem adquiridos na data ou no período das demonstrações contábeis. Os passivos são reconhecidos pelos valores em caixa ou equivalentes de caixa, não descontados, que seriam necessários para liquidar a obrigação na data ou no período das demonstrações contábeis; b) Valor realizável. Os ativos são mantidos pelos valores em caixa ou equivalentes de caixa, os quais poderiam ser obtidos pela venda em uma forma ordenada. Os passivos são mantidos pelos valores em caixa e equivalentes de caixa, não descontados, que se espera seriam pagos para liquidar as correspondentes obrigações no curso normal das operações da Entidade;
c) Valor presente. Os ativos são mantidos pelo valor presente, descontado o fluxo futuro de entrada líquida de caixa que se espera seja gerado pelo item no curso normal das operações da Entidade. Os passivos são mantidos pelo valor presente, descontado do fluxo de saída líquida de caixa que se espera seja necessário para liquidar o passivo no curso normal das operações da Entidade;
d) Valor justo. É o valor pelo qual um ativo pode ser trocado, ou um passivo liquidado, entre partes conhecedoras, dispostas a isso, em uma transação sem favorecimentos; e
e) Atualização monetária. Os efeitos da alteração do poder aquisitivo da moeda nacional devem ser reconhecidos nos registros contábeis mediante o ajustamento da expressão formal dos valores dos componentes patrimoniais.
§ 2º São resultante da adoção da atualização monetária: I – a moeda, embora aceita universalmente como medida de valor, não representa unidade constante em termos do poder aquisitivo;
II – para que a avaliação do patrimônio possa manter os valores das transações originais, é necessário atualizar sua expressão formal em moeda nacional, a fim de que permaneçam substantivamente corretos os valores dos componentes patrimoniais e, por conseguinte, o Patrimônio Líquido; e III – a atualização monetária não representa nova avaliação, mas tão somente o ajustamento dos valores originais para determinada data, mediante a aplicação de indexadores ou outros elementos aptos a traduzir a variação do poder aquisitivo da moeda nacional em dato período. (Redação dada pela Resolução CFC nº 1.282/10).
Os elementos patrimoniais devem ser registrados pela contabilidade por seus valores originais, expressos em moeda corrente do país. Assim, os registros da contabilidade serão efetuados com embasamento no valor de aquisição do bem ou pelo custo de fabricação, incluindo todos os gastos para colocar o bem em condições de gerar benefícios para a empresa.
f) Princípio da Competência
De acordo com o artigo 9º:
Art.9º O Princípio da Competência determina que os efeitos das transações e outros eventos sejam reconhecidos nos períodos a que se referem, independentemente do recebimento ou pagamento.
Parágrafo único. O Princípio da Competência pressupõe a simultaneidade da confrontação de receitas e de despesas correlatas. (Redação dada pela Resolução CFC nº 1.282./10).
Princípio ligado ao registro de todas as receitas e despesas de acordo com o fato gerador, no período de competência, independentemente de terem sido recebidas ou pagas. O Princípio da Competência está relacionado ao reconhecimento das receitas geradas e das despesas incorridas em determinado período.
g) Princípio da Prudência
O artigo 10º trata do Princípio da Prudência:
Art.10º O Princípio da Prudência determina a adoção do menor valor para os componentes do Ativo e do maior para os do Passivo, sempre que se apresentarem alternativas igualmente válidas para as quantificações das mutações patrimoniais que alterem o Patrimônio Líquido.
Parágrafo único. O Princípio da Prudência pressupõe o emprego de certo grau de precaução no exercício de julgamentos necessários às estimativas em certas condições de incerteza, no sentido de que ativos e receitas não sejam superestimados e que passivos e despesas não sejam subestimados, atribuindo maior confiabilidade ao processo de mensuração e apresentação dos componentes patrimoniais. (Redação dada pela Resolução CFC nº 1.282/10).
