Controle de gestão

Por volta da década de 1950, o tema controle de gestão passou a ganhar importância pela necessidade que algumas organizações tinham de monitorar suas ações, com a finalidade de saberem se estavam ou não sendo eficazes e eficientes, sendo mais tarde incorporado ao processo de planejamento. Mais recentemente, a necessidade por sistemas de controle tem surgido, em parte, pelas mudanças ocorridas no ambiente organizacional, marcado por grande instabilidade, muita complexidade e bastante hostilidade, com vistas a enfrentar a dinâmica desse ambiente.

Durante um longo tempo, os sistemas de controle foram baseados apenas em medidas de caráter financeiro-contábil (como vendas, lucro, volume de gastos, índices de liquidez), chegando essas medidas a serem confundidas como sendo o próprio sistema de controle. No entanto, a utilização focada nessas medidas, quando não reconhecidas suas limitações, podem implicar prejuízos irremediáveis para toda a organização.

Segundo Gomes e Salas (1999), as principais limitações dos sistemas de controle baseado em medidas financeiras são:

• Pouca confiabilidade dos modelos preditivos devido à instabilidade do ambiente externo;

• São medidas direcionadas ao curto prazo, não comportando o resultado que esteja ligado à continuidade saudável do negócio em longo prazo;

• Falta de vínculo das medidas com o contexto social e cultural; e

• Utilização de medidas financeiras como esquema de punição e não como reforço de comportamento positivo e correção de desvios, no caso de comportamento desfavorável.

A desvantagem de utilizar sistemas de controle baseados somente em medidas financeiras é que não permitem: estruturar completamente o comportamento individual e organizacional; identificar corretamente indicadores de controle e metas quantitativas que sejam capazes de medir o comportamento ou de medir o resultado em termos quantitativos; e utilizar essa informação ao avaliar a atuação das pessoas (Salas e Gomes, 1999). Essas medidas, portanto, só indicam o sucesso da organização, não permitindo identificar a contribuição de cada uma das diferentes áreas da empresa para esse sucesso.

Além do mais, quando esses sistemas de controle foram criados havia uma outra condição ambiental. O ambiente era mais estável, com pouca pressão competitiva, foco direcionado para a indústria, alta concentração de mão-de-obra e altos gastos de produção. Miranda e Silva (2002) citam que as medidas financeiras puras, apenas são adequadas, quando não existe concorrência internacional e quando a velocidade da mudança ou a introdução de produtos é lenta. Essas medidas são apenas mecanismos de curto prazo e por isso tornam-se inadequadas na análise de melhoramentos de longo prazo.

As mudanças ocorridas a partir da década de 1980 conduziram as organizações a um contexto mais aberto, internacional e dinâmico, em que a concorrência se intensifica e a mudança, principalmente a tecnológica, é permanente e acelerada. Isso fez com que as organizações passassem a perceber a importância de incluir outras variáveis (como humanas e culturais) em seus sistemas de controle, com a finalidade de ter uma perspectiva global e desenhar um sistema de controle financeiro de forma mais coerente com o contexto em que ele opera.

O controle de gestão deve ser entendido, segundo Gomes e Salas (1999), como um processo que resulta da inter-relação de um conjunto de elementos internos (formais e informais) e externos à organização, que influem no comportamento dos indivíduos que formam parte da mesma. Para Anthony e Govindarajan (2002, p. 273), controle de gestão “é o processo pelos quais os administradores asseguram que os recursos sejam obtidos e usados eficaz e eficientemente. Nesse sentido, controle de gestão diz respeito à combinação de atividades de planejamento e controle e é concernente à satisfação das motivações individuais”.

Já Horngren et al. (200, p. 636) afirmam que o sistema de controle de gestão “é o meio de se obter e utilizar a informação, para ajudar e coordenar as decisões de planejamento e controle em uma organização e para orientar o comportamento do empregado. O objetivo do sistema é melhorar as decisões coletivas dentro de uma organização”.

Percebe-se, então, um alinhamento sobre controle de gestão como um processo sistemático realizado pela Administração, para assegurar o alcance dos objetivos. Logo, quanto mais competitivo e turbulento for o ambiente em que a organização opera, entre outras necessidades de avaliação, mais os gestores precisam estar informados sobre o desempenho organizacional.

Para Gomes e Salas (1999); Horngren et al. (2000), os sistemas de controles de gestão podem ser apresentados em torno de duas perspectivas: perspectiva estratégica e perspectiva organizacional. Na perspectiva estratégica, o controle refere-se ao desenho de instrumentos e exercício de ações que orientam a manutenção e a melhora contínua da posição competitiva da organização. Já na perspectiva organizacional, o controle refere-se ao desenho de instrumentos e exercícios de ações (formais ou informais) que estejam direcionadas a influenciar o comportamento das pessoas que fazem parte da organização para que atuem de acordo com os objetivos da administração. Observa-se, assim, que ambos os tipos de controles são diferentes, mas com propósitos semelhantes de verificar se os objetivos organizacionais estabelecidos estão sendo alcançados.

Em apoio aos sistemas de controle de gestão da empresa está o sistema de informação gerencial, essencial para que os gestores possam tomar decisões corretas, tanto na fase de planejamento como na fase de controle das operações da organização. O sistema de informação deve apoiar as decisões dos gestores em todas as etapas do processo de gestão (planejamento, execução e controle), seja com informações rotineiras ou específicas.

Para Oliveira (2001), no que concerne ao controle, o sistema de informação gerencial pode proporcionar melhorias na estrutura organizacional, facilitando o fluxo de informações. A otimização desse fluxo é importante, pois é através dele que o gestor poderá medir e avaliar se os objetivos traçados correspondem à realidade, em um dado momento. Segundo Mélo et

al. (2003), com o emprego da tecnologia da informação é mais seguro o registro de dados e

mais rápida a captura e análise deles.

Horngren et al. (2000, p. 636-637) afirmam que, para serem efetivos, os sistemas de gestão de controle precisam apresentar algumas características básicas em seu arcabouço de fundamentos: primeiro, devem estar alinhados com a estratégia e metas da empresa; segundo, devem ser planejados para compatibilizar com a estrutura organizacional e com a responsabilidade de decidir de cada um dos gestores e terceiro, devem ser estabelecidos de modo que possam motivar os gestores e funcionários ao atendimento de tais.

A escolha do sistema de controle de gestão depende, segundo Salas e Gomes (1999) das características mais determinantes de uma organização e do seu contexto social, tais como: sua dimensão, a relação de propriedade, a cultura, o estilo dos gerentes e as relações interpessoais, o grau de descentralização, a formalização da atividade, o grau de dinamismo e a concorrência.

Em suma, um sistema de controle de gestão deve promover a consecução eficiente e eficaz dos objetivos e metas, estabelecidos no planejamento estratégico e no planejamento operacional da empresa, além de compatibilizar a estrutura organizacional e a responsabilidade dos gestores com os mesmos e também motivar as pessoas dentro da organização.