Aspectos práticos do sistema de gestão de custos

A identificação e caracterização do sistema de gestão de custos da Spaipa, por meio de suas características gerais, seus aspectos práticos e a sua importância para a empresa são os objetivos deste item.

O sistema de gestão de custos da Spaipa foi implantado em 1996. Trata-se de um sistema personalizado e integrado às áreas operacional e gerencial e, atualmente, é operacionalizado pelo software Oros ABC/R3, que atende totalmente às necessidades técnicas exigidas pelo sistema.

Gerando informações mensalmente, o sistema vem recebendo atualizações semestrais ou no momento em que a empresa percebe novas necessidades. Essas atualizações dão-se por meio de reformulações no sistema já existente.

No que se refere aos aspectos práticos do sistema, considera-se, neste trabalho, a capacidade que o sistema de gestão de custos tem em proporcionar apoio às necessidades gerenciais da empresa, os principais métodos e critérios de custeio utilizados na modelagem do sistema, os principais setores fornecedores de dados, os principais usuários, a capacidade de geração de informações do sistema e a finalidade do uso destas informações.

O sistema de gestão de custos da Spaipa proporciona apoio nas necessidades gerenciais da empresa por meio de informações pertinentes ao custeio dos produtos, avaliação de resultados, apoio às tomadas de decisões gerenciais que envolvem análises de custos, controle e redução dos custos visando à maximização de resultados, informações para aprimoramentos de processos e aprendizado, planejamento, diferenciação dos produtos, liderança em custos, atendimento diferenciado por cliente e lançamento de novos produtos.

Os métodos de custeio utilizados na modelagem e arquitetura do sistema para o processamento dos dados e obtenção das informações da Spaipa são: Custeio Baseado em Atividades (Activity Based Costing - ABC), Cadeia de Valor, Gerenciamento Baseado em Atividades (Activity Based Management - ABM) Operacional, Custeio Padrão, Centros de Custos, Ordem de Produção/Serviços e o Custeio kaizen de otimização dos custos. Segundo a pesquisa, a importância desses métodos para a operacionalização do sistema segue a ordem na qual eles foram apresentados acima. A empresa pretende implantar nos próximos anos o Custeio Alvo, o Orçamento Baseado em Atividades e o Gerenciamento Baseado em Atividades. Já quanto aos métodos de Custeio por Absorção, Custeio Variável e Unidade de Esforço de Produção, a empresa declara que não pretende implantá-los.

Os setores de produção, de logística, de recursos humanos, de planejamento, compras e de vendas e marketing constituem-se em fornecedores de dados e usuários do sistema de gestão de custos, destacando-se o último como o único setor da empresa a apresentar alguma dificuldade em fornecer dados para o sistema em tempo hábil.

Já os setores de materiais, de contabilidade e finanças, de recursos humanos, de planejamento, de logística e de administração geral atuam apenas como fornecedores de dados, sem apresentar nenhuma dificuldade para tal fornecimento.

Tomando-se os dados coletados, o quadro 14 mostra as informações geradas pelo sistema de gestão de custos da Spaipa. Para uma melhor visualização e compreensão, vinculam-se grupos de informações aos métodos de custeios utilizados pela empresa.

QUADRO 14 - INFORMAÇÕES GERADAS PELO SISTEMA DE CUSTOS DA SPAIPA, SEGUNDO MÉTODOS DE CUSTEIOS UTILIZADOS

MÉTODOS DE CUSTEIOS

UTILIZADOS INFORMAÇÕES GERADAS

Centros de Custos u Redução de custos por departamento a cada período; u Apuração dos custos de cada produto / serviço; u Identificação de padrões de comportamento de custos;

u Avaliação de desperdícios e sua representação nos custos dos processos; u Acompanhamento do comportamento dos custos indiretos.

Ordem de Produção u Apuração dos custos de cada produto / serviço. Custeio Baseado em Atividades

(Activity Based Costing - ABC) u Identificação das linhas e produtos que mais influenciam os lucros;u Avaliação de desperdícios e sua representação nos custos dos processos; u Custeamento das atividades desenvolvidas (Custeio dos produtos / serviços por

atividades);

u Comparação entre a estrutura atual de custos e a capacidade instalada; u Decisões sobre mix de produtos;

u Análise de atividades que agregam e atividades que não agregam valor; u Análise da margem de contribuição e lucratividade;

u Taxas de geradores de custos previstos;

u Análise da variação entre custo indireto real e a taxa do custo indireto aplicado. Custeio Alvo u Planejamento de lucros;

- Redução de custos totais nos estágios de planejamento e desenho dos produtos e serviços;

- Redução de custos nas etapas de manufatura; - Redução de custos de cada modelo de produto;

- Avaliação de desperdícios e sua representação nos custos dos processos; u Produção de produtos e serviços que atendam às expectativas dos clientes com baixo

custo.

