O objetivo do aluno: ADMINISTRAÇÃO DE PROJETOS. Administração de empresas. Aprender a Pensar Aprender a Criticar (analisar, separar, inovar, criar)

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1 CARLOS SOUZA CARLOS SOUZA

ADMINISTRAÇÃO

DE

PROJETOS

Prof.: Carlos Roberto O. Souza

Carga Horária: 80 ha

Administração de empresas

O objetivo do aluno:

Aprender a Pensar

Aprender a Criticar

(analisar, separar, inovar, criar)

Aprender a Aprender

O conhecimento é volátil.

A capacidade de pensar, criticar, aprender, NÂO.

3 CARLOS SOUZA AP CARLOS SOUZA AP

Formação acadêmica não garante

empregabilidade:

“Para um profissional se manter no mercado,

ele precisa ter um domínio técnico, uma

especialização na área que esta desenvolvendo

sua experiência”.

Lizete Araújo, Grupo Catho

EDUCAÇÃO CONTINUADA PÓS-GRADUAÇÃO ou MESTRADO/DOUTORADO 4 CARLOS SOUZA AP CARLOS SOUZA AP

LAY-OUT GERAL DA FABRICA

ÁREA TOTAL: 17.350 m² ÁREA DO GALPÃO: 2.830m²

UM PROJETO DE ENGENHARIA

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Aprender a aprender

PESQUISA:

A ELABORAÇÃO DE PROJETOS EXIGE,

SEMPRE, MUITA PESQUISA!

Pesquisa em CLASSE, em CASA, no

TRABALHO, na BIBLIOTECA, em

EMPRESAS e na INTERNET! Comece Logo!

Sugestão:

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A ABORDAGEM DE ADMINISTRAÇÃO DE

PROJETOS

Consiste na aplicação de conceitos, técnicas, ferramentas

e metodos para administrar projetos dentro das duas

situações mencionadas: isoladamente ou no contexto de

uma organização.

A abordagem de projetos também pode ser utilizada na

administração de problemas internos das organizações,

não necessariamente caracterizados como um projeto.

Por exemplo a implantação de novos sistemas, filosofias

de trabalho, programas de desenvolvimento

organizacional, desenvolvimento de novos produtos,

implantação de politicas de governo.

ADMINISTRAÇÃO DE PROJETOS

Administração de projetos divide-se em dois problemas básicos:

1- administrar um projeto em si, separado de uma organização, como um sistema de recursos e atividades que procuram fornecer um produto dentro de um prazo.

2- administrar o projeto dentro do contexto de uma organização. Ou seja, administrar um sistema temporário dentro de outro permanente.

O projeto exige consenso, formação e coordenação de equipes, divisão de responsabilidades, apoio da alta administração e coordenação de fornecedores internos e externos.

Tipos de organizações onde a abordagem

de administração de projetos se aplica

.

Tradicionais

Virtuais

Em rede

Publicas

Privadas

Mistas

ONG

Serviços

Manufatura

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CARLOS SOUZA CARLOS SOUZA

Um projeto caracteriza-se por:

•É uma atividade temporária com início, meio e fim; geralmente é uma atividade singular, única e com certa complexidade.

(Porém, nem toda atividade temporária é um projeto. Atividades repetitivas e pouco complexas são encomendas ou ordens de serviço.)

•Tem um escopo ou definição clara do que se obterá ao final do

projeto, o que inclui a qualidade.

•Tem restrições orçamentárias ou seja, uma estimativa de custo. Métodos, técnicas e ferramentas da administração de projetos tiveram origem, em grande parte, nos programas espaciais e nucleares dos EUA

Atualmente o Project Management Institute (PMI), concentra os resultados dos esforços no desenvolvimento desta disciplina em nível mundial. 10 CARLOS SOUZA CARLOS SOUZA

OS ELEMENTOS CARACTERISTICOS

DE UM PROJETO

OBJETIVO

Definido por custo, qualidade, prazo

COMPLEXIDADE

As tarefas são numerosas e complexas

UNICIDADE

Não é um empreendimento repetitivo

INCERTEZA

Todo projeto carrega um risco, uma incerteza

NATUREZA TEMPORÁRIA

Têm inicio e fim definidos

CICLO DE VIDA

Os recursos necessários mudam com as fases do projeto

O produto de um projeto pode ser:

físico, um conceito ou um evento.