O Princípio da Prudência especifica que diante de duas alternativas igualmente válidas, para a quantificação da variação patrimonial, será adotado o menor valor para os bens ou direitos e o maior valor para as exigibilidades. Quando se apresentarem opções igualmente aceitáveis, será escolhida a opção que diminui o valor do Patrimônio Líquido.
2.1.6 Normas Brasileiras de Contabilidade
As Normas Brasileiras de Contabilidade (NBC) constituem-se num conjunto de regras e procedimentos de conduta, que devem ser observados como requisitos para o exercício da profissão contábil, bem como os conceitos doutrinários, princípios, estrutura técnica e procedimentos a serem aplicados na realização dos trabalhos previstos nas normas aprovadas por resoluções emitidas pelo CFC.
As Normas Brasileiras de Contabilidade são classificadas em Profissionais e Técnicas.
As Normas Brasileiras de Contabilidade Profissionais se estruturam da seguinte forma, conforme definido pela Resolução 1.328/2011:
I - Geral - NBC PG - são as Normas Brasileiras de
Contabilidade aplicadas indistintamente a todos os
profissionais de Contabilidade;
II - do Auditor Independente - NBC PA - são as Normas Brasileiras de Contabilidade aplicadas, especificamente, aos contadores que atuam como auditores independentes;
III - do Auditor Interno - NBC PI - são as Normas Brasileiras de Contabilidade aplicadas especificamente aos contadores que atuam como auditores internos;
IV - do Perito - NBC PP - são as Normas Brasileiras de Contabilidade aplicadas especificamente aos contadores que atuam como peritos contábeis.
As Normas Brasileiras de Contabilidade Técnicas se estruturam da seguinte forma:
I - Geral - NBC TG - são as Normas Brasileiras de Contabilidade convergentes com as normas internacionais emitidas pelo International Accounting Standards Board (IASB); e as Normas Brasileiras de Contabilidade editadas por necessidades locais, sem equivalentes internacionais;
II - do Setor Público - NBC TSP - são as Normas Brasileiras de Contabilidade aplicadas ao Setor Público, convergentes com as Normas Internacionais de Contabilidade para o Setor Público, emitidas pela International Federation of Accountants (IFAC); e as Normas Brasileiras de Contabilidade aplicadas ao Setor Público editadas por necessidades locais, sem equivalentes internacionais;
III - de Auditoria Independente de Informação Contábil Histórica - NBC TA - são as Normas Brasileiras de Contabilidade aplicadas à Auditoria convergentes com as Normas Internacionais de Auditoria Independente emitidas pela IFAC;
IV - de Revisão de Informação Contábil Histórica - NBC TR - são as Normas Brasileiras de Contabilidade aplicadas à Revisão convergentes com as Normas Internacionais de Revisão emitidas pela IFAC;
V - de Asseguração de Informação Não Histórica - NBC TO - são as Normas Brasileiras de Contabilidade aplicadas à Asseguração convergentes com as Normas Internacionais de Asseguração emitidas pela IFAC;
VI - de Serviço Correlato - NBC TSC - são as Normas Brasileiras de Contabilidade aplicadas aos Serviços Correlatos convergentes com as Normas Internacionais para Serviços Correlatos emitidas pela IFAC;
VII - de Auditoria Interna - NBC TI - são as Normas Brasileiras de Contabilidade aplicáveis aos trabalhos de Auditoria Interna;
VIII - de Perícia - NBC TP - são as Normas Brasileiras de Contabilidade aplicáveis aos trabalhos de Perícia;
IX - de Auditoria Governamental - NBC TAG - são as Normas
Brasileiras de Contabilidade aplicadas à Auditoria
Governamental convergentes com as Normas Internacionais de
Auditoria Governamental emitidas pela Organização
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores
As Normas Brasileiras de Contabilidade editadas pelo Conselho Federal de Contabilidade (CFC) devem seguir os mesmos padrões de elaboração e estilo utilizados nas normas internacionais e compreendem as Normas propriamente ditas, as Interpretações Técnicas e os Comunicados Técnicos.
