Análise das etapas do processo de IC

Ao implantar o processo de IC em uma empresa ou em um setor, uma das atividades iniciais refere-se à definição da estrutura sob a qual o processo de IC será operacionalizado.

Como é recomendável para o processo de IC dispor de profissionais com competências multidisciplinares, com conhecimento técnico em diferentes áreas, pois cada análise pode exigir um conhecimento especializado, observa-se que na prática as empresas estão utilizando-se das redes de inteligência para apoiar a operacionalização do processo de IC.

Cabe reforçar que as empresas tendem a dispor de uma equipe bastante reduzida, com dedicação exclusivamente voltada à atividade de inteligência da organização. Dentre as atribuições dessas pessoas, estão o direcionamento e o planejamento do processo de IC.

Com o apoio das redes, o núcleo de IC expande sua capacidade de realização das atividades relacionadas ao monitoramento do ambiente externo. Dessa forma, torna o processo mais robusto e ágil. O uso das redes foi uma prática evidenciada nas empresas B e C.

Comprovou-se que para a construção da rede é necessário identificar quais as áreas funcionais podem contribuir com informações relevantes, identificar colaboradores com competências alinhadas ao processo de IC e, convidar estes colaboradores para fazer parte da rede. A rede ainda pode contar com parcerias, como assistência técnica, universidades e outros órgãos de relacionamento da empresa.

Em relação à estrutura do processo de IC nos casos pesquisados, observa-se que na empresa A o processo de IC constitui-se como um serviço de inteligência prestado a um setor. Pela natureza do serviço oferecido, a gestão do processo constitui-se de forma centralizada e não conta suporte das redes.

No caso da empresa B, tanto a estruturação quanto a coordenação e o planejamento das atividades relacionadas ao processo de IC acontecem de forma totalmente descentralizada e independente, realizada por cada unidade de negócio, que conta com apoio de uma rede interna formada pelos colaboradores da área técnica.

Na empresa C, no que tange aos aspectos de planejamento e coordenação do processo de IC é realizado de forma centralizada pelo núcleo de IC. Entretanto, atividades relacionadas à execução do processo acontece de forma descentralizada com apoio da rede formada pelos colaboradores da empresa.

Após definida a estrutura sob a qual o processo de IC irá operar, é preciso planejar o processo, além de iniciar discussões no sentido de encaminhar alguns direcionamentos, como: quem são os clientes, quais informações eles precisam e quando essa inteligência deve ser entregue.

Conforme há na literatura (HERRING, 1999; ABREU et al., 2008), trata-se da identificação das necessidades de informação, o que a empresa ou o setor precisam saber para não serem surpreendidos. Com base nos casos estudados, observa-se que não é uma atividade trivial, não há um consenso em como definir as necessidades de informação, não existe uma regra.

O resultado dessa primeira etapa do processo é uma lista com os itens que o decisor quer e os itens que o núcleo de IC acredita que ele precisa. Recomenda-se que a lista de monitoramento não seja muita extensa. Portanto, em alguns casos pode haver necessidade de realizar uma priorização dos itens identificados.

O núcleo de IC deve analisar o que realmente a empresa ou o setor precisa, tendo em vista as decisões a serem tomadas. Conforme colocado por um dos entrevistados, os itens a serem monitorados são resultado da análise e priorização entre as informações que o decisor deseja receber e as informações que o núcleo de IC entende que são necessárias. Em suma, alguns itens são excluídos, outros são combinados ou alterados tendo em vista evitar a sobrecarga do processo de IC.

Cabe ressaltar que, ao serem questionados, os decisores delimitam um escopo de busca muito amplo. Nesse caso, cabe ao núcleo de IC alinhar o escopo de monitoramento de acordo com o direcionamento estratégico e os produtos de inteligência necessários para subsidiar o processo decisório nos diferentes níveis organizacionais.

Delimitado o escopo de monitoramento, a próxima etapa é a coleta das informações.

Em relação à etapa de coleta, seguem algumas recomendações:  cruzar informações de diferentes fontes;

 utilizar-se de informações de fontes primárias (colaboradores, parceiros, clientes);

 verificar junto a equipes de vendas, marketing, P&D quais informações estão disponíveis na própria empresa;

 fazer parcerias com institutos de pesquisa;

 utilizar-se de relatórios públicos, por exemplo, balanços, que as empresas disponibilizam trimestralmente;

 aproveitar contato com clientes para coletar informações e sugestões fornecidas espontaneamente.

A seleção e a priorização das fontes de pesquisa dependem do tipo de informação necessária para gerar os produtos de inteligência.

