A ISO 9001:2000 em serviços

Devido ao aumento da competição global, a qualidade passou a ser fator essencial para que as empresas sobrevivam na atualidade. Este fato também vem se estendendo às empresas de serviços que ultimamente têm sentido os impactos da competição global com a chegada de grandes redes de empresas e franquias, presenciadas aceleradamente no Brasil.

Segundo Barbêdo e Turrioni (2003), a globalização da economia e a crescente competitividade no mercado fazem com que a implementação de Sistemas de Gestão da Qualidade não seja mais considerada um diferencial estratégico, mas tornar-se, a cada dia, um pré-requisito necessário para as empresas, no sentido de desenvolver com eficiência e eficácia produtos e serviços que melhor atendam seus clientes. Até mesmo para as empresas que

sofrem pouca competição, como no caso de uma biblioteca, a implantação de um Sistema de Gestão da Qualidade reflete o comprometimento com a melhoria de processos internos e o atendimento aos usuários.

No Brasil, grande parte das empresas brasileiras é de prestação de serviços e boa parte dessas, tem buscado implantar um Sistema de Gestão da Qualidade não somente com a finalidade de manter controle sobre seus processos internos, mas porque também visam uma participação de mercado maior, propondo-se a oferecer um serviço de qualidade assegurada através da satisfação do cliente.

A estruturação dos Sistemas de Gestão da Qualidade baseada na norma ISO 9001:2000 tem sido a mais cobiçada pelas organizações brasileiras na atualidade e como pode ser observado na figura 2.10 há uma tendência crescente de certificação dos Sistemas de Gestão da Qualidade das organizações nesta norma. Essa posição de destaque, segundo Costa e Turrioni (2004), na preferência dos empresários brasileiros é porque sua adoção proporciona a redução de desperdício, aumenta a produtividade e eficiência, melhora a satisfação dos clientes e também o nível de organização interna da empresa. Além disso, por que há uma tendência das empresas em ter seus sistemas reconhecidos nesta norma e para não ficar atrás da concorrência, também buscam a certificação para se manterem competitivas. Já para outras empresas, ter a certificação por esta norma tem o objetivo principal de ser utilizada como ferramenta de marketing.

Ao contrário da versão anterior, a norma ISO 9001:2000 foi revista com um dos propósitos de se tornar mais adequada às empresas de serviço e independente do tamanho da empresa. Mas apesar de ser de caráter genérico, pode-se identificar que nem todos os requisitos dessa norma são aplicáveis às operações de serviços, assim como há situações diferentes para cada caso, quanto à implementação da norma, e isso é devido às organizações de serviços possuírem características específicas em sua prestação.

Conforme já relatado neste Capítulo, há algumas características que diferem serviços de produtos manufaturados como intangibilidade, simultaneidade, variabilidade, perecibilidade, envolvimento de clientes e funcionários durante o processo, tempo de execução curto, qualidade avaliada subjetivamente, entre outras. Entretanto, há algumas organizações de serviços que diferem em seu modo de criação e entrega, e conseqüentemente variam essas características, chegando algumas a terem suas operações semelhantes às operações de manufatura.

tempo de entrega, grau de personalização ou padronização dos processos, a natureza da relação com o cliente, ao grau de variação da demanda, ao envolvimento de equipamentos, instalações e pessoal nos processos principais, entre outras, que levam a diferentes processos de criação e entrega dos serviços aos clientes.

A classificação dos serviços, segundo algumas dessas características, pode facilitar ou não a adequação dos requisitos contidos na norma ISO 9001:2000, ou seja, alguns requisitos são mais fáceis de serem atendidos e outros não dependendo das características específicas de cada prestação de serviço, podendo até mesmo alguns desses requisitos não serem aplicáveis.

A norma ISO 9001:2000 destaca que devido à natureza da organização e da realização de seus processos e produtos, pode haver alguns requisitos que não sejam aplicáveis, como os contidos na seção 7 (realização do produto), contanto que não afete a capacidade da organização em atingir os requisitos dos clientes, ficando passível de exclusão do sistema de gestão e registrado no manual da qualidade ou documento público disponível e também registrados no certificado, a fim de garantir que os clientes não sejam induzidos a erros. Logo, as outras quatro seções (4, 5, 6 e 8) de requisitos devem ser atendidas.

