A política arquivística, na visão de Vazquez (2005, p. 5),
Es aquella política que formula objetivos y propone los médios apropriados para servir a los derechos y necessidades de la sociedad en su conjunto; de las instituiciones productoras/receptoras de los documentos; de los interessados individuales institucionales y, por último, de los investigadores retrospectivos.
Segundo Couture (2011, p. 10, tradução nossa), “os elementos que compõem a política de gestão dos arquivos são: a legislação e a regulamentação, os recursos e o plano de ação”.
Para esse autor, a legislação e a regulamentação são os dispositivos oficiais, como as leis, regulamentos, instruções, procedimentos [...] e regulamentos internos de uma instituição. Quanto aos recursos, são os materiais, humanos e financeiros (COUTURE, 2011, p. 10-11, tradução nossa).
O e-Arq Brasil (2011, p.18-19), esclarece que política de gestão arquivística deve
explicitar as responsabilidades e designar as autoridades envolvidas no programa de gestão, de forma que, por exemplo, quando for identificada a necessidade de produzir e capturar documentos, esteja claro quem é o responsável por essas ações. [...] A designação de responsabilidades é um dos fatores que garantem o êxito da gestão arquivística de documentos. Nesse sentido, as autoridades responsáveis terão o dever de assegurar o cumprimento das normas e dos procedimentos no programa de gestão.
Para Lima e Flores (2016, p. 86-87), as IFES deveriam prever a implantação de uma política para a gestão de documentos
regulamentada em um instrumento normativo, pois, pelo que ficou demonstrado, poucas instituições têm essa questão normatizada. Esse Programa de Gestão Arquivística de Documentos deve ser instituído de forma que abranja a normatização dos procedimentos de gestão de documentos em toda a sua amplitude, e não apenas no suporte analógico, como vêm ocorrendo em algumas instituições, bem como para que a implantação de sistemas (softwares) que automatizam atividades de gestão de documentos seja respaldada por um instrumento normativo que rege os procedimentos arquivísticos na instituição. Ainda, com a instituição de um Sistema ou Programa de Gestão Arquivística de Documentos, aliado à criação de um Setor de Arquivo, as IFES cumprirão preceitos legais que atribuem ao arquivista as atividades de direção e gerenciamento dos Serviços de Arquivo, fazendo com que esses não sejam lotados em unidades distintas, que não o Setor de Arquivo, de onde deve partir as proposições de gestão de documentos institucionais.
Portanto, a Política de Gestão de Documentos nas IFES, deve ser implantada, de modo a designar responsabilidades a todos os servidores para operacionalizar o programa de gestão de documentos. Dessa forma, é possível definir e padronizar as atividades arquivísticas, com a implementação de SIGAD, RDC-Arq e Plataformas de Descrição, Difusão e Acesso, por meio de diretrizes, normas e procedimentos.
O Setor (Departamento/Coordenação) de Arquivo deve ser instituído, estruturado, inserido no organograma e no Regimento Interno da instituição para que a política de arquivística seja implantada, em atenção à Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Além disso, o Setor necessita de espaço físico e recursos humanos permanente para o desempenho de atividades previstas no programa de gestão de documentos e para dar continuidade ao trabalho. Além disso, a formação de grupos de trabalho para apoiar o Setor de Arquivo, é uma ótima opção.
O e-Arq Brasil apresenta a metodologia do planejamento e da implantação do programa de gestão em 8 (oito) passos, a saber: levantamento preliminar; análise das funções, das atividades desenvolvidas e dos documentos produzidos; identificação das exigências a serem cumpridas para a produção de documentos; avaliação dos sistemas existentes; identificação de estratégias para satisfazer as exigências a serem cumpridas para a produção de documentos arquivísticos; projeto do sistema de gestão arquivística de documentos; implementação do sistema de gestão arquivística de documentos e monitoramento e ajuste (CONARQ, 2011, p. 22-25).
A classificação de documentos foi questionada às IFES para identificar quais são classificados, conforme pode ser observado no Quadro 9.
Quadro 9 – Documentos classificados pelas IFES
(continua) IFES Estado Classificam TODOS os documentos Documentos classificados
UFPR PR Não Processos digitais do SEI
UTFPR PR Não Processos digitais do SEI (a partir de ago/2017)
UNILA PR Sim Todos
UFSC SC Não Documentos analógicos (antes da transferência e/ou recolhimento)
UFFS SC Sim Todos (analógicos e digitais)
UFRGS RS Não Processos digitais do SEI
Quadro 9 – Documentos classificados pelas IFES
(conclusão) IFES Estado Classificam TODOS os documentos Documentos classificados
UFSM RS Sim Todos (analógicos e digitais)
UFPEL RS Não Processos digitais do SEI
FURG RS Não Processos digitais do SEDOC e documentos analógicos
UFCSPA RS Não Documentos recebidos no Setor de Arquivo UNIPAMPA RS Sim Todos (produz documentos analógicos)
IFPR PR Não Nenhum documento
IFC SC Não informou Não informou
IFSC SC Não Processos digitais pelo SIPAC
IFFAR RS Sim Todos
IFRS RS Não Nenhum documento
IFSul RS Não Iniciou classificação, mas não informou quais documentos estão sendo classificados
Fonte: Autores.
