5 ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS
5.2 A IMPLANTAÇÃO DO AFD NAS IFES
disponibilizado um cronograma de ações para o período entre 02 de outubro e 31 de dezembro de 2018, finalizando com a inativação do acesso ao SGAFD.
Em 12 de dezembro de 2018 foi realizado um Workshop em Brasília/DF, por intermédio do DESIS/MP, com o intuito a apresentar aos servidores da área de Recursos Humanos a plataforma SIGEPE-AFD, a nova normativa e o Processo Licitatório em curso para a contratação da empresa que prestará serviços de digitalização do legado das pastas funcionais.
5.2 A IMPLANTAÇÃO DO AFD NAS IFES
Nos subcapítulos a seguir são apresentadas as análises e as discussões dos resultados coletados pelo Sistema Eletrônico do Serviço de Informação ao Cidadão, por meio de 2 (dois) questionários encaminhados a 17 (dezessete) Instituições Federais de Ensino Superior da Região Sul do Brasil, sendo que 11 (onze) delas se referem às universidades federais e 6 (seis) aos institutos federais.
O primeiro questionário foi elaborado para verificar quais instituições possuíam arquivos estruturados, quais já haviam implementado Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis (RDC- Arq) e Plataformas de Descrição, Difusão e Acesso, entre outros questionamentos, de modo a conhecer o funcionamento do Setor de Arquivos das IFES. O segundo teve como objetivo, verificar o atendimento à Portaria Normativa / SEGRT nº 4, de 10 de março de 2016, relativa à implantação do Assentamento Funcional Digital.
Os dados relativos à identificação das Instituições Federais de Ensino Superior em atividade na Região Sul do Brasil, foram coletados no Portal e-MEC.
5.2.1 Os Setores de Arquivo e a Implementação de SIGAD, RDC-Arq e Plataforma de Descrição, Difusão e Acesso nas IFES
As informações apresentadas neste subcapítulo estão relacionadas às respostas mais relevantes relacionadas aos questionários enviados às IFES (APÊNDICE G), via e-SIC, bem como, às informações apresentadas nos websites das instituições.
É relevante informar que, o Instituto Federal Catarinense (IFC) não forneceu as informações relativas a esse questionário, em virtude de que a mesma encaminhou em seu lugar, as respostas do questionário relativo ao AFD, ao atender ao recurso em 2ª instância. A pesquisadora, por sua vez, não percebeu a troca dos questionários no momento do recebimento e, portanto, as perguntas não foram respondidas.
Por essa razão, os quadros, tabelas e gráficos podem apresentar os termos “não informou”, ou “não consta” nos campos que deveriam apresentar as informações fornecidas pelo IFC.
Para iniciar a investigação foram elencadas as Instituições Federais de Ensino Superior da Região Sul em atividade e o ano de fundação mais antigo, considerando as denominações anteriores, conforme demonstra o Quadro 2.
Quadro 2 – Instituições Federais de Ensino Superior
(continua)
Instituições Federais de Ensino Superior Sigla Estado Fundação
Universidade Federal do Paraná UFPR PR 1912
Universidade Tecnológica Federal do Paraná UTFPR PR 1909 Universidade Federal da Integração Latino-Americana UNILA PR 2010
Universidade Federal de Santa Catarina UFSC SC 1960
Universidade Federal da Fronteira Sul UFFS SC 2009
Universidade Federal do Rio Grande do Sul UFRGS RS 1934
Universidade Federal de Santa Maria UFSM RS 1960
Universidade Federal de Pelotas UFPEL RS 1960
Universidade Federal de Rio Grande FURG RS 1969
Universidade Federal de Ciências da Saúde de Porto Alegre UFCSPA RS 1953
Universidade Federal do Pampa UNIPAMPA RS 2008
Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Paraná IFPR PR 1869
Quadro 2 – Instituições Federais de Ensino Superior
(conclusão)
Instituições Federais de Ensino Superior Sigla Estado Fundação
Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia
Catarinense IFC SC 1953
Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Santa
Catarina IFSC SC 1909
Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia
Farroupilha IFFAR RS 1954
Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio
Grande do Sul IFRS RS 1909
Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia Sul-
Riograndense IFSul RS 1942
Fonte: Autores
A UFPR foi fundada no ano de 1912 e, em 1950, foi federalizada passando a se chamar Universidade Federal do Paraná (UFPR).
A UTFPR teve sua origem como Escola de Aprendizes e Artífices do Brasil em 1909 e, após passar por outras denominações, adquiriu status de universidade em 2005.
UFRGS iniciou como Universidade de Porto Alegre, em 1934, adquiriu outras denominações até ser federalizada em 1950, passando a se chamar Universidade Federal do Rio Grande do Sul.
A UFSM foi fundada em 1960 como Universidade de Santa Maria e federalizada no ano de 1965.
A UFPEL teve sua origem em 1960 como Universidade Rural do Sul, assumiu outras denominações e, em 1969, transformou-se como Universidade Federal de Pelotas.
A FURG iniciou como Universidade de Rio Grande no ano de 1969. A UFCSPA teve sua origem como Faculdade Católica de Medicina de Porto Alegre, em 1953, passou por mudanças institucionais e em 2008, transformou-se na Universidade Federal de Ciências da Saúde de Porto Alegre.
De outro lado, os institutos federais foram criados com a instituição da Rede Federal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica, vinculada ao Ministério da Educação, por meio da Lei nº 11.892, de 29 de dezembro de 2008.