Destaca-se que na etapa de coleta os colaboradores das áreas que estão em contato com os clientes, fornecedores e equipe de vendas são excelentes canais para coleta de informação proveniente de fonte primária. Os colaboradores da empresa que trabalham com pesquisa, desenvolvimento e inovação devem ser envolvidos nas questões que abrangem coleta de dados sobre produto, questões técnicas e tendências tecnológicas. Os colaboradores ou parceiros em diferentes partes do mundo são ótimas fontes de coleta de informações sobre as forças políticas, sociais, econômicas, tecnológicas etc.

Realizada a etapa de coleta, o próximo passo é analisar todas as informações encontradas. As particularidades dessa etapa serão apresentadas no próximo item. Considera-se apenas que com base no resultado da análise os produtos de inteligência são gerados.

Foi possível constatar que o processo de IC aplicado para gerar inteligência para uma empresa é o mesmo aplicado para um setor. Entretanto, quando se trata de setor, a atividade de inteligência procura atender o maior número possível de gestores. De uma maneira geral, visa monitorar o comportamento do setor, as regulamentações, as tendências, os fornecedores, os distribuidores e a logística.

No caso da atividade de inteligência para a empresa, o número de gestores a ser atendido é bem menor, somente quem realmente decide na empresa. A inteligência é focada para suprir as demanda dos gestores, envolve o entendimento da dinâmica do setor de atuação no qual a empresa está inserida. Os produtos

serão mais pontuais no que diz respeito às recomendações e à análise do impacto dos possíveis acontecimentos para a empresa.

Quando se trata de um processo de IC voltado ao atendimento de demandas de um setor, deve conter o resultado de uma reflexão a fim de mostrar alguns caminhos e prováveis mudanças que podem vir a acontecer naquele setor. Sendo que cabe a cada empresa do setor, com base nos produtos de inteligência recebidos, definir ou alterar estratégias e traçar um plano de ação com base na inteligência recebida.

Assim que forem gerados os produtos de inteligência, eles devem ser disseminados. Conforme observado no depoimento dos analistas das empresas A, B e C, existe uma preocupação quanto à forma como é realizada a etapa de disseminação dos resultados. Essa etapa deve ir além de simplesmente encaminhar os relatórios aos gestores. Requer estratégias diferenciadas para entregar os produtos de forma efetiva. Deve-se considerar algumas questões ao gerar os relatórios de inteligência:

 o perfil dos gestores;

 que tipo de relatório se trata (estratégico, tático-operacional);  qual o nível de detalhamento necessário;

 a quantidade de informação contida no produto gerado;  a linguagem utilizada;

 o formato dos produtos.

Dependendo da complexidade do item pesquisado, o produto de inteligência pode ser dividido em vários relatórios que respondem a uma mesma demanda. Isso faz com que os produtos não fiquem muito densos, tornando a leitura e o entendimento mais rápido.

As pessoas que recebem os produtos gerados, chamadas de clientes da inteligência, são identificadas ao iniciar o processo de IC. Os clientes são os gestores que precisam de informações para tomada de decisão.

O processo de IC deve ser uma ação corporativa onde todos na empresa, ou no setor, tenham noção de quais as informações são geradas, onde é armazenada, como acessá-la e como contribuir com outras informações. Da mesma forma, o núcleo de IC deve saber quem precisa de determinada informação, cada produto de

inteligência gerado deve chegar rapidamente a quem tem poder de decisão sobre o assunto.

Além das pessoas identificadas previamente no processo, o núcleo deve verificar o nível de confidencialidade do conteúdo dos produtos de inteligência e avaliar se mais alguém na organização deve ser comunicado sobre os resultados gerados.

As empresas pesquisadas não possuem uma sistemática para mensurar os resultados alcançados pelo uso da inteligência gerada pelo processo de IC. Entretanto, todos corroboram com a importância de ter indicadores que apontem os resultados que ofereçam mais visibilidade e importância para o processo. Porém, destacam que é preciso definir como medir os resultados, considerando que o tempo e o esforço para isso devem ficar dentro de um padrão aceitável, de forma a não onerar o processo.

Nesse sentido, apontam alguns indicativos do que seria preciso para quantificar os resultados:

 avaliar se os produtos atenderam às demandas;

 definir variáveis que possam medir quais os resultados a empresa ou o setor alcançou fazendo uso da inteligência gerada pelo processo de IC;  identificar quais foram os resultados intangíveis ou indiretos.

Portanto, realizar um processo de IC para uma empresa ou para um setor segue as mesmas etapas. Ambos partem do conhecimento e de uma análise prévia sobre o ambiente interno e externo para identificar o que é necessário monitorar. Seguem, posteriormente, as demais etapas do processo de IC, tendo como objetivo gerar os produtos de inteligência sobre o ambiente externo auxiliando os gestores na tomada de decisão.