2.2 AUDITORIA
A auditoria é um dos campos de atuação da contabilidade, tratando-se de uma técnica que, através de procedimentos próprios, busca certificar aos usuários internos da contabilidade o maior grau possível de confiabilidade das informações contidas nas demonstrações contábeis.
A auditoria pode ser entendida como a técnica contábil que faz o levantamento, estudo e avaliação dos procedimentos, operações, rotinas e demonstrações administrativas e financeiras de uma entidade, com a finalidade de expressar uma opinião sobre a posição patrimonial analisada.
O conceito de auditoria varia em palavras, dependendo do autor, mas em sua essência possuem o mesmo significado. Assim, em Franco & Marra (2000, p. 26),
A auditoria compreende o exame de documentos, livros e registros, inspeções e obtenção de informações e confirmações, internas e externas, relacionados com o controle do patrimônio, objetivando mensurar a exatidão desses registros e das demonstrações contábeis deles decorrentes. Os exames são efetuados de acordo com as normas de auditoria usualmente aceitas e incluem os procedimentos que os auditores julgarem necessários, em cada circunstância, para obter elementos de convicção, com o objetivo de comprovar se os registros contábeis foram executados de acordo com princípios fundamentais e normas de contabilidade e se as demonstrações contábeis deles decorrentes refletem adequadamente a situação econômico-financeira do patrimônio, os resultados do período
administrativo examinado e outras situações nelas
demonstradas.
Consiste em controlar as áreas da empresa a fim de evitar situações de fraudes, desfalques e subornos, por meio de testes regulares nos controles internos específicos de cada entidade.
2.2.1 Origem e evolução da auditoria
A auditoria surgiu como consequência da necessidade da confirmação dos registros contábeis. O primeiro país conhecido por utilizar técnicas de auditoria para atestar a veracidade dos registros contábeis foi a Inglaterra, primeira a possuir grandes companhias de comércio e a primeira a instituir o Imposto de Renda, baseado nos lucros das empresas.
A evolução da auditoria se deu em consequência do crescimento das empresas, do aumento de sua complexidade e do envolvimento do interesse da economia popular nos grandes empreendimentos.
A evolução das técnicas contábeis tornou-se imprescindível às administrações das empresas, as técnicas de auditoria desenvolveram-se de forma notável, a ponto de hoje, não se ter um instrumento de mera observação, mas servindo de orientação, de interpretação e previsão dos fatos, tornando-se dinâmica e constante evolução.
2.2.2 Conceito da auditoria
Pode-se definir auditoria como o levantamento, estudo e avaliação sintética das transações, operações, procedimentos, rotinas e das demonstrações financeiras da entidade.
Segundo Franco & Marra (2000, p. 26),
Auditoria é a técnica contábil que – através de procedimentos específicos que lhe são peculiares, aplicados no exame de registros de documentos, inspeções, e na obtenção de informações e confirmações, relacionados com o controle do patrimônio de uma entidade – objetiva obter elementos de convicção que permitam julgar se os registros contábeis foram efetuados de acordo com princípios fundamentais e normas de Contabilidade e se as demonstrações contábeis deles decorrentes refletem adequadamente a situação
econômico-financeira do patrimônio, os resultados do período
administrativo examinado e as demais situações nelas demonstradas.
O mesmo autor complementa que auditoria compreende o exame de documentos, livros, inspeções e obtenção de informações e confirmações, internas e
externas, relacionados com o controle do patrimônio, objetivando mensurar a exatidão desses registros e das demonstrações contábeis deles decorrentes.
2.2.3 Objeto da auditoria
O objeto da auditoria é o conjunto da totalidade dos elementos do patrimônio, os quais compreendem registros contábeis, papéis, documentos, fichas, arquivos e anotações que comprovem a veracidade dos registros e a legitimidade dos atos da administração. Incluem-se também os fatos não registrados documentalmente, mas relatados por aqueles que exercem atividades administrativas, cuja informação mereça confiança, desde que tais informações possam ser admitidas como seguras pela evidência ou por indícios convincentes (FRANCO & MARRA, 2000).
