Dimensão 3 – Compartilhamento de Conhecimento

A Dimensão 3 do OKA é referente ao compartilhamento do conhecimento e obteve uma pontuação média nos dois grupos pesquisados, sendo 17,5 a pontuação do grupo da gestão intermediária e 19,3 no grupo da alta gestão.

Dentre as principais temáticas abordadas pela dimensão compartilhamento do conhecimento, tanto o grupo de gestores pertencentes à alta gestão, como o grupo dos gestores pertencentes à gestão intermediária possuem percepção semelhantes quando questionados sobre a qualidade da comunicação entre as partes da organização, em que a qualidade da comunicação entre unidades distintas não era muito boa e entre níveis hierárquicos distintos era um pouco boa para o grupo da alta gestão e boa para o grupo da gestão intermediária.

Constatou-se que, frequentemente, os gestores se aconselham com outros servidores, no intuito de ter acesso aos seus conhecimentos ou aos seus saberes tácitos, como também consideraram que a organização apoia a interação social que permite o compartilhamento tácito entre as pessoas. Para os gestores pertencentes à gestão intermediária, os servidores não têm muita noção do valor implícito ou explícito do conhecimento compartilhado por meio das iniciativas de gestão do conhecimento da organização. Semelhantemente o grupo de gestores pertencentes à alta gestão considerou que os servidores têm um pouco de noção, isto é, uma escala um pouco maior da escala atribuída pelo outro grupo.

Quanto aos mecanismos que a instituição possui que permite aos servidores compartilharem conhecimento tácito, foram citados: intranet, treinamentos e oficinas/workshops, o boca a boca ou o face a face, reuniões e participação de servidores em eventos presenciais. Foram mencionadas também o gerenciamento de documentos, a publicação de conteúdo na web e o manuseio/divulgação da informação, essa última somente a alta gestão considerou, como banners, o site da Progep com redirecionamento para o site da UFPB, comemoração do Dia Internacional da Mulher são políticas de compartilhamento de conhecimentos existentes na organização.

Os gestores apontaram que a realização de eventos em grupo, grupos de discussão, mensagens instantâneas e ferramentas e espaços virtuais colaborativos/outros (Spark), mensagens eletrônicas (emails), programas de treinamento, auxílios/aconselhamento por pares/colegas são atividades de compartilhamento de informações que são apoiadas pela Progep. Assim como consideraram que documentos e publicações institucionais, dados de clientes (cidadãos-usuários), diretório corporativo de pessoas, essa atividade somente a gestão intermediária considerou e decisões, essa última somente a alta gestão considerou, como sendo conhecimentos explícitos que a organização compartilha. Tais práticas corroboram com o compartilhamento de conhecimento conforme mencionam Davenport e Prusak (2003).

Os gestores também consideraram coleta de dados por meio de questionários, técnicas de braisntorming (somente a gestão intermediária) e ajuda de pares, essa última como a técnica mais frequente como métodos que a Progep utiliza para capturar conhecimento tácito.

Os gestores apontaram que a organização oferece programa de ambientação para novos servidores, apesar de reconhecerem que a oferta não atende a demanda. E nessa mesma direção, classificaram como efetivo na média, os serviços prestados pela Progep aos cidadãos usuários, apesar de não ser tão ágeis quanto se gostaria que fossem.

A única percepção divergente entre os dois grupos de gestores pesquisados foi referente ao questionamento sobre a existência de restrições adequadas sobre compartilhamento de conhecimentos, tais como política de necessidade de saber ou revelação/liberação de informação sobre certos conhecimentos. A alta gestão afirmou que existia esse tipo de restrição, quando, por exemplo, se tratava de informações específicas de código de vagas, já que por motivos históricos da instituição, o Quadro de Professor Equivalente e o Quadro de Referência dos Servidores Técnico-Administrativos (QRSTA) ainda não estavam publicados. Já o grupo da gestão intermediária afirmou que não existia esse tipo de restrições, mencionando somente as liberações de senhas de acesso aos sistemas, feito pelo Núcleo de Tecnologia e Gestão da Informação para os servidores internos da Progep.

Por fim, alguns gestores apontaram alguns motivos que geraram o percentual obtido pela dimensão, a saber: o processo de socialização e geração de vínculo é um ponto importante; há gestores que consideraram a pontuação obtida nessa dimensão alta em relação à realidade da Progep; a organização necessita aperfeiçoar continuamente suas estratégias para o compartilhamento do conhecimento; a média obtida poderia ter sido menor, quando se leva em consideração que o compartilhamento de informações é realizado mais por uma questão de necessidade da natureza das atividades, do que pelo esforço da alta administração em sistematizar e organizar a gestão do conhecimento.

Também foram mencionadas propostas de oportunidades de melhorias e obstáculos enfrentados para implementá-las, tais como: estabelecimento de metodologia que vise a otimização dos processos de trabalho, o aumento do grau de utilização das estruturas organizacionais disponíveis para compartilhar o conhecimento tácito e explícito nas equipes de trabalho, como obstáculo tem-se o baixo nível de envolvimento na contribuição para a utilização das estruturas organizacionais disponíveis, além das resistências a mudanças para a implementação de novos métodos de trabalho que gerem maior dinamicidade; realização de workshops e oficinas cujo objetivos seriam a atualização de conhecimentos na área a fim de estruturar os processos de trabalho, como obstáculo foi considerado a incipiente atualização

das equipes, dos gestores e dos recursos financeiros; apesar de o compartilhamento de conhecimento já ser uma atividade que vem sendo trabalhada no âmbito organizacional da Progep, facilitaria bastante as vias de trabalho das unidades, pois as divisões trabalham interligadas, todavia como obstáculo foi reconhecido a necessidade de uma maior conscientização dos processo de trabalho de cada setor, para que os mesmos sejam compartilhados com os demais; implantar um sistema de gestão do conhecimento, com a realização de treinamentos, e como obstáculo foi apontado a falta de um sistema de gestão do conhecimento e o desconhecimento sobre a temática .

A seguir, serão detalhados os argumentos da Dimensão 4 – Comunidades de Prática e Times de Conhecimento.