A Rede Federal é constituída por 31 (trinta e um) CEFET, 75 (setenta e cinco) Unidades Descentralizadas de Ensino (UNED), 39 (trinta e nove) escolas agrotécnicas, 7
(sete) escolas técnicas federais e 8 (oito) escolas vinculadas a universidades que deixaram de existir para formar os Institutos Federais de Educação, Ciência e Tecnologia (Rede Federal, 2018).
Tudo começou em 1909, quando o então Presidente da República, Nilo Peçanha, criou 19 (dezenove) escolas de Aprendizes e Artífices que, mais tarde, deram origem aos Centros Federais de Educação Profissional e Tecnológica (CEFET) (Rede Federal, 2018).
No entanto, alguns institutos federais iniciaram sua história antes de 1909, como é o caso do IFPR que, de acordo com o website da instituição, partiu da fundação da Escola Alemã em 1869, e com o tempo, passou por outras denominações. Em 2008, como Escola Técnica da Universidade Federal do Paraná foi desvinculada da Universidade Federal do Paraná para adquirir novo status e integrar-se à Rede Federal (IFPR, 2018).
A trajetória do IFC iniciou em 1953, com a instituição do Colégio Agrícola de Camboriú. A criação do IFC foi decorrente da integração das escolas agrotécnicas de Concórdia, Rio do Sul e Sombrio e, ainda, dos colégios agrícolas de Araquari e Camboriú, vinculados à Universidade Federal de Santa Catarina, no ano de 2008 (IFC, 2018).
O IFSC teve sua origem como Escola de Aprendizes Artífices de Santa Catarina por meio do decreto nº 7.566, de 23 de setembro de 1909. Mais tarde, passou por outras denominações e, em 2008, a instituição deixou de ser CEFET para se transformar no Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Santa Catarina (IFSC, 2018).
O IFFAR nasceu em 1954 com a fundação da Escola Agrotécnica Federal de Alegrete. A criação do IFFAR é resultante da integração do CEFET de São Vicente do Sul, de sua UNED de Júlio de Castilhos, da Escola Agrotécnica Federal de Alegrete, e do acréscimo da UNED de Santo Augusto que, anteriormente, pertencia ao CEFET de Bento Gonçalves (IFFAR, 2018).
O IFRS iniciou sua história, em 26 de novembro de 1909, com a fundação da Escola de Comércio de Porto Alegre que, mais tarde se denominaria Escola Técnica da UFRGS. Em dezembro de 2008, se desvinculou da universidade para se tornar o Campus Porto Alegre do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio Grande do Sul (IFRS, 2018).
A história do IFSul teve sua gênese no dia do aniversário da cidade de Pelotas, ano de 1917, por meio de ações da diretoria da Bibliotheca Pública Pelotense que sediou a assembleia de fundação da Escola de Artes e Officios. O prédio construído mediante doações teve seu funcionamento em 1930, quando o município assumiu a escola e instituiu a Escola
Technico Profissional. Posteriormente, passou a denominar-se Instituto Profissional Técnico, por uma década, quando foi extinto e o prédio demolido para a construção da Escola Técnica de Pelotas (IFSul, 2018).
Em 1942, por meio do Decreto nº 4.127, de 25 de fevereiro foi criada a Escola Técnica de Pelotas, que passou por outras denominações e, em 29 de dezembro de 2008, mudou seu status para Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia Sul-Riograndense (IFSul, 2018).
Como as IFES passaram por outras denominações durante sua trajetória, certamente, seus arquivos permanentes se constituam, também, de fundos fechados.
As IFES da Região Sul do Brasil foram questionadas quanto a criação do Setor de Arquivo nas instituições, representado em organograma e com competências/atribuições registradas no Regimento Interno, conforme demonstra o Quadro 3.
Quadro 3 – Instituição de Setor de Arquivo nas IFES
IFES Estado Instituição de Setor de Arquivo Representação no
Organograma
Competências no RI
UFPR PR Arquivo Geral Sim Consta
UTFPR PR
Não informou o nome setor
instituído Não informou Não consta
UNILA PR
Seção de Protocolo e Arquivo
(SEPRO) Sim Não consta
UFSC SC
Coordenadoria de Arquivo Central
(CARC) Sim Consta
UFFS SC Dep. de Gestão Documental Sim Não consta
UFRGS RS Arquivo Central Não Não consta
UFSM RS Departamento de Arquivo Geral Sim Consta
UFPEL RS Núcleo de Documentação e Arquivo Não informou Não consta
FURG RS Coordenação de Arquivo Geral Sim Não consta
UFCSPA RS Divisão de Arquivo Sim Não consta
UNIPAMPA RS
Divisão de Arquivo e Protocolo
Geral Sim Não consta
IFPR PR Seção de Arquivo Sim Não consta
IFC SC Não informou Não informou Não informou
IFSC SC Não possui Não Não consta
IFFAR RS Coordenação de Gestão de
Documentos Sim Consta
IFRS RS Coordenadoria de Gestão Documental Não Não consta
IFSul RS Não possui Não Não consta
Os percentuais relativos à instituição de Setor de Arquivo nas IFES estão apresentados na Tabela 1.
Tabela 1 – Instituição de Setor de Arquivo nas IFES
Setor de Arquivo nas IFES População Percentual
Possui 14 82%
Não possui 2 12%
Não informou 1 6%
Total 17 100%
Fonte: Autores
As informações constantes na Tabela 1 estão representadas pelo Gráfico 1.
Gráfico 1 – Instituição de Setor de Arquivo nas IFES
Verificou-se que 82% das IFES possuem Setor de Arquivo instituído. Embora a UTFPR tenha afirmado que o Setor de Arquivo da instituição tenha sido criado, não revelou o nome da unidade.
O IFSC e o IFSul (12%) não possuem Setor de Arquivo e o IFC (6%) não informou.
82% 12% 6%