Segundo Damian, em seu Trabalho de Conclusão de Curso (2010, p. 29),
A auditoria para a administração, o fisco e para os proprietários e financiadores do patrimônio serve para dar uma convicção de que as demonstrações contábeis refletem, ou não, a situação do patrimônio em determinada data e suas variações em certo período. Ao detectar e comprovar irregularidades, o auditor deve aponta-las, por escrito, e determinar medidas corretivas, cabendo à administração da entidade programar as medidas cabíveis a cada caso. Ao final dos trabalhos com base no relatório analítico, o auditor emite seu parecer opinativo sobre a matéria examinada, de acordo com a realidade encontrada.
É a auditoria que dá credibilidade às demonstrações contábeis e às informações nelas contidas, embora a auditoria não se destine somente a descoberta de fraudes ou erros praticados por administradores ou funcionários, ela frequentemente apura tais fatos, através de procedimentos que lhe são próprios.
2.2.4 Objetivo da auditoria
Crepaldi (2002, p. 23), descreve como objetivo principal da auditoria,
O processo pelo qual o auditor se certifica da veracidade das
demonstrações financeiras preparadas pela companhia
critérios e procedimentos que lhe traduzem provas que assegurem a efetividade dos valores apostos nas demonstrações financeiras e, por outro lado, cerca-se dos procedimentos que lhe permitem assegurar a inexistência de valores ou fatos não
constantes das demonstrações financeiras que sejam
necessários para seu entendimento.
O mesmo autor diz que o objetivo da auditoria é expressar opinião sobre a propriedade das demonstrações financeiras e assegurar que elas representem a posição financeira, o resultado de suas operações e as origens e aplicações de recursos adequadamente, de acordo com os princípios fundamentais de contabilidade, aplicados durante o período.
2.2.5 Classificação da auditoria
Baseado na definição conceitual da auditoria, podemos classifica-la em dois tipos:
a) A auditoria das demonstrações financeiras, que são informações, preparadas por escrito, destinadas a apresentar a situação e a evolução do patrimônio da empresa aos administradores e aos demais interessados.
b) A auditoria operacional ou de gestão, que consiste na revisão metódica dos programas e atividades que se destinem aos determinados setores e tem como principal finalidade avaliar e comunicar aos responsáveis se os recursos da entidade estão sendo usados corretamente e se os objetivos estão sendo alcançados.
2.2.6 Tipos de auditoria
A auditoria é justificada através da aplicação do trabalho ao auditor e de acordo com sua condição contratual com a entidade auditada, podendo ser dividida em auditoria interna e auditoria externa.
2.2.6.1 Auditoria interna
A auditoria interna é executada por um contador, funcionário ou contratado pela própria entidade a ser auditada. Conforme Crepaldi (2002, p. 39),
A auditoria interna é uma atividade de avaliação independente dentro da empresa, que se destina a revisar as operações, como um serviço prestado à administração. Constitui um controle gerencial que funciona por meio da análise e avaliação da eficiência de outros controles. É executada por um profissional ligado à empresa, ou por uma seção própria para tal fim, sempre em linha de dependência da direção empresarial.
O objetivo da auditoria interna é auxiliar todos os membrosda administração, a desempenharem suas funções e responsabilidades, fornecendo-lhes análises, recomendações e comentários sobre as atividades examinadas.
As responsabilidades da auditoria interna na entidade devem ser determinadas pelas políticas da empresa. A autoridade correspondente deve proporcionar ao auditor livre acesso a todos os registros, propriedades e pessoal da empresa que possam ser importantes para o assunto em exame.
