Dimensão 12 – Infraestrutura de Acesso ao Conhecimento

A dimensão 12 do OKA refere-se à infraestrutura de acesso ao conhecimento, e obteve uma pontuação mediana (16,9), no grupo da gestão intermediária e pontuação muito alta (34,1), no grupo dos gestores pertencentes à alta gestão.

Dentre as principais temáticas abordadas pela dimensão infraestrutura de acesso ao conhecimento tanto o grupo de gestores pertencentes à alta gestão como o grupo dos gestores pertencentes à gestão intermediária possuem alinhamento conceitual no que tange ao questionamento referente se a Progep possuía fontes oficiais definidas para os diferentes tipos de informações usadas na instituição. Ambos os grupos assinalaram que apenas para alguns tipos de informações como, por exemplo, no site da Progep.

Conforme a visão dos gestores, eles sabem onde procurar para encontrar novas informações disponíveis em sua organização, assim como frequentemente buscam informações específicas de uma unidade/departamento que eles acreditam que deveria tê-las,

mas que não as possui e acham fácil identificar quem sabe determinados assuntos na organização.

Os gestores reconheceram que, quanto à facilidade para os servidores identificar quais as fontes ou repositórios de conhecimento são os mais adequados para uma necessidade específica, não é muito fácil, na visão da gestão intermediária, e um pouco fácil, na visão da alta gestão como, por exemplo, a falta de prática de acessar o site da Progep. Assim como apontaram que frequentemente eles sentem que devem buscar informações por conta própria, nesse aspecto a gestão intermediária assinalou muito frequentemente.

Segundo os gestores, as unidades da Progep são pouco eficazes, no que tange à realização do diagnóstico de problemas internos (operacionais ou organizacionais), em virtude da máquina pública pesada e a própria perfomance dos servidores vinculada à cultura e ao desempenho interno, que dificulta a resolução de problemas mais rapidamente. Essa capacidade de realizar tal diagnóstico é mencionada por Choo (2006) no seu modelo de criação de conhecimento. Todavia, apesar de alguns servidores compreenderem as suas tarefas, competências e responsabilidades, os setores acabam não se inter-relacionando, pois alguns deles preferem se isolar, porque não se sentem parte do todo. No entanto, tem-se buscado uma integração e tem havido uma sinalização e materialização dessa integração, mas alguns servidores preferem se isolar, por mais que se tente se aproximar. Como exemplo, desde que a nova gestão gestou, vem-se trabalhando os módulos do SIGRH, sinalizando que tal processo iria facilitar os processos de trabalho, mas os servidores que possuem uma cultura atrasada, rejeita o novo procedimento, indo além disso, contaminando outras pessoas e estigmatizando também, porque ela não somente demonstra uma única e exclusivamente uma diferença de cultura ou de diferença de visão, ele entra no âmbito pessoal também, extrapolando o campo profissional.

No que diz respeito às percepções divergentes entre os dois grupos de gestores podemos destacar que o grupo de gestores pertencentes à gestão intermediária entenderam que os conteúdos de conhecimento armazenados na organização não são apropriados para nenhum público mencionado, a saber: alta gerência, gerência intermediária, consultores e fornecedores externos, gerentes de tarefa/projeto, especialistas setoriais/tópicos, equipes de apoio, gerentes funcionais/operacionais; os quatro últimos público a alta gerência também entende que os conteúdos não são apropriados.

Outro questionamento com visões diferentes diz respeito à abordagem da Progep para encontrar informações fora dela. Na percepção da gestão intermediária, a Progep busca informação no ambiente externo apenas quando necessita. Já a percepção da alta gestão é que

a Progep emprega uma abordagem sistemática de forma que ela busca informação regularmente no ambiente externo, no sentido de que a busca pode ocorrer para outros centros, pró-reitorias e outras instituições, a exemplo do que ocorre nos processos de remoção, insalubridade, plano de saúde (com mais de 30.000 usuários), a falta de documentos, pois regularmente necessita-se de informações externas, dados sobre os servidores envolvidos nesses processos e tal situação não ocorre esporadicamente. No entanto, apesar de que a busca seja motivada por uma situação, mas por conta da periodicidade acaba que sistematicamente, a Progep busca informações permanentemente, já que a necessidade é regular/constante, pela natureza do trabalho executado na Progep, implicando em sistematização, tornando-se abrangente, num quantitativo considerável, .

Deste modo, alguns gestores apontaram alguns motivos que geraram o percentual obtido pela dimensão, a saber: juntamente com a dimensão 9, a dimensão 12 revela uma distância maior entre a visão do grupo da gestão intermediária e o grupo da alta gestão, explicitando que o grupo da alta gestão aparentemente possui maior facilidade de acesso à informação; nível de compartilhamento da infraestrutura de acesso disponível para a organização utilizar efetivamente na atividade de disseminação de conhecimento implícito e explícito.

Também foram mencionadas propostas de oportunidades de melhorias e obstáculos enfrentados para implementá-las, tais como: promover o desenvolvimento de uma infraestrutura que proporcione acessibilidade no compartilhamento do conhecimento entre as unidades administrativas da organização; melhorar a distribuição e acesso a informação gerando homogeneidade entre grupos da organização, como obstáculo tem-se os problemas de comunicação aliados aos problemas da falta da infraestrutura ambiental (conceitual) e tecnológica que permita a gestão do conhecimento e sua formalização, capaz de potencializar o compartilhamento e o fluxo o conhecimento na organização; melhorar as redes de cabeamento de internet e dos equipamentos, além de proporcionar treinamento sobre essa temática; qualificação das equipes, como obstáculo foi apontado que a equipe da gestão necessita compreender a importância do seu papel e o seu impacto na organização.