Os percentuais relativos à classificação de documentos nas IFES estão apresentados na Tabela 12.
Tabela 12 – Classificação de documentos nas IFES
Classificação de Documentos nas IFES População Percentual
Classificam todos os documentos 5 29%
Classificam parcialmente 9 53%
Não classificam 2 12%
Não informou 1 6%
Total 17 100%
Fonte: Autores.
Gráfico 12 – Classificação de documentos nas IFES
Constatou-se que 5 instituições (29%) informaram classificar todos os documentos, como a UNILA, a UFFS, a UFSM, a UNIPAMPA e o IFFAR. No entanto, 53% ou seja, 9 (nove) instituições classificam parcialmente os documentos arquivísticos, tais como, os processos digitais que tramitam nos sistemas de negócio.
O IFPR e o IFRS (12%), ainda, não classificam documentos, enquanto que o IFC (6%) não forneceu essa informação.
Na visão de Oliveira, M. (2012, p. 41-42), uma das atribuições mais importantes do arquivista é a classificação,
A atribuição do código ou plano de classificação imprime aos documentos o registro da organicidade e estabelece a ordem original do arquivo. Como esse instrumento de gestão deve ser estruturado segundo as funções e atividades da administração, a classificação já define quais documentos estão relacionados entre si, quais atividades e funções representam e quais se inter-relacionam. Por meio da classificação fica próximo o que deve ser reunido e, consequentemente, são separados os documentos que não interagem. E se a organização já possui uma tabela de temporalidade, a partir do processo de classificação o arquivista pode, desde a fase corrente, identificar quais documentos serão de guarda permanente e quais serão descartados no futuro.
É fundamental para a organização dos arquivos, a aplicação dos instrumentos de gestão de documentos, Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das IFES, aprovados pela Portaria
29% 53% 12% 6%
Classificação de Documentos nas IFES
Classificam todos os documentos Classificam parcialmente Não classificam Não informou
AN/MJ nº 92, de 23 de setembro de 2011, e o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública relativos às atividades-meio e respectiva Tabela de Temporalidade, aprovados pela Resolução CONARQ nº 14, de 24 de outubro de 2001, e alterados pela Resolução nº 35, de 11 de dezembro de 2012. A classificação de documentos é elemento básico para a realização das demais funções arquivísticas em todo o ciclo de vida dos documentos.
A Portaria MEC nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013, dispõe sobre a obrigatoriedade do uso do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim pelas Instituições de Educação Superior.
Apesar da obrigatoriedade do uso de instrumentos de gestão, o percentual das instituições que estão classificando todos os documentos é relativamente baixo (29%), indicando que gestão de documentos nas IFES, ainda, é muito incipiente. Esse quadro pode ser melhor compreendido, quando se identifica os documentos que estão sendo classificados pelas instituições.
Os percentuais relativos à identificação de documentos classificados nas IFES estão apresentados na Tabela 13.
Tabela 13 – Identificação de documentos classificados nas IFES
Identificação de Documentos Classificados nas IFES População Percentual
Documentos analógicos e digitais 5 29%
Processos digitais 5 29%
Documentos analógicos 2 12%
Recebidos no Setor de Arquivo 1 6%
Outro 4 24%
Total 17 100%
Fonte: Autores.
Gráfico 13 – Identificação de documentos classificados nas IFES
Constatou-se que a UFPR, UTFPR, UFRGS, UFPEL e IFSC (29%), classificam somente os documentos digitais tramitados pelos sistemas de negócio SEI e SIPAC.
A UFSC e a UNIPAMPA (12%) classificam, somente, os documentos analógicos e a UFCSPA (6%), apenas, os documentos que dão entrada no Setor de Arquivo (analógicos).
A UNILA, a UFFS, a UFSM, a FURG e o IFFAR (29%) classificam tanto os documentos analógicos quanto os digitais.
