Aspectos práticos do sistema da gestão de custos

Este item tem como objetivo apresentar a identificação e as principais características dos aspectos práticos do sistema de gestão de custos da Gelopar.

Implantado na Gelopar em 1998, o sistema de gestão de custos da empresa encontra-se dentre as tecnologias de gestão mais utilizadas. O sistema não é personalizado, mas integrado às áreas operacional e gerencial. Utiliza-se um software desenvolvido no ambiente interno da empresa, interligado ao sistema Magnus (Datasul) de gestão, juntamente com o aplicativo Excel; essa conjugação de recursos computacionais vem atendendo parcialmente às necessidades técnicas do sistema de gestão de custos.

O sistema gera informações mensalmente, e uma vez por ano recebe atualizações por meio de adequações e reformulações do sistema de gestão de custos já existente.

Como aspectos práticos do sistema de gestão de custos, neste trabalho, serão considerados a capacidade que o sistema de custos tem em proporcionar informações gerenciais destinadas a apoiar e fomentar a sustentação competitiva da empresa; a combinação de métodos de custeio utilizados na arquitetura estrutural do sistema; e os principais subsistemas (setores) fornecedores de dados; assim como seus principais usuários, o rol de geração de informações com vistas a atender aos objetivos do sistema de gestão de custos, e a finalidade do uso destas informações.

O sistema de gestão de custos da Gelopar proporciona à empresa: custeio dos produtos, avaliação de resultados, apoio às decisões gerenciais que envolvem análises de custos, controle e redução de custos visando à maximização de resultados, e atendimento diferenciado por cliente.

O desenho e a modelagem de custos encontram-se apoiados nos métodos de custeios, como: Custeio-Padrão, Custeio Variável, Custeio-Alvo, Pseudolucro, Centros de Custos, Ordem de Produção/Serviços, Custeio por Absorção e Análise da Cadeia de Valor. A Gelopar não pretende, atualmente, implantar o método de custeio Unidade de Esforço de Produção e o Custeio kaizen. Já quanto ao método de Custeio ABC (Activity Based Costing) e ao método de Orçamento Baseado em Atividade, a empresa prepara-se para implantá-los nos próximos anos. O Gerenciamento Baseado em Atividades (Activity Based Management -

ABM) operacional e estratégico não são conhecidos pela empresa.

Os subsistemas (setores) da empresa fornecedores de dados são: contabilidade e finanças, recursos humanos, compras, desenvolvimento do produto, produção e materiais, vendas e marketing e administração geral. Os três primeiros não apresentam nenhuma dificuldade nesse relacionamento com o sistema de gestão de custos da empresa. Já os demais apresentam dificuldades nesse relacionamento, destacando-se vendas e marketing e administração geral com grande dificuldade. Os setores de planejamento e logística não atuam como fornecedores de dados para o sistema de gestão de custos.

Como principal usuário do sistema de gestão de custos ressalta-se o setor de vendas e marketing, seguido dos setores de produção, de administração geral e de contabilidade e finanças. Dentre as informações geradas pelo sistema de gestão de custos, o apoio à formação do preço de venda, a apuração dos custos de cada produto, a melhoria de negociação com clientes e fornecedores, a análise da margem de contribuição, o acompanhamento do comportamento dos custos indiretos e a apuração do custo global são considerados pela empresa, nessa ordem, as mais importantes.

No quadro 37 é possível uma visualização do rol de informações geradas pelo sistema de gestão de custos da Gelopar, agrupadas por métodos de custeio utilizados pela empresa.

QUADRO 37- INFORMAÇÕES GERADAS PELO SISTEMA DE GESTÃO DE CUSTOS DA GELOPAR, SEGUNDO MÉTODOS DE CUSTEIOS UTILIZADOS

MÉTODOS DE CUSTEIO

UTILIZADOS INFORMAÇÕES GERADAS

Absorção - Apuração do custo global.