2.2.6.2 Auditoria externa
A auditoria externa é exercida por contadores legalmente credenciados que não possuem vínculo empregatício ou subordinação à empresa a ser auditada. Segundo Crepaldi (2002, p. 46), a auditoria externa,
[...]constitui o conjunto de procedimentos técnicos que tem por objetivo a emissão do parecer sobre a adequação com que estes representam a posição patrimonial e financeira, o resultado das operações, as mutações do Patrimônio Líquido e as origens e aplicações de recursos da entidade auditada consoante as normas brasileiras de contabilidade.
Uma das características que diferencia a auditoria externa é o grau de independência que o auditor deve manter em relação á entidade auditada. A independência do auditor externo jamais poderá aceitar imposições da empresa quanto
ao procedimento que deverá adotar para a realização da auditoria, nem as conclusões a que chegar. Somente o auditor deverá julgar a profundidade que deve dar ao exame e a validade das provas, para assim, tirar suas conclusões e oferecer seu parecer final sobre a matéria examinada.
2.2.7 Formas de auditoria
A auditoria pode apresentar diversas formas, cada qual com suas características peculiares, assim poderão ser classificadas de acordo com a extensão do trabalho, de acordo com a profundidade dos exames, de acordo com sua natureza, de acordo com os fins a que se destina e de acordo com a relação do auditor com a entidade auditada.
2.2.7.1 De acordo com a extensão do trabalho
A auditoria pode ser classificada segundo a extensão do trabalho a ser realizado, e que, segundo Franco & Marra (2000, p. 204-205), se divide em geral, parcial ou específica e revisão limitada.
a) Auditoria geral: é aquela exercida sobre todos os elementos que compõe o patrimônio, bem como sobre todas as operações de um exercício, ao fim do qual o auditor emite um parecer sobre as demonstrações contábeis em conjunto e sobre os registros de que se originaram. A auditoria geral pode variar em profundidade, exigindo exame integral, ou por testes, das operações registradas. Pode ainda ser realizada em caráter permanente ou eventual, segundo contrato firmado pela empresa.
b) Auditoria parcial ou específica: é aquela feita em apenas uma ou algumas das demonstrações contábeis, ou de livros ou atos de gestão e com objetivos especiais de apurar a situação econômica e/ou financeira da entidade; conferir os custos; confirmar a existência de determinados valores patrimoniais; confirmar saldos de contas de terceiros; verificar o cumprimento de obrigações fiscais; verificar o atendimento dos preceitos de legislação societária; apurar desvios do patrimônio; apurar erros e fraudes; e determinar o valor real do patrimônio líquido da sociedade.
c) A revisão limitada: compreende um conjunto específico de exames que não aplicam todas as normas de auditoria. Trata-se de revisão especial, efetuada
trimestralmente nas companhias abertas, por determinação da Comissão de Valores Monetários.
2.2.7.2 De acordo com a profundidade dos exames
De acordo com Basso (2005, p. 104), a profundidade dos exames refere-se à aplicação dos procedimentos de verificação dos elementos objetos de exame, podendo ser feito em partes ou no todo, determinados pelo tempo disponível e pelo grau de confiança do auditor no controle interno da entidade.
De acordo com Franco & Marra (2000, p. 206-207), esses procedimentos tem a seguinte subdivisão:
a) Revisão integral: compreende o exame de todos os registros contábeis e de todos os documentos e controles da entidade, equivalente a uma perícia, com a finalidade de descobrir erros ou fraudes nos registros, nos documentos e nos controles. Geralmente é feita pela auditoria interna, tendo em vista o tempo disponível e o número de pessoas que podem ser envolvidas no exame.
b) Auditoria por testes (amostragem): compreende o exame de determinada porcentagem dos registros, dos documentos ou dos controles, considerada suficiente para que o auditor faça sua avaliação sobre a exatidão e a legitimidade dos elementos examinados. A profundidade da auditoria é determinada pelo próprio auditor, que fixará a quantidade de testes que julgar necessário.
c) Revisão analítica: refere-se ao acompanhamento minucioso de todos os procedimentos que antecederam aquele fato contábil em exame. A revisão analítica acontece quando o auditor, por razões de deficiência do controle interno ou por descobertas de irregularidades, decide aprofundar os exames de determinados elementos na busca de melhores provas.
