Conforme o agendamento dos eventos para aplicação do método OKA, foram designados dois servidores do quadro de pessoal permanente para acompanhar a pesquisadora, compondo a equipe de suporte, sendo um servidor da Pró-Reitoria de Planejamento (PROPLAN) e outra servidora da Progep.
Na etapa 7 do agendamento dos eventos, os respondentes foram convidados por meio eletrônico (email) e convite impresso para participarem do 1º Workshop - Gestão do Conhecimento e Método OKA, realizado no dia 18/03/2014, que tinha como principal objetivo apresentar o tema da gestão do conhecimento e expor os procedimentos gerais, as etapas e o cronograma da pesquisa. Na oportunidade foram entregues o questionário OKA, no formato impresso (anexo A) e os documentos auxiliares, que subsidiaram os respondentes no preenchimento do questionário, a saber: a) Distribuição das questões do questionário OKA por temática; b) Questões do OKA com as informações quantitativas coletadas; c) Descrição dos elementos e dimensões do método OKA; d) Glossário para auxiliar o preenchimento do questionário OKA; e) Informações gerais sobre a pesquisa; e f) Questionário para avaliação da metodologia de coleta de dados (forma mista).
Cabe ressaltar que, após a apresentação do 1º Workshop – Gestão do Conhecimento e Método OKA, no decorrer do período de preenchimento individual dos questionários, alguns respondentes do grupo da gestão intermediária e responsáveis de unidade procuraram a pesquisadora no próprio ambiente de trabalho, sugerindo que a etapa de coleta mista não fosse
realizada em conjunto com o grupo da alta gestão, em virtude do questionário possuir questões na qual os mesmos ficariam constrangidos e/ou desconfortáveis em responder determinadas questões coletivamente. Desse modo, o cronograma das atividades foi alterado, adicionando mais três datas para que o grupo da alta gestão respondesse o questionário separado do grupo da gestão intermediária ou responsáveis de unidades. A coleta dos dados, de ambos os grupos, foi gravada em áudio, nos formatos de mídia eletrônica mp3 e mp4.
Quanto à percepção dos gestores sobre a coleta de dados, 12 gestores dos 13 que participaram da coleta de dados preencheram o questionário (apêndice D), no qual foi questionado se o método OKA consegue fornecer uma visão ampla sobre os conceitos e práticas relacionadas à gestão do conhecimento no setor público. Aproximadamente 66% concordaram parcialmente e 34% concordaram totalmente com a afirmação. Essa mesma proporção também afirmou que após a aplicação do método OKA os gestores adquiriram novos conhecimentos, de modo que a sua visão da organização, em relação à gestão do conhecimento, tornou-se mais ampla e integrada com as demais áreas.
Quando os gestores foram questionados se a escolha da aplicação da forma mista do questionário OKA auxilia no compartilhamento do conhecimento entre os envolvidos, a fim de obter-se um diagnóstico da situação da gestão do conhecimento da organização, aproximadamente 75% concordaram totalmente e 25% concordaram parcialmente.
Aproximadamente 91% dos gestores concordaram totalmente e 9% concordaram parcialmente que a implementação de práticas relacionadas à gestão do conhecimento contribuirá para a melhoria dos serviços públicos prestados pela organização, bem como, 100% dos gestores responderam afirmativamente à pergunta que avaliou se as questões contidas do questionário contribuíram para diagnosticar de forma ampla a situação da Gestão do Conhecimento em uma organização pública.
No entanto, 91% dos gestores afirmaram que tiveram algum tipo de dificuldade em alguma pergunta, das 19 (dezenove) temáticas, detalhadas a seguir: 41% dos respondentes apontaram as dificuldades concentradas nas temáticas de liderança e gestão organizacional, natureza das comunidades de prática na organização e natureza dos conteúdos e conhecimentos na organização. Do total, 33% dos respondentes apontaram certa dificuldade nas temáticas de natureza dos servidores da organização, natureza das equipes na organização e natureza do programa de gestão do conhecimento da organização ou das atividades informais de gestão do conhecimento. E ainda 25% apontaram dificuldades nas temáticas de natureza do trabalho na organização, infraestrutura de tecnologia para gestão do conhecimento na organização, captura, armazenagem e disseminação do conhecimento.
Dentre esses, 66% dos gestores afirmaram que os principais motivos que justificaram as dificuldades acima foram a existência de perguntas que não se aplicavam à Progep e 58% apontaram também o pouco conhecimento de sua parte em relação ao assunto abordado.
45% dos gestores afirmaram que a forma mista adotada na coleta de dados foi muito efetiva, 18% como pouco efetiva e 36% apontaram como efetiva e, como principais sugestões para melhorias no processo de coleta de dados foram mencionadas as seguintes propostas:
“G-1: Através de grupos de estudo compartilhados”.
“G-2: Aplicar questionários e reuniões de consenso com frequência e sobre temas específicos, por equipe”.
“G-3: Ampliar o tempo para reunião de coletar, melhorar os termos usados nas escalas da questão”.
“G-4: Acompanhamento periódico dos indicadores identificados em cada coleta de dados realizada com os respondentes a fim de se verificar possível evolução no nível identificado da gestão do conhecimento na unidade pesquisada”.
“G-5: O processo foi um pouco longo, o que pode ter ocasionado a não participação dos gestores em todas as etapas. Acredito que o próprio pesquisador poderia consensar as respostas, ao invés, dos gestores”.
“G-6: Acredito que algumas traduções da ferramenta no idioma de origem careçam de melhor esclarecimento e tradução para facilitar o preenchimento do questionário”.
“G-7: O consenso um tanto forçado me soou estranho, mas sou leigo nas teorias que fundamentam este tipo de pesquisa. O questionário se mostrou uma ferramenta eficiente na coleta de dados e impressões bem precisas sobre o status da Gestão do Conhecimento na Instituição (no caso da nossa, uma situação bastante embrionária, pra não dizer inexistente). Como ponto negativo, o questionário me pareceu muito extenso, com algumas questões soando um tanto redundantes”.
“G-8: Se fosse possível, estender por mais de duas tardes (ou manhãs) o número de encontros para o consenso. O processo é rico, e quando é feito às pressas, fica algo perdido nas discussões ou na falta delas”.
O tópico seguinte abordará os resultados encontrados de cada dimensão do método OKA.