Na tabela 2.5 são apresentados os requisitos contidos na seção 7 da norma ISO 9001:2000, destacando aqueles que nem sempre podem ser aplicados a serviços.

Tabela 2.5: Norma ISO 9001: Seção 7 - Realização do produto

7.1 Planejamento da realização do

produto A

7.2.1 Determinação de requisitos relacionados ao produto A 7.2.2 Análise crítica dos requisitos relacionados ao produto NSA 7.2 Processos relacionados a

clientes

7.2.3 Comunicação com o cliente A

7.3.1 Planejamento do projeto e desenvolvimento NSA 7.3.2 Entradas de projeto e desenvolvimento NSA 7.3.3 Saídas de projeto e desenvolvimento NSA 7.3.4 Análise crítica de projeto e desenvolvimento NSA 7.3.5 Verificação de projeto e desenvolvimento NSA 7.3.6 Validação de projeto e desenvolvimento NSA 7.3 Projeto de desenvolvimento

7.3.7 Controle de alterações de projetos e desenvolvimento NSA

7.4.1 Processo de aquisição A

7.4.2 Informações de aquisição A

7.4 Aquisição

7.4.3 Verificação do produto adquirido NSA 7.5.1 Controle de produção e fornecimento de serviço NSA 7.5.2 Validação dos processos de produção e fornecimento NSA 7.5.3 Identificação e rastreabilidade NSA

7.5.4 Propriedade do cliente NSA

7.5 Produção e prestação de serviço

7.5.5 Preservação do produto NSA

Seção 7: Realização do produto

7.6 Controle de dispositivos de

medição e monitoramento NSA

Legenda: A – aplicável a todas as empresas NSA – Nem sempre aplicável a todas as empresas

No caso do requisito 7.2.2, há situações em que é difícil diagnosticar realmente o que o cliente quer ou sente, como em um atendimento médico. Já em outras situações, como no caso de um restaurante é possível fazer uma checagem antes daquilo que o cliente solicitou com aquilo que lhe está sendo servido, a partir de um pedido por cardápio, por exemplo.

Já para o requisito 7.3, tem-se que a maioria das organizações de serviços não desenvolve suas ofertas, trabalham em cima de idéias, conceitos ou processos já prontos. Mas, há outras organizações que preferem desenvolver um projeto mais detalhado como o projeto de um novo curso em uma universidade, que pode envolver a maioria dos subitens inclusos nesse requisito.

O requisito 7.4.3 é adequado tanto para aquelas organizações de serviços que envolvem bens físicos em sua oferta, como para aquelas que utilizam materiais ou equipamentos que serão utilizados na prestação do serviço, mesmo que seja uma inspeção visual ou discreta (liga ou não liga) utilizados, por exemplo, em um atendimento odontológico. Já em outras ofertas, não haverá condições de ser aplicado este requisito por não ter elementos para tais, como em um serviço jurídico.

No caso do requisito 7.5.1, nem sempre é possível fornecer um serviço que tenha condições de ser controlado, ou seja, medido e comparado com aquilo que foi especificado, pois algumas ofertas têm aspectos personalizados, enquanto que outras possuem aspectos padrões, ficando para este último a maior aderência deste requisito.

Para o requisito 7.5.2, observa-se que a maior parte dos serviços não pode ser validado antes de ser entregue aos clientes. Em uma cirurgia plástica, por exemplo, os efeitos que são apresentados em uma pessoa poderão não ser os mesmos em outras, não servindo de parâmetros para validação. Já para outras organizações, como em um restaurante, um prato pode ser validado antes de ser incluso no cardápio.

O requisito 7.5.3 pode-se dizer de aplicação limitada, principalmente quando se refere a serviços relativamente intangíveis, onde não há possibilidade de etiquetagem ou outro dispositivo de acompanhamento. Já para outras organizações de serviços, como de transporte de carga, é possível fazer o acompanhamento de uma encomenda até a entrega ao cliente através de um protocolo e de um sistema eletrônico de dados integrado a várias estações.