2.2.7.3 De acordo com a natureza
A natureza dos serviços de auditoria está ligada a sua duração e é dividida, segundo Franco & Marra (2000, p. 208-210) em:
a) Auditoria permanente: é o caso da auditoria interna de algumas entidades, que possuem caráter permanente. Nesse caso, a presença continuada do auditor permite um melhor acompanhamento na realização dos registros e o aconselhamento para eliminação de imperfeições administrativas, operacionais e/ou fiscais.
b) Auditoria eventual ou especial: é aquela que se refere a um serviço específico, isto é, o auditor é contratado para examinar e opinar sobre determinada situação, sem programa de continuidade, podendo ser parcial, integral ou por testes.
c) Auditoria de balanço com fim específico: poderão ter por objetivo apenas as demonstrações contábeis periódicas, como o balanço patrimonial, com os fins de acautelar interesses de acionistas e investidores; controle administrativo; concessão de créditos; atender a exigências legais; e apurar o valor real do patrimônio líquido da entidade.
2.2.7.4 De acordo com os fins que se destina
Segundo Basso (2005, p. 106-108), são várias as finalidades e os objetivos dos serviços de auditoria, sendo que os principais são:
a) Auditoria para acautelar interesses de acionistas e investidores: surgiu em função das empresas de capital aberto, onde acionistas e investidores, com o intuito de defender seus interesses, passam a exigir auditoria geral e permanente de todos os atos da administração para se certificar de lisura de seus procedimentos.
b) Auditoria para controle administrativo: pode ser parcial e específica, quando contratada para fins de controle de certos setores de atividade ou grupos de componentes patrimoniais, devendo opinar sobre as situações examinadas
c) Auditoria para apurar erros e fraudes: contratada especificamente nos momentos em que os erros ou fraudes acontecem, pois nesta situação a administração sabe que há irregularidades, mas desconhece a causa, bem como seu volume e autores.
d) Auditoria para apurar o valor real do patrimônio: a auditoria tem a função de apurar o valor real do patrimônio bruto ou líquido da entidade, para que seja feita a retirada ou admissão de sócio/acionista, colocação de ações no mercado, venda, cisão, fusão ou incorporação de empresas, liquidação da sociedade. Portanto, compete ao
auditor conferir e confirmar a existência dos elementos, corrigir o balanço e apurar o valor do patrimônio líquido atualizada.
e) Auditoria para concessão de crédito: é exigido por agente financeiro para certificar-se do real estado financeiro e econômico da empresa para a qual vai conceder crédito.
f) Auditoria para cumprimento de obrigações fiscais: pode ser feita por determinação da própria empresa ou pelo fisco, com a finalidade específica de apurar o cumprimento de determinada obrigação fiscal.
g) Auditoria para confirmar a exatidão das demonstrações contábeis: se busca coletar provas/evidências da finalidade das demonstrações contábeis da entidade examinada, sendo este o coroamento do trabalho de investigação e de seus respectivos registros contábeis.
2.2.7.5 De acordo com a relação do auditor com a entidade auditada
A relação do auditor com a entidade auditada é classificada e dividida em auditoria interna e auditoria externa. Conforme Basso (2005, p. 108-110):
a) Auditoria externa: realizada por profissional liberal autônomo ou empresa de auditoria independente, sem vínculo de emprego, contratada para prestar um serviço especializado de auditoria permanente ou eventual, por determinado cliente.
O auditor independente realiza seus trabalhos através de seus próprios métodos de conveniência, desde que obedeça as normas da auditoria e obtenha elementos de convicção com os quais possa dar parecer sobre a documentação examinada. Cabe somente ao auditor julgar a extensão e a profundidade dos exames, a procedência e a validade das provas, para tirar suas próprias conclusões gerais e emitir seu parecer final sobre os exames realizados.
b) Auditoria interna: exercida geralmente por funcionários da própria empresa em que atuam em caráter permanente. O auditor deve exercer seu trabalho com total independência profissional, de acordo com as normas de auditoria, e seu vínculo empregatício não deve lhe tirar a isenção profissional, pois sua subordinação à
administração da entidade que o emprega deve restringir-se apenas ao aspecto funcional.