Projetos Físicos (técnicos) Projetos Mistos (Sistemas e pessoas) Projetos Não-físicos Conceitos •Construção de uma Ponte •Ampliação de uma fabrica •Instalações Novas/ampliação •Fabricar espaçonave •Novo hardware e software •Sist. de logística •Sist de orçamento empresarial •Plano Real •Viagem a Marte •Treinamento gerencial •Programa de qualidade •Mudanças organizacionais Dinsmore(2000) Evento •Show •Grande Comício •Viagem presidencial •Uma parada cívica 12 CARLOS SOUZA AP CARLOS SOUZA AP

Incerteza e complexidade estão

presentes em todos os projetos

•A certeza no cumprimento dos prazos, custos e na realização do escopo previsto depende do nível do planejamento

•Quanto mais detalhado e preciso for o planejamento, mais caro custará. Contudo, nesse caso, o custo da execução será menor, uma vez que se errará menos e os imprevistos, inevitáveis, serão menores na execução. incerteza c u s to planejamento execução Custo total

O gráfico ao lado ilustra a relação da imprecisão ou incerteza no planejamento com o custo final do projeto

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Administrar pela abordagem de

projeto significa:

• Decidir que é um projeto

• Designar um gerente de projeto e uma equipe

• Preparar e executar um plano de projeto

O caráter temporário e a unicidade dos projetos implicam em que:

•O gerente de projetos seja um profissional com características específicas, sua autonomia e responsabilidade são maiores que a de um gerente comum.

•A equipe de projetos, também, tem peculiaridades próprias.

Cronograma, gráfico de barras, planilhas, check-list, fluxogramas, manuais, desenhos, estrutura analítica são algumas das ferramentas utilizadas na administração de projetos

O essencial na adm. de projetos é usar as técnicas adequadas para controlar: ESCOPO, PRAZO, CUSTO

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PROGRAMA, SUBPROJETO E SISTEMA

• Os projetos podem variar muito em dimensão,

volume e complexidade. Em alguns casos é

interessante estabelecer uma hierarquia. Assim:

PROGRAMA: é um grupo, conjunto ou família de projetos

administrados de forma coordenada. Ex.: programa espacial, programa de recuperação de estradas, programa de pesquisas.

SUBPROJETO: é uma parte de um projeto de grande porte. Ex.: estudo de viabilidade, projeto da alimentação dentro do projeto de motor. SISTEMA: tem muitos significados. Pode ser um subprojeto ou um conjunto de projetos. Sistema de manutenção da vida em uma espaçonave. 15 CARLOS SOUZA AP CARLOS SOUZA AP

• Conceitos, técnicas e processos da adm. de projetos

estão sistematizados no PMBOK.

• O projeto tem um ciclo de vida característico que pode

ser dividido em quatro ou cinco fases:

idéia ou conceito; planejamento; execução ou desenvolvimento; conclusão; encerramento ou entrega

PMBOK E O CICLO DO PROJETO

Guide to the Project Management Body of Knowledge Guia dos conhecimentos sobre a administração de projetos

As fases de um projeto não são estanques e podem se sobrepor. È uma forma de acelerar o projeto

Idéia Desenho Desenvolvimento Entrega No PMBOK os processos estão agrupados em: •inicio •planejamento •execução •controle •encerramento ₁₆ CARLOS SOUZA AP CARLOS SOUZA AP •Levantamento da situação •Estudos alternativos •Fixação de metas •Estabelecimen to de critérios gerais •Delineamento de estratégias •Estimativas pré-liminares de custo e programação • Plano de utilização de recursos: Pessoal Material Maquinas Dinheiro • Planos detalhados: Escopo Tempo Custos Qualidade • Mobilização Organização Rede de comunicações

• Dirigir e monitorar o trabalho • Prosseguir e ajustar planos • Motivar e liderar • Resolver problemas • Encerrar os trabalhos • Entregar as operações • Negociar acordos • Avaliar e rever • Finalizar registro permanente TEMPO R E C U R S O S

CONCEITUAL PLANEJAMENTO EXECUÇÃO CONCLUSÃO

Fonte: Slack (2002); Dinsmore (2000)

Fases do projeto

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17

Um roteiro prático para

administrar projetos

Conceitual Desenvolvimento Execução Conclusão

Aprovação Idéia inicial Definição do produto Definição de atividades, prazos e custos Proposta básica Realização das atividades Controle do progresso Administração de mudanças no escopo, prazo e custo Conclusão do produto Aprovação do cliente Apresentação do produto Fechamento administrativo (relatórios, balanços) Desmobilização dos recursos Início de novo ciclo de vida Aprovação Montagem da equipe Detalhamento dos planos Mobilização dos recursos Início do projeto 18 CARLOS SOUZA CARLOS SOUZA

O PODER DA VISÃO

“UMA VISÃO SEM AÇÃO NÃO PASSA

DE UM SONHO.

AÇÃO SEM UMA VISÃO É SÓ

PASSATEMPO.