Custeio Kaizen u Avaliação de desempenho e melhoria contínua; - Rapidez de feedback;

- Custos da não conformidade;

u Controle e redução dos elementos de custo.

Análise da Cadeia de Valor u Melhoria de negociações com clientes e fornecedores;

- Produção de produtos e serviços que atendam às expectativas dos clientes com baixo custo;

u Apoio à formação de preços de venda. Custeio Padrão _{u Redução de custos de cada modelo de produto;}

- Apuração dos custos de cada produto / serviço; - Identificação de padrões de comportamento de custos;

- Avaliação de desperdícios e sua representação nos custos dos processos; - Acompanhamento do comportamento dos custos indiretos;

- Análise da variação entre custo indireto real e a taxa do custo indireto aplicado; - Custos da não conformidade;

- Comparação entre o custo real e o custo padrão; - Controle e redução dos elementos de custo; u Avaliação de desempenho e melhoria contínua. Orçamento Baseado em Atividades u Planejamento de lucros;

- Taxas de geradores de custos previstos; - Previsão de despesas de médio prazo; u Custos de operações eficientes. Gerenciamento Baseado em

Atividades (Activity Based

Management - ABM)

u Análise de atividades do alto para baixo; u Análise dos processos que agregam valor.

O sistema de gestão de custos da Spaipa desenvolve praticamente todas as potencialidades que um sistema de custos pode ter. Além das informações listadas no quadro 14, gera ainda informações para demonstrativo de resultados, apuração do custo global e avaliação de estoques, compatíveis com o método de custeio por absorção.

As finalidades principais do sistema de gestão de custos da Spaipa são proporcionar baixo custo e diferenciação.

As informações para decisões sobre mix de produtos, planejamento de lucros e análise de margem de contribuição e lucratividade são apontadas como as de maior importância para a empresa. As justificativas para esta importância, segundo Bozza (2003), coordenador de custos gerenciais da empresa, podem ser vistas no quadro 15:

QUADRO 15- JUSTIFICATIVAS DA IMPORTÂNCIA DAS PRINCIPAIS INFORMAÇÕES GERADAS PELO SISTEMA DE GESTÃO DE CUSTOS DA SPAIPA

INFORMAÇÕES GERADAS IMPORTÂNCIA DAS INFORMAÇÕES

Decisões sobre mix de produtos A correta alocação dos gastos nos produtos permite uma adequada definição do mix de produtos mais rentáveis.

Planejamento de lucros Qualquer planejamento somente poderá ser feito baseado em fatos e dados corretamente calculados.

Análise de margem de contribuição e lucratividade Permite a tomada de decisões rápidas a respeito de ações de mercado.

FONTE: Elaboração da autora

As informações (financeiras e não financeiras) geradas pelo sistema atendem também ao objetivo de fornecer feedback operacional para os setores de vendas e

marketing, produção, materiais, contabilidade e finanças, recursos humanos, compras,

planejamento, logística e administração geral.

A melhoria de processos (eficiência e rapidez), a melhoria do aprendizado dos funcionários atuando na produção, o aprimoramento contínuo da mão-de-obra, obtenção e sustentação da qualidade e otimização de recursos (eliminação de desperdícios) são os principais benefícios obtidos por meio do sistema de gestão de custos atual da empresa, como mostra o quadro 16:

QUADRO 16 - FEEDBACK OPERACIONAL E BENEFÍCIOS OBTIDOS DO SISTEMA DE GESTÃO DE CUSTOS DA SPAIPA SETORES QUE RECEBEM FEEDBACK OPERACIONAL BENEFÍCIOS OBTIDOS

- Vendas e Marketing; - Produção; - Materiais; - Contabilidade e Finanças; - Recursos Humanos; - Compras; - Planejamento; - Logística; - Administração Geral

- Melhoria de processos (eficiência e rapidez); - Melhoria do aprendizado dos funcionários ligados à

produção;

- Aprimoramento contínuo da mão-de-obra; - Obtenção e sustentação da qualidade;

- Otimização dos recursos (eliminação de desperdícios)

FONTE: Elaboração da autora

O sistema recebe da alta direção da empresa média prioridade de ação e demonstração de compromisso. Porém, o sistema tem elevada aceitação dos demais setores e a sua contribuição no desempenho global da empresa pode ser considerada muito positiva.

Cabe aqui destacar que, conforme Bozza (2003), as maiores dificuldades enfren- tadas na condução e desempenho do Sistema de Gestão de Custos encontram-se na capacidade do sistema em refletir, dentro do modelo de custos, todas as mutações dos processos, na mesma velocidade em que elas ocorrem.

4.2.3 Identificação da influência de fatores organizacionais nos aspectos práticos