As vantagens da auditoria interna são a exigência dentro da própria organização, de um departamento que exerce permanentemente o controle de todos os atos da administração. As desvantagens são em relação ao risco que os funcionários do departamento de auditoria sejam envolvidos pela rotina de trabalho e só exerçam sobre aquilo que lhe é oferecido para examinar.
2.2.8 Normas e técnicas de auditoria
As normas de auditoria geralmente aceitas orientam os auditores na realização de seus exames e na preparação de relatórios. Essas normas determinam a estrutura dentro da qual o auditor decide sobre o que é necessário para a elaboração de um exame de demonstrações financeiras, para a realização do exame e para a redação do relatório. Também servem para medir a qualidade dos objetivos de auditoria e dos atos destinados a atingir esses objetivos.
As normas de auditoria são entendidas como regras estabelecidas pelos órgãos reguladores da profissão contábil, em todos os países com o objetivo de regular o exercício da função do auditor, na execução de seus trabalhos e ao parecer que deverá ser emitido por ele. Ao todo são dez normas, três das quais são descritas como normas gerais, três como normas relativas à execução do trabalho e quatro normas sobre o parecer do auditor.
Em função da vigência das Leis 11.638/07 e 11.941/09, que introduziram modificações nas Normas de Contabilidade e de Auditoria no Brasil, as normas de auditoria em vigor antes da vigência dessas leis, estão sendo revisadas e já foram emitidas várias resoluções que adaptam as atuais normas de auditoria independente das demonstrações contábeis às normas de auditoria adotadas no exterior.
2.2.8.1 Teoria da prova auditorial
Conforme Basso (2005), o exame auditorial deve conduzir o auditor a emitir uma opinião, um parecer final sobre os documentos examinados, para atingir esse
objetivo, o auditor coleta informações e evidências que formarão um conjunto denominado “prova auditorial”.
As informações contidas nas demonstrações contábeis de uma entidade podem ser resumidas em cinco grupos, de acordo com sua natureza, que segundo Basso (2005, p. 130), são:
a) Afirmações de existências ou inexistências: deve se buscar a prova da devida existência ou não dos elementos declarados nas demonstrações contábeis para que se possa formar uma opinião quanto a real situação da empresa.
b) Afirmações de fatos passados: deve se comprovar ou não ações e acontecimentos que não se materializaram no patrimônio, mas que fizeram parte das transações da empresa durante o período em exame.
c) Afirmações de condições quantitativas: o auditor deve aplicar procedimentos diversos para obter as provas necessárias à formulação de seu parecer levando em consideração a natureza diversa de condições quantitativas dos elementos examinados.
d) Afirmações de condições qualitativas: o auditor deve se valer de variadas informações para obter provas quanto a adequada valorização de itens declarados, o que varia muito conforme a natureza, as condições físicas, utilidades e mercado dos elementos.
e) Afirmações matemáticas: o auditor deve verificar e comprovar a exatidão de somas e cálculos efetuados para garantia da fidelidade das demais afirmações relevadas nas demonstrações contábeis para assim, não haver desvirtuamento de informações sobre o patrimônio e/ou suas variações declaradas.
2.2.8.2 Técnicas básicas de auditoria
As técnicas básicas de auditoria podem ser conceituadas como caminhos, métodos, meios ou ferramentas utilizadas pelo auditor para obtenção das provas auditoriais.
Segundo Basso (2005), não se pode confundir a prova auditorial com técnica de auditoria, pois a primeira se constitui nas informações coletadas pelo auditor durante os exames, enquanto que as técnicas básicas são orientações para a busca daquelas.