O IFRS, o IFPR, o IFC e o IFSul (24%) são instituições que, ou não responderam, ou não identificaram os documentos classificados, ou ainda, não estão classificando documentos. Oliveira, M. (2007, p. 138), faz suas considerações acerca dos benefícios da classificação de documentos,
A classificação documental possibilitará o amplo conhecimento da administração produtora/acumuladora, a identificação dos documentos, a inter-relação entre os conjuntos documentais, os documentos recapitulativos, o contexto histórico- administrativo em que os documentos foram produzidos, a diminuição do impacto na mobilidade pessoal, a agilidade na tomada de decisões, além de racionalizar a produção e o fluxo documentais, aumentar a estabilidade, a continuidade e a eficiência administrativa, facilitando a avaliação, a seleção, a eliminação, a transferência e o recolhimento, na medida em que a classificação documental garante a transparência do acervo, o princípio da organicidade dos arquivos e o acesso às informações. 29% 29% 12% 6% 24%
Identificação de Documentos Classificados nas
IFES
Documentos analógicos e digitais Processos digitais Documentos analógicos Recebidos no Setor de Arquivo
Para essa autora, a classificação é tarefa essencial para se obter racionalidade e eficiência nos serviços arquivísticos, na medida em que sua adoção possibilita a operacionalizar tarefas subsequentes, como a avaliação de documentos (OLIVEIRA, M. 2007, p. 147).
Foi detectado que os documentos classificados pelas IFES (29%) são tramitados pelos sistemas de negócio, como o SEI e o SIPAC. É importante destacar que esses sistemas não se tratam de SIGAD de Negócio, ou seja, não fazem gestão arquivística de documentos.
O fato de um sistema de negócio apresentar o campo para inserção do código de classificação, não significa que tal sistema esteja controlando o ciclo de vida dos documentos, ou seja, pode estar ocorrendo, somente um “tagueamento”, não realizando efetivamente a função de classificação.
Nesse sentido, os sistemas necessitam ser transformados em SIGAD de Negócio ou, serem interoperados por um SIGAD. A Orientação Técnica n.º 3, de novembro de 2015, elaborada pela CTDE/CONARQ, apresenta opções de cenários para que os documentos possam ser tratados desde a sua produção até sua destinação final, ou seja, em todo o seu ciclo de vida. Caso contrário, não se trata de gestão arquivística de documentos.
A instituição da CPAD nas IFES foi outro questionamento efetuado junto às universidades e institutos federais. As informações constam no Quadro 10.
Quadro 10 – Instituição de CPAD nas IFES
(continua)
IFES Estado Instituiu CPAD Data da última eliminação
UFPR PR Sim Não eliminou documentos
UTFPR PR Sim Não eliminou documentos
UNILA PR Sim Não eliminou documentos
UFSC SC Sim Em 18/08/2017
UFFS SC Sim Em 2015
UFRGS RS Sim Em 24/10/2017
UFSM RS Sim Em 28/02/2018
UFPEL RS Sim Não eliminou documentos
FURG RS Sim Em 2016
UFCSPA RS Sim Em 2017
UNIPAMPA RS Não N/A
Quadro 10 – Instituição de CPAD nas IFES
(conclusão)
IFES Estado Instituiu CPAD Data da última eliminação
IFPR PR Não N/A
IFC SC Não informou N/A
IFSC SC Não N/A
IFFAR RS Não N/A
IFRS RS Não N/A
IFSul RS Não N/A
Fonte: Autores.
Os percentuais relativos à instituição de CPAD nas IFES são apresentadas na Tabela 14.
Tabela 14 – Instituição de CPAD nas IFES
Instituição de CPAD nas IFES População Percentual
Foi instituída 10 59%
Não foi instituída 6 35%
Não informou 1 6%
Total 17 100%
Fonte: Autores.
Gráfico 14 – Instituição de CPAD nas IFES
Constatou-se que as instituições que criaram a CPAD (59%), tratam-se de universidades federais. A UNIPAMPA foi a única universidade que não constituiu a comissão argumentando que o processo para sua criação estava sob avaliação da Comissão de Normas do Conselho Universitário da Universidade Federal do Pampa.
Verificou-se, portanto, que 35% das IFES não constituíram CPAD, entre elas estão os institutos federais. Embora os institutos federais, tenham sido criados há 10 (dez) anos, essas instituições custodiam fundos de suas denominações anteriores, que necessitam serem submetidos aos procedimentos de avaliação conduzidos pela Comissão. É importante destacar que os documentos não devem ser conservados nas instituições por tempo maior que o necessário.
Cabe, portanto, às IFES cumprir com o disposto no art. 18 do Decreto nº 4.073, de 03 de janeiro de 2002, criando a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, com vistas a proceder as atividades de avaliação e destinação de documentos arquivísticos.
Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.
Com o apoio da alta administração das instituições, as CPAD são as principais interlocutoras entre os órgãos que representam e o grupo que coordena o programa de gestão
59% 35%
6%