Custeio Variável - Identificação das linhas e produtos que mais influenciam os lucros; - Apoio à formação de preços de venda;

- Análise de margem de contribuição e lucratividade. Centros de Custos - Redução de custos por departamento a cada período;

- Apuração dos custos de cada produto / serviço; - Identificação de padrões de comportamento de custos;

- Avaliação de desperdícios e sua representação nos custos dos processos; - Acompanhamento do comportamento dos custos indiretos.

Ordem de Produção - Apuração dos custos de cada produto/serviço;

- Análise da variação entre custo indireto real e a taxa do custo indireto aplicado. Custeio Alvo - Redução de custos de cada modelo de produto;

- Avaliação de desperdícios e sua representação nos custos dos processos;

- Produção de produtos e serviços que atendam às expectativas dos clientes com baixo custo. Análise da Cadeia de Valor - Melhoria de negociações com clientes e fornecedores;

- Produção de produtos e serviços que atendam às expectativas dos clientes com baixo custo; - Apoio à formação de preços de venda.

Pseudolucro - Rapidez de feedback; - Custos da não conformidade;

- Definição de prioridades para investimentos;

- Capacitação de funcionários para processos decisórios; - Controle e redução dos elementos de custo.

Custeio Padrão - Redução de custos de cada modelo de produto; - Apuração dos custos de cada produto/serviço; - Identificação de padrões de comportamento de custos;

- Avaliação de desperdícios e sua representação nos custos dos processos; - Acompanhamento do comportamento dos custos indiretos;

- Análise da variação entre custo indireto real e a taxa do custo indireto aplicado; - Custos da não conformidade;

- Avaliação de desempenho e melhoria contínua. FONTE: Elaboração da autora

As informações geradas pelo sistema de gestão de custos da Gelopar também promovem outros benefícios nos processos da empresa, por meio da utilização dos

feedbacks operacionais (informações financeiras e não-financeiras) para os setores, como:

vendas e marketing, produção, contabilidade e finanças e administração geral. Tais benefícios podem ser visualizados no quadro 38.

QUADRO 38 - FEEDBACK OPERACIONAL E BENEFÍCIOS OBTIDOS DO SISTEMA DE GESTÃO DE CUSTOS DA GELOPAR

SETORES QUE RECEBEM

FEEDBACK OPERACIONAL BENEFÍCIOS OBTIDOS

Vendas e Marketing; Produção;

Contabilidade e Finanças; Administração Geral.

Melhoria de processos (eficiência e rapidez); Obtenção e sustentação da qualidade;

Otimização dos recursos (eliminação de desperdícios).

A importância do sistema de gestão de custos da Gelopar encontra-se vinculada à aceitação por parte da direção e dos demais setores da empresa, aliada à representatividade do sistema de gestão de custos no desempenho global da empresa. No que se refere a esses aspectos, o sistema de gestão de custos recebe uma média aceitação por parte dos setores. A alta direção atribui ao sistema de gestão de custos uma prioridade média, com uma baixa demonstração de compromisso.

Em relação à contribuição do sistema de gestão de custos, essa é considerada positiva. Novak (2003), supervisor de custos da empresa, considera que para melhorar essa contribuição é necessária uma padronização de processos e tempo de produção. Considera relevante, também, para o bom desempenho do sistema de gestão de custos da empresa, maior apoio da alta direção, melhoria da confiabilidade dos dados recebidos, melhoria no sistema de custos, maior flexibilidade e agilidade e comprometimento das demais áreas.

As alternativas apontadas para o alcance das melhorias enfatizadas no sistema de gestão de custos, ainda conforme Novak (2003), consistem em mais apoio da alta administração, maior participação nas decisões operacionais, mais conhecimento do sistema de gestão de custos por parte de todos e melhoria da comunicação entre as áreas.

4.4.3 Identificação da Influência de Fatores Organizacionais nos aspectos práticos