Segundo o mesmo autor, as dez técnicas básicas de auditoria são: a) Exame e contagem física: consiste no exame físico do objeto
b) Confirmação: consiste em obter declaração escrita de terceiros, de dentro ou fora da entidade sob exame, sobre fato que esteja capacitado a confirmar.
c) Exame de documentos originais: consiste na análise da documentação que deu origem a escrituração dos fatos na contabilidade da entidade auditada.
d) Conferência de cálculos: trata-se de refazer os cálculos e somatórios feitos pelo pessoal da entidade, a fim de comprovar a sua adequacidade e exatidão.
e) Acompanhamento retroativo dos procedimentos de escrituração: trata-se de refazer lançamentos de escrituração já contabilizados pela entidade, desde o exame dos documentos originais, passando pelos registros auxiliares, até o levantamento da situação de um novo balancete de verificação.
f) Investigação minuciosa: consiste em examinar o objeto em profundidade, ponto a ponto e em toda sua dimensão.
g) Inquérito: consiste na formulação de questões criteriosas para a obtenção de informações de pessoas ligadas a determinado fato.
h) Exame de registros auxiliares: trata-se de conciliar os livros de escrituração auxiliar com os registros nos livros obrigatórios, na busca da comprovação da regularidade dos procedimentos realizados.
i) Correlação de dados: trata-se de confrontar operações e saldos de contas entre si.
j) Observação: consiste em observar tudo o que acontece, principalmente entre pessoas, para testar o funcionamento do sistema de controle interno. Refere-se ainda, ao acompanhamento de processos ou procedimentos quando de sua execução.
2.2.9 Papéis de trabalho da auditoria
Os papéis de trabalho são todas as evidências obtidas pelo autor durante o seu trabalho, que dão apoio para as conclusões, comentários, opiniões e observações do autor. Segundo Sá (1980), papéis de trabalho são os papéis utilizados para reproduzir
dados, fazer anotações, analisar contas, demonstrar cálculos, relatar situações, espelhar levantamentos, em geral, executar a tarefa de auditoria.
Não existe um modelo padrão para os papéis de trabalho, eles devem ser escolhidos pelo auditor, de acordo com seu critério pessoal. Existem vários tipos de papéis com os quais o auditor lida para a execução de seus serviços, que devem observar alguns requisitos, como possibilitar a execução das tarefas com um mínimo de esforço; proporcionar a máxima clareza; propiciar o menor custo e servir de base permanente de consulta.
Na elaboração dos papéis de trabalho o auditor e sua equipe, devem considerar algumas regras, como praticidade, precisão, objetividade, clareza, lógica, e também algumas técnicas, como a utilização de lápis nos papéis, cuidar o layout de papel de trabalho e utilizar apenas a parte da frente da folha.
Os papéis de trabalho devem ser organizados de forma a facilitar seu manuseio e devem ser divididos em folhas sintéticas, subsidiárias ou analíticas, de maneira que contenham os seguintes documentos: capa da pasta, com a identificação do auditor, do auditado, da auditoria e período da realização dos trabalhos; índices dos papéis; plano de auditoria; programa de auditoria por área; controle de tempo dos trabalhos; notas do supervisor; papéis de trabalho contendo evidências por área examinada; correspondências emitidas; respostas recebidas; desenvolvimento das recomendações; e relatório de auditoria, devidamente referenciado com os papéis de trabalho.
Para evidenciar os exames realizados nos papéis de trabalho, o auditor utiliza letras, que servem para destacar exceções encontradas na aplicação dos procedimentos, e tiques explicativos, que são sinais particulares que evidenciam os exames físicos ou a fonte de obtenção das informações.
2.2.9.1 Finalidade dos papéis de trabalho
Segundo Franco & Marra (2000, p. 316), a principal finalidade dos papéis de trabalho é:
[...] a de servir como base e sustentação da opinião do auditor. Eles constituem o testemunho do trabalho que o auditor efetuou, a forma como foi realizado esse trabalho e registram e