UMA VISÃO COM AÇÃO PODE MUDAR

O MUNDO”.

Joel A Baker 19 CARLOS SOUZA AP CARLOS SOUZA AP

A definição do produto, que é o meio para

o atendimento de uma necessidade.

• O produto origina-se de necessidades, essas são a justificativa do projeto. • A administração do projeto tem vários objetivos, chamados de hierarquia dos objetivos.

Ex.: Projeto de Jogos Olímpicos: a realização dos jogos é o produto, que serve aos objetivos intermediários ou imediatos de promover o país ou cidade que os realiza, atrair turistas e o objetivo final é movimentar a economia do país. A necessidade que originou o produto foi decadência da cidade sede ou a promoção do país, por exemplo.

O gerente do projeto deve estar atento e sintonizado com todos os objetivos do projeto e com as necessidades que o originaram para ter uma definição clara do produto do projeto.

Necessidade Produto Objetivos

Para esclarecer bem estes pontos o gerente do projeto deve fazer perguntas às partes interessadas

20 CARLOS SOUZA APO II CARLOS SOUZA AP

_{A Idéia Inovadora}

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21

Como evolui o projeto.

22

Origem das necessidades e fontes de

informação para definir o produto do projeto

Origem das necessidades e fontes de

informação para definir o produto do projeto

Clientes (Focus Group) Gerentes/Supervisores Marketing Produção/Operações Engenharia Pesquisa e Desenvolvimento (P&D) Pesquisa básica Pesquisa aplicada Concorrentes (Engenharia Reversa) Fonte: Slack(2002) Pesquisa e Novo produto Melhoria interna Mudança organizacional Mudança locacional

Gestão estratégica da empresa Prazos e recursos limitados Compartilhamento de 23 CARLOS SOUZA AP CARLOS SOUZA AP

Partes interessadas

(ou stakeholders) de um projeto

Partes interessadas

(ou stakeholders) de um projeto

Equipe do projeto

Fornecedores de equipamentos e serviços Usuarios do produto do projeto

Administração superior a acionistas da empresa

Gerentes de outras areas que emprestam pessoas para compor a equipe do projeto

Habitantes de regiões próximas a grandes obras, como rodovias, shopping centers, aeroportos, hidrelétricas etc.

Habitantes de cidades onde são realizados grandes eventos, como a Copa do Mundo

Clientes que comprarão ou utilizarão o produto

Contribuintes ou financiadores que fornecerão fundos para a realização do projeto

Organismos regulamentadores que interferem no andamento do projeto. 24 CARLOS SOUZA AP CARLOS SOUZA AP

Como o projeto pode impactar nos

objetivos de desempenho da produção

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O ESCOPO DO PROJETO

A administração do escopo é feita em dois níveis: Planejamento do escopo

Declaração sucinta dos produtos que serão entregues e/ou dos que não serão entregues

Definição do escopo

Detalhamento dos produtos do projeto

Utiliza-se a técnica da estrutura análitica, divindo o projeto em partes. Deve-se usar substantivos para definir as partes. Definir o foco do projeto

Focar o projeto é importante para evitar confusão e conflitos na hora da entrega.

Focar significa diminiuir ao mínimo a abragência do resultado

esperado, ter um objetivo muito preciso 26

O escopo do projeto é definido por:

• Partes da organização que são afetadas

• Período de tempo envolvido

• Processos internos/externos envolvidos

• Recursos a serem utilizados

• Responsabilidades dos contratados

• Especificações técnicas

• Especificações de materiais

• Normas a serem observadas

Fonte: Slack (2002) 27 CARLOS SOUZA AP CARLOS SOUZA AP

O projeto deve considerar a

questão ecológica

• Fontes de materiais

• Quantidades e fontes de energia

• Quantidade e o tipo de material rejeitado

• O tempo de vida do produto

• O descarte do produto após sua vida útil

Fatores internos que demandam

projetos nas organizações

• Melhoria em produto

• Novo produto

• Melhoria interna

• Mudança organizacional

• Mudança locacional

• Gestão estratégica da empresa

• Prazos e recursos limitados

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TÉCNICAS PARA SELEÇÃO DE

ALTERNATIVAS

Fatores que interferem:

• Produção

• Marketing

• Financeiro

• Humanos

• Administrativos

Fatores que interferem:

• Produção

• Marketing

• Financeiro

• Humanos

• Administrativos

Como selecionar: •Formulas de seleção •Analise custo-beneficio

•Pontuação amostral do projeto •Custo de oportunidade

•Analise de valor presente

•Analise de fluxo de caixa descontado

•Taxa interna de retorno

•Comparação de orçamento de investimento

•Ranking de projetos