De acordo com Poit (2004), a organização de um evento esportivo não é nenhuma ciência exata. Porém um evento deve normalmente obedecer a uma sequência lógica de planejamento e execução. O mesmo autor ainda afirma que ao observarmos alguns procedimentos e medidas, diminuiremos acentuadamente o número de erros e de situações indesejadas.
Baseando-nos nessa fundamentação, destacamos a necessidade de planejar tudo antes mesmo de sua execução. Claro que o planejamento não exclui totalmente o risco de erros, mas minimiza esses desarranjos e, mesmo que aconteçam, serão bem administrados.
Os organizadores de um evento esportivo, seja pequeno, seja médio, seja grande, devem ser exímios conhecedores da modalidade ou das modalidades esportivas, além de bons administradores. Quando falamos no tema administração, o que nos vem à cabeça são empresas, comércios, até mesmo clubes e/ou instituições, nos quais o gerenciamento de recursos e a divisão do trabalho são determinantes para o seu bom funcionamento. O mesmo acontece na organização de um evento esportivo, que nada mais é do que uma grande administração de recursos, em que a utilização dos conceitos administrativos é imprescindível ao seu sucesso.
a) Elementos Básicos da Administração Esportiva
Ao iniciarmos uma abordagem referente ao tema administração, não podemos deixar de citar alguns importantes ícones da história administrativa, bem como suas teorias organizacionais. Observe o quadro a seguir.
Quadro 02 - Principais autores e suas teorias
Frederick Winslow Taylor (1865-1915) – sua perspectiva estava voltada para as tarefas executadas pelas pessoas da organização. Movimento denominado de Administração Científica.
Embora não fosse um assíduo teórico da Administração Científica, Henry Ford (1863-1947) foi, sem dúvidas, a grande mente que aproveitou essas ideias, construindo um império industrial. Foi Ford quem popularizou o automóvel, através da produção em massa.
Henri Fayol (1841-1925) – sua teoria era inversa à da Administração Científica, na qual
predomina-A organização de Eventos Esportivos:
Análise e Planejamento Capítulo 1
Fonte: Chiavenato (2010).
Foram diversos os pensadores que, além dos citados anteriormente, contribuíram para a evolução dos processos administrativos. Podemos destacar também: Karl Marx, Henry Lawrence Gantt, Frank Gilbreth, Harrington Emerson, Lyndall Urwick, Max Weber, Maquiavel, Rousseau, entre outros.
Levando em consideração as teorias gerais da administração, de acordo com Poit (2004), na organização de eventos devem-se tomar como referência cinco variáveis básicas: Tarefas, Estruturas, Relações Pessoais, Ambiente e Tecnologia.
Elas são assim definidas:
• Tarefas: São os afazeres diários das equipes e/ou comissões, a realização das metas e objetivos.
• Estruturas: Tudo o que diz respeito à infraestrutura do evento (ginásios, quadras, arenas...), estrutura organizacional.
• Relações Pessoais: Contato direto e indireto com o público, o trabalho em equipe, comunicação geral do evento.
• Ambiente: Esta relacionado com local de trabalho, é a expectativa que o evento está criando no ambiente, são os espaços destinados às competições.
• Tecnologia: É toda a tecnologia utilizada no evento; também fazem parte os sistemas de disputa e os processos utilizados.
b) Conceitos de Administração
Podemos conceituar a administração como: um conjunto de ações e funções, alicerçadas em planejamento, que direcionará pessoas e recursos, ao alcance de objetivos e metas pré-determinadas. Tudo isso por meio de um processo ordenado e constantemente avaliado.
Citamos, também, a definição de uma conhecida e respeitada autora do tema, Kwasnicka (1995, p. 17). Para ela, a administração é: “Um processo pelo qual o administrador cria, dirige, mantém, opera e controla uma organização”.
Peter Drucker (1909-2005) – a organização na perspectiva Neoclássica, em que o ser humano cada vez mais necessita cooperar com as outras pessoas para atingir os seus objetivos. Uma concepção em que os resultados são mais importantes que os meios. A eficácia deve estar acima da eficiência.
Organização de eventos esportivos
Para Chiavenato (2000, p.99),
Interpretar os objetivos propostos pela organização e transformá-los em ação organizacional por meio do planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da organização, a fim de alcançar tais objetivos da maneira mais adequada à situação.
c) Funções Administrativas
Ao analisarmos as funções administrativas em um evento esportivo, temos a grande necessidade de destacar um movimento que surgiu na França e que corrobora tal importância ainda nos dias de hoje. Uma concepção em que a ênfase está na estrutura organizacional, destacando sua máxima eficiência.
Essa perspectiva teve como seu maior expoente o francês Henri Fayol (1841-1925). É uma visão de cunho europeu, que dividiu a administração em cinco partes fundamentais: prever, organizar, comandar, coordenar e controlar.
(CHIAVENATO, 2010).
Seguindo essa abordagem clássica, adotamos essas funções para a organização de eventos. Esses elementos administrativos são essenciais nos tempos modernos, que cada vez mais primam pela eficiência acompanhada da eficácia. Pois precisamos fazer bem feito e, acima de tudo, atingir os objetivos, ou seja, alcançar os resultados esperados.
A obra de Poit (2004), conforme o quadro 3, enfatiza cinco funções administrativas, necessárias ao universo dos eventos esportivos.
Quadro 03 – Funções administrativas
Planejamento: para um bom planejamento, indica-se a seguinte divisão básica: Pesquisa, Programa-ção, Execução e Avaliação.
Organização: é onde estabelecemos uma estrutura formal de comando, onde acontece à divisão do trabalho. É a função responsável por atingir os objetivos.
Direção ou Liderança: é conseguir que as pessoas certas atinjam os objetivos da melhor maneira possível. Ser líder é manter as pessoas focadas e motivadas, é estimular o desenvolvimento inovador, integrando o individual com o todo da organização.
A organização de Eventos Esportivos:
Análise e Planejamento Capítulo 1
Controle ou Avaliação: é a manutenção do planejamento em seu processo contínuo, mesmo após a identificação de desarranjos e problemas. É fazer com que o planejamento seja cumprido, sem prejuízo ao evento. O Controle ou Avaliação deve ser constante.
Eficiência X Eficácia: ter eficiência é fazer as coisas da maneira correta, porém ter eficácia é fazer da