Para o requisito 7.5.4, há situações em que a prestação é dada sem a utilização de nenhum bem ou posse do cliente. Já em outros casos, como de laboratórios de análises

clínicas, que envolvem posses do cliente, estes devem ser cuidadosamente identificados, conservados e protegidos.

O requisito 7.5.5 é adequado àquelas organizações de serviços que envolvem objetos de clientes ou bens físicos na prestação, como é o caso de lavanderias que devem corretamente identificar, manusear, embalar, preservar e entregar os produtos que processa. Já em outros casos, como de um serviço de terapia, é pouco provável que haja algo para ser preservado conforme especificado nesse requisito.

O requisito 7.6 também se pode dizer de aplicação difícil, quando tratado do ponto de vista da produção, mas há quem diga que um questionário de avaliação de satisfação do consumidor, é um instrumento de medição, buscando-se uma maneira coerente de executá-lo. Avaliações psicológicas e de treinamento utilizados em algumas organizações também podem ser considerados como instrumentos de medição, assim como balanças e outros medidores, como voltímetros, devendo seguir o que especifica este requisito.

Em algumas organizações de serviços existem elementos que se enquadram em um desses requisitos contidos na seção 7 da norma, mas são passíveis de ficarem fora do Sistema de Gestão da Qualidade por seu envolvimento na produção do serviço não correr o risco de afetar a qualidade final do serviço oferecido ao consumidor. Logo, cada implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade em conformidade com a norma ISO 9001:2000, exige uma cuidadosa investigação para decidir quais requisitos são aplicáveis ou não a determinadas organizações.

Segundo dados do INMETRO (2005), das 7.282 (sete mil, duzentas e oitenta e duas) empresas com certificados válidos na norma ISO 9001:2000 com marca de credenciamento pelo INMETRO, 36% são de empresas prestadoras de serviços, com destaque para as atividades de transporte, armazenagem, comunicação, tecnologia da informação, comércio e varejo e intermediação bancária.

Um estudo feito por Prancic e Turrioni (2002), a partir de um modelo embasado nos requisitos básicos da norma ISO 9001:2000, constatou que a implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade, baseado nesta norma, é factível de ser realizada em qualquer tipo de empresa, se a alta administração prover os recursos necessários, as pessoas forem adequadamente conscientizadas, que a disponibilidade de tempo seja respeitada e todos da organização tenham o propósito comum da implementação. Porém, haverá um nível de adequação maior a uma do que a outras empresas.

Um outro estudo feito por Correia (2000) propôs dois modelos para implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade baseado na norma ISO 9001:2000. O primeiro modelo buscou analisar o grau de dificuldade de implementação dos itens da norma em função do tipo de empresa. A classificação dos tipos de empresas, dividida em cinco, foi feita baseada nos três modelos básicos definidos pelos ambientes onde a qualidade é produzida, criados por Paladini (1997). São eles: in-line, off-line e on-line. No caso das empresas de serviços, Correia (2000) dividiu em dois tipos referenciados aos ambientes off-line (formado pelas pessoas e atividades que apóiam a produção) e on-line (enfatiza o conceito de qualidade percebido pelo cliente). O segundo modelo consistiu em avaliar quantitativamente o quanto os itens da norma foram implementados na empresa, ou seja, quais os requisitos da norma que podem ser mais bem aplicados, ou não, dependendo do tipo de empresa. Esse estudo ajudou a constatar que a empresa, dependendo do seu tipo, terá um nível maior ou menor de adequação de seus Sistemas de Gestão da Qualidade, baseados na norma ISO 9001:2000. Esse modelo também pode auxiliar as empresas a observar pontos prioritários para aquelas que querem ter seus Sistemas de Gestão da Qualidade certificados na norma ISO 9001:2000.

Estes estudos, portanto, propuseram-se a analisar se as implementações da norma ISO 9001:2000 aos diferentes tipos de empresas é factível, observando com minúcias os ajustes e dificuldades de seguir os requisitos desta norma. No entanto, o desempenho alcançado pelas organizações e seus impactos não foram estudados, ficando estes como proposta deste trabalho, através do desenvolvimento um modelo que auxilie as empresas de serviços certificadas pela norma ISO 9001:2000 a medir e avaliar o seu desempenho, conforme exigência desta norma.