Cadeias de Preservação e de Custódia de Documentos Arquivísticos

De acordo com Flores (2018a, s/p), a cadeia de custódia é um conceito explorado por Sir Hilary Jenkinson, em 1922, que trata da custódia do documento arquivístico,

el concepto jurídico de su custodia, de cuidar, de proteger el documento. Concepto que va desde la producción de los documentos por el productor hasta llegar al preservador. Cabe mencionar que em 1922, estamos hablando de documentos analógicos, de documentos em soporte papel y que ya había uma preocupación de ruptura de su Cadena de Custodia, lo que afectaría la garantia de autenticidad de estos documentos. Entonces Jenkinson decía que era una línea ininterrompida y que no podría ser rota. [...] no podría ser sacado de su organicidad y Cadena de Custodia llevado a outro espacio que no fuera el suyo próprio, y no a um museo o centro de documentación que iria a romper com la Cadena de Custodia y su fuente de prueba. Así, hablamos de dos entornos, productor/gestor e preservador.

A Figura 6 apresenta a cadeia de custódia dos documentos arquivísticos em suporte tradicional fundamentada na Teoria das Três Idades, segundo a abordagem de Jenkinson.

Figura 6 – Cadeia de Custódia dos Documentos Arquivísticos Tradicionais

Esses documentos de guarda permanente após a finalização das fases corrente e intermediária precisam ser exportados para um ambiente confiável. A cadeia de custódia pode ser mantida sem rupturas, pois os documentos de guarda permanente são transferidos para outro custodiador, que terá a responsabilidade legal de preservar os documentos (FLORES; ROCCO; SANTOS, 2016, p. 120).

A abordagem da cadeia ininterrupta de custódia aplicada ao ambiente convencional, parece se confundir com a cadeia de custódia de preservação quando aplicada ao meio digital. Isso se justifica, pois, a preservação é realizada ao se trabalhar com ferramentas de tecnologia da informação, no entanto, a preservação está contida dentro da cadeia de custódia ininterrupta digital. Assim, o próprio sistema participa desta cadeia, visto que o documento digital produzido em um SIGAD ou SIGAD de negócio deve ser entregue ao preservador, tornando-se o novo custodiador, dispondo de ferramentas de preservação: o RDC-Arq, encarregado de fazer as alterações necessárias para efetuar a preservação e garantir o acesso pelo tempo necessário (FLORES; ROCCO; SANTOS, 2016, p. 127).

A Figura 7 apresenta a cadeia de custódia dos documentos digitais, demonstrando as relações entre SIGAD em conformidade com o e-Arq Brasil e o RDC-Arq, segundo o modelo OAIS.

Figura 7– Cadeia de Custódia dos Documentos Arquivísticos Digitais

A Cadeia de Custódia, portanto, é o documento ou trilha que demonstra a sucessão de entidades coletivas ou pessoas que tiveram posse, custódia e controle sobre os documentos (INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES - MULTILINGUAL ARCHIVAL TERMINOLOGY).

E a Cadeia de Preservação representa as atividades de gestão e preservação de documentos digitais (complexos e específicos), de modo a assegurar a sua autenticidade ao longo do tempo.

Para Duranti (2005, p. 16-17 apud SILVA, 2016, p. 253),

a cadeia de preservação dos documentos eletrônicos deve começar desde o momento da produção, e são necessários controles sobre os documentos para que possam se manter preserváveis, incluindo os procedimentos de avaliação, pois esta deve ser atividade sistemática a ser feita pelo produtor, e não deve ser adiada até o momento em que os documentos serão transferidos para a instituição arquivística.

Cabe ao produtor e ao preservador cumprirem suas responsabilidades mantendo, estabelecendo e garantindo que a cadeia de preservação não seja rompida, nem durante a sua custódia, nem quando da transferência de documentos para o arquivo permanente.

O Arquivo Nacional e a Câmara dos Deputados traduziram as publicações “Diretrizes do Produtor” e “Diretrizes do Preservador” elaboradas pelo InterPARES 2 Project, sob a coordenação da Dra. Luciana Duranti, Diretora do Projeto, para uso das organizações.

De acordo com esse documento, as diretrizes enfocam o elo de preservação da cadeia de preservação e estão organizadas de acordo com a sequência de atividades apresentadas no modelo da Cadeia de Preservação do InterPARES, que apresenta os passos sequenciais para a produção, manutenção e preservação de documentos autênticos (InterPARES, 2010).

Na visão de Silva (2016, p. 267),

No mundo contemporâneo, a preservação e o acesso se entrecruzam com várias questões, como a revolução tecnológica, a ampliação das reivindicações democráticas por transparência do Estado e, portanto, uma maior exigência de acesso e uso dos documentos. A produção massiva de documentos digitais e sua preservação, intrinsicamente vinculada à manutenção da acessibilidade dos objetos digitais, mudaram a maneira de conceber a preservação, que precisa garantir a capacidade de interpretar e compreender tais documentos no presente e no futuro. Em outras palavras, a preservação não se distingue do acesso, pois preservar é garantir que o documento possa ser compreendido. Além disso, como a preservação digital depende dos procedimentos feitos no momento de produção e manutenção dos documentos arquivísticos, essa situação possibilita que se retorne a ligação com

as unidades produtoras, rompida quando os arquivos se tornaram históricos, isto é, voltados basicamente para passado e pensando no seu uso futuro.

Nesse sentido, as instituições precisam empreender estratégias de preservação digital focadas em uma abordagem sistêmica, orientadas por normas, modelos, padrões, requisitos metodologia e o apoio de profissionais qualificados para o cumprimento das atividades arquivísticas, de modo a produzir, preservar e acessar documentos autênticos, confiáveis e compreensíveis, em uma cadeia de custódia ininterrupta (Flores, 2018c). Tais estratégias precisam estar inseridas na política de preservação das instituições, delineada em programas e planos para o alcance de objetivos e metas.

A figura 8 apresenta a Cadeia de Custódia Ininterrupta por meio da interoperabilidade entre ambientes de gestão, preservação e acesso (SIGAD, RDC-Arq e Plataforma de Acesso, respectivamente).

Figura 8 – Ambientes de Gestão, Preservação e Acesso

Fonte: (Flores, D. 2015 - Grupo CNPq UFSM GED/A)

Neste capítulo foi apresentado a Revisão de Literatura relacionada à temática da pesquisa. Na sequência, o capítulo, Contextualização de Estudo, que versa sobre a política de

arquivos, as IFES, o Projeto AFD que integra o SIGEPE e as normativas de criação e implantação do AFD nos órgãos e entidades do SIPEC.